Správci, ochraňte online komunikaci se svými klienty šifrováním!

V době, kdy většina lidí využívá ke komunikaci možnosti, které jim přináší počítač či smartphone s mobilním internetem, je na místě otázka, kterou si dříve či později položí asi každý uživatel. A tentokrát nejde o to, zda se to dá levněji, ale o to „Do jaké míry je moje komunikace bezpečná?“  

Jste správce nebo správcovské družstvo? Ochraňte data vašich klientů šifrováním

Správci, kteří spravují tisíce, ba až desetitisíce bytů, si otázku bezpečnosti kladou čím dál tím častěji. Do popředí se dostávají technologické možnosti, které zjednodušují zasílání online zásilek rychle, jednoduše a hlavně bezpečně. Vlastníci nemovitostí určitě nemají zájem, aby se jejich dokumentace, která často obsahuje citlivá data, dostala do nepovolaných rukou.

Šifrování komunikace a samotných dokumentů se tak stává ideálním dokonce nevyhnutelným způsobem ochrany dat pro správce bytových a nebytových prostor. Jde například o zasílání zásilek, vyúčtování, předpisy, faktury, nedoplatky apod.

Jednoduché a bezpečné řešení pro správce prostor

Informační systém DOMUS, který spravuje už víc než 750 000 bytů v Čechách a na Slovensku, poskytuje jednoduše aplikovatelnou možnost šifrování dokumentů s cílem ochránit data svých klientů před neautorizovaným přístupem. Tato technologie chrání mnoho informací bez toho, aby si to příjemce uvědomoval.

Šifrování PDF dokumentů

DOMUS má v sobě zabudovanou funkčnost, která umožňuje chránit citlivé údaje klienta obsažené v PDF dokumentech díky jejich zašifrování heslem, použitím symetrického šifrování s využitím šifrovacího algoritmu RC4 s délkou klíče 128 bitů. Pro nastavení této funkčnosti se vyžaduje několik nastavení, která v sobě zahrnují například souhlas vlastníka s emailovým zasíláním zásilek a také souhlas se samotným zašifrováním dokumentu. 

Samotný uživatel bytu má na výběr z vícero možností, jak chránit svoje data odesílaná ve formě PDF z informačního systému. Může si zvolit vlastní heslo nebo si nové heslo nechá vygenerovat přímo v systému. Samotné heslo je mu následně zasláno SMS službou přímo na jeho mobilní číslo. Zvolené heslo platí po celou dobu komunikace se správcem, dokud si ho uživatel nezmění. 

Šifrování dokumentů úspěšně nasazeno u správců

Pilotní nasazení této bezpečnostní novinky se úspěšně uskutečnilo / implementovalo i ve společnosti Stavební bytové družstvo v Púchově. Šifrování dokumentů bylo zrealizováno během nejhektičtějšího období správců – během realizace a zasílání ročních vyúčtování.

Ředitel Stavebního bytového družstva v Púchově, Pavol Hlušek, hovoří o pozitivním vlivu ochrany dat, která byla zasílána prostřednictvím online zásilek: „V květnu 2020 jsme realizovali zaslání vyúčtování, zprávy o činnosti správce a nového předpisu měsíčních úhrad pro naše klienty, ze kterých téměř 900 (více jak 27 %) bylo zaslaných prostřednictvím emailu, a to i navzdory krátké, jen dvoutýdenní době na podpis dohody o elektronickém doručování dokumentů.

Na základě souhlasu vlastníků jsme jim umožnili zašifrování dokumentů prostřednictvím hesla podle jejich preferencí. Všichni naši klienti uvítali tento nový bezpečnostní prvek a v budoucnosti plánujeme jeho použití na všechny typy online zásilek. Bezpečnost osobních dat našich klientů považujeme za prvořadou při profesionální správě nemovitostí."

Pro více informací o ochraně dat nebo správě nemovitostí nás neváhejte kontaktovat, rádi vám odpovíme na jakékoliv otázky.