Urychlíte reklamace od prvního podnětu po uzavření

Shromážděte údaje, dokumenty, fotografie i komunikaci v jednom reklamačním případě. Nastavený proces přiřadí zodpovědnost, pohlídá termíny a nasměruje reklamaci k dalšímu kroku. Týmy vědí, co mají řešit, a vedení má přehled o každém otevřeném případě.

Požádat o ukázku Případové studie

Stejné podklady pro každého, kdo reklamaci řeší

Formulář, přílohy, fotografie, komunikace i rozhodnutí zůstávají propojeny s konkrétním reklamačním případem. Zákaznický servis, logistika, kvalita či servisní tým tak pracují s aktuálními informacemi a mohou pokračovat bez opakovaného posílání dokumentů a dohledávání předchozích kroků.

Řešte konkrétní neshodu, ne celou zásilku

Přesný digitální záznam oddělí sporné položky od zboží, které bylo dodáno bez problémů. Odesílatel, dopravce i příjemce pracují se stejnými důkazy a reklamace může začít bez čekání na papírové podklady.

domain_verification

Prokazatelný stav při předání

Poškození, chybějící množství nebo jiná odchylka se zdokumentuje fotografiemi a potvrzením přímo při vykládce.

domain_verification

Čitelný a dohledatelný záznam

Strukturovaný formulář nahrazuje poznámky na dodacím listu a zůstává přiřazen ke konkrétní zásilce.

domain_verification

Reklamace bez administrativního čekání

Digitální zápis se okamžitě odešle reklamačnímu, kvalitativnímu nebo pojistnému týmu k dalšímu zpracování.

domain_verification

Platby blokovány pouze v nezbytném rozsahu

Přesně určené položky a množství umožňují řešit spornou část odděleně od bezvadně dodaného zboží.

Odhalte příčiny reklamací dříve, než se zopakují

Strukturované údaje ukáží, u kterých produktů, služeb, pracovišť, partnerů nebo kroků procesu vznikají problémy opakovaně. Vedení může sledovat jejich příčiny a vývoj, porovnávat kvalitu a zaměřit nápravná opatření tam, kde pomohou omezit budoucí reklamace.

Od zjištění problému po kompletní reklamační případ

breaking_news

Zjištění neshody při převzetí

Příjemce nebo řidič zaznamená poškozený obal, paletu, chybějící položku, nesprávné množství či jinou odchylku přímo při předání zboží.

motion_photos_auto

Automatické založení reklamace

SIGNATUS vytvoří digitální reklamační formulář a propojí jej s konkrétní zásilkou, objednávkou nebo dodacím listem.

video_camera_front

Fotodokumentace a rozsah škody

Uživatel vyfotografuje poškození a uvede dotčené položky, množství a typ neshody. Fotografie se automaticky přiloží k případu spolu s časem a místem záznamu.

checklist

Potvrzení oběma stranami

Řidič i příjemce potvrdí zaznamenaný stav digitálním vlastnoručním podpisem na tabletu nebo chytrém telefonu.

move_to_inbox

Okamžité předání ke zpracování

Kompletní záznam se odešle reklamačnímu, kvalitativnímu nebo pojistnému týmu a podle nastaveného workflowu spustí další kroky v ERP.

encrypted

Chráněná data a úplná historie

Dokumenty, fotografie, podpisy a změny zůstávají bezpečně uloženy při jednom reklamačním případě a dostupné oprávněným uživatelům.

Přehled digitalizovaných dokladů při procesu vykládky

Inspekce vykládky a záznamy o neshodách

Protokoly o škodě
Zápisy o neshodě při převzetí
Protokoly o částečném převzetí nebo odmítnutí zásilky
Záznamy o porušení plomb, teplotního řetězce či poškození obalů
Výhrady v mezinárodní nákladní listě

Likvidace

Oznámení o škodné události pro pojišťovny
Podklady pro zpětné faktury za poškozené zboží
Přebírací protokoly pro reklamační sklad
Fotodokumentační zprávy s časovým a GPS razítkem

Získejte kompletní a dohledatelný reklamační případ

video_camera_front

Fotografie přímo v protokolu

Fotodokumentace poškozeného nebo chybějícího zboží se stane součástí reklamačního případu. Integrita výsledného dokumentu je chráněna proti dodatečným úpravám.

checklist

Ověřený čas a místo záznamu

Časová značka a geolokace prokáží, kdy a kde byl stav zásilky zdokumentován, a pomohou jednoznačně rekonstruovat průběh předání.

account_tree

Kontrola úplnosti před odesláním

Proces lze uzavřít až po doplnění povinných údajů, dotčených položek, fotografií a potvrzení. Reklamační tým tak obdrží kompletní případ bez dodatečného dohledávání.

Zjistit více

wifi_off

Plnohodnotná práce bez signálu

Škodový protokol lze vytvořit, doplnit i podepsat v podzemních depách, chladírenských prostorách či skladových halách. Data se synchronizují po obnovení připojení.

Zjistit více

edit_square

Webové formuláře

Získejte od zákazníka nebo pracovníka všechny potřebné údaje, přílohy a popis problému již při podání reklamace.

Zjistit více

manage_search

Vytěžování dat

Automaticky získejte údaje z dokladů, objednávek, faktur nebo protokolů a snižte potřebu ručního přepisování.

Zjistit více

contract

Správa dat a obsahu

Udržujte všechny dokumenty, fotografie, komentáře a výsledky vybavení propojené s konkrétním reklamačním případem.

Zjistit více

Bezpečnost a šifrování dokumentů

Chraňte reklamační formuláře, fotografie, podpisy a citlivá data během přenosu, zpracování i uložení. Ochrana integrity finálního dokumentu zároveň pomáhá odhalit případné dodatečné změny.

Zjistit více

Přizpůsobte reklamační proces potřebám svého odvětví

account_balance

Bankovnictví a finance

Digitalizujte zpracování reklamací a podnětů od přijetí formuláře a příloh přes kontrolu podkladů až po rozhodnutí, odpověď klientovi a archivaci případu.

Zjistit více

shopping_cart

E-commerce a maloobchod

Zjednodušte reklamace, vratky a poškozené zboží pomocí digitálních formulářů, fotografií a automatického směrování případu na zodpovědný tým.

Zjistit více

wind_power

Energetika

Evidujte reklamace služeb, poruch nebo technických zásahů včetně dokumentace z terénu a propojte je s navazujícím servisním nebo schvalovacím procesem.

Zjistit více

local_shipping

Kurýrní společnosti

Zaznamenejte poškození, chybějící zásilku, vratku nebo jinou odchylku přímo při doručení a odešlete kompletní případ k dalšímu vybavení.

Zjistit více

directions_car

Prodejci automobilů a servisy

Digitalizujte reklamační případy vozidel a servisních úkonů včetně popisu problému, fotografií, servisní dokumentace a rozhodnutí o dalším postupu.

Zjistit více

cardiology

Zdravotnická zařízení

Evidujte podněty a reklamace pacientů v řízeném procesu s jasnou odpovědností, související dokumentací a dohledatelnou historií vybavení.

Zjistit více

Rozšiřte reklamační proces podle potřeb vašeho provozu

Signatus

hub

Workflow automatizace

Řídí celý reklamační proces, přiděluje případy zodpovědným pracovníkům, sleduje termíny a zajišťuje další kroky podle typu reklamace.

Zjistit více

Signatus

phone_iphone

Appka pro terénní pracovníky

Umožní pracovníkovi zaznamenat problém přímo na místě, přidat fotografie, údaje a poznámky a odeslat kompletní případ k dalšímu zpracování.

Zjistit více

Signatus

jamboard_kiosk

Digitální recepce

Umožní zákazníkovi podat reklamaci, vyplnit formulář a přiložit doklady či fotografie ještě před návštěvou nebo přímo na pobočce. Kompletní podklady následně pokračují k zodpovědnému týmu bez ručního přepisování.

Zjistit více

Mějte přehled o každé reklamaci až do jejího uzavření

Odpovědný pracovník vidí své úkoly, termíny a podklady potřebné pro další krok. Vedení může sledovat vytížení týmů, opožděné případy i místa, kde se řešení nejčastěji zastavuje. Při změně zodpovědnosti pokračuje s reklamací i její kompletní historie, takže nový řešitel nemusí začínat znovu.

Řešte reklamace bez zbytečného blokování dalších procesů

beenhere

Kratší čas přípravy reklamace

Digitální protokol s fotografiemi a potvrzeními se dostane k zodpovědnému týmu během hodin místo dnů

beenhere

Kompletní důkazní balíček

Údaje o zásilce, reklamované položky, fotografie, čas, místo a podpisy zůstávají spojeny v jednom reklamačním případě

beenhere

Nula papírových předání

Podklady se zpracují digitálně bez přenášení, skenování a dohledávání papírových zápisů

beenhere

Pouze sporné položky zůstávají v řešení

Přesné určení položek a množství umožňuje řešit reklamovanou část odděleně a pokračovat ve zpracování bezvadně dodaného zboží

Případová studie | LUNYS

Kontrola 800 objednávek za noc bez papírových zápisů

Výzva

Distribuční centrum LUNYS o rozloze 7 000 m² připravuje každou noc přibližně 800 objednávek, 4 000 přepravek a téměř 50 tun čerstvého zboží. Řidiči při předání kontrolovali objednávku spolu se zákazníkem a všechny změny zapisovali ručně do papírových dodacích listů. Nečitelné nebo nepřesné zápisy komplikovaly kontrolu odevzdaného množství, následné vyúčtování i řešení nesrovnalostí.

Řešení

SIGNATUS nahradil papírovou dokumentaci aplikací v tabletech řidičů. Skutečně předané položky a případné změny objednávky řidič zaznamená přímo u zákazníka a aktualizovaný dokument nechá elektronicky podepsat. Propojení s ERP a fiskálním modulem zajišťuje okamžitý přenos informací o stavu zboží, objednávce i přijaté platbě.

Výsledek

LUNYS získal digitální záznam skutečného stavu každé objednávky v momentě jejího převzetí. Ekonomické oddělení má upravené údaje k dispozici bez přepisování papírových dokladů a fakturu může odeslat odběrateli ještě týž den. Přesně zaznamenané odchylky zároveň poskytují spolehlivý podklad pro rychlejší prověření případných nesrovnalostí.

Prohlédněte si celou případovou studii

Nejčastější dotazy při automatizaci reklamačního procesu

Jsou digitální zápisy o škodě a fotografie akceptovány pojišťovnami při uplatňování škody?

Ano. Elektronický zápis vytvořený přes SIGNATUS splňuje nejpřísnější legislativní náležitosti (eIDAS). Fotografie jsou šifrovány a pevně svázány s dokumentem spolu s časovým razítkem a GPS lokací, což pojišťovny akceptují jako plnohodnotný a neprůstřelný důkazní materiál.

Co když řidič nebo odběratel nesouhlasí s rozsahem zapsané škody?

SIGNATUS umožňuje do protokolu zaznamenat samostatné vyjádření a stanovisko obou stran. Každá strana podepíše verzi dokumentu, která přesně zachycuje její vyjádření, čímž se předchází pozdějším úpravám.

Dá se reklamační modul propojit s naším stávajícím WMS nebo TMS systémem?

Ano. SIGNATUS disponuje otevřeným API rozhraním. Po dokončení vykládky a podpisu protokolu se data a vygenerované PDF s fotografiemi automaticky zapíší k dané zásilce ve vašem WMS/TMS nebo ERP systému.

Jak systém pomáhá při mezinárodní přepravě a CMR dokumentech?

SIGNATUS podporuje vícejazyčné formuláře. Výhrady při vykládce lze zapsat v lokálním jazyce skladníka, přičemž výsledný protokol nebo CMR výhrada se automaticky vygeneruje v požadovaném jazykovém mutaci (např. angličtina/němčina) pro zahraničního dopravce.

Funguje fotodokumentace i při slabém osvětlení v nákladovém prostoru?

Aplikace využívá hardwarové funkce mobilního zařízení (blesk, úprava jasu) a dovoluje ke každému poškozenému kusu přidat libovolný počet detailních i celkových snímků.