Wie man einen neuen Mitarbeiter effektiv einarbeitet

Wenn ein neuer Mitarbeiter auf seinen Arbeitsvertrag wartet, nicht weiß, was ihn am ersten Tag erwartet, oder bei seiner Ankunft weder Zugänge noch Arbeitsmittel vorbereitet sind, liegt das Problem in der Regel nicht bei einer einzelnen Person. Meist handelt es sich um einen unzureichend koordinierten Prozess zwischen HR, dem Vorgesetzten, der IT, der Lohnbuchhaltung und weiteren Beteiligten.

Ein effektives Mitarbeiter-Onboarding verbindet daher zwei Ebenen:

• menschliche, die dem neuen Kollegen hilft, sich willkommen zu fühlen und seine Rolle zu verstehen,
• prozessbezogene, die für die richtigen Dokumente, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen sorgt.

Wie lässt sich das Onboarding so gestalten, dass weder der Bewerber noch HR durch unnötige Verwaltung belastet werden?

Was ist Mitarbeiter-Onboarding

Onboarding ist ein systematischer Prozess zur Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen. Es beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag und dauert in der Regel während der gesamten Probezeit an.

Es umfasst nicht nur die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und die Einführungsschulungen. Dazu gehören auch:

• Kommunikation mit dem Bewerber vor dem Arbeitsantritt,
• Vorbereitung der Personalunterlagen,
• Bereitstellung des Arbeitsplatzes und der Zugänge,
• Vorstellung des Teams und der Unternehmensregeln,
• Erläuterung der Position und der Erwartungen,
• fachliche Einarbeitung,
• regelmäßiges Feedback,
• Bewertung der Einarbeitung.

Onboarding sollte daher nicht als einmaliges Ereignis betrachtet werden. Es ist eine Abfolge aufeinander aufbauender Schritte, die den neuen Mitarbeiter schrittweise zur Selbstständigkeit führen sollen.

Wodurch unterscheidet sich effektives Onboarding von einem unstrukturierten Einstieg

Tabelle 1: Improvisiertes und gesteuertes Onboarding

Bereich	Improvisiertes Onboarding	Effektives Onboarding	Nutzen
Kommunikation vor dem Arbeitsantritt	Der Bewerber erhält Informationen nach und nach und in letzter Minute	Er kennt die Termine, die Kontaktperson und die nächsten Schritte im Voraus	Weniger Unsicherheit und Rückfragen
Personalunterlagen	Sie werden als Anhänge versendet, ausgedruckt, gescannt und manuell geprüft	Sie durchlaufen einen definierten Freigabe- und Signaturprozess	Besserer Überblick und weniger Verzögerungen
Zuständigkeiten	Es ist nicht klar, wer die Aufgabe erledigen soll	Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen und eine Frist	Weniger Stillstand und Erinnerungen
Erster Tag	Ausstattung und Zugänge werden erst nach der Ankunft geregelt	Die technischen und organisatorischen Voraussetzungen sind im Voraus vorbereitet	Professionellerer erster Eindruck
Einarbeitung	Der Mitarbeiter erhält viele Informationen auf einmal	Die Inhalte sind nach den einzelnen Einarbeitungsphasen gegliedert	Besseres Verständnis und Behalten
Feedback	Es erfolgt erst am Ende der Probezeit	Feedbackgespräche finden regelmäßig statt	Probleme werden früher gelöst
Bewertung	Der Prozess wird nach Gefühl beurteilt	HR verfolgt Fristen, Fehlerquoten und die Erfahrung des Mitarbeiters	Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung

 

Onboarding beginnt bereits vor dem Arbeitsantritt

Der Zeitraum zwischen der Annahme des Angebots und dem ersten Arbeitstag kann mehrere Wochen dauern. Der Bewerber sollte in dieser Zeit nicht ohne Informationen bleiben. Diese Phase, die auch als Preboarding bezeichnet wird, sollte insbesondere Folgendes umfassen:

• Bestätigung der vereinbarten Bedingungen,
• Vorbereitung und Unterzeichnung der Beschäftigungsunterlagen,
• Erhebung der erforderlichen personenbezogenen Daten,
• Versand organisatorischer Hinweise,
• Information des künftigen Vorgesetzten und des Teams,
• Vorbereitung des Arbeitsplatzes, der technischen Ausstattung und der Zugänge.

Wenn Verträge per E-Mail zwischen mehreren genehmigenden Personen versendet werden, entstehen leicht verschiedene Versionen desselben Dokuments. Gleichzeitig weiß HR möglicherweise nicht, ob das Dokument auf eine Freigabe, die Unterschrift des Bewerbers oder die Unterschrift einer bevollmächtigten Person wartet.

Dasselbe Prinzip wie beim Kunden-Onboarding gilt auch im HR-Bereich: Die betreffende Person sollte stets wissen, in welcher Phase sie sich befindet und was als Nächstes folgt. Mehr über die Organisation eines digitalen Onboarding-Prozesses erfahren Sie im Artikel Kunden-Onboarding im digitalen Zeitalter.

So lässt sich das Onboarding in überschaubare Phasen unterteilen

Nicht alle Informationen müssen dem neuen Mitarbeiter am ersten Tag vermittelt werden. Effizienter ist es, den Prozess danach zu gliedern, was er in einem bestimmten Zeitraum wissen und beherrschen muss.

Tabelle 2: Empfohlener Onboarding-Zeitplan

Phase	Hauptziel	Zentrale Aktivitäten	Verantwortung
Nach Annahme des Angebots	Bedingungen bestätigen und Dokumente vorbereiten	Freigabe des Angebots, Erstellung und Unterzeichnung des Vertrags, Ergänzung der Daten	HR, Recruiting, Vorgesetzter
Vor Eintritt	Arbeitsbedingungen vorbereiten	Technische Ausstattung, Konten, Zugänge, Arbeitsplatz, Zeitplan	HR, IT, Vorgesetzter
Erster Tag	Orientierung und einen positiven Start sicherstellen	Begrüßung, Vorstellung des Teams, Übergabe der Ausstattung, Erläuterung des Programms	Vorgesetzter, HR, Buddy
Erste Woche	Grundlegende Prozesse und Tools erläutern	Schulungen, erste Aufgaben, wichtige Besprechungen	Vorgesetzter, Buddy, Fachverantwortliche
Erste 30 Tage	Verständnis der Position überprüfen	Laufendes Feedback, erste selbstständige Ergebnisse	Vorgesetzter
30 bis 90 Tage	Selbstständigkeit entwickeln und die Einarbeitung bewerten	Einbindung in Projekte, Bewertung der Ziele und der Probezeit	Vorgesetzter, HR

Sieben Grundsätze für effektives Onboarding

1. Schaffen Sie eine einheitliche Prozessgrundlage

Das Onboarding sollte nicht allein von der Erfahrung eines bestimmten Recruiters abhängen. Das Unternehmen benötigt ein standardisiertes Verfahren, das Pflichtdokumente, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen festlegt. Die gemeinsame Grundlage kann anschließend angepasst werden an:

• die Position,
• die Abteilung,
• den Standort,
• die Senioritätsstufe,
• die Art des Beschäftigungsverhältnisses,
• die Anforderungen des Kunden der Personalagentur.

2. Weisen Sie jedem Schritt einen Verantwortlichen zu

Die Formulierung „Die IT bereitet den Laptop vor“ reicht nicht aus. Die Aufgabe sollte einer konkreten Person zugewiesen werden und eine klare Frist haben. HR koordiniert den Prozess, muss aber nicht alle Teile selbst sicherstellen. Der Vorgesetzte ist für die Erwartungen an die Arbeit verantwortlich, die IT für die technische Umgebung, die Lohnbuchhaltung für die Verarbeitung der relevanten Daten und der Mentor für die praktische Unterstützung während der ersten Tage.

3. Vereinfachen Sie den Umgang mit Dokumenten

Der Arbeitsvertrag ist nur eines der Dokumente, die zum Eintritt gehören können. HR kann auch Nachträge, Gehaltsfestsetzungen, interne Erklärungen, Übergabeprotokolle oder Schulungsnachweise bearbeiten.

Tabelle 3: Wo bei Personalunterlagen unnötiger Verwaltungsaufwand entsteht

Situation	Typisches Problem	Effizienteres Vorgehen
Vorbereitung des Arbeitsvertrags	Manuelle Übertragung von Daten aus dem Recruiting-System	Erstellung des Dokuments aus geprüften Daten
Interne Freigabe	Das Dokument wird per E-Mail zwischen mehreren Personen versendet	Definierte Reihenfolge der genehmigenden Personen
Unterschrift des Bewerbers	Notwendigkeit zum Ausdrucken, Scannen oder Besuch einer Niederlassung	Elektronische Unterzeichnung aus der Ferne
Statuskontrolle	HR ermittelt manuell, wer noch nicht unterschrieben hat	Zentrale Statusverfolgung und automatische Benachrichtigungen
Dokumentänderungen	Mehrere Versionen bleiben im Umlauf	Versionsverwaltung und Arbeit mit einem einzigen gültigen Dokument
Archivierung	Dateien sind über E-Mails und Ordner verteilt	Zentrale Ablage mit nachvollziehbarer Historie
Bearbeitung bei der Rekrutierung über eine Agentur	Das Dokument wird zwischen Bewerber, Agentur und Kunde weitergeleitet	Mehrparteien-Workflow mit festgelegter Reihenfolge der Schritte

Ein digitalisierter Prozess kann die Erstellung des Dokuments, die interne Freigabe, die Unterzeichnung, Benachrichtigungen und die Archivierung miteinander verbinden. Es geht also nicht nur um die elektronische Unterschrift, sondern um den gesamten Dokumentenfluss von der Erstellung bis zur Ablage. Mit der umfassenderen Thematik von Dokumentenprozessen befasst sich der Artikel Wie Sie das Chaos in Unternehmensdokumenten in den Griff bekommen. Die häufigsten Ursachen für Verzögerungen behandelt auch der Artikel Dokumente kommen nicht voran? So beseitigen Sie Engpässe im Dokumentenfluss.

4. Fordern Sie dieselben Daten nicht wiederholt an

Der Bewerber stellt grundlegende Daten häufig bereits während des Auswahlverfahrens zur Verfügung. Muss er sie anschließend wiederholt in weitere Formulare eingeben, verschlechtert sich seine Erfahrung und das Fehlerrisiko steigt. Die Daten sollten kontrolliert zwischen dem Recruiting-, Personal- und Dokumentensystem übertragen werden. Vorab ausgefüllte Formulare und Integrationen verringern zugleich den Umfang der manuellen Übertragung aufseiten von HR.

5. Bereiten Sie den ersten Tag im Voraus vor

Der neue Mitarbeiter sollte bei seiner Ankunft nicht auf einen Computer, ein E-Mail-Konto oder eine Zutrittskarte warten müssen. Vor dem Arbeitsantritt sollte insbesondere Folgendes überprüft werden:

• die Vorbereitung des Arbeitsplatzes,
• die Funktionsfähigkeit der technischen Ausstattung und der Zugänge,
• das Programm des ersten Tages,
• die Verfügbarkeit des Vorgesetzten,
• die Zuweisung eines Mentors oder Buddys,
• die Termine der verpflichtenden Schulungen.

6. Legen Sie Erwartungen für 30, 60 und 90 Tage fest

Der neue Mitarbeiter muss wissen, was in den einzelnen Phasen von ihm erwartet wird. Der Plan kann Prozesse enthalten, die er sich aneignen soll, Personen, mit denen er sich treffen soll, erste Aufgaben und erwartete Ergebnisse. Die Ziele müssen der jeweiligen Einarbeitungsphase entsprechen. In den ersten Wochen ist es wichtig, nicht nur die Leistung zu bewerten, sondern auch das Verständnis der Prozesse, die Zusammenarbeit und die Fähigkeit, mit Feedback umzugehen.

7. Holen Sie kontinuierlich Feedback ein

Ein Feedbackgespräch sollte nach der ersten Woche, nach dem ersten Monat und vor Ende der Probezeit stattfinden. Das Unternehmen sollte nicht nur den Mitarbeiter bewerten. Es sollte auch ermitteln:

• welche Informationen ihm gefehlt haben,
• wo er unnötig warten musste,
• ob er wusste, an wen er sich wenden konnte,
• welche Schulungen nützlich waren,
• was den Einstieg weiterer Kollegen verbessern würde.

Kurze Checkliste: Muss Ihr Unternehmen das Onboarding effizienter gestalten?

Frage	JA / NEIN
Warten Bewerber nach Annahme des Angebots unangemessen lange auf den Arbeitsvertrag?	JA / NEIN
Werden Personalunterlagen per E-Mail zwischen HR, Führungskräften und Bewerbern versendet?	JA / NEIN
Muss HR manuell ermitteln, wer das Dokument freigegeben oder unterzeichnet hat?	JA / NEIN
Geben Bewerber oder Mitarbeiter dieselben Daten in mehrere Formulare oder Systeme ein?	JA / NEIN
Kommt es vor, dass für den Mitarbeiter am ersten Arbeitstag keine technische Ausstattung oder Systemzugänge vorbereitet sind?	JA / NEIN
Sind bei Onboarding-Aufgaben die verantwortliche Person und die Frist nicht immer klar?	JA / NEIN
Werden bei verschiedenen Neueinstellungen unterschiedliche oder veraltete Versionen von Dokumenten und Checklisten verwendet?	JA / NEIN
Fehlen HR Daten dazu, welche Schritte die meisten Verzögerungen verursachen?	JA / NEIN

Auswertung

Anzahl der JA-Antworten	Was zu berücksichtigen ist
0–2	Der Prozess ist wahrscheinlich gut zu bewältigen. Eine Präzisierung der Verantwortlichkeiten und eine regelmäßige Aktualisierung der Checklisten können sinnvoll sein.
3–5	Es ist sinnvoll, die problematischsten Schritte abzubilden und die Automatisierung von Dokumenten, Benachrichtigungen oder der Datenübertragung zu prüfen.
6 a viac	Das Onboarding enthält wahrscheinlich systemische Engpässe. Der nächste Schritt sollte eine Analyse des Prozesses, der Rollen, der Datenflüsse und der eingesetzten Tools sein.

Die Checkliste dient als Orientierungshilfe. Sie allein entscheidet nicht darüber, ob das Unternehmen ein neues System, die Integration bestehender Anwendungen oder lediglich eine Anpassung des internen Prozesses benötigt.

So messen Sie, ob das Onboarding funktioniert

Der Erfolg des Onboardings lässt sich nicht nur danach beurteilen, ob der Mitarbeiter alle Dokumente unterzeichnet hat. HR kann beispielsweise Folgendes verfolgen:

• die Zeit von der Annahme des Angebots bis zur Unterzeichnung des Vertrags,
• den Anteil der vor dem Arbeitsantritt fertiggestellten Dokumente,
• die Anzahl fehlerhafter oder zurückgesandter Dokumente,
• den Anteil fristgerecht erledigter Aufgaben,
• die Anzahl manueller Erinnerungen,
• die bis zur selbstständigen Arbeitsfähigkeit benötigte Zeit,
• die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter,
• Austritte während der Probezeit,
• den Verwaltungsaufwand von HR pro Eintritt.

Bei Personalagenturen können zusätzlich die Dauer der Dokumentenfreigabe durch den Kunden, die Anzahl parallel bearbeiteter Eintritte oder der Anteil der wegen fehlender Unterschriften verzögerten Fälle erfasst werden. Mit der Digitalisierung von Personalprozessen, rechtlichen Zusammenhängen und Möglichkeiten der papierlosen Bearbeitung befasst sich ausführlicher der Artikel HR ohne Papierkram: Beschleunigen Sie Personalprozesse und gestalten Sie sie rechtssicher.

Effektives Onboarding braucht Technologie und einen menschlichen Ansatz

Technologie ersetzt weder eine persönliche Begrüßung noch einen guten Vorgesetzten oder die Hilfsbereitschaft der Kollegen. Sie kann jedoch administrative Hindernisse beseitigen, die HR Zeit rauben und die Erfahrung des Bewerbers verschlechtern.

Gesteuerte Dokumentenfreigaben, elektronische Unterzeichnung, automatische Benachrichtigungen, die Integration mit Personalsystemen und eine nachvollziehbare Archivierung können eine zuverlässige Prozessgrundlage schaffen. Dieses Prinzip nutzen auch Plattformen zur Digitalisierung von Unterschrifts- und Dokumentenworkflows im HR-Bereich.

Das Ergebnis soll nicht „mehr Technologie“, sondern ein einfacherer Einstieg sein:

• der Bewerber weiß, was geschehen wird,
• HR sieht den Status des Prozesses,
• die Führungskräfte kennen ihre Aufgaben,
• Dokumente gehen nicht verloren,
• der neue Mitarbeiter kann sich auf die Menschen und die Arbeit statt auf die Verwaltung konzentrieren.

Gerade die Verbindung eines vorbereiteten Prozesses mit persönlicher Unterstützung entscheidet darüber, ob das Onboarding zu einer Formalität oder zu einem hochwertigen Beginn des Arbeitsverhältnisses wird.

Finden Sie heraus, wo sich Ihr Onboarding unnötig verlangsamt

Wenn beim Eintritt von Mitarbeitern Verzögerungen bei der Dokumentenfreigabe, der wiederholten Dateneingabe oder der Koordination zwischen HR, Führungskräften und Bewerbern auftreten, muss der erste Schritt nicht unbedingt ein sofortiger Austausch der Systeme sein.

Zunächst ist es sinnvoll, den aktuellen Prozess abzubilden, Engpässe zu identifizieren und zu beurteilen, welche Schritte vereinfacht, verknüpft oder automatisiert werden können. Sehen Sie, wie sich die Unterzeichnung und Bearbeitung von Personalunterlagen in HR- und Recruiting-Prozessen digitalisieren lässt: