Ako efektívne onboardovať nového zamestnanca

Ak nový zamestnanec čaká na pracovnú zmluvu, nevie, čo ho v prvý deň čaká, alebo po príchode nemá pripravené prístupy a pracovné vybavenie, problém zvyčajne nie je v jednom človeku. Najčastejšie ide o nedostatočne koordinovaný proces medzi HR, nadriadeným, IT, mzdovým oddelením a ďalšími účastníkmi.

Efektívny onboarding zamestnancov preto spája dve roviny:

• ľudskú, ktorá pomáha novému kolegovi cítiť sa prijato a pochopiť svoju úlohu,
• procesnú, ktorá zabezpečuje správne dokumenty, úlohy, zodpovednosti a termíny.

Ako nastaviť onboarding tak, aby nezaťažoval kandidáta ani HR zbytočnou administratívou?

Čo je onboarding zamestnanca

Onboarding je systematický proces začlenenia nového zamestnanca do firmy. Začína sa ešte pred prvým pracovným dňom a spravidla pokračuje počas celého skúšobného obdobia.

Nezahŕňa iba podpis pracovnej zmluvy a úvodné školenia. Jeho súčasťou je aj:

• komunikácia s kandidátom pred nástupom,
• príprava personálnej dokumentácie,
• zabezpečenie pracovného miesta a prístupov,
• predstavenie tímu a firemných pravidiel,
• vysvetlenie pracovnej pozície a očakávaní,
• odborné zaškolenie,
• pravidelná spätná väzba,
• vyhodnotenie adaptácie.

Onboarding by sa preto nemal vnímať ako jednorazová udalosť. Je to séria na seba nadväzujúcich krokov, ktoré majú nového zamestnanca postupne doviesť k samostatnosti.

Čím sa efektívny onboarding odlišuje od neštruktúrovaného nástupu

Tabuľka 1: Improvizovaný a riadený onboarding

Oblasť	Improvizovaný onboarding	Efektívny onboarding	Prínos
Komunikácia pred nástupom	Kandidát dostáva informácie postupne a na poslednú chvíľu	Vopred pozná termíny, kontaktnú osobu a ďalšie kroky	Menej neistoty a doplňujúcich otázok
Pracovné dokumenty	Posielajú sa ako prílohy, tlačia, skenujú a manuálne kontrolujú	Prechádzajú definovaným schvaľovacím a podpisovým procesom	Lepší prehľad a menej oneskorení
Zodpovednosti	Nie je jasné, kto má úlohu splniť	Každá úloha má vlastníka a termín	Menej prestojov a urgencií
Prvý deň	Vybavenie a prístupy sa riešia po príchode	Technické aj organizačné podmienky sú pripravené vopred	Profesionálnejší prvý dojem
Zaškolenie	Zamestnanec dostane veľa informácií naraz	Obsah je rozdelený podľa jednotlivých fáz adaptácie	Lepšie porozumenie a zapamätanie
Spätná väzba	Prichádza až na konci skúšobného obdobia	Kontrolné rozhovory prebiehajú pravidelne	Problémy sa riešia skôr
Vyhodnocovanie	Proces sa posudzuje pocitovo	HR sleduje termíny, chybovosť a skúsenosť zamestnanca	Možnosť priebežného zlepšovania

 

Onboarding sa začína ešte pred nástupom

Obdobie medzi prijatím ponuky a prvým pracovným dňom môže trvať niekoľko týždňov. Kandidát by počas neho nemal zostať bez informácií. Táto fáza, označovaná aj ako preboarding, by mala zahŕňať najmä:

• potvrdenie dohodnutých podmienok,
• prípravu a podpis pracovnej dokumentácie,
• získanie potrebných osobných údajov,
• zaslanie organizačných pokynov,
• informovanie budúceho nadriadeného a tímu,
• prípravu pracovného miesta, techniky a prístupov.

Ak sa zmluvy posielajú medzi viacerými schvaľovateľmi e-mailom, ľahko vzniknú rôzne verzie toho istého dokumentu. HR zároveň nemusí vedieť, či dokument čaká na schválenie, podpis kandidáta alebo podpis oprávnenej osoby.

Rovnaký princíp ako pri zákazníckom onboardingu platí aj v HR: človek by mal vždy vedieť, v akej fáze sa nachádza a čo bude nasledovať. Viac o organizácii digitálneho onboardingového procesu približuje článok Zákaznícky onboarding v digitálnom veku.

Ako rozdeliť onboarding do zvládnuteľných fáz

Nie všetky informácie musí nový zamestnanec dostať počas prvého dňa. Efektívnejšie je rozdeliť proces podľa toho, čo potrebuje vedieť a zvládnuť v konkrétnom období.

Tabuľka 2: Odporúčaný harmonogram onboardingu

Fáza	Hlavný cieľ	Kľúčové aktivity	Zodpovednosť
Po prijatí ponuky	Potvrdiť podmienky a pripraviť dokumenty	Schválenie ponuky, vytvorenie a podpis zmluvy, doplnenie údajov	HR, nábor, nadriadený
Pred nástupom	Pripraviť pracovné podmienky	Technika, účty, prístupy, pracovné miesto, harmonogram	HR, IT, nadriadený
Prvý deň	Zabezpečiť orientáciu a pozitívny začiatok	Privítanie, predstavenie tímu, odovzdanie vybavenia, vysvetlenie programu	Nadriadený, HR, buddy
Prvý týždeň	Vysvetliť základné procesy a nástroje	Školenia, prvé úlohy, kľúčové stretnutia	Nadriadený, buddy, odborní garanti
Prvých 30 dní	Overiť porozumenie pozícii	Priebežná spätná väzba, prvé samostatné výstupy	Nadriadený
30 až 90 dní	Rozvíjať samostatnosť a vyhodnotiť adaptáciu	Zapojenie do projektov, hodnotenie cieľov a skúšobného obdobia	Nadriadený, HR

Sedem zásad efektívneho onboardingu

1. Vytvorte jednotný základ procesu

Onboarding by nemal závisieť iba od skúseností konkrétneho recruitera. Firma potrebuje štandardný postup, ktorý určuje povinné dokumenty, úlohy, zodpovednosti a termíny. Spoločný základ možno následne prispôsobiť podľa:

• pracovnej pozície,
• oddelenia,
• lokality,
• seniority,
• typu pracovného vzťahu,
• požiadaviek klienta personálnej agentúry.

2. Priraďte každému kroku vlastníka

Formulácia „IT pripraví notebook“ nestačí. Úloha by mala byť priradená konkrétnej osobe a mala by mať jasný termín. HR koordinuje proces, ale nemá samo zabezpečovať všetky jeho časti. Nadriadený zodpovedá za pracovné očakávania, IT za technické prostredie, mzdové oddelenie za spracovanie relevantných údajov a mentor za praktickú podporu počas prvých dní.

3. Zjednodušte prácu s dokumentmi

Pracovná zmluva je len jedným z dokumentov, ktoré môžu byť súčasťou nástupu. HR môže spracovávať aj dodatky, platové dekréty, interné vyhlásenia, odovzdávacie protokoly alebo potvrdenia o školeniach.

Tabuľka 3: Kde vzniká pri personálnych dokumentoch zbytočná administratíva

Situácia	Typický problém	Efektívnejší postup
Príprava pracovnej zmluvy	Ručné prepisovanie údajov z náborového systému	Vytvorenie dokumentu z overených dát
Interné schvaľovanie	Dokument sa posiela medzi viacerými ľuďmi e-mailom	Definované poradie schvaľovateľov
Podpis kandidáta	Potreba tlače, skenovania alebo návštevy pobočky	Elektronické podpísanie na diaľku
Kontrola stavu	HR manuálne zisťuje, kto ešte nepodpísal	Centrálne sledovanie stavu a automatické upozornenia
Zmeny dokumentu	V obehu zostávajú viaceré verzie	Riadenie verzií a práca s jedným platným dokumentom
Archivácia	Súbory sú rozptýlené v e-mailoch a priečinkoch	Centrálne uloženie s dohľadateľnou históriou
Spracovanie pri agentúrnom nábore	Dokument putuje medzi kandidátom, agentúrou a klientom	Viacstranný workflow s určeným poradím krokov

Digitalizovaný proces môže prepájať vytvorenie dokumentu, interné schválenie, podpis, notifikácie a archiváciu. Nejde teda len o elektronický podpis, ale o celý tok dokumentu od jeho vzniku až po uloženie. K širšej problematike dokumentových procesov sa viaže článok Ako skrotiť chaos vo firemných dokumentoch. Najčastejšie príčiny oneskorení rozoberá aj článok Dokumenty sa nehýbu? Ako odstrániť úzke miesta v toku dokumentov.

4. Nežiadajte rovnaké údaje opakovane

Kandidát často poskytne základné údaje už počas výberového konania. Ak ich musí následne opakovane zadávať do ďalších formulárov, zhoršuje sa jeho skúsenosť a rastie riziko chýb. Údaje by mali medzi náborovým, personálnym a dokumentovým systémom prechádzať kontrolovaným spôsobom. Predvyplnené formuláre a integrácie zároveň znižujú objem manuálneho prepisovania na strane HR.

5. Pripravte prvý deň vopred

Nový zamestnanec by po príchode nemal čakať na počítač, e-mailové konto alebo vstupnú kartu. Pred nástupom treba overiť najmä:

• pripravenosť pracovného miesta,
• funkčnosť techniky a prístupov,
• program prvého dňa,
• dostupnosť nadriadeného,
• pridelenie mentora alebo buddyho,
• termíny povinných školení.

6. Stanovte očakávania na 30, 60 a 90 dní

Nový človek potrebuje vedieť, čo sa od neho očakáva v jednotlivých etapách. Plán môže obsahovať procesy, ktoré si má osvojiť, ľudí, s ktorými sa má stretnúť, prvé úlohy a očakávané výsledky. Ciele musia zodpovedať fáze adaptácie. Počas prvých týždňov je dôležité hodnotiť nielen výkon, ale aj porozumenie procesom, spoluprácu a schopnosť pracovať so spätnou väzbou.

7. Získavajte spätnú väzbu priebežne

Kontrolný rozhovor by mal prebehnúť po prvom týždni, po prvom mesiaci a pred ukončením skúšobného obdobia. Firma by nemala hodnotiť iba zamestnanca. Mala by zisťovať aj:

• ktoré informácie mu chýbali,
• kde musel zbytočne čakať,
• či vedel, na koho sa obrátiť,
• ktoré školenia boli užitočné,
• čo by zlepšilo nástup ďalších kolegov.

Stručný checklist: Potrebuje vaša firma zefektívniť onboarding?

Otázka	ÁNO / NIE
Čakajú kandidáti po prijatí ponuky neprimerane dlho na pracovnú zmluvu?	ÁNO / NIE
Posielajú sa personálne dokumenty medzi HR, manažérmi a kandidátmi e-mailom?	ÁNO / NIE
Musí HR manuálne zisťovať, kto dokument schválil alebo podpísal?	ÁNO / NIE
Zadávajú kandidáti alebo zamestnanci rovnaké údaje do viacerých formulárov či systémov?	ÁNO / NIE
Stáva sa, že zamestnanec nemá v deň nástupu pripravenú techniku alebo systémové prístupy?	ÁNO / NIE
Nie je pri onboardingových úlohách vždy jasná zodpovedná osoba a termín?	ÁNO / NIE
Používajú sa pri rôznych nástupoch odlišné alebo neaktuálne verzie dokumentov a checklistov?	ÁNO / NIE
Chýbajú HR údaje o tom, ktoré kroky spôsobujú najviac oneskorení?	ÁNO / NIE

Vyhodnotenie

Počet odpovedí ÁNO	Čo zvážiť
0–2	Proces je pravdepodobne zvládnuteľný. Zmysel môže mať spresnenie zodpovedností a pravidelná aktualizácia checklistov.
3–5	Má význam zmapovať najproblematickejšie kroky a preveriť automatizáciu dokumentov, notifikácií alebo odovzdávania údajov.
6 a viac	Onboarding pravdepodobne obsahuje systémové úzke miesta. Ďalším krokom by mala byť analýza procesu, rolí, dátových tokov a používaných nástrojov.

Checklist slúži ako orientačná pomôcka. Sám osebe neurčuje, či firma potrebuje nový systém, integráciu existujúcich aplikácií alebo iba úpravu interného procesu.

Ako merať, či onboarding funguje

Úspech onboardingu nemožno posudzovať iba podľa toho, či zamestnanec podpísal všetky dokumenty. HR môže sledovať napríklad:

• čas od prijatia ponuky po podpis zmluvy,
• podiel dokumentov dokončených pred nástupom,
• počet chybných alebo vrátených dokumentov,
• podiel úloh splnených v termíne,
• počet manuálnych urgencií,
• čas potrebný na dosiahnutie samostatnosti,
• spokojnosť nových zamestnancov,
• odchody počas skúšobného obdobia,
• administratívny čas HR na jeden nástup.

Pri personálnych agentúrach možno doplniť aj čas schvaľovania dokumentov klientom, počet súbežne spracovaných nástupov alebo podiel prípadov oneskorených pre chýbajúce podpisy. Digitalizácii personálnych procesov, právnym súvislostiam a možnostiam bezpapierového spracovania sa podrobnejšie venuje článok HR bez papierovania: Zrýchlite personálne procesy a nastavte ich právne bezpečne.

Efektívny onboarding potrebuje technológiu aj ľudský prístup

Technológia nenahradí osobné privítanie, kvalitného nadriadeného ani ochotu kolegov pomôcť. Dokáže však odstrániť administratívne prekážky, ktoré odčerpávajú čas HR a zhoršujú skúsenosť kandidáta.

Riadené schvaľovanie dokumentov, elektronické podpisovanie, automatické notifikácie, integrácia s personálnymi systémami a dohľadateľná archivácia môžu vytvoriť spoľahlivý procesný základ. Takýto princíp využívajú aj platformy určené na digitalizáciu podpisových a dokumentových workflowov v HR.

Výsledkom nemá byť „viac technológie“, ale jednoduchší nástup:

• kandidát vie, čo sa bude diať,
• HR vidí stav procesu,
• manažéri poznajú svoje úlohy,
• dokumenty sa nestrácajú,
• nový zamestnanec sa môže sústrediť na ľudí a prácu namiesto administratívy.

Práve spojenie pripraveného procesu a osobnej podpory rozhoduje o tom, či sa onboarding stane formalitou, alebo kvalitným začiatkom pracovného vzťahu.

Zistite, kde sa váš onboarding zbytočne spomaľuje

Ak pri nástupe zamestnancov vznikajú oneskorenia pri schvaľovaní dokumentov, opakovanom zadávaní údajov alebo koordinácii medzi HR, manažérmi a kandidátmi, prvým krokom nemusí byť okamžitá výmena systémov.

Najskôr má zmysel zmapovať súčasný proces, identifikovať úzke miesta a posúdiť, ktoré kroky možno zjednodušiť, prepojiť alebo automatizovať. Pozrite si, ako možno digitalizovať podpisovanie a spracovanie personálnych dokumentov v HR a recruitment procesoch: