Wie maßgeschneiderte Software einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen zu effizienterem Wachstum verhelfen kann.

Einfache Werkzeuge, die einem Unternehmen zu Beginn ausgereicht haben, sind einem höheren Arbeitsvolumen möglicherweise nicht mehr gewachsen. Bestellungen gehen per E-Mail ein, Daten werden in mehreren Tabellen erfasst und Informationen zwischen Vertrieb, Lager oder Rechnungsstellung werden von den Mitarbeitenden manuell übertragen. Das Problem sind weder Excel und E-Mail noch eine Standardanwendung an sich. Das Problem entsteht, wenn mit jeder weiteren Bestellung der Arbeitsaufwand wächst, den jemand manuell erledigen muss.

Maßgeschneiderte Software kann einem Unternehmen helfen, das Wachstum der Geschäftsleistung vom Wachstum des Verwaltungsaufwands zu entkoppeln. Sie automatisiert wiederkehrende Tätigkeiten, verknüpft Daten und unterstützt spezifische Prozesse, die Standardwerkzeuge nicht effizient abdecken können.

Wenn das Unternehmenswachstum mehr Arbeit als Wert schafft

Stellen wir uns ein Unternehmen mit zwanzig Mitarbeitenden vor.

Ein Vertriebsmitarbeiter erhält eine Bestellung per E-Mail und trägt sie in eine Tabelle ein. Die Buchhalterin überträgt die Daten in das Fakturierungssystem. Der Lagermitarbeiter aktualisiert die Bestände in einer eigenen Datei, und der Manager erstellt eine Übersicht, indem er mehrere Berichte zusammenführt.

Bei zehn Bestellungen pro Tag kann ein solcher Ablauf funktionieren. Bei fünfzig beginnt er bereits, Verzögerungen zu verursachen. Bei hundert Bestellungen benötigt das Unternehmen möglicherweise zusätzliche Mitarbeitende, nur damit sie Daten übertragen, prüfen und korrigieren.

Das Arbeitsvolumen wächst, der Prozess bleibt jedoch gleich.

Die Folgen sind häufig:

• mehr manuelle Verwaltung,
• höheres Fehlerrisiko,
• langsamere Bearbeitung von Anfragen,
• unterschiedliche Daten in den einzelnen Systemen,
• wachsende Abhängigkeit von bestimmten Mitarbeitenden,
• verspätete Berichte und Entscheidungen,
• höhere Betriebskosten.

Maßgeschneiderte Software ist sinnvoll, wenn sie hilft, diesen Zusammenhang zu verändern: Das Unternehmen kann ein höheres Arbeitsvolumen bewältigen, ohne die Zahl der manuellen Arbeitsschritte im gleichen Tempo erhöhen zu müssen.

Drei Bereiche, in denen maßgeschneiderte Software das Unternehmenswachstum unterstützen kann

Automatisiert wiederkehrende Prozesse

In vielen Unternehmen erledigen Mitarbeitende täglich Aufgaben, die klaren Regeln folgen:

• übertragen Daten aus Bestellungen,
• erstellen dieselben Arten von Dokumenten,
• prüfen, ob Pflichtfelder ausgefüllt sind,
• versenden Benachrichtigungen,
• erstellen regelmäßige Berichte,
• prüfen den Genehmigungsstatus,
• aktualisieren Informationen in mehreren Anwendungen.

Diese Aufgaben sind notwendig, schaffen aber häufig keinen direkten Mehrwert für den Kunden.

Maßgeschneiderte Software kann sicherstellen, dass eine Bestellung nur einmal erfasst und die Daten automatisch in die nachgelagerten Prozesse übertragen werden. Nach der Bestätigung der Lieferung kann eine Grundlage für die Rechnungsstellung erstellt, der Bestellstatus aktualisiert und der Kunde informiert werden. Die Mitarbeitenden müssen dadurch keine Zeit für das mechanische Übertragen von Daten aufwenden und können sich auf Vertrieb, fachliche Arbeit oder die Kommunikation mit Kunden konzentrieren.

2. Verknüpft Daten und schließt Informationslücken

Ein Unternehmen kann mehrere hochwertige Anwendungen nutzen und trotzdem Probleme mit der Verfügbarkeit von Informationen haben.

Der Vertrieb arbeitet im CRM, die Buchhaltung im Finanzsystem, das Lager in einer separaten Bestandsverwaltung und das Management in Tabellen. Jede Abteilung sieht einen Teil der Realität, aber niemand hat eine einheitliche, aktuelle Übersicht.

Maßgeschneiderte Software muss nicht all diese Werkzeuge ersetzen. Sie kann als Ebene fungieren, die:

• bestehende Systeme verbindet,
• Schlüsseldaten synchronisiert,
• eine einheitliche Übersicht erstellt,
• auf Unstimmigkeiten hinweist,
• Informationen entsprechend den Benutzerrollen zugänglich macht.

Das Unternehmen muss daher nicht alles von Grund auf neu aufbauen. Manchmal genügt es, die Lücken zwischen den bereits genutzten Systemen zu schließen. Ausführlichere Möglichkeiten zur Verknüpfung von Anwendungen erläutert der Artikel Was bedeutet die Integration von Software und Systemen eigentlich?.

3. Unterstützt Prozesse, durch die sich das Unternehmen abhebt

Standardsoftware ist für einen breiten Nutzerkreis konzipiert. Sie kann Standardprozesse effizient abdecken, muss jedoch nicht die Arbeitsweise unterstützen, die für ein bestimmtes Unternehmen einzigartig ist.

Dabei kann es sich beispielsweise handeln um:

• eine spezifische Art der Angebotserstellung,
• individuelle Genehmigungsregeln,
• die Produktkonfiguration nach Kundenanforderungen,
• ein eigenes Modell für die Auftragsplanung,
• nicht standardisierte Serviceprozesse,
• eine besondere Art der Kundenkommunikation,
• die Verknüpfung von Produktion, Lager und Vertrieb.

Ist ein solcher Prozess Teil des Wettbewerbsvorteils des Unternehmens, kann die ständige Anpassung an die Einschränkungen eines universellen Systems kontraproduktiv sein. Maßgeschneiderte Software ermöglicht es, den Prozess so zu unterstützen, wie er tatsächlich funktioniert, und ihn gleichzeitig schrittweise zu verbessern.

Vom betrieblichen Problem zum geschäftlichen Nutzen

Eine Softwareinvestition sollte nicht nach der Anzahl der Funktionen bewertet werden. Entscheidend ist, welches konkrete Problem die Lösung beseitigt und welches Ergebnis sie dem Unternehmen bringt.

Aktuelles Problem	Was maßgeschneiderte Software ermöglichen kann	Potenzieller geschäftlicher Nutzen
Dieselben Daten werden mehrfach eingegeben	Automatische Datenübertragung zwischen Prozessen	Weniger Fehler und Verwaltungsaufwand
Genehmigungen erfolgen per E-Mail	Elektronischer Workflow und Benachrichtigungen	Kürzere Bearbeitungszeit
Daten sind auf mehrere Anwendungen verteilt	Verknüpfung der Systeme und einheitliche Übersicht	Schnellere Entscheidungsfindung
Berichte werden manuell erstellt	Automatische Dashboards und Berichte	Aktuelle Informationen ohne langwierige Vorbereitung
Der Prozess hängt von einem einzigen Mitarbeiter ab	Zentrale Erfassung von Regeln und Verlauf	Bessere Vertretbarkeit
Steigende Auftragsvolumina erhöhen die Anzahl manueller Aufgaben.	Automatisierung wiederkehrender Schritte	Höhere Leistung ohne lineares Wachstum des Verwaltungsaufwands
Das Standardsystem deckt einen Schlüsselprozess nicht ab	An die Realität des Unternehmens angepasste Funktionalität	Bessere Unterstützung des Wettbewerbsvorteils
Der Kunde wartet lange auf Informationen	Automatische Aktualisierungen und Kundenportal	Schnellere und konsistentere Betreuung

Der konkrete Nutzen hängt stets von der Qualität des Konzepts, dem Umfang der Automatisierung und davon ab, ob die Lösung die tatsächliche Ursache des Problems beseitigt.

Maßgeschneiderte Software muss nicht bedeuten, alles zu ersetzen

Häufig wird angenommen, dass die Einführung maßgeschneiderter Software bedeutet, alle bestehenden Anwendungen durch ein einziges großes System zu ersetzen.

Ein solcher Ansatz ist jedoch häufig weder notwendig noch effizient.

Das Unternehmen kann mit einer kleineren Lösung beginnen, beispielsweise mit:

• der Automatisierung eines Verwaltungsprozesses,
• der Verknüpfung von Bestellungen und Rechnungsstellung,
• der Einrichtung eines internen Genehmigungsworkflows,
• einem Kunden- oder Mitarbeiterportal,
• einer gemeinsamen Reporting-Oberfläche,
• der Ergänzung eines Moduls zu einem bestehenden System,
• der Modernisierung eines kritischen Teils einer älteren Anwendung.

Das Ziel besteht nicht darin, ein möglichst umfangreiches System zu entwickeln. Ziel ist es, ein konkretes Wachstumshindernis zu beseitigen. Wie sich der Projektumfang unter Kontrolle halten lässt, erläutert ausführlicher der Artikel Wie sich unnötige Komplexität bei einem maßgeschneiderten Softwareprojekt vermeiden lässt.

Wann Standardsoftware ausreichen kann

Maßgeschneiderte Software ist nicht automatisch die beste Wahl.

Wenn ein Unternehmen Standardprozesse nutzt und ein bestehendes Produkt seine Anforderungen ohne weitreichende Kompromisse erfüllt, kann eine Standardlösung schneller und wirtschaftlicher sein.

Die Entscheidung zwischen einer Standardlösung und einer individualisierten Lösung hängt vor allem ab von:

• der Spezifität der Prozesse,
• der erforderlichen Flexibilität,
• den Integrationsmöglichkeiten,
• dem erwarteten Wachstum,
• der für die Einführung verfügbaren Zeit,
• den Gesamtkosten während der Nutzung.

Einen ausführlichen Vergleich beider Möglichkeiten finden Sie im Artikel Wann und warum individualisierte Software Standardlösungen vorzuziehen ist.

Ist maßgeschneiderte Software auch für ein kleines Unternehmen sinnvoll?

Über die Eignung einer Lösung entscheidet nicht nur die Zahl der Mitarbeitenden.

Auch ein kleineres Unternehmen kann über einen komplexen Prozess, eine große Zahl von Bestellungen oder ein spezifisches Geschäftsmodell verfügen. Umgekehrt kann ein größeres Unternehmen mit Standardprozessen effizient mit einem Standardsystem arbeiten.

Maßgeschneiderte Software kann relevant sein, wenn:

• die manuelle Arbeit schneller wächst als die Leistung des Unternehmens,
• wichtige Daten auf mehrere Systeme verteilt sind,
• bestehende Anwendungen nicht effizient miteinander verknüpft werden können,
• ein spezifischer Prozess Teil des Wettbewerbsvorteils ist,
• Mitarbeitende die Software regelmäßig umgehen müssen,
• technologische Einschränkungen die Einführung neuer Dienstleistungen bremsen.

Eine ausführlichere diagnostische Übersicht finden Sie im Artikel 5 Warnsignale, dass Ihre aktuelle Software nicht mehr ausreicht.

Kurze Checkliste: Kann maßgeschneiderte Software das Wachstum Ihres Unternehmens unterstützen?

Frage	JA / NEIN
Führt das Wachstum der Bestellungen zu einem unverhältnismäßigen Anstieg des manuellen Verwaltungsaufwands?	JA / NEIN
Geben Mitarbeitende dieselben Daten in mehrere Systeme ein?	JA / NEIN
Fehlt dem Unternehmen eine einheitliche und aktuelle Übersicht über wichtige Daten?	JA / NEIN
Können die bestehenden Anwendungen nicht effizient miteinander verknüpft werden?	JA / NEIN
Decken Standardlösungen den Prozess, der das Unternehmen auszeichnet, nicht ab?	JA / NEIN
Schränken die aktuellen Tools die Einführung neuer Dienste oder das Volumenwachstum ein?	JA / NEIN

 

Auswertung

Anzahl der JA-Antworten	Was zu erwägen ist
0–1	Die derzeitigen Werkzeuge dürften ausreichen. Eine bessere Konfiguration derselben wäre möglicherweise angebracht.
2–3	Es ist sinnvoll, die Automatisierung eines ausgewählten Prozesses oder die Integration bestehender Systeme zu prüfen.
4 a viac	Maßgeschneiderte Software kann einem Unternehmen helfen, systembedingte Wachstumshemmnisse zu beseitigen. Der nächste Schritt sollte eine Analyse der Prozesse und des erwarteten Nutzens sein.

Die Checkliste dient als Orientierungshilfe. Sie entscheidet für sich genommen nicht darüber, ob ein Unternehmen ein neues System, eine Integration oder eine Anpassung einer bestehenden Lösung benötigt.

Wie sich der wirtschaftliche Nutzen bewerten lässt

Maßgeschneiderte Software erfordert in der Regel eine höhere Anfangsinvestition als das Abonnement einer Standardanwendung. Der Preis ist jedoch nicht das einzige Entscheidungskriterium.

Das Unternehmen sollte die Investition mit den Kosten der aktuellen Arbeitsweise vergleichen:

• dem Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe,
• den Kosten für die Fehlerbehebung,
• den durch Verzögerungen verursachten Verlusten,
• den Lizenzkosten mehrerer Anwendungen,
• den Kosten für die manuelle Erstellung von Berichten,
• dem Zeitaufwand für Schulungen,
• den Einschränkungen, die weiteres Wachstum verhindern.

In die Bewertung sollten auch die künftigen Kosten für Betrieb, Support, Sicherheit und Weiterentwicklung der neuen Lösung einbezogen werden.

Der wirtschaftliche Nutzen kann daher nicht allein anhand des Anschaffungspreises beurteilt werden. Entscheidend ist, ob das System ein hinreichend kostspieliges Problem beseitigt und dem Unternehmen über die gesamte Nutzungsdauer hinweg einen Mehrwert bietet. Mit den häufigsten Bedenken hinsichtlich Preis, Entwicklungsdauer und Eignung einer maßgeschneiderten Lösung befasst sich ausführlicher der Artikel 5 Mythen über die Entwicklung individualisierter Software.

Analysieren Sie zuerst das Problem und wählen Sie erst dann die Lösung

Ein Unternehmen sollte nicht mit der Frage beginnen: „Welche Software brauchen wir?“

Hilfreichere Fragen sind:

• Welcher Prozess beansprucht die meiste Zeit?
• Wo entstehen die meisten Fehler?
• Welche Daten werden wiederholt eingegeben?
• Was verlangsamt die Bearbeitung des Kundenanliegens am stärksten?
• Welche Einschränkung verhindert weiteres Wachstum?
• Welches Ergebnis soll die neue Lösung bringen?

Die Antwort muss nicht immer die Entwicklung eines neuen Systems sein. Sie kann in der Anpassung einer bestehenden Anwendung, einer Integration, der Automatisierung eines einzelnen Prozesses oder einer Änderung des Arbeitsablaufs bestehen. Wie die Anforderungen des Unternehmens benannt und eine hochwertige Aufgabenbeschreibung erstellt werden können, erläutern ausführlicher die Artikel Softwareanalyse: Warum sie die Grundlage guter Software ist und Wie Sie einem IT-Fachmann Ihre geschäftlichen Anforderungen ohne IT-Jargon beschreiben.

Maßgeschneiderte Software als Skalierungsinstrument

Maßgeschneiderte Software ist kein Selbstzweck. Sie ist ein Instrument, das es dem Unternehmen ermöglichen soll, mehr Arbeit zu bewältigen, bessere Dienstleistungen zu erbringen und Entscheidungen auf der Grundlage verlässlicher Daten zu treffen.

Den größten Nutzen kann sie bringen, wenn:

• das Unternehmenswachstum einen unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand verursacht,
• wichtige Prozesse manuell bleiben,
• Daten auf nicht miteinander verbundene Anwendungen verteilt sind,
• Standardlösungen einen Schlüsselprozess nicht unterstützen können,
• technologische Einschränkungen die weitere Entwicklung bremsen.

Eine richtig konzipierte Lösung hilft nicht nur dabei, die bestehende Arbeit schneller zu erledigen. Sie ermöglicht dem Unternehmen zu wachsen, ohne dass mit jeder neuen Bestellung auch Chaos, Fehlerquote und Zahl der administrativen Arbeitsschritte zunehmen. Der erste Schritt sollte daher keine umfangreiche Liste gewünschter Funktionen sein. Er sollte darin bestehen, den Prozess zu identifizieren, dessen Verbesserung dem Unternehmen den größten messbaren Nutzen bringt.

Finden Sie heraus, was das Wachstum Ihres Unternehmens tatsächlich behindert

Nicht jedes Problem erfordert ein neues System. Manchmal reicht es aus, bestehende Anwendungen zu verknüpfen, einen kritischen Prozess zu automatisieren oder die Arbeitsweise mit Daten anzupassen. Wenn das Unternehmenswachstum jedoch immer mehr manuelle Verwaltung, Fehler und Verzögerungen mit sich bringt, lohnt es sich zu prüfen, ob die aktuellen Werkzeuge Ihr Geschäft noch unterstützen.