Bezpečnosť a šifrovanie dokumentov
Kryptografické mechanizmy chránia integritu elektronického dokumentu a umožňujú odhaliť zmenu po podpise. Riadené oprávnenia a auditná stopa zároveň zaznamenávajú, kto s dokumentom pracoval a akými krokmi prešiel. Pri vlastnoručnom digitálnom podpise sú biometrické údaje kryptograficky chránené. Ak treba preveriť pravosť podpisu, oprávnený expert môže pomocou Analyzátora skúmať jeho statické aj dynamické vlastnosti.
Spolu s dokumentom uchovajte aj kontext jeho vzniku a podpisu
Pri zmluve, súhlase, žiadosti alebo dodacom protokole nestačí uchovať iba výsledný súbor. Pre kontrolu alebo prípadné dokazovanie je dôležité poznať použitú verziu dokumentu, zodpovedné osoby, vykonané kroky aj čas podpisu.
Riadený proces dokumentov preto prepája šablónu, údaje, schválenia, podpis a finálny dokument do dohľadateľného celku. Firma tak môže spätne preukázať, ako dokument vznikol, ktorými krokmi prešiel a či zostal po podpise nezmenený.
Dôveryhodnosť dokumentu sa buduje v každom kroku procesu
Digitalizácia
„Pri výbere partnera bola rozhodujúca schopnosť preukázať pravosť podpisu aj pri súdnom spore. Spomedzi riešení, ktoré sme preverili, ponúkal iba Signatus nástroje a odbornú podporu pre písmoznalcov. To bol jeden z hlavných dôvodov, prečo sme si vybrali ANASOFT.“
Ivo Maráček, konateľ
Empiria
SIGNATUS Analyzer pre odborné overenie podpisu
Analyzátor je určený na presnú vizualizáciu a porovnanie digitálnych podpisov. Bol vyvinutý v spolupráci so súdnymi znalcami a pracuje s údajmi zachytenými počas podpisovania. Odborník tak neposudzuje iba výsledný obrázok podpisu, ale aj jeho priebeh.
Funkcie Analyzátora
- Komplexná vizualizácia jednotlivých ťahov a charakteristických znakov podpisu.
- Meranie vzdialeností a uhlov v milimetroch a stupňoch.
- Simulácia priebehu podpisu vo forme videa.
- Prekrytie viacerých podpisov na porovnanie podobností a rozdielov.
- Analýza časových intervalov medzi bodmi podpisu.
- Zobrazenie skutočnej veľkosti podpisu a času jeho vytvorenia.
- Vyhodnotenie polohy na osiach X, Y a Z, tlaku, rýchlosti, zrýchlenia, azimutu, elevácie a rotácie pera podľa dostupných dát.
Chráňte dokument ešte pred podpisom aj po jeho odovzdaní
Ochrana dokumentu sa nezačína podpisom a nekončí jeho uložením. Bezpečnostné pravidlá sprevádzajú celý proces od výberu správnej šablóny cez kontrolu a podpis až po odovzdanie výsledku a jeho neskoršie overenie.
Chráňte citlivé dokumenty podľa rizík svojho odvetvia
Bezpečnosť dokumentov naprieč firemnými procesmi
Žiadosť, informovaný súhlas, pracovná zmluva alebo potvrdenie o doručení pracujú s rozdielnymi údajmi a prinášajú odlišné riziká. Prístup používateľov, spôsob podpisu a overenia, ochrana integrity, uchovávanie aj odovzdanie dokumentu do ďalšieho systému sa preto nastavujú podľa jeho citlivosti, priebehu procesu a požiadaviek organizácie.
Kontrola žiadostí
Chráňte osobné a finančné podklady, zaznamenajte kontrolu kompletnosti a zabezpečte integritu výsledného rozhodnutia alebo zmluvy.
Informované súhlasy pacientov
Uchovajte preukázateľné znenie poučenia, identitu podpisujúceho, čas podpisu a bezpečne odovzdajte dokument do zdravotníckeho systému.
Reklamácie
Prepojte reklamačný protokol s fotografiami, vyjadreniami strán, časom a podľa konkrétneho scenára aj miestom vytvorenia záznamu.
Onboarding
Riaďte prístup k osobným dokumentom, kontrolujte povinné prílohy a bezpečne odovzdajte podpísaný balík do HR systému.
Obchod
Chráňte zmluvy, dodatky a cenové podmienky. Zabezpečte viacúrovňové schvaľovanie a dohľadateľnú verziu odoslanú zákazníkovi na podpis.
Doručovanie
Zaznamenajte stav zásielky pri odovzdaní, podpis príjemcu a fotodokumentáciu výnimiek. Údaje možno po práci offline bezpečne synchronizovať s centrálnym systémom.
Posilnite ochranu dokumentov bez výmeny existujúcich systémov
Riešenie SIGNATUS nemusí nahrádzať systémy, v ktorých organizácia spravuje klientov, zamestnancov, objednávky, podnikový obsah alebo zdravotnú dokumentáciu. Môže ich doplniť o riadenú procesnú vrstvu na prípravu, kontrolu, podpis, ochranu integrity a odovzdanie dokumentu.
Spôsob integrácie sa navrhuje podľa dostupných rozhraní, citlivosti spracúvaných údajov, používateľských oprávnení a bezpečnostnej architektúry organizácie. Dokument, jeho metadáta a stav procesu sa následne odovzdajú do systému, v ktorom sa ďalej spracujú alebo archivujú.
SIGNATUS možno podľa dostupných rozhraní prepojiť s:
- CRM a obchodnými systémami,
- ERP a účtovnými systémami,
- HR a mzdovými systémami,
- HIS a ambulantnými informačnými systémami,
- WMS a TMS,
- DMS a elektronickými archívmi,
- ECM platformami na správu podnikového obsahu,
- CMS platformami na správu digitálneho obsahu.
- vlastnými podnikovými aplikáciami a portálmi.
Najčastejšie otázky o bezpečnosti a šifrovaní
Biometrické údaje vlastnoručného digitálneho podpisu sú chránené asymetrickým šifrovaním. Ochrana dokumentov pri prenose a uložení sa nastavuje podľa architektúry konkrétneho nasadenia a bezpečnostných požiadaviek organizácie.
Podpísaný dokument sa zabezpečí digitálnym certifikátom a kontrolnou hodnotou. Ak sa jeho obsah neskôr zmení, kontrola integrity túto zmenu odhalí.
SIGNATUS pracuje s PDF dokumentmi. Pre dlhodobú archiváciu sa odporúča vhodný archívny formát, napríklad PDF/A.
Nie. Analyzátor poskytuje vizualizácie, merania a biometrické údaje potrebné na odborné posúdenie. Záver o pravosti podpisu robí oprávnený expert alebo súdny znalec.
Prístup sa riadi oprávneniami a spôsobom správy kryptografických kľúčov v konkrétnom riešení. Detailné údaje preto nie sú dostupné bežným používateľom dokumentového procesu.
Vybrané scenáre SIGNATUS podporujú prácu offline. Dokument a podpis sa bezpečne spracujú na zariadení a synchronizujú po obnovení spojenia. Presný režim závisí od produktu a implementácie.
Áno. SIGNATUS má vlastné REST rozhranie a podľa dostupných rozhraní možno riešenie prepojiť s CRM, ERP, HR, HIS, WMS, DMS a ďalšími podnikovými systémami.
Navrhnite ochranu podľa rizika vášho procesu
Ukážte nám dokument, ktorý podpisujete, schvaľujete alebo archivujete. Spoločne preveríme jeho tok, typ údajov, používateľské roly a integračné body a navrhneme ochranu, ktorá podporí každodennú prevádzku aj prípadné dokazovanie.
Kontaktujte nás