Ako riadiť exspirácie a minimalizovať odpisy potravín pomocou WMS

Ak sklad tieto informácie nevyužíva priamo pri príjme, naskladnení a vychystávaní, môže držať dostatok zásob a napriek tomu odpisovať tovar, ktorý zostal na sklade príliš dlho. WMS umožňuje pracovať s trvanlivosťou ako s aktívnym parametrom riadenia zásob, nie iba ako s údajom v evidencii.

Skladovanie a logistika čerstvých potravín pracuje s časom inak ako sklad nepotravinového sortimentu. Každý deň, ktorý zásoba strávi v sklade, môže znižovať jej obchodnú využiteľnosť.

Pri niektorých produktoch ide o mesiace. Pri čerstvom ovocí, zelenine, mliečnych výrobkoch, mäse alebo chladených produktoch môže byť rozhodujúcich niekoľko dní či hodín. Preto vzniká zásadný rozdiel medzi dvoma otázkami: Koľko zásob je na sklade? a Koľko z týchto zásob je ešte možné reálne predať a expedovať konkrétnym zákazníkom? Práve druhá otázka je pri riadení potravinového skladu podstatnejšia.

Exspirácia nie je iba dátum na etikete

Pri riadení potravín treba rozlišovať minimálne medzi dvoma typmi dátumov.

Označenie	Čo vyjadruje
Dátum spotreby	Súvisí s bezpečnosťou potraviny
Dátum minimálnej trvanlivosti	Súvisí predovšetkým so zachovaním kvality

 

Európska legislatíva pri balených potravinách rozlišuje medzi označením „use by“ a „best before“, teda medzi dátumom spotreby a dátumom minimálnej trvanlivosti. Európska komisia zároveň upozorňuje, že správna práca s dátumovým označovaním má význam aj pri predchádzaní potravinovému odpadu.  Z pohľadu skladu však samotný dátum nestačí. Potrebné je vedieť aj:

• ku ktorej šarži patrí,
• kde sa daná šarža nachádza,
• koľko kusov z nej zostáva,
• ktoré zákazky ju môžu použiť,
• akú minimálnu zostávajúcu trvanlivosť požaduje odberateľ,
• a či existuje staršia zásoba, ktorú treba expedovať skôr.

To už nie je obyčajná evidencia. Je to riadenie zásob podľa času.

Prečo môže sklad odpisovať potraviny aj pri správnom stave zásob

Problém nemusí vzniknúť preto, že firma nakúpila príliš veľa. Odpis môže vzniknúť aj v sklade, ktorý má zdanlivo správne nastavenú zásobu. Typický scenár vyzerá takto:

1. na sklade sa nachádzajú dve šarže rovnakého produktu,
2. novšia šarža je uložená na jednoduchšie dostupnej pozícii,
3. skladník pri vychystávaní použije novšiu zásobu,
4. staršia šarža zostáva v sklade,
5. situácia sa zopakuje pri ďalších objednávkach,
6. staršej zásobe zostane príliš krátka trvanlivosť na ďalšiu expedíciu.

Účtovne môže byť zásoba celý čas správna. Prevádzkovo však vzniká odpis. Práve preto pri potravinách nestačí sledovať iba množstvo. Potrebná je viditeľnosť na úrovni šarže, lokácie a zostávajúcej trvanlivosti.

FEFO: nevychystáva sa najstarší príjem, ale najbližšia exspirácia

Pri zásobách s obmedzenou trvanlivosťou je jedným zo základných princípov FEFO – First Expired, First Out. Tovar s najbližším relevantným dátumom exspirácie alebo trvanlivosti má byť vyskladnený pred zásobou, ktorá má dlhšiu zostávajúcu životnosť. To sa líši od FIFO (First In, First Out).

Metóda	Rozhodujúci parameter	Typické použitie
FIFO	Čas prijatia	Stabilný sortiment bez významného rozdielu v exspirácii
FEFO	Dátum exspirácie/trvanlivosti	Potraviny, farmácia a časovo citlivý sortiment

 

Dve palety rovnakého jogurtu totiž nemusia mať rovnakú trvanlivosť podľa toho, ktorá prišla do skladu ako prvá. Novšia dodávka môže obsahovať šaržu s kratšou dobou spotreby. Preto sa pri časovo citlivej zásobe nemá rozhodovať iba podľa dátumu príjmu. WMS môže porovnávať konkrétne šarže a pri vytváraní úlohy určiť, z ktorej zásoby sa má tovar vychystať.

FEFO však funguje iba vtedy, keď sklad pozná správne dáta

Pravidlo „najbližšia exspirácia ide prvá“ znie jednoducho. V praxi však vyžaduje, aby boli údaje zachytené už pri príjme. Pre každú relevantnú jednotku alebo šaržu môže byť potrebné evidovať:

• číslo šarže,
• dátum výroby,
• dátum spotreby,
• minimálnu trvanlivosť,
• množstvo,
• dodávateľa,
• skladovaciu zónu,
• prípadne ďalšie parametre kvality.

Ak sa tieto údaje zapisujú ručne alebo existujú iba na papierových dokumentoch, FEFO zostáva závislé od pozornosti pracovníkov. Pri desiatkach šarží môže tento model fungovať. Pri tisícoch položiek a vysokom dennom obrate už vzniká priestor na chyby. WMS preto prenáša výber správnej šarže zo skúsenosti skladníka do systémového pravidla.

Riadenie exspirácie začína už pri príjme

Minimalizovanie odpisov nezačína pri expedícii. Začína pri bráne skladu. Pri príjme môže vzniknúť zásadná otázka: Má dodaná šarža dostatočnú zostávajúcu trvanlivosť na to, aby ju firma dokázala predať?

Ak dodávateľ priveznie produkt s neprimerane krátkou zostávajúcou životnosťou, sklad môže tovar síce fyzicky prijať, ale problém sa iba presunie do budúcnosti. WMS môže pri príjme pracovať s pravidlami ako:

• minimálny počet dní do dátumu spotreby,
• minimálna zostávajúca trvanlivosť v percentách,
• rozdielne limity podľa produktu,
• rozdielne limity podľa dodávateľa,
• kontrola povinných údajov šarže.

Ak podmienka nie je splnená, systém môže zásobu:

• označiť na kontrolu,
• zablokovať,
• presmerovať do karanténnej zóny,
• alebo vyvolať rozhodnutie zodpovedného pracovníka.

Tým sa riziko zachytáva ešte predtým, než sa problematická zásoba zmieša s bežným skladom.

Nie každý zákazník akceptuje rovnakú zostávajúcu trvanlivosť

Tu sa riadenie potravinovej zásoby komplikuje. Produkt môže byť z pohľadu zákonného dátumu stále úplne v poriadku, ale pre konkrétneho odberateľa už nemusí byť obchodne použiteľný. Maloobchodná sieť môže napríklad požadovať, aby pri dodaní zostávalo určité minimum trvanlivosti. Iný odberateľ môže akceptovať kratší interval. Gastronomická prevádzka môže mať odlišné pravidlá.

Výsledkom je, že rovnaká šarža môže byť:

Situácia	Stav zásoby
Objednávka zákazníka A	Vhodná na expedíciu
Objednávka zákazníka B	Príliš krátka zostávajúca trvanlivosť
Interný predajný kanál	Stále použiteľná
Neskoršia expedícia	Riziková

 

Jednoduché FEFO preto nemusí stačiť. Potrebné je FEFO kombinované s obchodnými pravidlami zákazníka.

WMS musí vedieť, komu možno konkrétnu šaržu expedovať

Pokročilejšie riadenie zásob preto nevyberá iba šaržu s najbližšou exspiráciou. Kontroluje zároveň, či daná zásoba spĺňa podmienky konkrétnej objednávky. Pri vytváraní skladovej úlohy môže systém vyhodnocovať:

1. produkt,
2. požadované množstvo,
3. dostupné šarže,
4. dátumy exspirácie,
5. minimálnu trvanlivosť zákazníka,
6. stav zásoby,
7. lokáciu,
8. ďalšie logistické priority.

Až potom určí, z ktorej skladovej pozície sa má tovar vychystať. Výsledkom je presnejšia rotácia zásob bez toho, aby skladník musel manuálne porovnávať dátumy jednotlivých paliet.

Exspirácia by mala ovplyvňovať aj naskladnenie

Správne FEFO sa nerieši iba pri výdaji. Záleží aj na tom, kam sa zásoba uloží.

Ak sa položka s krátkou zostávajúcou trvanlivosťou uloží do:

• vzdialenej lokácie,
• rezervného skladu,
• horšie dostupnej pozície,
• alebo za novšiu zásobu,

zvyšuje sa riziko, že bude pri ďalšom vychystávaní prehliadaná. WMS môže pravidlá naskladnenia kombinovať podľa:

• obrátkovosti,
• exspirácie,
• typu produktu,
• skladovacej teploty,
• požadovanej dostupnosti,
• rozmerov a hmotnosti.

Tým sa FEFO mení z pravidla expedície na princíp riadenia celého životného cyklu zásoby v sklade.

Kritické zásoby treba identifikovať skôr, než exspirujú

Ak sa problém objaví až v deň exspirácie, možnosti reakcie sú minimálne. Oveľa väčšiu hodnotu má vedieť:

• čo exspiruje o 30 dní,
• čo o 14 dní,
• čo o 7 dní,
• ktorá zásoba nemá očakávanú spotrebu,
• a ktorých položiek je vzhľadom na zostávajúcu trvanlivosť priveľa.

WMS preto môže zásoby segmentovať podľa časových pásiem.

Zostávajúca trvanlivosť	Možná priorita
Dlhá	Štandardný režim
Skracujúca sa	Zvýšená priorita FEFO
Kritická	Aktívne riešenie zásoby
Nevyhovujúca	Blokovanie alebo kontrola

 

Konkrétne hranice sa prirodzene líšia podľa sortimentu. Podstatné je, že problém sa identifikuje pred vznikom odpisu.

Z dát o exspirácii môže vzniknúť obchodné rozhodnutie

Informácia o kritickej zásobe nie je užitočná iba pre sklad. Môže ovplyvniť aj:

• nákup,
• predaj,
• cenotvorbu,
• promo aktivity,
• presun zásob,
• komunikáciu s odberateľom.

Ak systém ukáže, že určitá šarža má vysokú zásobu a rýchlo sa skracujúcu trvanlivosť, firma môže reagovať ešte v čase, keď má produkt obchodnú hodnotu. Napríklad:

• zastaví ďalší nákup,
• presunie zásobu do lokality s vyššou spotrebou,
• uprednostní ju pri vhodných objednávkach,
• vytvorí cenovú akciu,
• alebo ju presunie do iného predajného kanála.

WMS tak nemusí samotný obchodný krok vykonať. Poskytuje však informáciu a operačné možnosti na to, aby rozhodnutie neprišlo neskoro.

Odpis je často dôsledkom problému, ktorý vznikol oveľa skôr

Tovar sa môže odpísať dnes, ale príčina mohla vzniknúť pred niekoľkými týždňami. Napríklad:

nadmerný nákup → nevhodné zaskladnenie → novšia šarža sa vychystávala skôr → staršia zásoba stratila odbyt → zostávajúca trvanlivosť klesla pod limit zákazníkov → odpis.

Takýto proces ukazuje, prečo exspirácie nemožno riešiť iba reportom „čo dnes končí“. Dôležitá je schopnosť spätne zistiť:

• kedy bola zásoba prijatá,
• kde bola skladovaná,
• ako často sa presúvala,
• prečo nebola vychystaná,
• aké objednávky použili inú šaržu,
• a kedy sa stala obchodne nevyužiteľnou.

Tak vznikajú dáta pre ďalšie zlepšovanie nákupu aj skladových pravidiel.

Odpisy nemožno riešiť iba cez FEFO

FEFO je dôležitý nástroj, ale samo osebe nedokáže vyriešiť nadmerné zásoby. Ak firma nakúpi trojnásobok množstva, ktoré dokáže počas trvanlivosti predať, správne poradie vyskladňovania problém iba zmierni. Minimalizovanie odpisov preto vyžaduje kombináciu viacerých oblastí:

Oblasť	Čo treba riadiť
Nákup	Primerané množstvo zásob
Príjem	Kvalita a zostávajúca trvanlivosť
Sklad	Lokácie, šarže a podmienky
Vychystávanie	FEFO a zákaznícke pravidlá
Predaj	Využitie rizikovej zásoby
Analytika	Budúce riziko odpisov

 

Aj preto sa moderné WMS posúvajú od pasívnej skladovej evidencie k aktívnej orchestrácii zásob a skladových operácií v reálnom čase, čo patrí medzi výrazné trendy logistiky.

Pri čerstvých potravinách rozhodujú hodiny aj manipulačné podmienky

Pri čerstvom sortimente je exspirácia iba jednou časťou problému. Rovnako dôležité môžu byť:

• skladovacia teplota,
• chladiace zóny,
• čas strávený mimo požadovanej teploty,
• rýchlosť príjmu a expedície,
• manipulácia,
• kvalitatívna kontrola.

Zásoba môže mať dostatočne vzdialený dátum spotreby, ale nesprávna manipulácia môže jej použiteľnosť výrazne ovplyvniť. Preto pri logistike čerstvých potravín nestačí izolované pravidlo FEFO. Skladové procesy musia byť zosúladené s celým chladiacim a distribučným tokom.

V distribučnom centre HORTIM preto riadenie potravinovej logistiky zahŕňa príjem, kontrolu kvality, naskladnenie, skladovanie, vychystávanie aj expedíciu v rámci jednej riadenej prevádzky. ANASOFT pri tejto realizácii uvádza spracovanie približne 3 000 druhov čerstvých potravín a expedíciu ovocia a zeleniny v objeme až 28 000 prepraviek denne.

Šarža je dôležitá aj po expedícii

Presná evidencia šarží nemá význam iba pre minimalizovanie odpisov. Je nevyhnutná aj pre dosledovateľnosť. Pri reklamácii, zistení kvalitatívneho problému alebo stiahnutí výrobku treba vedieť:

• ktorá šarža je dotknutá,
• kde sa jej zásoba aktuálne nachádza,
• kedy bola prijatá,
• od ktorého dodávateľa pochádza,
• komu už bola expedovaná,
• koľko jej zostáva na sklade.

Bez detailnej evidencie môže firma pri probléme blokovať alebo sťahovať väčšie množstvo zásob, než je skutočne potrebné. WMS umožňuje viazať fyzický pohyb tovaru na konkrétne šarže, takže história nekončí pri súhrnnom čísle skladovej karty.

Fyzická zásoba a predajná zásoba nie sú to isté

Potravinový sklad môže mať fyzicky 500 kusov produktu. To však automaticky neznamená, že všetkých 500 kusov je možné predať. Časť môže byť:

• po dátume spotreby,
• príliš blízko k exspirácii,
• blokovaná kontrolou kvality,
• rezervovaná,
• poškodená,
• alebo nevhodná pre konkrétneho zákazníka.

Pre plánovanie preto treba rozlišovať medzi: fyzicky prítomnou zásobou a zásobou reálne dostupnou na splnenie konkrétnej objednávky. Práve táto druhá hodnota je pre logistiku a zákaznícky servis rozhodujúca.

Pri viacerých skladoch môže rozhodovať aj presun zásoby

Časovo citlivá zásoba nemusí byť ohrozená preto, že o produkt nie je záujem. Môže byť iba na nesprávnom mieste. Sklad A má prebytok produktu s blížiacou sa exspiráciou. Sklad B má rovnaký produkt takmer vypredaný. Bez spoločnej viditeľnosti môžu vzniknúť dve paralelné situácie:

• prvá prevádzka tovar odpíše,
• druhá vytvorí novú objednávku dodávateľovi.

Pri centralizovanom pohľade na zásoby možno namiesto toho vyhodnotiť preskladnenie. Takéto rozhodovanie je ďalším príkladom toho, prečo sa WMS pri väčších prevádzkach neposudzuje iba podľa schopnosti „evidovať sklad“. Dôležitá je schopnosť aktívne pracovať so zásobou počas jej zostávajúcej životnosti.

Potravinový odpad má aj ekonomický rozmer

Odpis potraviny neznamená iba stratu obstarávacej ceny. Pred vyradením už zásoba mohla vytvoriť náklady na:

• dopravu,
• príjem,
• kontrolu,
• skladovanie,
• chladenie,
• manipuláciu,
• preskladnenie,
• inventúru,
• likvidáciu.

Čím neskôr sa riziko exspirácie identifikuje, tým viac nákladov už bolo do produktu vložených. Európska komisia uvádza, že podľa jej štúdie bolo približne 10 % potravinového odpadu v dodávateľskom reťazci EÚ spojených s dátumovým označovaním potravín. Ide o širší problém zahŕňajúci aj porozumenie označeniam „dátum spotreby“ a „minimálna trvanlivosť“, nie iba skladové procesy, no údaj ukazuje, že čas a správna práca s dátumami majú pri predchádzaní odpadu význam.

Čo sledovať pri riadení exspirácií

Samotná hodnota odpisov je oneskorený ukazovateľ. Hovorí, čo už firma stratila. Pre aktívne riadenie je užitočné sledovať aj ukazovatele, ktoré problém signalizujú skôr. Napríklad:

Ukazovateľ	Čo môže odhaliť
Zásoba podľa zostávajúcej trvanlivosti	Budúce riziko exspirácie
Hodnota kritickej zásoby	Finančné riziko
Priemerný vek zásoby	Rýchlosť rotácie
FEFO výnimky	Nesprávne vyskladňovanie
Odpis podľa SKU	Problematický sortiment
Odpis podľa dodávateľa	Problémy pri príjme alebo trvanlivosti
Odpis podľa lokality	Nevyvážené zásoby

 

Až tieto údaje umožňujú hľadať príčinu, nie iba evidovať následok.

Päť otázok, ktoré odhalia slabiny riadenia exspirácií

1. Eviduje sklad exspiráciu na úrovni konkrétnej šarže?

Ak nie, automatické FEFO je výrazne obmedzené.

2. Kontroluje sa zostávajúca trvanlivosť už pri príjme?

Ak nie, problémová zásoba môže vstúpiť do skladu bez upozornenia.

3. Vie systém zohľadniť podmienky konkrétneho zákazníka?

Ak nie, FEFO môže vybrať šaržu, ktorú odberateľ už neakceptuje.

4. Je riziková zásoba viditeľná pred exspiráciou?

Ak sa riešia iba produkty, ktoré exspirujú dnes alebo zajtra, priestor na obchodnú reakciu je malý.

5. Dá sa dohľadať, prečo určitá šarža zostala na sklade?

Bez tejto informácie sa rovnaký problém môže opakovať.

Kedy už Excel alebo základná skladová evidencia nestačia

Pri malom sortimente môže skúsený skladník riadiť exspirácie manuálne. S rastom prevádzky však pribúdajú kombinácie:

• SKU,
• šarží,
• lokácií,
• zákazníckych pravidiel,
• skladovacích zón,
• objednávok,
• dátumov.

Ak má napríklad jedna položka päť šarží a odberatelia používajú tri rozdielne limity zostávajúcej trvanlivosti, rozhodnutie o správnom výdaji už nie je jednoduché FIFO. Pri tisícoch SKU sa z toho stáva operačný problém, ktorý treba vyhodnocovať pri každej skladovej úlohe. V tomto bode prináša WMS hodnotu práve tým, že pravidlá aplikuje automaticky a konzistentne.

WMS nemusí iba evidovať exspiráciu. Môže podľa nej riadiť sklad

Rozdiel medzi jednoduchou evidenciou a riadením je zásadný. Evidenčný systém oznámi: Šarža 123 exspiruje o sedem dní. Riadiaci systém môže túto informáciu použiť pri rozhodovaní: Šarža 123 má prioritu pri najbližších vhodných objednávkach, nesmie však byť použitá pre zákazníkov požadujúcich minimálne desať dní zostávajúcej trvanlivosti.

To je podstata pokročilého WMS. Údaj nie je iba uložený. Ovplyvňuje ďalšiu skladovú operáciu. EMANS WMS pracuje s riadením zásob, skladových lokácií a expedície v reálnom čase a podporuje aj vychystávacie princípy vrátane FEFO.

Cieľom nie je dostať čerstvý tovar zo skladu za každú cenu

Minimalizovanie odpisov nesmie znamenať expedovanie zásoby, ktorá už nespĺňa kvalitatívne, bezpečnostné alebo zákaznícke podmienky. Správne riadenie preto kombinuje:

1. kontrolu pri príjme,
2. presnú evidenciu šarží,
3. vhodné zaskladnenie,
4. FEFO,
5. pravidlá minimálnej zostávajúcej trvanlivosti,
6. priebežné sledovanie rizikových zásob,
7. dosledovateľnosť,
8. analytiku príčin odpisov.

WMS poskytuje systémovú vrstvu, ktorá tieto pravidlá dokáže uplatňovať pri každodennom toku zásob. Cieľom nie je expedovať najstarší produkt. Cieľom je expedovať správnu šaržu v správnom čase správnemu odberateľovi.

Od evidencie exspirácie k aktívnemu riadeniu zásob

Pri časovo citlivom sortimente sa hodnota zásoby mení každým dňom. Preto nestačí vedieť, čo už exspirovalo. Dôležitejšie je vedieť, čo sa k exspirácii približuje a či existuje dostatok času na reakciu. WMS môže prepojiť dátumy, šarže, lokácie, objednávky a pravidlá zákazníkov tak, aby sa zostávajúca trvanlivosť stala súčasťou každodenného rozhodovania skladu. Výsledkom nie je iba presnejšie FEFO. Ide o lepšiu kontrolu nad tým:

• ktoré zásoby sa majú expedovať,
• ktoré je potrebné presunúť,
• ktoré si vyžadujú obchodnú reakciu,
• a pri ktorých už treba zabrániť ďalšiemu nákupu.

Odpisu je najlepšie predísť ešte predtým, než sa zásoba stane problémom

Pri potravinovej logistike nemožno čas zastaviť. Možno však lepšie rozhodovať o tom, ktorá zásoba sa má kedy a kam pohnúť. Prvým krokom je preto zmapovať:

• ako sa dnes evidujú šarže a exspirácie,
• ako sa vyberá zásoba na vychystanie,
• či existujú pravidlá minimálnej trvanlivosti,
• kedy sa firma dozvie o rizikovej zásobe,
• a z akých príčin dnes vznikajú odpisy.

Pri čerstvých potravinách však samotná evidencia dátumu nestačí. Hodnota vzniká vtedy, keď systém dokáže tento dátum premeniť na správne rozhodnutie pri príjme, zaskladnení, vychystávaní a expedícii.

Najčastejšie otázky