Predajcovia automobilov & Servisy
Od prijatia po odovzdanie. Digitálne priamo pri vozidle
Prepojte zákazkový list, preberací protokol, servisné záznamy, fotografie, schvaľovanie dodatočných opráv aj podpis zákazníka do jedného riadeného procesu. Prijímací technik aj mechanik pracujú s dokumentáciou priamo pri vozidle a dokončené podklady možno automaticky odovzdať do DMS.
Dokumentácia vzniká tam, kde sa pracuje
SIGNATUS prenáša formuláre, checklisty, fotografie a podpisovanie z kancelárie priamo k vozidlu. Prijímací technik zaznamená jeho stav pri prevzatí, mechanik doplní výsledky kontroly v dielni a zákazník môže schváliť ďalšiu opravu aj na diaľku. Každý krok zostáva súčasťou jednej servisnej zákazky. Pri jej dokončení tak netreba dohľadávať fotografie, prepisovať poznámky ani kontrolovať, či sa papierový dokument dostal k správnemu vozidlu.
Jedna servisná zákazka. Všetko na jednom mieste.
Prepojený proces zrýchľuje servis od prvého kontaktu
Pri jednej servisnej návšteve vznikajú údaje pri prijatí vozidla, počas diagnostiky, v dielni aj pri jeho odovzdaní. SIGNATUS ich spája do jedného workflowu, vďaka ktorému majú pracovníci aj zákazník v každom kroku správne informácie a dokumenty.
Digitálne prijatie vozidla
Zákazkový list a preberací protokol sa vyplnia priamo pri vozidle. Podpísanú dokumentáciu netreba dodatočne skenovať, pomenovávať ani priraďovať k zákazke.
Stav vozidla zdokumentovaný na mieste
Kilometre, palivo, vybavenie, existujúce poškodenia a fotografie zostávajú prepojené s konkrétnym vozidlom a servisnou návštevou.
Údaje bez opakovaného prepisovania
Informácie zaznamenané prijímacím technikom alebo mechanikom možno pri integrácii preniesť do DMS a ďalších interných systémov.
Dodatočná oprava schválená na diaľku
Zákazník dostane popis zistenia, fotografie a cenu. Opravu môže potvrdiť alebo odmietnuť bez návratu do servisu a jeho rozhodnutie zostane zaznamenané pri zákazke.
Kompletné podklady pred uzatvorením zákazky
Povinné polia, fotografie a kontrolné body pomáhajú zabezpečiť, aby pred fakturáciou a odovzdaním vozidla nechýbal žiadny potrebný podklad.
Jednotný štandard naprieč pobočkami
Centrálne spravované formuláre a workflowy zabezpečia, že celá predajná alebo servisná sieť používa rovnaký postup a aktuálne dokumenty.
Servisná zákazka od prijatia vozidla po jeho odovzdanie
Procesy, ktoré môžete digitalizovať ako prvé
Nemusíte meniť celý predajný alebo servisný proces naraz. Začnite dokumentom, ktorý dnes tlačíte, podpisujete pri vozidle alebo manuálne prenášate do DMS.
Zákazkový list pri prijatí vozidla
Zákazník skontroluje objednané práce, stav vozidla a servisné podmienky a dokument podpíše priamo na tablete.
Dokument: Zákazkový list alebo servisná objednávka
Prevzatie vozidla s fotografiami
Kilometre, palivo, vybavenie a existujúce poškodenia sa zaznamenajú priamo pri vozidle spolu s fotodokumentáciou.
Dokument: Protokol o prevzatí vozidla do servisu
Servisný checklist mechanika
Mechanik zaznamená kontrolné body, diagnostické hodnoty, vykonané úkony a zistenia priamo v digitálnom procese.
Dokument: Pracovný list alebo servisný checklist
Súhlas s dodatočnou opravou
Zákazník dostane popis problému, fotografie a cenu a môže navrhovanú opravu schváliť alebo odmietnuť na diaľku.
Dokument: Súhlas s dodatočnou opravou a cenou
Odovzdanie vozidla po oprave
Zákazník skontroluje vykonané práce a elektronicky potvrdí prevzatie vozidla.
Dokument: Servisný a odovzdávací protokol
Skúšobná jazda
Podmienky skúšobnej jazdy, identifikácia vozidla a zodpovednosť zákazníka sa potvrdia elektronicky pred odovzdaním kľúčov.
Dokument: Dohoda alebo protokol o skúšobnej jazde
Náhradné vozidlo
Servis zaznamená kilometre, palivo, vybavenie, poškodenia a fotografie pri odovzdaní aj vrátení vozidla.
Dokument: Protokol o zapožičaní a vrátení vozidla
Objednávka a predaj vozidla
Objednávka alebo kúpna zmluva sa pripraví z údajov zákazníka a vozidla a podpíše v predajni alebo podľa nastaveného procesu na diaľku.
Dokument: Objednávka vozidla alebo kúpna zmluva
Reklamácia
Pracovník zaznamená predmet reklamácie, stav vozidla, fotografie, vyjadrenia a rozhodnutie priamo do jedného procesu.
Dokument: Reklamačný protokol
Hlavné benefity
Automatizujte schvaľovanie dokumentov pre plynulejší chod predajných a servisných procesov
SIGNATUS dopĺňa váš ERP o procesy priamo pri vozidle
SIGNATUS nemusí nahradiť existujúci dílerský alebo servisný systém. ERP môže poskytnúť údaje o zákazníkovi, vozidle a servisnej zákazke. SIGNATUS zabezpečí mobilnú a zákaznícku časť procesu: elektronické formuláre, fotografie, checklisty, podpisy a schválenia.
Po dokončení sa môžu do ERP alebo archívu preniesť:
- aktualizované údaje zákazníka a vozidla,
- stav kilometrov a paliva,
- zaznamenané poškodenia,
- vykonané práce a kontrolné body,
- použité diely a namerané hodnoty,
- fotografie a prílohy,
- rozhodnutie o dodatočnej oprave,
- podpisy a potvrdenia,
- finálne PDF dokumenty.
Jednotný proces pre celú dílerskú a servisnú sieť
Digitalizácia neprináša úsporu iba pri jednom dokumente. Centrálne riadené workflowy umožňujú zaviesť rovnaký štandard prijatia, dokumentovania opráv a odovzdania vozidla na každej pobočke. Vedenie získava lepší prehľad o priebehu zákaziek a úplnosti dokumentácie. Pobočky nemusia vytvárať vlastné formuláre a pracovníci sa môžu riadiť jasne definovanými krokmi. Zmenu šablóny alebo povinného údaja možno následne zaviesť pre celú sieť.
Funkcionality prispôsobené pre každodennú prevádzku servisu
Pomocou riešenia SIGNATUS dokážete digitalizovať tieto dokumenty
Skladové príjemky Skladové výdajky Zákazkové listy Preberacie protokoly Obchodné zmluvy Zmluvy o budúcom obchode Rôzne typy dodatkov Faktúry
Skráťte čas od prijatia vozidla po fakturáciu
Prípadová štúdia | Porsche Finance Group Slovakia
Zmluvy o financovaní vozidiel bez návratu klienta na pobočku
Porsche Finance Group Slovakia poskytuje na Slovensku financovanie osobných a úžitkových automobilov, prenájom hnuteľného majetku a poisťovacie služby. V partnerskej sieti automobilových predajní už využíval podpisovanie zmlúv o financovaní na tabletoch. Potreboval však digitalizovať aj ďalšie kroky, ktoré prichádzajú po odchode zákazníka z predajne.
Výzva
Podpis zmluvy pri kúpe vozidla nemusí byť posledným dokumentom, ktorý zákazník rieši. Počas jej životného cyklu môžu vzniknúť dodatky, zmeny alebo ďalšie podklady vyžadujúce nový podpis.
Pôvodný proces nepokrýval elektronické zaznamenanie zmien ani podpisovanie zmluvných dodatkov na diaľku. Klient preto musel opäť navštíviť pobočku alebo dokumenty podpísať doma a poslať poštou. Pre predajnú sieť to znamenalo ďalšiu komunikáciu, manipuláciu s papierom a čakanie na vrátenie dokumentácie.
Porsche Finance Group Slovakia zároveň potrebovalo zabezpečiť, aby sa podpísané dokumenty uložili do DMS a vykonané zmeny zaevidovali v CRM a systéme na správu zmlúv.
Riešenie
Porsche Finance Group Slovakia rozšírilo podpisovanie na tabletoch o vzdialený digitálny proces. Klient dostane personalizovaný e-mail s jedným odkazom, prostredníctvom ktorého otvorí všetky dokumenty určené na prečítanie alebo podpis.
Dokumenty môže podpísať na dotykovej obrazovke mobilného zariadenia alebo myšou na počítači po overení jednorazovým heslom zaslaným cez SMS. Celý proces prebieha v internetovom prehliadači, takže klient potrebuje 0 dodatočných aplikácií alebo doplnkov.
SIGNATUS umožňuje odoslať viacero dokumentov v jednom balíku, určiť ich poradie a označiť, ktoré vyžadujú podpis a ktoré sú určené iba na prečítanie. Celý podpisový proces tvorí 8 nadväzujúcich krokov – od kontaktu s klientom a výberu procesu cez prípravu a podpis dokumentov až po ich uloženie a doručenie klientovi.
Riešenie je prepojené s 2 internými systémami. Podpísané dokumenty sa ukladajú do DMS a informácie o vykonaných zmenách sa prostredníctvom integrácie s CRM evidujú v systéme na správu zmlúv.
Výsledok
Zmluvné dokumenty a dodatky možno podpisovať na diaľku bez opakovanej návštevy pobočky alebo posielania papiera poštou. Podpísané podklady sa automaticky ukladajú do DMS a príslušné informácie sa zaznamenajú v systéme na správu zmlúv.
Porsche Finance Group Slovakia tak zjednodušilo a zrýchlilo podpisový proces, zvýšilo komfort klientov a odbremenilo zamestnancov od manipulácie s papierovou dokumentáciou.
Signatus
„Implementácia tohto riešenia pre vzdialené podpisovanie nám okrem jednoznačných benefitov pre našich zákazníkov, výborne zapadla aj do plánov spoločnosti na prechod na bezpapierovú kanceláriu. Aktuálne máme pokrytý celý životný cyklus zmluvy možnosťou podpisu dokumentov elektronicky bez potreby použitia papierového dokumentu, čo nás veľmi teší.“
Jakub Stankovský, Vedúci oddelenia Administratívy zmlúv
Porsche Finance Group Slovakia
Produkty, ktoré viete využiť
Najčastejšie otázky
Áno. Existujúcu šablónu možno pripraviť na elektronické zobrazenie, predvyplnenie, podpisovanie a prepojenie s ďalšími krokmi procesu.
Nie. SIGNATUS môže existujúci DMS doplniť o mobilnú a zákaznícku časť procesu. Rozsah integrácie závisí od používaného systému a dostupných rozhraní.
Áno. Dokument si môže skontrolovať a podpísať na tablete alebo inom podporovanom zariadení.
Áno. Servis mu môže odoslať popis opravy, fotografie a cenu na vzdialené potvrdenie alebo odmietnutie.
Áno. Workflow môže vyžadovať vytvorenie fotografie pred pokračovaním a priradiť ju ku konkrétnemu vozidlu, dokumentu a zákazke.
Vybrané mobilné procesy možno nakonfigurovať na offline prácu a následnú synchronizáciu.
Áno. Rovnaké riešenie môže obsahovať procesy pre servis, skúšobnú jazdu, zapožičanie vozidla aj ďalšie zákaznícke situácie.
SIGNATUS môže evidovať potvrdenie, že zákazník dostal príslušné informácie o spracúvaní osobných údajov. Dobrovoľné marketingové súhlasy možno spravovať samostatne podľa jednotlivých komunikačných kanálov.
