Tok dokumentov a automatizácia 

Automatizovaný workflow prepája vznik alebo prijatie dokumentu s jeho vyplnením, kontrolou, schválením, podpisom, archiváciou a odovzdaním údajov do podnikových systémov. Nastavené pravidlá určujú zodpovednú osobu, ďalší krok aj postup pri výnimkách.

Dohodnúť ukážku   Prípadové štúdie

Dokument nie je iba súbor. Je súčasťou celého procesu

Objednávka, žiadosť, zmluva, súhlas či dodací list neobsahujú iba finálny dokument. Spolu s nimi procesom prechádzajú údaje, prílohy, rozhodnutia, komentáre, podpisy a informácie o aktuálnom stave.

Ak sa tieto súvislosti rozdelia medzi e-maily, papierové dokumenty a lokálne priečinky, vznikajú rozdielne verzie, nejasné zodpovednosti a oneskorenia pri odovzdávaní.

Riadený digitálny tok udržiava dokument aj jeho kontext v jednom procese. Pravidlá určujú, kto dostane ďalšiu úlohu, aké údaje musí skontrolovať a kam dokument pokračuje po dokončení alebo pri vzniku výnimky.

Každý dokument zostáva pod kontrolou počas celého procesu

 

beenhere

Jasná zodpovednosť a riešenie výnimiek

Každý dokument má určený stav, ďalšiu úlohu a zodpovednú osobu. Chýbajúci údaj, zamietnuté schválenie alebo iná výnimka sa automaticky nasmeruje k správnemu pracovníkovi.

beenhere

Menej ručného odovzdávania

Po dokončení jedného kroku dokument automaticky pokračuje na kontrolu, schválenie, podpis alebo ďalšie spracovanie.

beenhere

Úplná história dokumentu

SIGNATUS zaznamenáva jednotlivé kroky, zmeny a časové údaje. Organizácia vie spätne dohľadať, čo sa s dokumentom stalo a kde sa práve nachádza.

beenhere

Dokument aj dáta na jednom mieste

Spolu s dokumentom procesom prechádzajú aj jeho údaje, prílohy, fotografie, podpisy, komentáre a výsledky kontrol.

Pravidlá určia ďalší krok podľa dokumentu a jeho údajov

Tok dokumentu nemusí byť pri každom spracovaní rovnaký. Nastavené pravidlá môžu podľa typu dokumentu, zákazníka, produktu, hodnoty alebo zadaných údajov určiť zodpovednú osobu, požadovanú kontrolu, úroveň schválenia aj potrebu podpisu. Štandardné dokumenty pokračujú automaticky. Chýbajúci údaj, zamietnuté schválenie alebo iná odchýlka presmeruje proces k pracovníkovi, ktorý ju môže vyriešiť.

Dokument prejde celým procesom bez ručného odovzdávania

counter_1

Dokument vznikne alebo vstúpi do procesu

Dokument môže vytvoriť pracovník, zákazník alebo podnikový systém. Môže prísť cez webový formulár, mobilnú aplikáciu, digitálnu pobočku, API alebo integráciu s ERP či CRM.

counter_2

SIGNATUS ho zaradí do správneho toku

Podľa typu dokumentu, zákazníka, produktu alebo prípadu systém určí, aké kroky, kontroly a schválenia sú potrebné.

counter_3

Údaje sa doplnia a skontrolujú

Pracovník alebo zákazník vyplní požadované polia. Dáta možno načítať z interného systému, vyťažiť z príloh alebo skontrolovať podľa nastavených pravidiel.

counter_4

Dokument sa odošle na kontrolu alebo schválenie

Úloha sa pridelí konkrétnemu pracovníkovi, tímu alebo nadriadenému. Ak je potrebných viac schválení, proces určí ich poradie.

counter_5

Zákazník alebo pracovník dokument podpíše

Podpis môže prebehnúť osobne na pobočke či v teréne alebo na diaľku. Podpísaný dokument sa zabezpečí proti neoprávneným zmenám.

counter_6

Výsledok dostanú všetci oprávnení účastníci

Dokument možno automaticky odoslať zákazníkovi, partnerovi alebo internému oddeleniu. Notifikácia potvrdí dokončenie požadovaného kroku.

counter_7

Dokument a údaje pokračujú do podnikových systémov

Výsledné dáta možno cez integračné rozhrania odovzdať do ERP, CRM, WMS, HR, HIS, DMS, účtovného alebo archivačného systému.

counter_8

Finálny dokument sa bezpečne uloží

Dokončený dokument spolu s prílohami, podpismi a súvisiacimi údajmi sa uloží do určeného archívu alebo odovzdá do DMS. Oprávnení používatelia tak pracujú s platnou finálnou verziou.

counter_9

História zostáva dohľadateľná

Organizácia má k dispozícii stav dokumentu, vykonané kroky, časové údaje aj záznamy o schválení a podpise.

Nastavte workflow podľa toho, ako vaša firma skutočne pracuje

wifi

Centrálne riadenie dokumentov

Dokumenty, prílohy a súvisiace údaje zostávajú súčasťou jedného prípadu. Pracovníci nemusia vyhľadávať aktuálnu verziu v e-mailových vláknach alebo zdieľaných priečinkoch.

edit_square

Automatické prideľovanie úloh

Úloha sa môže prideliť podľa typu prípadu, regiónu, pracoviska, produktu, hodnoty objednávky alebo iného procesného pravidla.

video_camera_front

Viackolové schvaľovanie

Dokument môže prejsť niekoľkými úrovňami kontroly. Každý schvaľovateľ dostane iba tie dokumenty a informácie, ktoré potrebuje.

signature

Paralelné spracovanie

Ak sa jednotlivé kontroly navzájom neblokujú, môžu prebiehať súčasne. Proces nemusí čakať na dokončenie krokov v pevnom poradí.

checklist

Automatické notifikácie a pripomienky

Automatické upozornenia informujú účastníkov o novej úlohe, blížiacom sa termíne alebo dokumente čakajúcom na podpis.

breaking_news

Riadenie výnimiek

Neúplný, zamietnutý alebo neštandardný prípad sa automaticky presmeruje k pracovníkovi, ktorý ho môže vyriešiť.

devices

Práca online aj offline

Terénni pracovníci môžu dokumenty spracovať aj na miestach bez stabilného internetového pripojenia. Po obnovení spojenia sa údaje synchronizujú s centrálnym procesom.

signature

Integrácie cez API

Dokumentový tok možno prepojiť s existujúcimi systémami bez potreby nahradiť celú podnikovú infraštruktúru.

Od úverovej žiadosti po dodací list, workflow pre vaše odvetvie

account_balance

Bankovníctvo a financie

Žiadosti, úverová dokumentácia, zmluvy, kontrola podkladov, schvaľovanie a podpisovanie

Zistiť viac
store

E-commerce a maloobchod

Obchodník otvorí zákazníka, predstaví vhodné produkty, pripraví cenovú ponuku alebo objednávku a získa podpis priamo počas stretnutia.

Zistiť viac
wind_power

Energetika

Technik má k dispozícii pracovný príkaz, údaje odberného miesta aj históriu zariadenia. Zaznamená hodnoty, vykonané úkony, použitý materiál a fotografie technického stavu.

Zistiť viac
person_add

HR a personálne agentúry

Onboardingová dokumentácia, pracovné zmluvy, súhlasy, potvrdenia a interné schvaľovanie

Zistiť viac
local_shipping

Kuriérske spoločnosti

Vodič vidí pridelené zastávky, objednávky a pokyny. Pri odovzdaní upraví skutočné množstvo, zaznamená vratku alebo odchýlku, získa podpis príjemcu a odošle výsledok do centrály.

Zistiť viac
directions_car

Predajcovia automobilov a servisy

Prijímací technik zdokumentuje vozidlo priamo pri prevzatí. Mechanik doplní vykonané práce a zákazník môže schváliť dodatočnú opravu osobne alebo na diaľku.

Zistiť viac
cottage

Realitné kancelárie

Maklér pripraví dokumenty počas obhliadky alebo stretnutia, zaznamená stav nehnuteľnosti a vybaví podpisy bez ďalšej návštevy kancelárie.

Zistiť viac
cardiology

Zdravotnícke zariadenia

Prijímacie formuláre, informované súhlasy, dotazníky, žiadanky a zdravotnícka dokumentácia

Zistiť viac

Automatizujte procesy, v ktorých rozhodujú dokumenty

Kontrola žiadostí

Prijaté podklady sa priradia ku konkrétnej žiadosti. Workflow skontroluje kompletnosť dokumentov, pridelí prípad pracovníkovi a zabezpečí jeho ďalšie posúdenie.

Neúplná žiadosť sa môže automaticky vrátiť na doplnenie bez toho, aby ju pracovník manuálne preposielal medzi oddeleniami.

Zistiť viac

Informované súhlasy pacientov

Pacient dostane správnu verziu súhlasu podľa typu výkonu alebo vyšetrenia. Dokument môže prejsť vysvetlením, vyplnením, podpisom a bezpečným uložením do pacientského systému.

Zistiť viac

Reklamácie

Reklamačný formulár, fotografie, dodací dokument, vyjadrenie zodpovedného pracovníka aj výsledok vybavenia zostávajú v jednom prípade.

Po prijatí reklamácie môže SIGNATUS automaticky prideliť úlohy, sledovať termíny a informovať zákazníka o výsledku.

Zistiť viac

Onboarding

Osobné údaje, pracovná zmluva, súhlasy, interné smernice a ďalšie dokumenty prechádzajú koordinovaným procesom medzi kandidátom, HR, nadriadeným a mzdovým oddelením.

Zistiť viac

Obchod

Ponuka môže pokračovať na interné schválenie, následne sa zmeniť na zmluvu a odoslať zákazníkovi na podpis. Finálne údaje sa po dokončení vrátia do CRM alebo ERP.

Zistiť viac

Doručovanie

Objednávka prejde z ERP k dispečerovi a vodičovi. Pri odovzdaní možno upraviť skutočný stav, zaznamenať platbu, pridať fotografie a získať podpis zákazníka.

Dokument a údaje sa následne odošlú späť do centrály bez čakania na návrat vodiča.

Zistiť viac

Rozšírte automatizovaný tok dokumentov naprieč firmou

 

Signatus

local_shipping

Elektronický dodací list

Prenáša tok dokumentov priamo do procesu doručovania. Dodací dokument vznikne z údajov objednávky, vodič ho doplní a zákazník podpíše pri prevzatí.

Zistiť viac

Signatus

wifi

Digitálna pobočka

Prepája pracovníka pobočky, klienta a interné oddelenia. Dokument možno pripraviť, skontrolovať, podpísať a odovzdať do systému počas jednej návštevy.

Zistiť viac

Signatus

phone_iphone

Appka pre terénnych pracovníkov

Umožňuje technikom, kuriérom, obchodníkom a ďalším pracovníkom spracovať dokumenty priamo na mieste výkonu práce, online aj offline.

Zistiť viac

Začnite dokumentom, ktorý dnes najčastejšie čaká

Prvým krokom nemusí byť digitalizácia všetkých procesov.

Vyberte dokument, ktorý:

  • prechádza rukami viacerých ľudí,
  • často čaká na schválenie alebo podpis,
  • opakovane sa vracia na doplnenie,
  • vyžaduje manuálne zadávanie stavu,
  • spôsobuje oneskorenie fakturácie,
  • sa po dokončení ručne prepisuje do interného systému.

Spoločne zmapujeme jeho cestu od vzniku až po archiváciu. Určíme zodpovednosti, pravidlá, výnimky a systémy, s ktorými sa má tok prepojiť.

Kontaktujte nás

Rýchlejší tok dokumentov zrýchľuje celý biznis

Kratší čas spracovania

Dokument nečaká na manuálne preposlanie medzi ľuďmi a oddeleniami. Po dokončení kroku automaticky pokračuje ďalej.

Menej neúplných prípadov

Povinné polia, prílohy a podpisy možno skontrolovať ešte pred odovzdaním dokumentu do ďalšej fázy.

Nižšia administratívna záťaž

Pracovníci nemusia ručne prepisovať stavy do tabuliek, posielať pripomienky alebo zisťovať, kde sa dokument nachádza.

Rýchlejšia fakturácia

Podpísané dodacie, servisné alebo preberacie dokumenty sa môžu dostať k ekonomickému oddeleniu okamžite po dokončení práce.

Prípadová štúdia | LUNYS

800 objednávok a 4 000 prepraviek každú noc. Bez papierovej agendy

Výzva

V bratislavskom distribučnom centre s rozlohou 7 000 m² pripravia pracovníci každú noc v priemere 800 objednávok a 4 000 prepraviek. Ich rukami pritom prejde takmer 50 ton ovocia a zeleniny.

Dodacie listy, zmeny v objednávkach aj hotovostné platby sa pôvodne zaznamenávali na papieri.

Po návrate vodičov muselo účtovné oddelenie dokumenty skontrolovať a údaje ručne prepísať do systému. Tok informácií sa tak zastavil až do chvíle, keď sa fyzické dokumenty vrátili do centrály.

Riešenie

SIGNATUS nahradil papierovú dokumentáciu aplikáciou na tabletoch vodičov a prepojil ju s dvoma kľúčovými systémami – ERP a fiškálnym modulom.

Vodič dostane dokumenty k objednávke priamo do aplikácie. Pri odovzdaní môže upraviť skutočný stav, zaznamenať zmenu množstva alebo hotovostnú platbu a nechať zákazníka dokument podpísať.

Podpísaný dokument a aktuálne údaje následne odošle priamo ekonomickému oddeleniu.

Výsledok

Informácie o doručenom tovare, zmenách aj platbách sú v centrálnom systéme dostupné okamžite.

Účtovné oddelenie už nemusí:

  • čakať na návrat vodiča,
  • zhromažďovať papierové dodacie listy,
  • kontrolovať ručne odovzdané dokumenty,
  • prepisovať údaje do ekonomického systému.

Elektronickú faktúru tak môže LUNYS vystaviť a odoslať zákazníkovi ešte v deň doručenia.

Výsledkom je rýchlejší fakturačný cyklus, menšia administratívna záťaž a lepší prehľad o každej objednávke od expedície až po zaplatenie.

Prečítajte si celú prípadovú štúdiu

Načastejšie otázky o toku dokumentov a automatizácii workflowov

 

Tok dokumentov opisuje cestu dokumentu od jeho vytvorenia alebo prijatia až po podpis, odoslanie a archiváciu.

Workflow automatizácia určuje pravidlá tejto cesty: kto dokument spracuje, aké kontroly musí absolvovať, kto ho schváli a čo sa stane pri výnimke.

Napríklad žiadosti, zmluvy, objednávky, dodacie listy, informované súhlasy, reklamačné protokoly, servisné výkazy, personálnu dokumentáciu alebo interné schvaľovacie formuláre.

Konkrétny proces sa nastavuje podľa potrieb organizácie.

Nie. Tok možno meniť podľa typu dokumentu, hodnoty objednávky, pracoviska, produktu, zákazníka alebo zistených údajov.

Štandardné prípady môžu pokračovať automaticky a výnimky sa pridelia zodpovednému pracovníkovi.

Áno. Schvaľovanie môže prebiehať postupne alebo paralelne. Poradie a oprávnenia sa nastavia podľa interných pravidiel organizácie.

Workflow môže dokument vrátiť na opravu, vyžiadať doplnenie údajov, prideliť ho inému pracovníkovi alebo proces ukončiť. Dôvod zamietnutia zostáva zaznamenaný.

Áno. Notifikácie a pripomienky možno použiť pri pridelení úlohy, čakaní na podpis, blížiacom sa termíne alebo nečinnosti účastníka.

Áno. Dokumenty možno spracovávať na mobilných zariadeniach a podľa konkrétneho riešenia aj bez stabilného internetového pripojenia.

Áno. SIGNATUS možno prostredníctvom dostupných integračných rozhraní prepojiť s ERP, CRM, WMS, HR, HIS, DMS, účtovnými a ďalšími podnikovými systémami.

Oprávnení používatelia vidia aktuálny stav prípadu, zodpovednú osobu a históriu vykonaných krokov. Nemusia stav zisťovať e-mailom alebo telefonicky.

Áno. Môžete začať napríklad elektronickým schvaľovaním, podpisom, dokumentmi v teréne alebo prenosom výsledkov do interného systému. Tok sa môže rozširovať postupne.

Navrhnime workflow pre vaše papierové procesy

Prejdeme si, kde dokument vzniká, kto ho kontroluje, schvaľuje alebo podpisuje a kam sa má po dokončení uložiť. Navrhneme pravidlá, zodpovednosti a integrácie, ktoré zabezpečia jeho plynulé spracovanie.

Dohodnite si konzultáciu