Ako zrýchliť schvaľovanie dokumentov, aby nebrzdili biznis

Nikto neurobil nič nesprávne. Napriek tomu proces stojí. Pri samostatnom dokumente môže ísť o niekoľko hodín alebo dní. Ak však podobným spôsobom firma spracúva stovky zmlúv, objednávok, cenových ponúk, interných žiadostí alebo personálnych dokumentov, čakanie na schválenie sa stáva reálnou brzdou biznisu.

Problémom pritom často nie je samotný podpis. Je ním celý proces pred ním a po ňom: kto má dokument schváliť → v akom poradí → kto už úlohu dokončil → kto je ďalší → čo sa stane pri neprítomnosti → kto má poslať pripomienku → čo nasleduje po podpise

Ak tieto pravidlá existujú iba v e-mailoch, tabuľkách alebo hlavách zamestnancov, aj relatívne jednoduché schvaľovanie sa môže zmeniť na administratívne úzke miesto.

Schvaľovanie nie je iba administratíva

Schvaľovací proces býva často vnímaný ako vedľajšia administratívna činnosť. V skutočnosti môže priamo ovplyvniť:

• uzatvorenie obchodnej zmluvy,
• akceptovanie cenovej ponuky,
• nástup nového zamestnanca,
• nákup tovaru alebo služby,
• schválenie objednávky,
• aktiváciu zákazníka,
• realizáciu projektu,
• fakturáciu,
• dodávateľské vzťahy.

Dokument môže byť pripravený za 15 minút, ale ďalšie tri dni môže čakať na sériu schválení. Pre firmu je preto dôležitý nielen čas tvorby dokumentu, ale najmä čas od jeho vytvorenia po finálne rozhodnutie alebo podpis.

Ak sa navyše dokumenty nachádzajú v rôznych e-mailoch a úložiskách, vzniká aj širší problém s ich dohľadateľnosťou a správou.

Štyri situácie, ktoré najčastejšie spomaľujú schvaľovanie

1. Proces čaká na konkrétneho manažéra

Jedna z najbežnejších situácií: Dokument môže schváliť iba jeden konkrétny človek. Je však:

• na pracovnej ceste,
• na stretnutiach,
• na dovolenke,
• mimo kancelárie,
• alebo jednoducho prehliadol e-mail.

Proces sa zastaví. Problém nemusí byť v tom, že manažér nechce rozhodnúť. Informácia sa k nemu jednoducho nedostala v správnom čase alebo schvaľovanie vyžaduje kroky, ktoré sa dajú vykonať iba z konkrétneho prostredia.

Dobre nastavený schvaľovací workflow preto potrebuje jasne definovať:

• kto schvaľuje,
• v akom poradí,
• v akom časovom limite,
• kto môže schvaľovateľa zastúpiť,
• čo sa stane pri oneskorení.

2. Podpis vyžaduje fyzickú prítomnosť

Dokument je schválený, ale stále čaká na podpis. Ak podpis znamená:

vytlačiť → podpísať → naskenovať → odoslať → založiť originál,

proces zostáva závislý od fyzického pohybu dokumentu a dostupnosti konkrétnej osoby. To komplikuje najmä:

• hybridnú a vzdialenú prácu,
• podpisovanie medzi pobočkami,
• komunikáciu so zákazníkmi mimo sídla firmy,
• spoluprácu s externými partnermi,
• procesy s viacerými podpisujúcimi osobami.

Elektronické podpisovanie dokáže fyzickú vzdialenosť z procesu odstrániť. Samotný elektronický podpis však nie je automaticky celý digitálny proces. Najväčší efekt vzniká, keď je podpis prirodzene súčasťou schvaľovacieho workflowu.

3. Schvaľovací tok je komplexný, ale riadi sa manuálne

Niektoré dokumenty potrebuje schváliť jedna osoba. Iné môžu vyžadovať:

vedúci oddelenia → finance → legal → CFO → konateľ

Pri vyššej hodnote objednávky sa môže pridať ďalší stupeň. Pri určitom type zákazníka právna kontrola. Pri zahraničnej zmluve ďalšie oddelenie. Tak vzniká schvaľovací tok založený na pravidlách. Ak však tieto pravidlá nie sú súčasťou systému, musí ich riadiť človek.

To znamená:

• kontrolovať typ dokumentu,
• rozhodovať, komu ho poslať,
• sledovať poradie schválení,
• kontrolovať odpovede,
• posielať ďalšiu verziu,
• evidovať finálny stav.

Čím komplexnejší je proces, tým vyššie je riziko, že dokument:

• skončí u nesprávnej osoby,
• preskočí povinné schválenie,
• čaká medzi dvoma krokmi,
• alebo sa začne spracúvať nesprávna verzia.

4. Nikto nepripomenie, že dokument stojí

Manuálne schvaľovanie má ešte jeden problém: závisí od ľudskej pamäte. Obchodník si musí spomenúť, že pred dvoma dňami poslal zmluvu. HR musí skontrolovať, či kandidát podpísal dokumenty. Administratíva musí urgovať manažéra. Keď je otvorených procesov viac, vytvára sa samostatná administratívna práca:

kontrola → pripomienka → ďalšia kontrola → ďalšia pripomienka

Notifikácie a eskalácie môžu časť tejto práce automatizovať.

Manuálne verzus riadené schvaľovanie

Oblasť	Manuálny schvaľovací proces	Riadený digitálny workflow
Určenie schvaľovateľa	Zamestnanec musí vedieť, komu dokument poslať	Schvaľovateľ môže byť určený pravidlom
Poradie	Kontroluje sa manuálne	Workflow riadi poradie krokov
Stav procesu	Zisťuje sa cez e-mail alebo kolegov	Aktuálny stav je evidovaný
Neprítomnosť	Proces môže zostať stáť	Možno nastaviť zastupovanie alebo eskaláciu
Pripomienky	Posielajú sa manuálne	Môžu sa spustiť automaticky
Podpis	Papier, sken alebo samostatný nástroj	Môže byť súčasťou workflowu
História	Rekonštruuje sa spätne	Jednotlivé kroky možno evidovať
Ďalší krok	Musí ho spustiť človek	Môže nasledovať automaticky

Najväčšou výhodou automatizácie teda nie je iba „rýchlejší podpis“. Je ňou odstránenie neproduktívneho času medzi jednotlivými krokmi.

Kedy je schvaľovací tok už príliš komplexný na e-mail

Nie každý proces potrebuje sofistikovaný workflow. Ak jednu žiadosť mesačne schvaľuje jeden manažér, e-mail môže úplne postačovať. Situácia sa mení, keď rastie počet:

• dokumentov,
• schvaľovateľov,
• podmienok,
• organizačných jednotiek,
• výnimiek,
• požadovaných podpisov.

Tabuľka: Ako rastie zložitosť schvaľovania

Situácia	Nízka zložitosť	Vyššia zložitost
Počet schvaľovateľov	1	Viacero osôb alebo oddelení
Poradie	Nezáleží na ňom	Presne definovaná sekvencia
Pravidlá	Rovnaké pre všetky prípady	Závisia od hodnoty, typu či oddelenia
Výnimky	Zriedkavé	Bežná súčasť procesu
Podpisujúci	Jedna osoba	Viac interných a externých strán
Objem	Niekoľko dokumentov	Desiatky až tisíce
Termíny	Nie sú kritické	Majú dopad na zákazníka alebo biznis
Reporting	Nie je potrebný	Manažment potrebuje prehľad

 

Čím viac polí sa nachádza v pravom stĺpci, tým menej vhodné je riadiť proces iba cez e-mail.

Schválenie a podpis nie sú to isté

Tieto kroky sa často zamieňajú. Schválenie znamená interné rozhodnutie, že dokument alebo transakcia môže pokračovať. Podpis môže predstavovať formálne potvrdenie konkrétnej osoby alebo strán.

Typický proces preto môže vyzerať: vytvorenie zmluvy → kontrola obchodníkom → schválenie manažérom → kontrola legal → interný podpis → podpis zákazníka → archivácia

Ak firma digitalizuje iba posledný krok, teda samotný podpis, stále môže veľká časť čakania zostať pred ním. Preto je užitočnejšie pozerať sa na celý životný cyklus dokumentu. Podobný princíp platí napríklad pri HR procesoch. Pracovná zmluva môže pred podpisom kandidáta prejsť niekoľkými internými krokmi.

Automatická notifikácia verzus automatizovaný proces

Tieto pojmy tiež nie sú totožné. Notifikácia: „Máte dokument na schválenie.“

Automatizovaný workflow:

1. systém určí správneho schvaľovateľa,
2. vytvorí mu úlohu,
3. informuje ho,
4. zaznamená jeho rozhodnutie,
5. pri oneskorení odošle pripomienku,
6. po schválení posunie dokument ďalej,
7. po poslednom kroku spustí podpisovanie alebo ďalší proces.

Notifikácia je teda iba jedna súčasť automatizácie. Ak firma pridá upozornenia do chaotického procesu, môže vzniknúť iba chaotický proces s väčším počtom e-mailov.

Ako by mal fungovať efektívny schvaľovací workflow

1. Proces má jasný začiatok

Musí byť jednoznačné, čo workflow spúšťa. Napríklad:

• vytvorenie zmluvy,
• prijatie objednávky,
• odoslanie žiadosti,
• prekročenie hodnotového limitu.

2. Pravidlá určujú ďalší krok

Nie každý dokument musí ísť rovnakou cestou. Napríklad:

objednávka do 5 000 € → manažér

5 000 – 20 000 € → manažér + finance

nad 20 000 € → manažér + finance + vedenie

Tým sa obmedzí zbytočné schvaľovanie jednoduchých prípadov.

3. Každá úloha má vlastníka

Musí byť jasné, kto má práve konať. Nie: „Čakáme na finance.“

Ale: „Dokument je od 10:34 pridelený konkrétnej schvaľovacej roli.“

4. Čakanie má časový limit

Workflow by mal vedieť rozlíšiť normálne čakanie od oneskorenia. Po prekročení limitu môže nasledovať:

• pripomienka,
• eskalácia,
• presmerovanie na zástupcu.

5. Podpis prirodzene nadväzuje na schválenie

Po poslednom internom schválení by nemal zamestnanec dokument manuálne sťahovať a odosielať na podpis. Podpisovací krok môže byť prirodzeným pokračovaním workflowu.

6. Po podpise proces nekončí, ak má nasledovať ďalší krok

Podpísaná zmluva môže byť potrebná pre:

• aktiváciu služby,
• onboarding,
• objednávku,
• fakturáciu,
• archiváciu,
• ďalší firemný systém.

Dobre to vidno pri zákazníckom onboardingu, kde podpis dokumentu predstavuje iba jednu etapu širšieho procesu.

Ktoré procesy sú vhodnými kandidátmi na automatizáciu

Proces	Typický problém	Čo možno riadiť workflowom
Obchodné zmluvy	Čakanie na manažéra, právne a podpis zákazníka	Poradie schválení, podpis, notifikácie
Cenové ponuky	Nejasné limity zliav	Schválenie podľa hodnoty alebo marže
Nákupné požiadavky	Veľa schvaľovateľov	Pravidlá podľa sumy, oddelenia alebo kategórie
HR dokumenty	Schválenie podmienok a podpis kandidáta	Interné schválenie a podpisový proces
Interné smernice	Viacero pripomienkujúcich osôb	Sekvencia kontroly a schválenia
Dodávateľské zmluvy	Finančné, právne, vedenie, externá strana	Viacstupňový schvaľovací workflow
Klientske formuláre	Čakanie na potvrdenie alebo podpis	Digitálny tok medzi firmou a zákazníkom

 

Pri týchto procesoch je vhodné sledovať nielen výsledný dokument, ale aj stav jednotlivých krokov. Ak firma pravidelne rieši otázky typu „Je to podpísané?“ alebo „Kde dokument stojí?“, problémom je už samotná transparentnosť workflowu.

Stručný checklist: Spomaľuje schvaľovanie váš biznis?

Otázka	ÁNO / NIE
Čakajú dokumenty pravidelne na konkrétneho manažéra alebo podpisovateľa?	ÁNO / NIE
Vyžaduje podpisovanie osobnú prítomnosť, tlač alebo skenovanie?	ÁNO / NIE
Musia zamestnanci manuálne rozhodovať, komu dokument poslať na ďalšie schválenie?	ÁNO / NIE
Mení sa schvaľovací proces podľa hodnoty, typu dokumentu alebo oddelenia?	ÁNO / NIE
Musia zamestnanci manuálne urgovať schvaľovateľov alebo podpisujúcich?	ÁNO / NIE
Stáva sa, že dokument čaká niekoľko dní bez toho, aby si to niekto všimol?	ÁNO / NIE
Nie je vždy jasné, kto má vykonať ďalší krok?	ÁNO / NIE
Po podpise musí zamestnanec manuálne spustiť ďalšiu administratívu?	ÁNO / NIE

 

Vyhodnotenie

Počet odpovedí ÁNO	Čo zvážiť
0–2	Súčasný proces je pravdepodobne zvládnuteľný. Priestor môže byť najmä v jasnejších pravidlách alebo zastupovaní.
3–5	Má význam zmapovať schvaľovací tok a identifikovať kroky vhodné na automatické notifikácie, routing alebo elektronické podpisovanie.
6 a viac	Schvaľovanie pravdepodobne predstavuje systémové úzke miesto. Vhodné je posúdiť celý workflow od vytvorenia dokumentu cez approval až po podpis a následné spracovanie.

Checklist slúži ako orientačná pomôcka. Samotný výsledok neurčuje, či firma potrebuje nový systém, integráciu alebo iba zmenu existujúceho procesu.

Ako merať, či je schvaľovanie naozaj rýchlejšie

„Menej e-mailov“ je príjemný výsledok, ale nie je to dostatočná metrika. Lepšie je sledovať:

• priemerný čas od vytvorenia dokumentu po schválenie,
• priemerný čas jedného schvaľovacieho kroku,
• čas od schválenia po podpis,
• celkový čas od vytvorenia po dokončenie procesu,
• počet procesov po termíne,
• počet manuálnych urgencií,
• počet dokumentov vrátených na opravu,
• počet prípadov, pri ktorých proces zastavila neprítomnosť konkrétnej osoby,
• podiel procesov dokončených bez manuálneho zásahu administrátora.

Jednou z najdôležitejších metrík je: Koľko z celkového času procesu tvorí reálna práca a koľko iba čakanie? Ak schválenie samotné trvá dve minúty, ale dokument naň čaká dva dni, najväčší potenciál optimalizácie sa nachádza práve medzi krokmi.

Rýchlejší proces neznamená menej kontroly

Automatizácia schvaľovania nemá odstrániť potrebné kontrolné mechanizmy. Cieľom je odstrániť kroky, ktoré neprinášajú rozhodovaciu hodnotu:

• manuálne preposielanie dokumentov,
• zisťovanie správneho schvaľovateľa,
• kontrolovanie inboxov,
• opakované urgencie,
• fyzické prenášanie dokumentu,
• manuálne spúšťanie ďalšieho kroku.

Samotné rozhodnutie stále zostáva na oprávnenej osobe. Rozdiel je v tom, že dokument sa k nej dostane automaticky, v správnom poradí a s jasným kontextom.

Nenechajte jeden dokument brzdiť biznis

Ak je obchod dohodnutý, žiadosť pripravená alebo pracovná ponuka schválená, ďalšie dni čakania by nemali vzniknúť iba preto, že dokument putuje medzi inboxmi, kanceláriami a podpisujúcimi osobami. Prepojením schvaľovacích pravidiel, elektronického podpisovania, automatických notifikácií a nadväzujúcich krokov možno vytvoriť proces, ktorý sa nezastaví zakaždým, keď jeden človek nie je pri stole.