Vyťažovanie dát z dokumentov

Vyťažovanie rozpozná typ prijatého dokumentu a pomocou OCR, prípadne ICR, prevedie požadované údaje z PDF súborov, skenov a fotografií do štruktúrovanej podoby. Nastavené pravidlá ich skontrolujú a pripravia na ďalší krok workflowu alebo prenos do interného systému. Pracovníci tak nemusia otvárať manuálne každý dokument a prepisovať jeho obsah do formulárov. Kontrolujú najmä nečitateľné, neúplné alebo nezhodné údaje, ktoré si vyžadujú ich rozhodnutie.

Dohodnúť ukážku   Prípadové štúdie

Digitálny dokument ešte neznamená spracovateľné dáta

Žiadosti, výpisy, zmluvy, formuláre a potvrdenia môžu prichádzať elektronicky ako PDF súbory, skeny alebo fotografie. Informácie v nich však zostávajú neštruktúrované a bez ďalšieho spracovania ich nemožno automaticky kontrolovať, porovnávať ani odovzdať do interného systému.

Vyťažovanie rozpozná typ dokumentu, prevedie požadované polia do štruktúrovanej podoby a preverí ich podľa nastavených pravidiel. Neisté, neúplné alebo nezhodné hodnoty označí na kontrolu, zatiaľ čo overené dáta môžu pokračovať priamo do workflowu.

Transformujte prijaté dokumenty na dáta pripravené na použitie

beenhere

Menej manuálneho prepisovania

Požadované polia sa prevedú do štruktúrovanej podoby a môžu pokračovať do ďalšieho systému bez opakovaného zadávania.

beenhere

Chýbajúce podklady sa odhalia včas

Nastavené pravidlá preveria, či doručená sada obsahuje požadované dokumenty a či sú vhodné na ďalšie spracovanie.

beenhere

Pracovníci riešia najmä výnimky

Rutinné dokumenty sa spracujú podľa pravidiel. Pracovníci preverujú najmä nečitateľné, chýbajúce alebo nezhodné údaje a situácie vyžadujúce odborné rozhodnutie.

beenhere

Dáta pokračujú do ďalšieho kroku

Vyťažené údaje môžu predvyplniť formulár, spustiť schválenie, ovplyvniť smerovanie procesu alebo založiť záznam v internom systéme.

OCR prečíta obsah. Workflow rozhodne, čo sa s dátami stane ďalej

OCR prevedie text z PDF súboru, skenu alebo fotografie do strojovo spracovateľnej podoby. Aby však údaje mohli vstúpiť do firemného procesu, treba rozpoznať typ dokumentu, priradiť hodnoty k správnym poliam a preveriť ich podľa nastavených pravidiel.

Na základe výsledku môže workflow dokument automaticky posunúť ďalej, vyžiadať chýbajúci podklad, prideliť kontrolu správnemu tímu alebo zobraziť neisté údaje pracovníkovi. Overené dáta sa následne odovzdajú do systému, v ktorom sa ďalej používajú.

Preneste skontrolované údaje z dokumentov do interných systémov

counter_1

Dokument vstúpi do procesu

Klient, partner alebo pracovník nahrá PDF súbor, sken či fotografiu cez formulár, portál alebo aplikáciu. Dokument môže prísť aj z integrovaného podnikového systému.

counter_2

Rozpozná sa typ dokumentu

Dokument sa zaradí do príslušnej kategórie, napríklad ako doklad totožnosti, výpis, potvrdenie, formulár, žiadosť alebo protokol.

counter_3

OCR a ICR prevedú text do spracovateľnej podoby

OCR spracuje tlačený text. Pri vhodných typoch dokumentov možno pomocou ICR rozpoznať aj rukou dopísané údaje.

counter_4

Požadované hodnoty sa premenia na dáta

Mená, identifikátory, dátumy, adresy, sumy, položky a ďalšie požadované hodnoty sa vyťažia do štruktúrovanej podoby určenej pre konkrétny proces.

counter_5

Pravidlá skontrolujú výsledok

Vyťažené údaje sa porovnajú medzi dokumentmi, s formulárom alebo s informáciami dostupnými v internom systéme. Neisté, chýbajúce alebo nezhodné hodnoty sa označia na kontrolu.

counter_6

Dáta sa odovzdajú do cieľového systému

Spracované údaje sa cez dostupné integrácie prenesú do CRM, ERP, HR, HIS, DMS, ECM, scoringového alebo schvaľovacieho systému. Môžu tiež pokračovať do ďalšieho kroku riadeného workflowu.

Prispôsobte vyťažovanie typom dokumentov a pravidlám procesu

contract

Kategorizácia dokumentov

Systém rozpozná typ prijatej prílohy a priradí ju k správnej časti procesu alebo požadovanej sade dokumentov.

edit_square

OCR pre tlačený text

Text z PDF súborov, skenov a fotografií sa prevedie do strojovo spracovateľnej podoby.

data_check

ICR pre rukou písané údaje

Pri vhodných typoch dokumentov možno spracovať aj rukou dopísané polia vo formulároch a potvrdeniach.

attach_file

Výber a vyťaženie kľúčových polí

Pre každý typ dokumentu sa určia hodnoty potrebné na rozhodnutie, kontrolu alebo zápis do interného systému.

dynamic_feed

Kontrola úplnosti dokumentácie

Pravidlá preveria, či bola doručená požadovaná sada dokumentov a či nechýba povinná príloha.

productivity

Validácia medzi zdrojmi

Vyťažené údaje možno porovnať medzi dokumentmi, s elektronickým formulárom alebo s informáciami dostupnými v internom systéme.

groups_3

Riadenie výnimiek

Nečitateľné, chýbajúce alebo nezhodné hodnoty sa spolu s pôvodným dokumentom odovzdajú pracovníkovi na preverenie.

checklist

Odovzdanie cez integračné rozhrania

Vyťažené údaje a dokumenty možno bez manuálneho prepisovania odovzdať do CRM, ERP, HR, HIS, DMS, ECM alebo ďalšieho nadväzujúceho systému.

Získajte využiteľné dáta z dokumentov typických pre vaše odvetvie

account_balance

Bankovníctvo a financie

Doklady totožnosti, bankové výpisy, potvrdenia o príjme, daňové priznania, finančné výkazy a majetkové podklady

Zistiť viac
store

E-commerce a maloobchod

Objednávky, faktúry, reklamačné formuláre, potvrdenia o platbe, vratky a sériové čísla produktov

Zistiť viac
wind_power

Energetika

Žiadosti, odberné miesta, zmluvy, preberacie protokoly, servisné záznamy, revízne správy a údaje meradiel

Zistiť viac
person_add

HR a personálne agentúry

Občianske preukazy, pracovné povolenia, potvrdenia, údaje pre HR alebo mzdový systém

Zistiť viac
local_shipping

Kuriérske spoločnosti

Dodacie listy, potvrdenia o doručení, škodové zápisy, záznamy o vratkách, položky zásielky a údaje o platbe

Zistiť viac
directions_car

Predajcovia automobilov a servisy

Technické doklady, servisné listy, protokoly, fakturačné údaje, záznamy o vozidle a výbave

Zistiť viac
cottage

Realitné kancelárie

Listy vlastníctva, výpisy z katastra, znalecké posudky, rezervačné dokumenty a údaje o nehnuteľnosti

Zistiť viac
cardiology

Zdravotnícke zariadenia

Žiadanky, prijímacie formuláre, anamnestické dotazníky, informované súhlasy a údaje pacienta

Zistiť viac

Vyťažené údaje pokračujú priamo do kľúčových procesov

Kontrola žiadostí

SIGNATUS rozpozná prijaté prílohy, skontroluje kompletnosť sady a vyťaží údaje potrebné na posúdenie žiadosti alebo scoring.

Zistiť viac

Informované súhlasy pacientov

Údaje z prijímacích a anamnestických formulárov možno preniesť do súhlasu a pacientského systému bez opakovaného prepisovania.

Zistiť viac

Reklamácie

Údaje o objednávke, zásielke, poškodených položkách a platbe zostanú prepojené s fotografiami, protokolom a rozhodnutím o vybavení.

Zistiť viac

Onboarding

Osobné a identifikačné údaje z dokladov možno použiť pri príprave pracovnej dokumentácie a zápise do HR alebo mzdového systému.

Zistiť viac

Obchod

Údaje o zákazníkovi, firme, produkte, cene a zmluve možno použiť pri kontrole, vytvorení dokumentov, schvaľovaní aj fakturácii.

Zistiť viac

Doručovanie

Položky, množstvá, odchýlky a potvrdenia z dodacích dokumentov možno odovzdať do ERP alebo WMS bez čakania na návrat papierových dokladov.

Zistiť viac

Využite vyťažené údaje na automatizáciu ďalších krokov

Vyťažením údajov sa spracovanie dokumentu nekončí. Workflow určuje, ktoré dokumenty sa očakávajú, aké hodnoty treba získať, podľa čoho sa majú skontrolovať a čo sa má stať na základe výsledku.

Overené údaje môžu automaticky pokračovať ďalej. Neisté, chýbajúce alebo nezhodné hodnoty sa odovzdajú pracovníkovi na kontrolu.

Vyťažený údaj tak môže okamžite ovplyvniť ďalší postup:

  • prideliť prípad správnemu tímu,
  • vyžiadať chýbajúci dokument,
  • vypočítať kategóriu alebo skóre,
  • predvyplniť zmluvu,
  • spustiť schválenie,
  • založiť záznam v podnikovom systéme.

Zistiť viac o workflow automatizácii

Automatizujte rutinné spracovanie a sústreďte manuálnu kontrolu na výnimky

Kvalita vyťažených údajov závisí od typu dokumentu, jeho čitateľnosti, kvality vstupu a nastavených pravidiel. Tie preto určujú, ktoré výsledky môžu pokračovať automaticky a ktoré si vyžadujú kontrolu pracovníka.

Neisté hodnoty, chýbajúce polia alebo zistené rozpory sa zobrazia spolu s pôvodným dokumentom. Pracovník môže výsledok potvrdiť, opraviť alebo rozhodnúť o ďalšom postupe.

Bežné dokumenty tak prejdú procesom bez zbytočného manuálneho zásahu, zatiaľ čo odborná kontrola zostáva zachovaná pri citlivých a neštandardných rozhodnutiach.

Odbremeňte administratívne tímy od rutinného spracovania dokumentov

Jedno získanie údajov

Vyťažené informácie možno ďalej použiť vo formulári, zmluve, rozhodnutí aj internom systéme bez opakovaného zadávania.

Menej chýb a skoršie odhalenie problémov

Automatické spracovanie znižuje riziko preklepov a zároveň zachytí chýbajúce či nečitateľné podklady už pri prijatí.

Viac času na odborné rozhodnutie

Pracovníci sa nemusia venovať každému štandardnému prípadu a môžu sa sústrediť najmä na nezhody a výnimky.

Konzistentné pravidlá spracovania

Požiadavky na polia, prílohy a kontroly sa nastavujú centrálne a uplatňujú naprieč tímami a pobočkami.

Overte vyťažovanie na reálnych dokumentoch a rozširujte ho postupne

Pilotné nasadenie sa môže zamerať na typ dokumentu, ktorý dnes vytvára najväčšiu administratívnu záťaž, napríklad doklad totožnosti, výpis, potvrdenie, objednávku alebo formulár.

Najprv sa určia polia, ktoré pracovníci ručne prepisujú, pravidlá potrebné na ich kontrolu a systém, do ktorého majú výsledné dáta smerovať. Na vzorke reálnych dokumentov sa následne overí kvalita vyťažovania aj spôsob spracovania neistých hodnôt a výnimiek.

Po overení možno rovnaký princíp rozšíriť na ďalšie typy dokumentov, oddelenia a workflowy bez výmeny používaných podnikových systémov.

Prípadová štúdia | Cetelem

O 60 % kratšie spracovanie a 1,6 milióna ušetrených strán papiera

Výzva

Pri nákupe na splátky musel zákazník vybaviť úverové formality na osobitne určenom mieste. Papierová dokumentácia predlžovala celý nákupný proces.

Obchodní partneri po predaji čakali na uvoľnenie finančných prostriedkov štyri až päť dní.

Riešenie

Cetelem nasadil elektronický proces eSign založený na technológii SIGNATUS.

Predajca môže na mobilnom zariadení spracovať žiadosť, pripraviť úverovú zmluvu a nechať ju zákazníkovi podpísať priamo v predajni. Podpísaný dokument sa uzamkne proti ďalším zmenám a elektronicky sa odošle klientovi aj do centrálnej databázy.

Výsledok

Celková digitalizácia procesu skrátila čas spracovania o 60 % a umožnila vybaviť úver v priebehu minút namiesto hodín.

Čas uvoľnenia finančných prostriedkov sa skrátil:

z 5 dní na 1 deň

Cetelem zároveň uvádza:

  • 25 % úsporu operatívnych nákladov,
  • viac ako 1,6 milióna ušetrených strán papiera,
  • 91 % zákazníkov, ktorí preferujú elektronický podpis.

Prečítajte si celú prípadovú štúdiu

Signatus

„Každý rok Cetelem schváli tisíce zmlúv, vrátane niekoľkých povinných príloh, ktoré musia byť vytlačené vo viacerých kópiách. Signatus nám ponúkol kompletné riešenie digitalizácie dokumentov, ktoré je jednou z kľúčových priorít BNP Paribas Personal Finance Group.“

Aleš Kos, člen správnej rady a riaditeľ priameho predaja
Cetelem Slovensko

Najčastejšie otázky o vyťažovaní dát z dokumentov

Konkrétny rozsah sa nastavuje podľa procesu. Môže ísť o PDF súbory, skeny a fotografie identifikačných dokladov, formulárov, potvrdení, výpisov, finančných výkazov a ďalších príloh.

Áno, pri vhodnom scenári možno použiť OCR pre tlačený text a ICR pre rukou písané údaje. Výsledok závisí od typu dokumentu, jeho čitateľnosti a kvality vstupu.

Nie vždy. Údaje z rôznych formulárov, potvrdení a príloh možno previesť do štruktúrovanej podoby bez vytvárania pevnej šablóny pre každý dokument. Konkrétne nastavenie sa overuje na reálnych vzorkách.

Neistý, nečitateľný alebo nezhodný údaj sa môže posunúť pracovníkovi na kontrolu spolu s pôvodným dokumentom. Proces tak kombinuje automatizáciu štandardných prípadov s ľudským rozhodovaním pri výnimkách.

Áno. Workflow môže porovnať vyťažené hodnoty medzi prílohami, formulárom a údajmi dostupnými v internom systéme a označiť zistený nesúlad.

Áno. Povinné dokumenty možno definovať podľa typu žiadosti alebo prípadu. Neúplná sada sa môže zastaviť a pokračovať až po doplnení.

Dáta možno podľa dostupných rozhraní odovzdať do CRM, ERP, HR, HIS, DMS, scoringového alebo schvaľovacieho systému. Môžu tiež zostať súčasťou prípadu v SIGNATUS.

Áno. Odporúča sa začať dokumentom s vysokým objemom alebo veľkým množstvom ručného prepisovania, overiť kvalitu na reálnych vzorkách a následne rozsah rozširovať.

Spôsob spracovania, prístupy, uloženie a integrácie sa navrhujú podľa typu údajov, interných bezpečnostných pravidiel a platných právnych požiadaviek organizácie.

Ukážte nám dokument, z ktorého dnes údaje prepisujete ručne

Určíme polia potrebné pre váš proces, navrhneme kontroly a ukážeme, ako možno vyťažené dáta odovzdať priamo do workflowu a systémov, v ktorých s nimi ďalej pracujete.

Kontaktujte nás