Správa dát, dokumentov a digitálneho obsah 

Centrálna správa dát a obsahu prepája dokumenty, formuláre, šablóny a zákaznícke údaje s procesmi, v ktorých sa používajú. Nastavené pravidlá určujú, ktorá verzia je platná, kto k nej má prístup a ako sa údaje prenášajú medzi dokumentmi a podnikovými systémami.

Dohodnúť ukážku   Prípadové štúdie

Získajte prehľad v dokumentoch, dátach aj digitálnom obsahu

Zmluvné vzory, formuláre, produktové materiály, cenníky, súhlasy, fotografie a prílohy často vznikajú na rôznych oddeleniach a zostávajú uložené v rôznych systémoch, priečinkoch či zariadeniach.

Pracovník potom musí zisťovať:

  • ktorá verzia dokumentu je aktuálna,
  • aký formulár má použiť,
  • kde nájde údaje o klientovi,
  • ktoré prílohy patria ku konkrétnemu prípadu,
  • kto môže dokument upraviť alebo schváliť,
  • kam sa má finálny dokument uložiť,
  • ktoré materiály môže ukázať zákazníkovi.

Výsledkom je hľadanie, kopírovanie, nejednotná komunikácia a riziko, že pracovník použije nesprávny alebo zastaraný obsah.

Majte správne dáta, dokumenty a obsah v každom kroku procesu

beenhere

Jasná zodpovednosť a riešenie výnimiek

Formuláre a dokumentové šablóny možno spravovať centrálne. Pobočky, terénni pracovníci aj partnerská sieť tak používajú vždy aktuálne a schválené materiály.

beenhere

Údaje bez opakovaného prepisovania

Informácie z CRM, ERP, HR, HIS alebo iného systému možno automaticky preniesť do formulárov a dokumentov a po dokončení procesu odovzdať aktualizované údaje späť.

beenhere

Dokumenty v kontexte prípadu

Zmluvy, prílohy, fotografie, podpisy, komentáre a ďalšie údaje zostávajú prepojené s konkrétnym prípadom. Organizácia zároveň vie spätne dohľadať, kto s dokumentom pracoval a ako pokračoval jeho proces

beenhere

Obsah podľa roly a situácie

Pracovník vidí iba dokumenty, produkty a materiály relevantné pre svoju úlohu, pracovisko alebo aktuálny krok procesu.

Aktuálne šablóny pre každé pracovisko aj proces

Ak si pobočky, ambulancie, servisné strediská alebo realitné kancelárie upravujú dokumenty samostatne, postupne vznikajú paralelné verzie rovnakého obsahu.

V obehu môžu zostať:

  • neaktuálne zmluvné podmienky,
  • staré cenníky,
  • formuláre s chýbajúcimi poľami,
  • dokumenty s nesprávnym logom,
  • lokálne upravené texty,
  • neplatné produktové materiály,
  • rôzne verzie rovnakého súhlasu.

Centrálna správa šablón umožňuje dokument upraviť a schváliť na jednom mieste. Aktuálna verzia sa následne sprístupní určeným pracovníkom, pracoviskám alebo procesom. Používatelia tak dostanú správny obsah pre konkrétnu situáciu bez hľadania, porovnávania a overovania jednotlivých verzií.

Dokumenty, údaje a história zostávajú prepojené v každom kroku

counter_1

Dokument vznikne alebo vstúpi do procesu

Dokument môže vytvoriť pracovník, zákazník alebo podnikový systém. Do procesu vstúpi cez webový formulár, mobilnú aplikáciu, digitálnu pobočku, API alebo integráciu s ERP či CRM.

counter_2

Zaradí sa do správneho procesu

Podľa typu dokumentu, zákazníka, produktu alebo zadaných údajov sa určia potrebné kroky, kontroly a schválenia.

counter_3

Údaje sa doplnia a skontrolujú

Požadované polia vyplní pracovník alebo zákazník. Údaje možno načítať z interného systému, vyťažiť z príloh alebo overiť podľa nastavených pravidiel.

counter_4

Dokument prejde kontrolou a schválením

Úloha sa pridelí konkrétnemu pracovníkovi, tímu alebo nadriadenému. Ak je potrebných viac schválení, proces určí ich poradie.

counter_5

5. Dokument podpíše oprávnená osoba

Podpis môže prebehnúť osobne na pracovisku, v teréne alebo na diaľku. Podpísaná verzia sa zabezpečí proti neoprávneným zmenám.

counter_6

Finálna verzia sa sprístupní určeným účastníkom

Dokument možno automaticky odoslať zákazníkovi, partnerovi alebo internému oddeleniu. Notifikácia potvrdí dokončenie požadovaného kroku.

counter_7

Dokument a údaje pokračujú do podnikových systémov

Výsledné dáta možno cez integračné rozhrania odovzdať do ERP, CRM, WMS, HR, HIS, DMS alebo účtovného systému.

counter_8

Dokument sa uloží podľa nastavených pravidiel

Finálna verzia sa spolu s prílohami a súvisiacimi údajmi uloží do určeného dokumentového alebo archívneho systému.

counter_9

História zostáva dohľadateľná

Organizácia má k dispozícii stav dokumentu, vykonané kroky, časové údaje aj záznamy o jeho kontrole, schválení a podpise.

Spravujte dokumenty, dáta aj obsah ako súčasť procesu

contract

Knižnica schválených šablón

Centrálne spravované šablóny udržiavajú jednotný formát, obsah aj povinné náležitosti. Podľa typu procesu sa používateľovi sprístupní správna a aktuálna verzia zmluvy, žiadosti, súhlasu, protokolu alebo formulára.

edit_square

Elektronické formuláre

Dokumenty vo formáte Word alebo PDF možno pripraviť ako elektronicky vyplniteľné formuláre s textovými, dátumovými, výberovými, zaškrtávacími a podpisovými poľami.

data_check

Štruktúrované dáta

Informácie nemusia zostať uzamknuté vo výslednom PDF. Možno ich kontrolovať, využívať pri rozhodovaní a smerovaní procesu alebo odovzdať do ďalšieho systému.

attach_file

Prílohy a súvisiace dokumenty

K procesu možno pripojiť fotografie, potvrdenia, doklady, technické protokoly, dodatky a ďalšie podklady. Zostávajú prepojené so zákazníkom, dokumentom a vykonanými krokmi.

dynamic_feed

Produktový a informačný obsah

Pracovníkom možno podľa aktuálnej situácie sprístupniť produktové dokumenty, prezentácie, videá, bannery, webový obsah alebo odporúčané doplnkové materiály.

productivity

Zákaznícke údaje a profily

Kontakty, adresy, produkty, história komunikácie a ďalšie relevantné informácie možno z integrovaných systémov zobraziť pri práci s konkrétnym zákazníkom.

groups_3

Roly a prístupové oprávnenia

Prístup k dokumentom, údajom, obsahu a jednotlivým funkciám sa nastavuje podľa roly používateľa, pracoviska a konkrétneho procesu.

checklist

História zmien a auditná stopa

Systém zaznamenáva stav dokumentu, vykonané kroky a časové údaje. Organizácia tak môže spätne preveriť priebeh spracovania aj zodpovednosť jednotlivých účastníkov.

Spravujte dokumenty a dáta podľa potrieb svojho odvetvia a procesov

account_balance

Bankovníctvo a financie

Zmluvné šablóny, žiadosti, produktové podmienky, sadzobníky, identifikačné údaje a finančné podklady

Zistiť viac
store

E-commerce a maloobchod

Objednávky, faktúry, produktové údaje, reklamačné formuláre, doklady o platbe a fotografie

Zistiť viac
wind_power

Energetika

Zmluvy, cenníky, odberné miesta, technické formuláre, revízne správy, údaje meradiel a servisné protokoly

Zistiť viac
person_add

HR a personálne agentúry

Pracovné zmluvy, onboardingové formuláre, súhlasy, interné smernice, osobné údaje a kvalifikačné dokumenty

Zistiť viac
local_shipping

Kuriérske spoločnosti

Objednávky, dodacie listy, údaje zásielok, fotografie, potvrdenia o platbe, vratky a škodové záznamy

Zistiť viac
directions_car

Predajcovia automobilov a servisy

Produktové materiály, cenníky, objednávky vozidiel, servisné zákazky, checklisty a preberacie protokoly

Zistiť viac
cottage

Realitné kancelárie

Zmluvné šablóny, údaje o nehnuteľnostiach, fotografie, listy vlastníctva, rezervácie a odovzdávacie protokoly

Zistiť viac
cardiology

Zdravotnícke zariadenia

Prijímacie formuláre, anamnestické dotazníky, informované súhlasy, údaje pacientov a zdravotnícke dokumenty

Zistiť viac

Prepojte správu dát a dokumentov s kľúčovými procesmi

Kontrola žiadostí

Prijaté dokumenty, prílohy a vyťažené údaje zostávajú spojené s konkrétnou žiadosťou. Pracovník má pri rozhodovaní k dispozícii celý prípad, nie informácie rozdelené medzi e-maily a priečinky.

Zistiť viac

Informované súhlasy pacientov

Zdravotnícke zariadenie môže centrálne spravovať šablóny súhlasov podľa ambulancie, výkonu alebo vyšetrenia. Pacient dostane správny dokument a finálna verzia sa uloží do jeho elektronického spisu.

Zistiť viac

Reklamácie

Údaje o zákazníkovi, objednávke, produkte, platbe, fotografie aj komunikácia zostávajú súčasťou jedného reklamačného prípadu.

Zistiť viac

Onboarding

Osobné údaje kandidáta možno použiť v pracovnej zmluve, súhlasoch, interných formulároch a ďalšej onboardingovej dokumentácii bez opakovaného zadávania.

Zistiť viac

Obchod

Predajca má k dispozícii aktuálne produktové materiály, cenníky, zmluvné šablóny a údaje klienta. Obsah môže priamo použiť pri prezentácii, príprave ponuky aj podpise zmluvy.

Zistiť viac

Doručovanie

Objednávka, položky, dodací dokument, fotografie, zmeny, platby a podpis zákazníka zostávajú prepojené v jednom digitálnom zázname.

Zistiť viac

Rozšírte správu dát a obsahu do ďalších firemných procesov

Signatus

hub

Workflow automatizácia

Riadi, aký obsah sa použije, kto s ním pracuje, aké údaje sa doplnia a kam dokument pokračuje, vďaka čomu sa šablóny a formuláre stávajú aktívnou súčasťou procesu.

Zistiť viac

Signatus

wifi

Digitálna pobočka

Digitálna pobočka sprístupňuje pracovníkom zákaznícke údaje, dokumenty, formuláre a materiály na jednom mieste bez prepínania medzi aplikáciami.

Zistiť viac

Signatus

jamboard_kiosk

Digitálna recepcia

Prepája formuláre, dokumenty a údaje návštevníka alebo pacienta a po vyplnení ich automaticky odovzdá do príslušného systému alebo archívu.

Zistiť viac

Aktuálne dáta a obsah urýchľujú zmeny naprieč firmou

Rýchlejšie zavádzanie zmien

Po úprave formulára, šablóny alebo materiálu možno schválenú verziu sprístupniť pobočkám, terénnym pracovníkom aj digitálnym kanálom bez zdĺhavého rozosielania.

Jednotnejšia komunikácia so zákazníkmi

Pracovníci používajú rovnaké podmienky, cenníky, formuláre a produktové materiály bez ohľadu na to, cez ktorý kanál so zákazníkom komunikujú.

Jednoduchšie zapojenie nových tímov

Pripravené šablóny, obsah a prístupové oprávnenia uľahčujú zapojenie nového pracoviska, partnerskej siete alebo skupiny používateľov.

Menej času potrebného na kontrolu

Finálne dokumenty, zdrojové údaje, prílohy a záznamy o vykonaných krokoch zostávajú prepojené a dohľadateľné na ďalšie spracovanie alebo kontrolu.

Digitalizujte prácu s obsahom bez výmeny existujúcich systémov

Správa dát, dokumentov a obsahu môže fungovať ako procesná vrstva nad existujúcimi systémami. Údaje sa načítajú z CRM, ERP, HR, HIS alebo iného zdroja, použijú sa pri príprave a spracovaní dokumentu a výsledok sa odovzdá späť do určeného systému alebo archívu. 

Nasadenie pritom nemusí zahŕňať celú organizáciu naraz. Začať možno konkrétnym dokumentom, procesom alebo pracoviskom a rozsah postupne rozširovať podľa priorít.

Takýto prístup umožňuje:

  • zachovať existujúce podnikové systémy a zdroje údajov,

  • zavádzať digitalizáciu po jednotlivých procesoch,

  • pripájať potrebné integrácie postupne,

  • rozširovať riešenie na ďalšie tímy, pracoviská a kanály,

  • prispôsobiť rozsah nasadenia reálnym potrebám organizácie.

Prípadová štúdia | UNIMED AMERICANA

Digitálny príjem pre 100 000 pacientov bez presúvania papierov

Výzva

Unimed Americana poskytuje zdravotnú starostlivosť viac než 100 000 pacientom prostredníctvom dvoch nemocníc a siete vyše 300 lekárov.

Prijímacie formuláre sa pôvodne tlačili, vypĺňali na recepcii a po podpise fyzicky presúvali do centrálnej kancelárie. Tam ich pracovníci museli skenovať a manuálne zakladať do elektronickej dokumentácie.

Každý formulár tak prešiel niekoľkými administratívnymi krokmi ešte predtým, ako sa stal dostupnou súčasťou pacientského spisu.

Riešenie

Po nasadení SIGNATUSU sa formuláre generujú priamo z nemocničného systému a zobrazujú na tabletoch na recepcii.

Pacient skontroluje svoje údaje, doplní požadované informácie a dokument elektronicky podpíše. Dokončený formulár sa automaticky uloží do elektronického spisu a jeho kópia sa odošle pacientovi.

Údaje, dokument a podpis tak zostávajú súčasťou jedného digitálneho procesu.

Výsledok

Unimed Americana odstránil:

  • fyzické presúvanie prijímacích dokumentov,
  • dodatočné skenovanie,
  • manuálne pomenúvanie a zakladanie formulárov,
  • čakanie na doručenie dokumentácie do centrálnej kancelárie.

Personál získal rýchlejší a prehľadnejší proces. Zdravotnícke zariadenie znížilo náklady spojené s tlačou a archiváciou a pacienti vybavia príjem pohodlnejšie na jednom mieste.

Pozrite si celú prípadovú štúdiu

Signatus

„S Anasoftom spolupracujeme viac ako 5 rokov na integrácii ich riešenia SIGNATUS do nášho portálu na spracovanie elektronických dokumentov. Riešenia sú veľmi robustné a spĺňajú najvyššie bezpečnostné štandardy na trhu. Integrácia SIGNATUSu je veľmi jednoduchá a dá sa zvládnuť v priebehu niekoľkých dní. Ak potrebujete podporu zo strany Anasoftu, vždy vám radi pomôžu.“

Alexandre de Menezes Corigliano, Managing Director
Nexyon

Najčastejšie otázky ohľadom správy dát, obsahu a dokumentov

DMS sa zvyčajne zameriava na dlhodobú evidenciu, vyhľadávanie a archiváciu veľkého množstva dokumentov.

SIGNATUS sa sústreďuje na aktívne použitie dokumentov, údajov, formulárov a šablón v konkrétnych procesoch – pri ich vytváraní, vyplnení, schválení, podpise a odovzdaní do ďalších systémov.

Obe riešenia možno podľa dostupných rozhraní prepojiť.

Napríklad dokumentové šablóny, formuláre, PDF dokumenty, prílohy, fotografie, zákaznícke údaje, produktové materiály, videá, bannery, prezentácie alebo obsah používaný v digitálnej pobočke.

Konkrétny rozsah závisí od zvoleného produktu a procesu.

Áno. Existujúci dokument môže slúžiť ako základ elektronicky vyplniteľnej šablóny. Možno doň doplniť dátové, výberové, povinné a podpisové polia.

Áno. Pri integrácii možno dostupné údaje načítať z CRM, ERP, HR, HIS alebo iného systému a použiť ich na predvyplnenie dokumentu.

Šablóny možno spravovať centrálne a prideľovať podľa typu procesu, produktu, pracoviska alebo roly. Používateľ tak nemusí vyhľadávať aktuálny súbor v lokálnom priečinku.

Áno. Obsah a funkcie možno sprístupniť podľa používateľskej roly, oprávnení a konkrétneho procesu.

SIGNATUS zaznamenáva stav dokumentu a vykonané procesné kroky. Konkrétny rozsah histórie a uchovávania sa nastavuje podľa riešenia a integračnej architektúry.

Dokument môže zostať dostupný v SIGNATUSE alebo sa cez integráciu odovzdať do DMS, elektronického archívu, CRM, ERP, HIS alebo iného podnikového systému.

Nie. SIGNATUS možno nasadiť iba pre konkrétne dokumenty a procesy. Existujúce systémy môžu zostať hlavným zdrojom alebo cieľovým úložiskom údajov.

Áno. Odporúča sa začať obsahom s vysokým objemom používania, častými zmenami alebo veľkým množstvom manuálneho prepisovania a následne rozsah postupne rozširovať.

Dostaňte dáta a obsah z priečinkov priamo do procesov

Ukážte nám dokumenty, formuláre a materiály, s ktorými dnes pracujú vaše tímy. Navrhneme, ako ich centrálne spravovať, prepojiť s dostupnými údajmi a sprístupniť ľuďom presne vo chvíli, keď ich potrebujú.

Kontaktujte nás