12 signálov, že váš sklad potrebuje WMS

Mnohé sklady začínajú jednoducho. Tovar sa eviduje v podnikovom systéme, úlohy sa odovzdávajú osobne alebo na papieri a skúsení pracovníci presne vedia, kde sa ktorá položka nachádza. Takéto fungovanie môže byť pri menšom objeme postačujúce. Problém nastane, keď firma rastie:

• pribúdajú skladové položky,
• zvyšuje sa počet objednávok,
• vznikajú nové predajné kanály,
• menia sa požiadavky zákazníkov,
• sklad obsluhuje výrobu alebo viac prevádzok,
• rastie tlak na rýchlosť, presnosť a dosledovateľnosť.

Procesy, ktoré boli pri nižšom objeme zvládnuteľné, začnú vytvárať chyby, prestoje a dodatočné náklady. Riešením nemusí byť okamžité rozšírenie skladu ani nákup ďalšej automatizačnej technológie. V mnohých prípadoch je prvým krokom zavedenie Warehouse Management System, teda WMS – systému, ktorý nielen eviduje zásoby, ale riadi vykonávanie skladových operácií.

Čo je WMS a čo v sklade riadi

WMS je softvérový systém určený na riadenie skladových procesov od príjmu tovaru cez jeho umiestnenie a dopĺňanie až po vychystanie, kontrolu a expedíciu.

Na rozdiel od základnej skladovej evidencie môže WMS pracovníkom a technológiám prideľovať konkrétne úlohy podľa:

• aktuálnych objednávok,
• polohy a dostupnosti zásob,
• stanovených priorít,
• skladových pravidiel,
• kapacity pracovníkov a techniky,
• termínov expedície,
• vlastností a obmedzení tovaru.

WMS teda neodpovedá iba na otázku, koľko tovaru firma eviduje. Pomáha rozhodovať aj o tom, kde sa tovar nachádza, kam sa má premiestniť, kto má operáciu vykonať a v akom poradí. Nie každý sklad však potrebuje rovnaký rozsah systému. Nasledujúcich 12 signálov pomôže posúdiť, či sa súčasný spôsob riadenia skladu približuje k svojim limitom.

1. Evidované zásoby sa nezhodujú so skutočnosťou

Jedným z najviditeľnejších problémov je rozdiel medzi tým, čo ukazuje podnikový systém, a tým, čo sa fyzicky nachádza v sklade. Rozdiely môžu vznikať pri:

• nesprávne zaevidovanom príjme,
• presunoch bez potvrdenia,
• zámene podobných položiek,
• neúplnom vyskladnení,
• poškodení alebo strate tovaru,
• oneskorenom zapisovaní operácií,
• manuálnom prepisovaní údajov.

Následky sa neobmedzujú iba na inventúru. Nepresný stav zásob môže viesť k prijatiu objednávky na tovar, ktorý firma v skutočnosti nemá, alebo naopak k zbytočnému doobjednaniu položiek, ktoré sú iba uložené na nesprávnom mieste.

WMS prepája fyzický pohyb tovaru s digitálnym záznamom. Každý príjem, presun, vychystanie alebo odpis sa potvrdzuje v momente vykonania, napríklad pomocou čiarového kódu, mobilného terminálu alebo automatizovaného zariadenia. Firma tak získava aktuálnejší obraz o zásobách aj ich presnej polohe.

2. Zamestnanci trávia príliš veľa času hľadaním tovaru

Ak skladník potrebuje pri každej úlohe premýšľať, kde by sa položka mohla nachádzať, skladový proces je závislý od jeho pamäti a miestnej znalosti. Typické prejavy zahŕňajú:

• obchádzanie viacerých pozícií,
• telefonovanie kolegom,
• hľadanie tovaru odloženého mimo určenej lokácie,
• nejasné označenie prechodných plôch,
• ručné kontrolovanie viacerých balení,
• čakanie na pracovníka, ktorý „vie, kde to je“.

Čas strávený hľadaním nepredstavuje iba nižšiu produktivitu. Vytvára aj fronty, prerušovanie práce a riziko, že pracovník vyberie nesprávny výrobok alebo šaržu. WMS vedie pracovníka na konkrétnu skladovú pozíciu a môže určiť aj optimálne poradie jednotlivých zastávok. Pri vhodnom označení tovaru a lokácií zároveň overuje, či pracovník manipuluje so správnou položkou.

3. Výkon skladu závisí od niekoľkých skúsených ľudí

Dlhoroční zamestnanci často poznajú sklad lepšie než samotná dokumentácia. Vedia:

• kde sa tovar zvyčajne nachádza,
• ktoré objednávky majú prednosť,
• ako obísť nefunkčný proces,
• koho kontaktovať pri probléme,
• ktoré položky sa často zamieňajú,
• čo treba pripraviť pre konkrétneho zákazníka.

Takéto znalosti sú cenné, ale zároveň predstavujú prevádzkové riziko. Ak kľúčový pracovník chýba, výkon skladu môže výrazne klesnúť.

Závislosť od jednotlivcov komplikuje aj:

• zaškoľovanie nových pracovníkov,
• využívanie brigádnikov počas sezóny,
• rozšírenie viaczmennej prevádzky,
• otvorenie ďalšieho skladu,
• štandardizáciu procesov.

WMS premieňa časť individuálnych skúseností na systémové pravidlá. Pracovník dostáva jasné zadanie a systém ho vedie jednotlivými krokmi operácie. Skúsení skladníci tak nemusia neustále koordinovať prácu ostatných a môžu sa sústrediť na riešenie výnimiek či zlepšovanie procesov.

4. Zaškoľovanie nových pracovníkov trvá príliš dlho

Ak nový pracovník potrebuje niekoľko týždňov, aby sa dokázal samostatne orientovať v sklade, procesy pravdepodobne nie sú dostatočne štandardizované. Dlhé zaškoľovanie býva problémom najmä v prevádzkach, ktoré:

• rýchlo rastú,
• pracujú vo viacerých zmenách,
• čelia sezónnym špičkám,
• často využívajú agentúrnych pracovníkov,
• majú vysokú fluktuáciu,
• obsluhujú rozsiahly alebo členitý sklad.

WMS môže pracovníkovi zobrazovať konkrétne pokyny na mobilnom termináli a overovať správnosť vykonania jednotlivých krokov. Nový zamestnanec tak nemusí poznať celý sklad ani si pamätať všetky procesné výnimky. Systém mu oznámi:

• ktorú úlohu má vykonať,
• kam má ísť,
• ktorú položku má načítať,
• aké množstvo má odobrať,
• kam má tovar premiestniť.

To skracuje čas potrebný na dosiahnutie samostatnosti a zároveň znižuje riziko chýb počas prvých dní práce.

5. Chyby pri vychystávaní sa odhaľujú až pri balení alebo u zákazníka

Nesprávna položka, množstvo, šarža alebo balenie môže spôsobiť:

• opakované vychystávanie,
• oneskorenie expedície,
• dodatočné náklady na prepravu,
• reklamácie,
• vratky,
• pokles dôvery zákazníkov.

Ak sa správnosť objednávky kontroluje až na konci procesu, chyba už spotrebovala čas pracovníkov a mohla zablokovať ďalšie operácie. WMS môže overovať správnosť priebežne. Pri vychystávaní skontroluje napríklad:

• identitu položky,
• požadované množstvo,
• skladovú pozíciu,
• šaržu alebo sériové číslo,
• dátum spotreby,
• vhodnosť manipulačnej jednotky.

V e-commerce sklade môže navyše riadiť kusové, dávkové, klastrové alebo vlnové vychystávanie podľa profilu objednávok. Viac o typických slabinách online fulfillmentu nájdete v článku 5 najčastejších chýb v e-commerce logistike a ako sa im vyhnúť.

6. Objednávky sa vybavujú podľa toho, ktorá prišla ako prvá

Jednoduché poradie „prvá prijatá, prvá spracovaná“ nemusí zodpovedať skutočným obchodným prioritám. Niektoré objednávky môžu mať:

• skorší čas odchodu dopravcu,
• garantovaný termín dodania,
• vyššiu zákaznícku prioritu,
• špecifický spôsob balenia,
• požiadavku na kompletizáciu z viacerých zón,
• väzbu na výrobný alebo distribučný plán.

Pri manuálnom riadení musí priority neustále určovať vedúci zmeny alebo dispečer. Ak sa situácia zmení, pracovníci dostávajú nové pokyny telefonicky, osobne alebo prostredníctvom tabuliek. WMS môže objednávky triediť podľa nastavených pravidiel a vytvárať úlohy tak, aby sa dodržali obchodné a expedičné termíny.

Pri komplexnejších alebo automatizovaných prevádzkach môže túto schopnosť ďalej rozšíriť WES, ktorý dynamicky koordinuje vykonávanie operácií a využívanie dostupných zdrojov. Rozdiel medzi oboma vrstvami vysvetľuje článok Aký je rozdiel medzi WMS a WES a prečo je to dnes ešte dôležitejšie.

7. Sklad nezvláda špičky bez nadčasov a improvizácie

Výrazný nárast objednávok nemusí byť neočakávaný. V e-commerce prichádza počas marketingových kampaní, Black Friday alebo pred Vianocami. V potravinárstve ho ovplyvňuje sezónnosť, počasie, sviatky alebo dostupnosť čerstvého tovaru. Vo výrobe môže vzniknúť pri zmene plánu alebo nábehu novej zákazky. Varovným signálom je, ak každá špička vedie k:

• neplánovaným nadčasom,
• ručnému prerozdeľovaniu objednávok,
• blokovaniu expedičných zón,
• chybám pri dopĺňaní,
• rastúcemu počtu nedokončených úloh,
• obmedzovaniu príjmu tovaru.

WMS pomáha štandardizovať prácu aj pri vyššom objeme a umožňuje pružnejšie zapojiť ďalších pracovníkov. Samotný systém však nevyrieši každé kapacitné obmedzenie. Ak je výkon skladu limitovaný úzkym hrdlom, nedostatočnou kapacitou techniky alebo nesprávnym poradím operácií, treba sa pozrieť na celý tok práce.

Tejto téme sa podrobnejšie venuje článok Výkon skladu: Prečo ho nebrzdí technológia, ale riadenie.

8. Dopĺňanie vychystávacích pozícií sa rieši až po ich vyprázdnení

Ak sa potreba doplnenia odhalí až vtedy, keď skladník pri vychystávaní nenájde požadované množstvo, proces sa zastaví. Pracovník musí:

1. nahlásiť chýbajúci tovar,
2. počkať na vytvorenie úlohy,
3. uvoľniť priestor manipulačnej technike,
4. počkať na doplnenie,
5. vrátiť sa k pôvodnej objednávke.

Takéto prerušenia sa pri vyššom objeme rýchlo násobia. WMS môže dopĺňanie riadiť preventívne podľa:

• minimálnej zásoby na pozícii,
• otvorených objednávok,
• očakávaného dopytu,
• kapacity vychystávacej lokácie,
• rozpracovaných vĺn,
• času potrebného na presun.

Dopĺňanie sa tak môže vykonať skôr, než nedostatok zablokuje vychystávanie.

9. Neviete presne, kde vznikajú prestoje a úzke hrdlá

Sklad môže denne expedovať požadovaný objem, no za cenu:

• nadčasov,
• čakania,
• opakovanej manipulácie,
• nevyváženého rozdelenia práce,
• nadmerného využívania niektorých zón,
• improvizácie vedúcich pracovníkov.

Bez dát o vykonávaní operácií je ťažké rozlíšiť, či problém vzniká pri príjme, naskladnení, dopĺňaní, vychystávaní, balení alebo expedícii. WMS zaznamenáva čas a priebeh jednotlivých úloh. Firma môže následne sledovať napríklad:

• počet spracovaných položiek,
• čas vykonania úlohy,
• množstvo výnimiek,
• vyťaženosť zón,
• počet neúspešných pokusov,
• oneskorené objednávky,
• produktivitu podľa procesu alebo zmeny.

Dáta samy osebe nezaručia vyšší výkon. Umožnia však presnejšie identifikovať príčinu problému a overiť, či prijaté opatrenia skutočne priniesli zlepšenie.

10. Rôzne predajné kanály si navzájom konkurujú o rovnaké zásoby

Firma môže z jedného skladu obsluhovať:

• maloobchodné prevádzky,
• veľkoobchodných zákazníkov,
• vlastný e-shop,
• online trhoviská,
• osobný odber,
• výrobu alebo servisné pracoviská.

Každý kanál má odlišný profil objednávok a požiadaviek. Veľkoobchod môže pracovať s kartónmi a paletami, zatiaľ čo e-commerce vyžaduje kusové vychystávanie veľkého množstva malých objednávok. Maloobchodné prevádzky môžu mať pevné závozové termíny a výroba potrebuje materiál v konkrétnom čase.

Ak sa zásoby a priority riadia oddelene, vznikajú konflikty:

• rovnaký tovar sa rezervuje pre viac objednávok,
• urgentná objednávka zablokuje pravidelnú distribúciu,
• e-shop ponúka tovar, ktorý už nie je fyzicky dostupný,
• pracovníci používajú rovnakú vychystávaciu stratégiu pre rozdielne typy objednávok.

WMS môže riadiť spoločné zásoby a zároveň podporovať rozdielne procesy podľa predajného kanála, typu zákazníka alebo expedičnej priority.

Ďalšie možnosti optimalizácie retailových operácií približuje článok 4 spôsoby, ako zlepšiť maloobchodnú logistiku.

11. Šarže, exspirácie alebo sériové čísla sa kontrolujú manuálne

Pri čerstvých potravinách, farmaceutických výrobkoch, komponentoch alebo regulovanom tovare nestačí vedieť iba celkový počet kusov.

Firma potrebuje sledovať aj:

• šaržu,
• dátum výroby,
• dátum minimálnej trvanlivosti alebo spotreby,
• sériové číslo,
• kvalitatívny stav,
• pôvod tovaru,
• väzbu na zákazníka alebo výrobnú zákazku.

Manuálna kontrola zvyšuje riziko, že sa vyskladní nesprávna šarža, starší tovar zostane v sklade alebo sa pri reklamácii nepodarí rýchlo dohľadať pohyb konkrétneho výrobku. WMS môže uplatňovať pravidlá FIFO alebo FEFO a automaticky vyberať vhodnú zásobu podľa dátumu príjmu alebo exspirácie.

Pri potrebe stiahnutia výrobku z trhu zároveň umožňuje dohľadať:

• kde sa dotknutá šarža nachádza,
• cez ktoré skladové operácie prešla,
• komu bola expedovaná,
• či sa ešte nachádza v rozpracovaných objednávkach.

Význam riadenia v reálnom čase pri čerstvých potravinách ukazuje aj prípadová štúdia HORTIM: Komplexné riadenie potravinovej logistiky a chladiaceho reťazca.

12. Firma chce automatizovať sklad, ale nemá štandardizované procesy

Dopravníky, zakladače, autonómne vozíky alebo pick-by-light systémy môžu zvýšiť výkon skladu. Automatizácia však nedokáže sama rozhodnúť:

• ktorá objednávka má prednosť,
• ktoré zásoby treba doplniť,
• akú trasu má tovar absolvovať,
• ako reagovať na nedostatok zásob,
• čo urobiť pri poruche zariadenia,
• ako rozdeliť prácu medzi ľudí a technológie.

Ak sú procesy pred automatizáciou nejasné alebo nestabilné, nová technológia môže iba zrýchliť existujúci chaos. WMS vytvára procesnú a dátovú vrstvu, ktorá riadi skladové operácie a poskytuje automatizačným technológiám potrebné zadania. V rozsiahlejších automatizovaných prevádzkach môže byť potrebná aj vrstva WES, ktorá koordinuje jednotlivé zariadenia, operátorov a rozpracované úlohy podľa aktuálnej situácie.

Viac o tejto architektúre nájdete v článku Riadenie automatizovaného skladu a úloha WES systému.

Koľko signálov musí firma spĺňať, aby potrebovala WMS?

Neexistuje univerzálny počet. Jeden kritický problém môže mať väčší dopad než päť menších nedostatkov. Pri rozhodovaní pomôže posúdiť tri oblasti:

Oblasť	Kontrolná otázka
Riziko	Spôsobuje problém reklamácie, prestoje alebo straty?
Frekvencia	Ide o výnimku alebo každodennú situáciu?
Rast	Zhorší sa problém pri vyššom objeme objednávok?

 

Ak sa problém opakuje, má merateľný vplyv na prevádzku a s ďalším rastom sa bude zhoršovať, je vhodné preveriť, či ho možno odstrániť zmenou procesu alebo nasadením WMS.

WMS nie je iba pre veľké automatizované sklady

WMS sa často spája s rozsiahlymi distribučnými centrami. Potrebu riadeného skladu však neurčuje iba jeho plocha alebo počet pracovníkov.

Aj menší sklad môže mať vysokú komplexnosť, ak:

• spracúva veľké množstvo objednávok,
• eviduje tisíce položiek,
• pracuje s krátkou exspiráciou,
• obsluhuje viac predajných kanálov,
• potrebuje sériovú alebo šaržovú vysledovateľnosť,
• zásobuje výrobu,
• pracuje s vysokou hodnotou tovaru.

Naopak, veľký sklad s jednoduchým sortimentom a nízkym počtom pohybov nemusí potrebovať rovnaký rozsah funkcionalít. Rozhodujúca nie je veľkosť budovy, ale zložitosť procesov, úroveň rizika a požadovaný výkon.

Čo si pripraviť pred výberom WMS

Pred porovnávaním dodávateľov a funkcionalít je potrebné zmapovať súčasné fungovanie skladu.

Základný prehľad by mal zahŕňať:

• typy príjmov a objednávok,
• počet skladových položiek,
• denný a špičkový objem pohybov,
• používané manipulačné jednotky,
• spôsob vychystávania,
• pravidlá šarží a exspirácií,
• existujúce ERP a ďalšie systémy,
• používanú techniku a automatizáciu,
• hlavné problémy a ich prevádzkový dopad.

Dôležité je pomenovať nielen to, čo má nový systém vedieť, ale predovšetkým ktorý problém má vyriešiť a podľa čoho sa vyhodnotí úspech projektu.

Podrobnejšie odporúčania nájdete v článku Ako vybrať správny WMS systém a nezblázniť sa.

Kedy samotný WMS nemusí stačiť

WMS zabezpečuje riadenie zásob a skladových procesov. V komplexných prevádzkach však môže byť potrebné prepojiť ho s ďalšími vrstvami:

• ERP pre obchodné, finančné a podnikové procesy,
• MES pre riadenie výroby,
• TMS pre plánovanie dopravy,
• WCS pre technické ovládanie automatizačných zariadení,
• WES pre dynamickú koordináciu ľudí, technológií a úloh.

Výber architektúry závisí od toho, či firma potrebuje predovšetkým presnejšiu evidenciu a štandardizované skladové postupy, alebo riadenie komplexného toku operácií v reálnom čase. Preto je vhodné nezačínať zoznamom produktov, ale analýzou procesov, dátových tokov a prevádzkových priorít.

Dobrý WMS nerobí sklad zložitejším

Cieľom WMS nie je pridať ďalšiu administratívu. Dobre navrhnutý systém prenáša rozhodovacie pravidlá do každodenných operácií a poskytuje pracovníkom jednoznačné pokyny. Výsledkom môže byť:

• presnejší stav zásob,
• menej chýb pri vychystávaní,
• kratší čas zaškolenia,
• lepšie využitie pracovníkov a techniky,
• rýchlejšie spracovanie objednávok,
• vyššia vysledovateľnosť,
• lepšia pripravenosť na rast a automatizáciu.

Prínos však závisí od kvality procesnej analýzy, nastavenia pravidiel, integrácií a zapojenia budúcich používateľov. Technológia funguje najlepšie vtedy, keď podporuje dobre navrhnutý prevádzkový model.

Spoznávate vo svojom sklade niektoré z týchto signálov?

Rozdiely v zásobách, pomalé vychystávanie alebo závislosť od skúsených pracovníkov nemusia byť izolovanými problémami. Často ide o prejavy toho, že súčasný spôsob riadenia už nezodpovedá objemu a komplexnosti prevádzky.

Analýza skladových procesov pomôže identifikovať:

• hlavné zdroje chýb a prestojov,
• úzke hrdlá v toku materiálu a objednávok,
• procesy vhodné na štandardizáciu alebo automatizáciu,
• požiadavky na integrácie,
• realistické priority zavedenia WMS.

Najčastejšie otázky