FIFO alebo FEFO: aký spôsob vyskladňovania potrebuje váš sklad?

V praxi však správne vyskladňovanie býva zložitejšie, najmä keď sklad pracuje s desiatkami šarží, rôznou zostávajúcou trvanlivosťou, viacerými zákazníkmi a rýchlo sa meniacimi objednávkami. V sklade sa nachádzajú dve palety rovnakého výrobku. Prvá prišla v pondelok a dátum spotreby má o tri týždne. Druhá bola prijatá až v stredu, no jej spotreba končí už o desať dní.

Ktorú paletu vyskladníte ako prvú?

Ak sa sklad riadi princípom FIFO, vyberie staršiu zásobu podľa dátumu príjmu. Ak používa FEFO, prednosť dostane tovar s kratšou zostávajúcou dobou použiteľnosti.

Pri tovare bez významného obmedzenia trvanlivosti môže byť FIFO úplne postačujúce. Pri čerstvých potravinách, nápojoch, surovinách alebo inom sortimente s dátumom spotreby však môže nesprávne nastavená rotácia viesť k zbytočným odpisom, reklamáciám alebo k expedícii zásob, ktoré zákazník už nechce prevziať.

Rozdiel medzi FIFO a FEFO je rozhodnutie, ktoré ovplyvňuje kvalitu zásob, skladové straty aj schopnosť dodávať objednávky podľa požiadaviek odberateľov.

Čo znamená FIFO

FIFO je skratka z anglického First In, First Out. Prvé dnu, prvé von. Princíp je jednoduchý: zásoba, ktorá bola do skladu prijatá najskôr, by sa mala ako prvá aj vyskladniť.

Ak sklad prijme:

• v pondelok 100 kartónov,
• v stredu ďalších 100 kartónov,
• v piatok ďalších 100 kartónov,

pri FIFO sa najskôr spotrebuje pondelková zásoba. FIFO pomáha zabezpečiť prirodzenú rotáciu zásob a zabrániť tomu, aby staršie položky zostávali dlhodobo zabudnuté v sklade.

Kedy je FIFO vhodné

FIFO dáva zmysel najmä pri sortimente, kde dátum príjmu približne zodpovedá poradiu, v akom by sa mal tovar spotrebovať alebo expedovať. Typicky môže ísť o:

• obalové materiály,
• trvanlivý sortiment,
• nápoje alebo výrobky s dlhou a relatívne homogénnou trvanlivosťou,
• komponenty bez významnej exspirácie,
• zásoby, pri ktorých sa šarže prijímajú v chronologickom poradí výroby.

Ani pri týchto prípadoch však FIFO nemusí byť univerzálnym pravidlom. Ak novšie prijatá zásoba exspiruje skôr než staršia, mechanické dodržiavanie FIFO môže viesť k nesprávnemu rozhodnutiu. A práve tu nastupuje FEFO.

Čo znamená FEFO

FEFO znamená First Expired, First Out. Ako prvá sa vyskladňuje zásoba, ktorá má najbližší dátum exspirácie alebo konca použiteľnosti. Dátum príjmu prestáva byť hlavným rozhodovacím kritériom. Ak sú v sklade dve šarže rovnakého výrobku:

Šarža	Príjem	Exspirácia
A	2. marec	28. marec
B	5. marec	20. marec

Pri FIFO sa ako prvá vyberie šarža A, pretože prišla skôr. Pri FEFO dostane prednosť šarža B, pretože jej zostáva menej času do exspirácie. Pre logistiku čerstvých potravín je práve tento rozdiel zásadný.

FIFO alebo FEFO? Rozhoduje charakter zásob

Ani jedna stratégia nie je automaticky „lepšia“. Správna voľba závisí od sortimentu a podmienok prevádzky.

Situácia	Vhodnejší princíp
Tovar bez exspirácie	FIFO
Rovnaká trvanlivosť všetkých šarží	FIFO
Rôzne dátumy exspirácie	FEFO
Čerstvé a rýchlo sa kaziace potraviny	FEFO
Zákazníci vyžadujú minimálnu zostávajúcu trvanlivosť	FEFO

 

V jednom sklade pritom nemusia všetky položky používať rovnaké pravidlo. Distribútor potravín môže napríklad pre obalový materiál používať FIFO, pre trvanlivé výrobky FEFO s miernejšími pravidlami a pre čerstvý sortiment FEFO kombinované s ďalšími obmedzeniami.

Súčasné riadenie skladu preto nie je o výbere jedného pravidla pre celú prevádzku. Ide o schopnosť nastaviť správnu stratégiu pre konkrétnu skupinu produktov, šaržu, zákazníka alebo objednávku.

Prečo je FEFO pri potravinách zložitejšie, než sa zdá

Na papieri vyzerá FEFO jednoducho: Vyberte zásobu, ktorá exspiruje ako prvá. V reálnej prevádzke však sklad často nemôže rozhodovať iba podľa jedného dátumu. Distribučný sklad môže zásobovať:

• maloobchodné reťazce,
• menšie predajne,
• gastroprevádzky,
• veľkoobchodných odberateľov,
• vlastnú sieť predajní.

Každý odberateľ preto môže mať iné požiadavky na zostávajúcu dobu trvanlivosti pri dodaní. Šarža s najbližšou exspiráciou tak môže byť vhodná pre lokálneho zákazníka s dodaním nasledujúci deň, ale už nemusí spĺňať požiadavky reťazca, ktorý vyžaduje pri príjme dlhšiu minimálnu zostávajúcu trvanlivosť.

Správne pravidlo preto môže v praxi vyzerať napríklad takto: Z dostupných zásob vyber šaržu s najbližšou exspiráciou, ktorá zároveň spĺňa minimálnu požadovanú zostávajúcu trvanlivosť konkrétneho zákazníka. A to už nie je jednoduché radenie zásob podľa dátumu.

Čo všetko môže ovplyvniť rozhodnutie o vyskladnení

Pri potravinách a nápojoch môže systém pri výbere zásoby zohľadňovať viacero parametrov súčasne:

• dátum exspirácie,
• dátum výroby,
• šaržu,
• dátum príjmu,
• kvalitatívny stav,
• skladovaciu zónu,
• teplotný režim,
• minimálnu zostávajúcu trvanlivosť,
• požiadavky zákazníka,
• typ objednávky,
• obchodnú prioritu,
• dostupnosť celej objednávky.

Výsledná stratégia vyskladňovania sa teda môže líšiť nielen medzi produktami, ale aj medzi dvoma objednávkami toho istého výrobku.

Prečo účtovná rotácia zásob nestačí

ERP alebo účtovný systém môže správne evidovať, že firma má na sklade napríklad 2 400 kusov výrobku. Z pohľadu fyzického skladu je však potrebné vedieť omnoho viac:

• V ktorých lokáciách sa jednotlivé kusy nachádzajú?
• Z ktorých šarží pochádzajú?
• Aké majú dátumy exspirácie?
• Ktoré zásoby sú blokované?
• Ktoré sú už rezervované pre objednávku?
• Ktoré spĺňajú požiadavky konkrétneho zákazníka?
• Ktorú manipulačnú jednotku má skladník fyzicky vyzdvihnúť?

Účtovná evidencia odpovedá najmä na otázku koľko zásob máme. Riadenie skladu musí odpovedať aj na otázku ktoré konkrétne zásoby máme použiť teraz. Práve preto samotná správnosť stavu zásob v ERP ešte nezaručuje správnu rotáciu zásob vo fyzickom sklade.

Ak firma rieši, či jej pri rastúcich procesoch stále postačuje základná evidencia alebo už potrebuje samostatné riadenie skladových operácií, prirodzeným ďalším krokom je aj téma ako vybrať správny WMS systém.

FIFO zapísané v smernici ešte neznamená FIFO v sklade

Firma môže mať pravidlo „vyskladňujeme podľa FIFO“ uvedené v pracovnom postupe. Otázkou však zostáva, či sa toto pravidlo dodržiava pri každej fyzickej manipulácii. Ak skladník vyberá zásobu podľa vlastnej skúsenosti alebo podľa toho, ktorá paleta je najbližšie, výsledkom môže byť úplne iná rotácia.

Problém vzniká najmä vtedy, keď:

• rovnaký výrobok leží na viacerých pozíciách,
• sklad má rezervné a vychystávacie zóny,
• nové palety sú fyzicky dostupnejšie než staršie,
• časť zásob sa nachádza v dočasných lokáciách,
• expedícia pracuje pod časovým tlakom,
• skladník nevidí dátum exspirácie všetkých dostupných šarží.

V manuálne riadenom sklade teda FIFO alebo FEFO často funguje ako odporúčanie. V riadenom sklade sa môže stať systémovým pravidlom.

Ako WMS mení FIFO a FEFO na vykonateľné pravidlo

WMS pozná identitu zásoby, jej lokáciu a parametre potrebné na rozhodnutie o vyskladnení. Pri prijatí tovaru sa môžu evidovať napríklad:

• produkt,
• množstvo,
• šarža,
• dátum výroby,
• exspirácia,
• logistická jednotka,
• kvalitatívny stav.

Keď následne príde objednávka, systém nepošle skladníkovi iba informáciu: Vychystajte 20 kartónov produktu X. Môže mu určiť konkrétnu zásobu a lokáciu, ktoré zodpovedajú nastavenej stratégii. Skladník dostane pokyn napríklad na: 20 kartónov zo šarže B z pozície C-04-02. Naskenovaním pozície a manipulačnej jednotky systém zároveň overí, či pracovník vybral správnu zásobu.

Práve takto funguje aj EMANS WMS, ktorý umožňuje riadiť zásoby, alokácie, skladové pohyby, vychystávanie a expedíciu podľa definovaných stratégií vrátane FIFO a FEFO.

WMS tak premieňa pravidlo z interného predpisu na konkrétne rozhodnutie vykonávané pri každej skladovej operácii.

WMS nemusí používať rovnakú stratégiu pre všetko

V potravinárskej prevádzke môže byť vhodné nastaviť pravidlá na viacerých úrovniach. Napríklad:

Čerstvé mliečne výrobky
FEFO + minimálna zostávajúca trvanlivosť podľa zákazníka.

Trvanlivé nápoje
FEFO alebo FIFO podľa typu výrobku a obchodných pravidiel.

Obalový materiál
FIFO.

Výrobná surovina
FEFO + väzba na konkrétnu výrobnú dávku alebo kvalitatívny stav.

Blokovaná šarža
Nesmie byť alokovaná bez ohľadu na dátum príjmu či exspirácie.

Práve možnosť kombinovať pravidlá je rozdiel medzi jednoduchou evidenciou a reálnym riadením zásob.

Čo ak najstaršia šarža nie je na najlepšom mieste?

Tu vzniká ďalší praktický konflikt. FEFO môže prikazovať vychystať konkrétnu staršiu šaržu. Z pohľadu produktivity skladu sa však môže nachádzať:

• na vzdialenejšej pozícii,
• v rezervnom sklade,
• za inou manipulačnou jednotkou,
• v zóne, kde práve pracuje iný operátor.

Naopak, mladšia zásoba môže byť priamo vo vychystávacej pozícii. Ak sklad vždy uprednostní najkratšiu trasu, môže porušiť rotáciu zásob. Ak vždy striktne ignoruje prevádzkovú efektivitu, môže zbytočne predlžovať vychystávanie. Pokročilé riadenie skladu preto pracuje s prioritami. Pri čerstvom tovare môže byť exspirácia nadradená vzdialenosti. Pri tovare s dlhou trvanlivosťou môže systém pripustiť väčšiu flexibilitu.

Aj preto sa súčasné WMS posúvajú od pasívnej evidencie k aktívnemu riadeniu práce skladu. Tento posun patrí medzi širšie zmeny v trendoch v logistike ovplyvňujúcich efektivitu skladov a dodávateľských reťazcov.

FEFO začína už pri príjme a naskladnení

Správne vyskladnenie sa nedá oddeliť od ostatných skladových procesov. Ak sa pri príjme nezaeviduje správna šarža alebo exspirácia, FEFO nemá z čoho rozhodovať. Ak sa zásoba odloží na nesprávnu lokáciu bez potvrdenia, systém ju síce môže vybrať, no pracovník ju fyzicky nenájde.

Ak sa staršia zásoba nachádza v nevhodnej pozícii, môže byť potrebné ju presunúť skôr, než začne brzdiť expedíciu. Riadená rotácia preto zahŕňa celý tok:

1. príjem,
2. identifikáciu šarže,
3. kontrolu dátumu,
4. naskladnenie,
5. rezerváciu zásoby,
6. dopĺňanie vychystávacích pozícií,
7. vychystávanie,
8. kontrolu,
9. expedíciu.

WMS spája tieto kroky tak, aby pravidlo rotácie neexistovalo iba na konci procesu.

Pri čerstvých potravinách rozhoduje čas

Čím kratšia je použiteľnosť výrobku, tým menší priestor má sklad na chybu. Pri pomaly obrátkovom trvanlivom sortimente môže nesprávne otočenie dvoch šarží zostať dlho bez viditeľného následku.

Avšak pri čerstvom ovocí, zelenine, mliečnych výrobkoch, mäse, pekárenských produktoch alebo inom rýchloobrátkovom sortimente môže niekoľkohodinové alebo jednodňové oneskorenie znamenať rozdiel medzi:

• predajnou zásobou,
• zásobou s obmedzenými možnosťami expedície,
• a odpisom.

Potravinová logistika preto potrebuje kombinovať rýchlosť, presnosť a kvalitu zásob. Dobrým príkladom je riadenie potravinovej logistiky a chladiaceho reťazca v spoločnosti HORTIM, kde WMS systém podporuje naskladňovanie a vychystávanie čerstvého ovocia a zeleniny v reálnom čase a koordinuje rozdielne skladové procesy medzi viacerými zónami. Pri podobných prevádzkach je rotácia zásob súčasťou širšieho riadenia toku tovaru, skladovacích podmienok a aktuálnych obchodných priorít.

FEFO pomáha znižovať odpisy, ale samo osebe ich nevyrieši

Aj dokonale dodržiavané FEFO môže mať problém, ak firma drží nesprávne množstvo zásob. Predstavte si, že sklad má 20 paliet výrobku, ktorého priemerný odbyt zodpovedá iba desiatim paletám do konca jeho použiteľnosti. WMS môže vyberať zásoby v správnom poradí, ale matematiku nezmení.

Preto treba FEFO kombinovať s ďalšími informáciami:

• aktuálnou zásobou,
• obrátkovosťou,
• prichádzajúcimi objednávkami,
• plánovaným príjmom,
• zostávajúcou trvanlivosťou,
• predajnými prioritami.

Pokročilé riadenie zásob umožňuje identifikovať zásoby, ktoré sa blížia ku kritickému bodu, ešte pred tým, než sa stanú nepredajnými. Firma potom môže reagovať napríklad:

• zmenou alokácie,
• presunom medzi pobočkami,
• prioritným vyskladnením vhodným zákazníkom,
• zmenou nákupného alebo výrobného plánu.

FEFO je teda dôležité pravidlo. Najväčší efekt však prináša ako súčasť širšieho riadenia zásob.

Čo pri reklamácii alebo stiahnutí šarže

Potravinárska logistika potrebuje vedieť nielen to, čo sa má expedovať, ale aj čo už expedované bolo. Ak firma identifikuje problém konkrétnej šarže, potrebuje rýchlo zistiť:

• koľko zásoby zostáva v sklade,
• na ktorých pozíciách sa nachádza,
• či je súčasťou rozpracovaných objednávok,
• komu už bola expedovaná.

Šaržová evidencia vo WMS vytvára digitálnu stopu jednotlivých pohybov a pomáha izolovať konkrétne zásoby bez toho, aby firma musela preventívne blokovať celý sortiment.

Dosledovateľnosť preto nie je oddelená funkcionalita od FIFO a FEFO. Obe vychádzajú z rovnakého predpokladu. Systém musí vedieť jednoznačne identifikovať konkrétnu zásobu a jej stav.

Kedy už nestačí Excel, ERP alebo skúsenosť skladníka

Pri menšej prevádzke môže pracovník poznať jednotlivé zásoby a šarže takmer naspamäť. S rastúcim objemom sa však počet rozhodnutí násobí. Každý deň môže sklad riešiť:

• stovky produktov,
• viacero šarží jedného SKU,
• nové príjmy,
• rôzne exspirácie,
• desiatky zákazníckych požiadaviek,
• rezervácie,
• blokované zásoby,
• niekoľko skladových zón.

V takom prostredí už nie je realistické očakávať, že človek pri každom vychystaní manuálne porovná všetky možné kombinácie. Typické varovné signály sú:

• staršie šarže pravidelne zostávajú v sklade,
• exspirácie sa kontrolujú manuálne,
• pracovníci si vyberajú zásobu podľa dostupnosti,
• požiadavky zákazníkov na trvanlivosť sa kontrolujú až pri expedícii,
• pri reklamácii trvá dlho dohľadať pohyb šarže,
• systémový stav a fyzická realita sa rozchádzajú.

Ak sa podobné problémy opakujú, firma už nepotrebuje iba lepšiu evidenciu. Potrebuje riadenie fyzických skladových procesov. V tejto fáze je vhodné začať procesnou analýzou a až následne porovnávať konkrétne funkcionality a dodávateľov. Praktické kritériá nájdete aj v článku Ako vybrať správny WMS systém a nezblázniť sa.

Päť otázok, podľa ktorých nastavíte správnu rotáciu zásob

Pred zavedením FIFO alebo FEFO do WMS si nestačí vybrať názov stratégie. Potrebujete definovať konkrétne obchodné pravidlá.

1. Má produkt obmedzenú použiteľnosť?

Ak áno, dátum exspirácie by mal byť jedným z hlavných parametrov pri alokácii zásob.

2. Majú všetci zákazníci rovnaké požiadavky?

Ak nie, systém musí vedieť zohľadniť minimálnu akceptovanú zostávajúcu trvanlivosť podľa odberateľa alebo segmentu.

3. Môžu sa jednotlivé šarže kvalitatívne líšiť?

Zásoba môže byť uvoľnená, blokovaná, v kontrole kvality alebo určená iba pre konkrétne použitie.

4. Ktoré kritérium má prednosť?

Čo je dôležitejšie: exspirácia, zákaznícky termín, vzdialenosť, celá paleta alebo obchodná priorita? Bez jasného poradia pravidiel môže vzniknúť konflikt.

5. Čo sa stane pri výnimke?

WMS musí vedieť reagovať aj vtedy, keď ideálna zásoba nie je dostupná. Má vybrať ďalšiu vhodnú šaržu? Má vyžadovať schválenie? Má objednávku pozastaviť? Práve riešenie výnimiek odlišuje teoretickú skladovú stratégiu od prevádzkovo použiteľného procesu.

FIFO a FEFO nie sú cieľom. Cieľom je správna zásoba pre správnu objednávku

Diskusia o FIFO a FEFO sa môže ľahko zmeniť na otázku: Ktorý princíp je lepší?

V reálnej logistike však ide o inú otázku: Ako zabezpečiť, aby sa pre každú objednávku vybrala zásoba, ktorá spĺňa požiadavky na kvalitu a zároveň minimalizuje riziko budúcich strát?

Niekedy bude odpoveďou FIFO. Pri čerstvých potravinách často FEFO.

A v zložitom distribučnom centre to môže byť parametrizovaná kombinácia FEFO, zákazníckych pravidiel, obchodných priorít a skladových obmedzení. Súčasný WMS umožňuje tieto pravidlá previesť z dokumentácie priamo do každodenného rozhodovania skladu.

Pracovník tak nemusí pri každom pohybe rozhodovať, ktorú šaržu vybrať. Systém ho naviguje k zásobe, ktorá zodpovedá aktuálnej stratégii, a zároveň kontroluje správnosť vykonania.

Zistite, ako nastaviť pravidlá vyskladňovania pre váš sortiment

Pri sklade s rôznymi šaržami a dátumami exspirácie často nestačí zaviesť jedno univerzálne pravidlo FIFO alebo FEFO. Správna stratégia závisí od:

• charakteru sortimentu,
• obrátkovosti zásob,
• zákazníckych požiadaviek,
• skladovacích podmienok,
• spôsobu vychystávania,
• výrobných a distribučných procesov.

EMANS WMS umožňuje riadiť zásoby, ich alokáciu, vychystávanie a expedíciu podľa definovaných skladových a obchodných pravidiel vrátane FIFO a FEFO.

Najčastejšie otázky