Urýchlite reklamácie od prvého podnetu po uzavretie

Zhromaždite údaje, dokumenty, fotografie aj komunikáciu v jednom reklamačnom prípade. Nastavený proces priradí zodpovednosť, postráži termíny a nasmeruje reklamáciu k ďalšiemu kroku. Tímy vedia, čo majú riešiť, a vedenie má prehľad o každom otvorenom prípade.

Požiadať o ukážku Prípadové štúdie

Rovnaké podklady pre každého, kto reklamáciu rieši

Formulár, prílohy, fotografie, komunikácia aj rozhodnutia zostávajú prepojené s konkrétnym reklamačným prípadom. Zákaznícky servis, logistika, kvalita či servisný tím tak pracujú s aktuálnymi informáciami a môžu pokračovať bez opakovaného posielania dokumentov a dohľadávania predchádzajúcich krokov.

Riešte konkrétnu nezhodu, nie celú zásielku

Presný digitálny záznam oddelí sporné položky od tovaru, ktorý bol dodaný bez problémov. Odosielateľ, dopravca aj príjemca pracujú s rovnakými dôkazmi a reklamácia môže začať bez čakania na papierové podklady.

domain_verification

Preukázateľný stav pri odovzdaní

Poškodenie, chýbajúce množstvo alebo iná odchýlka sa zdokumentuje fotografiami a potvrdením priamo pri vykládke.

domain_verification

Čitateľný a dohľadateľný záznam

Štruktúrovaný formulár nahrádza poznámky na dodacom liste a zostáva priradený ku konkrétnej zásielke.

domain_verification

Reklamácia bez administratívneho čakania

Digitálny zápis sa okamžite odošle reklamačnému, kvalitatívnemu alebo poistnému tímu na ďalšie spracovanie.

domain_verification

Platby blokované iba v nevyhnutnom rozsahu

Presne určené položky a množstvá umožňujú riešiť spornú časť oddelene od bezchybne dodaného tovaru.

Odhaľte príčiny reklamácií skôr, než sa zopakujú

Štruktúrované údaje ukážu, pri ktorých produktoch, službách, pracoviskách, partneroch alebo krokoch procesu vznikajú problémy opakovane. Vedenie môže sledovať ich príčiny a vývoj, porovnávať kvalitu a zamerať nápravné opatrenia tam, kde pomôžu obmedziť budúce reklamácie.

Od zistenia problému po kompletný reklamačný prípad

breaking_news

Zistenie nezhody pri prevzatí

Príjemca alebo vodič zaznamená poškodený obal, paletu, chýbajúcu položku, nesprávne množstvo či inú odchýlku priamo pri odovzdaní tovaru.

motion_photos_auto

Automatické založenie reklamácie

SIGNATUS vytvorí digitálny reklamačný formulár a prepojí ho s konkrétnou zásielkou, objednávkou alebo dodacím listom.

video_camera_front

Fotodokumentácia a rozsah škody

Používateľ odfotografuje poškodenie a uvedie dotknuté položky, množstvo a typ nezhody. Fotografie sa automaticky priložia k prípadu spolu s časom a miestom záznamu.

checklist

Potvrdenie oboma stranami

Vodič aj príjemca potvrdia zaznamenaný stav digitálnym vlastnoručným podpisom na tablete alebo smartfóne.

move_to_inbox

Okamžité odovzdanie na spracovanie

Kompletný záznam sa odošle reklamačnému, kvalitatívnemu alebo poistnému tímu a podľa nastaveného workflowu spustí ďalšie kroky v ERP.

encrypted

Chránené dáta a úplná história

Dokumenty, fotografie, podpisy a zmeny zostávajú bezpečne uložené pri jednom reklamačnom prípade a dostupné oprávneným používateľom.

Prehľad digitalizovaných dokladov pri procese vykládky

Inšpekcia vykládky a záznamy o nezhodách

Protokoly o škode
Zápisy o nezhode pri prevzatí
Protokoly o čiastočnom prevzatí alebo odmietnutí zásielky
Záznamy o porušení plomb, teplotného reťazca či poškodení obalov
Výhrady v medzinárodnej nákladnej liste

Likvidácia

Oznámenia o škodovej udalosti pre poisťovne
Podklady pre spätné faktúry za poškodený tovar
Preberacie protokoly pre reklamačný sklad
Fotodokumentačné správy s časovou a GPS pečiatkou

Získajte kompletný a dohľadateľný reklamačný prípad

video_camera_front

Fotografie priamo v protokole

Fotodokumentácia poškodeného alebo chýbajúceho tovaru sa stane súčasťou reklamačného prípadu. Integrita výsledného dokumentu je chránená proti dodatočným úpravám.

checklist

Overený čas a miesto záznamu

Časová značka a geolokácia preukážu, kedy a kde bol stav zásielky zdokumentovaný, a pomôžu jednoznačne rekonštruovať priebeh odovzdania.

account_tree

Kontrola úplnosti pred odoslaním

Proces možno uzavrieť až po doplnení povinných údajov, dotknutých položiek, fotografií a potvrdení. Reklamačný tím tak dostane kompletný prípad bez dodatočného dohľadávania.

Zistiť viac

wifi_off

Plnohodnotná práca bez signálu

Škodový protokol možno vytvoriť, doplniť aj podpísať v podzemných depách, chladiarenských priestoroch či skladových halách. Dáta sa synchronizujú po obnovení pripojenia.

Zistiť viac

edit_square

Webové formuláre

Získajte od zákazníka alebo pracovníka všetky potrebné údaje, prílohy a popis problému už pri podaní reklamácie.

Zistiť viac

manage_search

Vyťažovanie dát

Automaticky získajte údaje z dokladov, objednávok, faktúr alebo protokolov a znížte potrebu ručného prepisovania.

Zistiť viac

contract

Správa dát a obsahu

Udržujte všetky dokumenty, fotografie, komentáre a výsledky vybavenia prepojené s konkrétnym reklamačným prípadom.

Zistiť viac

Bezpečnosť a šifrovanie dokumentov

Chráňte reklamačné formuláre, fotografie, podpisy a citlivé údaje počas prenosu, spracovania aj uloženia. Ochrana integrity finálneho dokumentu zároveň pomáha odhaliť prípadné dodatočné zmeny.

Zistiť viac

Prispôsobte reklamačný proces potrebám svojho odvetvia

account_balance

Bankovníctvo a financie

Digitalizujte spracovanie reklamácií a podnetov od prijatia formulára a príloh cez kontrolu podkladov až po rozhodnutie, odpoveď klientovi a archiváciu prípadu.

Zistiť viac

shopping_cart

E-commerce a maloobchod

Zjednodušte reklamácie, vratky a poškodený tovar pomocou digitálnych formulárov, fotografií a automatického smerovania prípadu na zodpovedný tím.

Zistiť viac

wind_power

Energetika

Evidujte reklamácie služieb, porúch alebo technických zásahov vrátane dokumentácie z terénu a prepojte ich s nadväzujúcim servisným alebo schvaľovacím procesom.

Zistiť viac

local_shipping

Kuriérske spoločnosti

Zaznamenajte poškodenie, chýbajúcu zásielku, vratku alebo inú odchýlku priamo pri doručení a odošlite kompletný prípad na ďalšie vybavenie.

Zistiť viac

directions_car

Predajcovia automobilov a servisy

Digitalizujte reklamačné prípady vozidiel a servisných úkonov vrátane popisu problému, fotografií, servisnej dokumentácie a rozhodnutia o ďalšom postupe.

Zistiť viac

cardiology

Zdravotnícke zariadenia

Evidujte podnety a reklamácie pacientov v riadenom procese s jasnou zodpovednosťou, súvisiacou dokumentáciou a dohľadateľnou históriou vybavenia.

Zistiť viac

Rozšírte reklamačný proces podľa potrieb vašej prevádzky

Signatus

hub

Workflow automatizácia

Riadi celý reklamačný proces, prideľuje prípady zodpovedným pracovníkom, sleduje termíny a zabezpečuje ďalšie kroky podľa typu reklamácie.

Zistiť viac

Signatus

phone_iphone

Appka pre terénnych pracovníkov

Umožní pracovníkovi zaznamenať problém priamo na mieste, pridať fotografie, údaje a poznámky a odoslať kompletný prípad na ďalšie spracovanie.

Zistiť viac

Signatus

jamboard_kiosk

Digitálna recepcia

Umožní zákazníkovi podať reklamáciu, vyplniť formulár a priložiť doklady či fotografie ešte pred návštevou alebo priamo na pobočke. Kompletné podklady následne pokračujú k zodpovednému tímu bez ručného prepisovania.

Zistiť viac

Majte prehľad o každej reklamácii až do jej uzavretia

Zodpovedný pracovník vidí svoje úlohy, termíny a podklady potrebné na ďalší krok. Vedenie môže sledovať vyťaženie tímov, oneskorené prípady aj miesta, kde sa riešenie najčastejšie zastavuje. Pri zmene zodpovednosti pokračuje s reklamáciou aj jej kompletná história, takže nový riešiteľ nemusí začínať odznova.

Riešte reklamácie bez zbytočného blokovania ďalších procesov

beenhere

Kratší čas prípravy reklamácie

Digitálny protokol s fotografiami a potvrdeniami sa dostane k zodpovednému tímu v priebehu hodín namiesto dní

beenhere

Kompletný dôkazový balík

Údaje o zásielke, reklamované položky, fotografie, čas, miesto a podpisy zostávajú spojené v jednom reklamačnom prípade

beenhere

Nula papierových odovzdaní

Podklady sa spracujú digitálne bez prenášania, skenovania a dohľadávania papierových zápisov

beenhere

Iba sporné položky zostávajú v riešení

Presné určenie položiek a množstiev umožňuje riešiť reklamovanú časť oddelene a pokračovať v spracovaní bezchybne dodaného tovaru

Prípadová štúdia | LUNYS

Kontrola 800 objednávok za noc bez papierových zápisov

Výzva

Distribučné centrum LUNYS s rozlohou 7 000 m² pripravuje každú noc približne 800 objednávok, 4 000 prepraviek a takmer 50 ton čerstvého tovaru. Vodiči pri odovzdaní kontrolovali objednávku spolu so zákazníkom a všetky zmeny zapisovali ručne do papierových dodacích listov. Nečitateľné alebo nepresné zápisy komplikovali kontrolu odovzdaného množstva, následné vyúčtovanie aj riešenie nezrovnalostí.

Riešenie

SIGNATUS nahradil papierovú dokumentáciu aplikáciou v tabletoch vodičov. Skutočne odovzdané položky a prípadné zmeny objednávky vodič zaznamená priamo pri zákazníkovi a aktualizovaný dokument nechá elektronicky podpísať. Prepojenie s ERP a fiškálnym modulom zabezpečuje okamžitý prenos informácií o stave tovaru, objednávke aj prijatej platbe.

Výsledok

LUNYS získal digitálny záznam skutočného stavu každej objednávky v momente jej prevzatia. Ekonomické oddelenie má upravené údaje k dispozícii bez prepisovania papierových dokladov a faktúru môže odoslať odberateľovi ešte v ten istý deň. Presne zaznamenané odchýlky zároveň poskytujú spoľahlivý podklad na rýchlejšie preverenie prípadných nezrovnalostí.

Pozrite si celú prípadovú štúdiu

Najčastejšie otázky pri automatizácii reklamačného procesu

Sú digitálne zápisy o škode a fotografie akceptované poisťovňami pri uplatňovaní škody?

Áno. Elektronický zápis vytvorený cez SIGNATUS spĺňa najprísnejšie legislatívne náležitosti (eIDAS). Fotografie sú šifrované a pevne zviazané s dokumentom spolu s časovou pečiatkou a GPS lokáciou, čo poisťovne akceptujú ako plnohodnotný a nepriestrelný dôkazový materiál.

Čo ak vodič alebo odoberateľ nesúhlasí s rozsahom zapísanej škody?

SIGNATUS umožňuje do protokolu zaznamenať samostatné vyjadrenie a stanovisko oboch strán. Každá strana podpíše verziu dokumentu, ktorá presne zachytáva jej vyjadrenie, čím sa predchádza neskorším úpravám.

Dá sa reklamačný modul prepojiť s naším existujúcim WMS alebo TMS systémom?

Áno. SIGNATUS disponuje otvoreným API rozhraním. Po dokončení vykládky a podpise protokolu sa dáta a vygenerované PDF s fotografiami automaticky zapíšu k danej zásielke vo vašom WMS/TMS alebo ERP systéme.

Ako systém pomáha pri medzinárodnej preprave a CMR dokumentoch?

SIGNATUS podporuje viacjazyčné formuláre. Výhrady pri vykládke je možné zapísať v lokálnom jazyku skladníka, pričom výsledný protokol alebo CMR výhrada sa automaticky vygeneruje v požadovanom jazykovom mutácii (napr. angličtina/nemčina) pre zahraničného dopravcu.

Funguje fotodokumentácia aj pri slabom osvetlení v nákladnom priestore?

Aplikácia využíva hardvérové funkcie mobilného zariadenia (blesk, úprava jasu) a dovoľuje ku každému poškodenému kusu pridať ľubovoľný počet detailných aj celkových snímok.