Digitálne vlastnoručné podpisovanie dostupné pre všetkých

Kompletná digitalizácia firemnej dokumentácie vrátane podpisovania zrýchľuje procesy, šetrí náklady a má potenciál zmeniť celé obchodné modely.

Ak aspoň občas navštevujete pobočku banky alebo operátora, určite ste sa už podpisovali na malý sign-pad, ktorý slúži na zaznamenávanie podpisového vzoru pri uzatváraní zmlúv, prípadne na overovanie podpisu pri potvrdzovaní transakcií. Je prirodzené, že technológie pre digitálne podpisovanie začali ako prvé používať veľké spoločnosti. Keďže spracúvajú veľké objemy papierových dokumentov, dávala digitalizácia vzhľadom k počiatočným investíciám najväčší zmysel práve im.

Dnes je však technológia digitálneho podpisu nielenže cenovo dostupnejšia ako v minulosti, ale poskytuje aj širšie možnosti využitia. Nejde už iba o lepšiu bezpečnosť či vyšší komfort pre klientov, ktoré v prvej fáze rozširovania digitálneho podpisovania presvedčili banky a operátorov. Menšie a stredne veľké firmy láka táto technológia hlavne prísľubom zrýchlenia a zefektívnenia procesov (vrátane obchodovania), ale aj úspory nákladov.

Tablet namiesto sign-padu

Napríklad Agentura Plus, ktorá zabezpečuje najmä personálny lízing a pracovníkov pre dočasnú výpomoc, spracúva mesačne desiatky tisíc listov papiera. Ľudia na centrále a siedmych pobočkách po celej krajine podpisujú pracovné zmluvy, dohody o pracovnej činnosti alebo o prevedení práce, aj rozličné súvisiace dokumenty ako sú prehlásenia na daňové úľavy, prehlásenia o hmotnej zodpovednosti a výplatné pásky.

V minulosti museli zamestnanci agentúry všetky podpísané dokumenty vytlačiť a uskladniť v papierovej podobe, s čím, prirodzene, súviselo nielen množstvo nákladov na tlač a archiváciu, ale aj zbytočných prestojov. Tlač, zakladanie a prípadné dohľadávanie dokumentov, zaberalo pracovníkom na pobočkách značnú časť pracovnej náplne. Od minulého roku sa už agentúre papierový archív nerozrastá. Všetky papiere – od zmlúv až po výplatné pásky – totiž ľudia podpisujú elektronicky.

Agentura Plus však na svojich pobočkách nevyužíva sign-pady, ale tablety, ktoré dokážu zaznamenávať podpis dotykovým perom na obrazovku. Špeciálny softvér, v tomto prípade SIGNATUS, zabezpečuje aby bol každý dokument podpísaný či už sa jedná o zmluvu, výplatnou pásku alebo iný dokument. Pracovník agentúry má všetko pred sebou, údaje si môže prekontrolovať, čím sa zamedzuje prípadným sporom, že podpísal niečo iné ako si myslel. Pripomína to spôsob podpisovania, na ktorý sme boli vždy zvyknutí. Rozdiel je iba v tom, že vlastnoručne nepodpisuje papier, ale elektronický dokument priamo na obrazovke tabletu.

Rýchlejšie obchodovanie

Iný príklad, kedy býva digitálne vlastnoručné podpisovanie na tablete prínosné, je obchodovanie v teréne. Obchodník typicky navštívi zákazníka, odprezentuje mu produkty či služby a vyjasní si jeho predstavy, aby mu mohol následne poslať na mieru ušitú ponuku. Ak klient súhlasí, treba sa mu ďalej venovať a získať od neho objednávku, alebo podpis zmluvy. Až potom nasleduje fakturácia. To všetko zvykne trvať niekoľko dní, v horšom prípade aj týždňov, počas ktorých rastie riziko, že zákazník svoj zámer prehodnotí, prípadne prijme ponuku od konkurencie.

Digitálny podpis umožňuje celý akvizičný proces urýchliť. V ideálnom prípade obchodník priamo na stretnutí doladí ponuku v tablete, doplní potrebné údaje a dá zákazníkovi objednávku či zmluvu ihneď podpísať. Podpísaný dokument môže z tabletu okamžite odísť do centrály, kde sa spustia nadväzné procesy – či už vystavenie faktúry, aktivácia služby, alebo napríklad objednanie tovaru zo skladu.

Podobné prínosy môže mať digitálny vlastnoručný podpis pre servisnú firmu, napríklad pre poskytovateľa údržby a revízii výťahov, alebo pre prepravnú spoločnosť, ktorá rozváža materiál napríklad na stavby. Keď prebratie materiálu podpíšu vodiči aj odberatelia elektronicky, nemôže sa stať to čo s papiermi – že sa protokoly stratia alebo znehodnotia a zákazníkov treba znovu obháňať po celej republike.

Digitálne podpisovanie tiež otvára firmám dvere k úplne novým konceptom predaja či obsluhy zákazníkov, pri ktorých sa klientský pracovník môže pohybovať po predajni, alebo dokonca po nákupnom centre či po námestí s tabletom v ruke a aktívne oslovovať zákazníkov. Na tablete im vie ihneď na mieste odprezentovať ponuku a následne s nimi uzavrieť aj zmluvu v elektronickej podobe. Možno nepotrvá dlho a dočkáme sa aj u nás bánk, kde pobočky budú pripomínať kaviarne. Klient nebude čakať pokým príde na rad, ale usadí sa na pohovku, kam môže pracovník prísť za ním. Samozrejme, s tabletom.

Čo robiť s digitálnymi dokumentmi

Prirodzeným výsledkom digitálneho podpisovania je nárast množstva elektronických dokumentov a prirodzená je tiež otázka, ktorú si manažéri pri zvažovaní nasadenia tejto technológie kladú: „Ako budeme následne hromady elektronických dokumentov spracúvať a archivovať?“.

Prečítajte si náš blog a dozviete sa viac.