Warum sollte man sich bereits zu Beginn eines Projekts zur Entwicklung maßgeschneiderter Software mit UX/UI-Design befassen?

Ein Unternehmenssystem kann alle gewünschten Funktionen enthalten und dennoch die tägliche Arbeit verlangsamen. Wenn die Bearbeitung einer einzigen Bestellung das Wechseln zwischen mehreren Bildschirmen, die wiederholte Eingabe derselben Daten oder zusätzliche Erläuterungen seltener auftretender Situationen erfordert, liegt das Problem möglicherweise nicht an der Funktionalität selbst, sondern an der Gestaltung des Nutzerflusses.

Die Software kann somit technisch funktionsfähig, im Betrieb jedoch ineffizient sein. Genau mit diesem Unterschied befasst sich das UX/UI-Design.

Was ist der Unterschied zwischen UX und UI

UX und UI werden häufig gemeinsam verwendet, bedeuten aber nicht dasselbe.

Bereich	Womit es sich befasst
UX – user experience	Wie der Nutzer mithilfe des Systems seine Aufgabe erledigt
UI – user interface	Wie die konkrete Benutzeroberfläche aussieht und funktioniert

 

UX-Design befasst sich mit Arbeitsabläufen, Navigation, Informationsarchitektur, der Logik einzelner Schritte, Fehlervermeidung und dem Feedback des Systems.

UI-Design überträgt diese Prinzipien in eine konkrete Oberfläche: Bildschirme, Formulare, Schaltflächen, Typografie, visuelle Hierarchie und Zustände einzelner Elemente.

Ein gutes UI ist also nicht nur ein „schönes Erscheinungsbild“. Es muss die Aufgabe unterstützen, die der Nutzer ausführen möchte. Und eine gute UX bedeutet nicht, dass ein spezialisiertes Unternehmenssystem keinerlei Schulung erfordert. Ein komplexes Lager-, Finanz- oder Produktionssystem kann Kenntnisse des eigentlichen Arbeitsprozesses erfordern. Der Nutzer sollte jedoch keine Schulung benötigen, um unklare Schaltflächen, inkonsistente Navigation oder unnötig komplizierte Schritte zu verstehen.

Schlechte UX ist nicht nur eine Frage des Komforts

Wenn sich mit dem System schlecht arbeiten lässt, wirken sich die Folgen nach und nach auf den täglichen Betrieb aus. Der Nutzer kann:

• mehr Schritte ausführen, als die Aufgabe tatsächlich erfordert,
• Daten falsch eingeben oder auslassen,
• häufiger Kollegen oder den Support um Hilfe bitten,
• eigene Anleitungen und Hilfsmittel erstellen,
• Informationen außerhalb des Systems erfassen,
• bestimmte Funktionen vollständig meiden.

Das Problem betrifft dann nicht nur den Nutzungskomfort. Die für die Arbeit benötigte Zeit steigt, die Fehlerquote nimmt zu, und das Unternehmen verliert die Kontrolle darüber, wie der Prozess tatsächlich durchgeführt wird.

Wenn Mitarbeitende beispielsweise regelmäßig Daten nach Excel exportieren, um dort weiterzuarbeiten, kann dies auf ein Problem mit der Benutzeroberfläche hindeuten. Es kann aber auch ein umfassenderes Signal dafür sein, dass das System den aktuellen Unternehmensprozessen nicht mehr entspricht. Weitere ähnliche Situationen behandeln wir im Artikel 5 Warnsignale dafür, dass Ihre aktuelle Software nicht mehr ausreicht.

UX beginnt noch vor der ersten Codezeile

Einer der häufigsten Fehler ist die Vorstellung, dass zuerst die Funktionen entstehen und die Benutzeroberfläche am Ende „fertiggestellt“ wird. UX ist jedoch keine grafische Schicht über einem fertigen System.

Sie beginnt mit Fragen:

• Wer wird das System nutzen?
• Was muss der Nutzer erreichen?
• Wie erledigt er diese Aufgabe heute?
• Wo verliert er dabei Zeit?
• Welche Informationen benötigt er für eine Entscheidung?
• Welche Ausnahmen können im Verlauf des Prozesses auftreten?
• Was soll das System automatisch erledigen und was soll ein Mensch bestätigen?

Deshalb knüpft die Gestaltung der User Experience selbstverständlich an die Analysephase des Projekts an. Wie auch eine Analystin von ANASOFT im Interview „Analyse ist kein Dokument, sondern ein Prozess“, erklärt, besteht das Wesentliche der Analyse darin, Bedürfnisse und Use Cases zu verstehen, aus denen anschließend ein funktionsfähiges System entsteht. UX überführt diese Erkenntnisse in Arbeitsabläufe und eine Oberfläche, mit der der Nutzer tatsächlich arbeiten wird.

Gutes Design beginnt nicht mit der Frage, wo eine Schaltfläche platziert werden soll

Wenn ein Manager sagt: „Wir brauchen auf dem Hauptbildschirm eine Schaltfläche zum Erstellen eines Berichts“, kann der Designer die Schaltfläche zeichnen. Besser ist es jedoch, zunächst herauszufinden:

• Wer verwendet den Bericht?
• Was muss er darin sehen?
• Wie oft erstellt er ihn?
• Auf welcher Grundlage entscheidet er anschließend?
• Muss er den Bericht überhaupt manuell erstellen?
• Sollte das System die wichtige Information nicht automatisch anzeigen?

Das Ergebnis kann eine völlig andere Lösung sein als die ursprünglich gewünschte Schaltfläche. Diese Fähigkeit, das Problem richtig zu formulieren, ist auch im Produktdesign wichtig. Ein Produktdesigner von ANASOFT spricht im Interview „Am wichtigsten ist es, die richtigen Fragen stellen zu können“ darüber, wie die Bedürfnisse von Nutzern, Unternehmen und Technologie miteinander verbunden werden.

Wie ein UX-Konzept für maßgeschneiderte Software entsteht

Das konkrete Vorgehen hängt vom Projekt ab, doch die Gestaltung der User Experience durchläuft typischerweise mehrere Ebenen.

1. Verständnis der Nutzer und ihrer Arbeit

Zunächst muss ermittelt werden, wer das System in welchem Kontext nutzen wird. Ein Buchhalter, der den größten Teil des Tages am Computer arbeitet, benötigt eine andere Oberfläche als ein Servicetechniker, der im Außendienst ein Telefon verwendet.

Unterschiedliche Anforderungen haben auch:

• ein Lagermitarbeiter, der mit einem Scanner arbeitet,
• ein Verwaltungsmitarbeiter, der Dutzende ähnlicher Datensätze bearbeitet,
• ein Manager, der vor allem Ausnahmen und Ergebnisse verfolgt,
• ein Kunde, der sich nur wenige Male im Jahr im Portal anmeldet.

UX wird daher nicht für einen abstrakten „Nutzer“ gestaltet, sondern für konkrete Rollen, Aufgaben und Arbeitsbedingungen.

2. Nutzerflüsse

Anschließend wird entworfen, wie der Nutzer eine konkrete Aufgabe durchlaufen soll. Zum Beispiel:

Annahme einer Anfrage → Prüfung der Daten → Entscheidung → Bestätigung → weiterer Prozess.

Dabei lassen sich erkennen:

• unnötige Schritte,
• doppelte Dateneingaben,
• unklare Entscheidungen,
• fehlende Informationen,
• Prozessausnahmen.

Das Ziel besteht dabei nicht darin, um jeden Preis die geringstmögliche Anzahl an Klicks zu erreichen. Vier klare und sichere Schritte können besser sein als ein überladener Bildschirm. Wichtig ist, Schritte zu entfernen, die weder für den Nutzer noch für den Prozess oder die Kontrolle einen Wert haben.

3. Wireframes

Ein Wireframe ist ein einfacher Entwurf eines Bildschirms, der die Anordnung von Informationen und Elementen ohne das endgültige visuelle Design zeigt. Damit lässt sich beispielsweise überprüfen:

• welche Informationen sichtbar sein müssen,
• was auf dem Bildschirm Priorität haben soll,
• wie der Nutzer zum nächsten Schritt gelangt,
• welche Funktionen zusammengehören.

In dieser Phase geht es vor allem um die Logik.

4. Interaktiver Prototyp

Aus den Wireframes kann ein klickbarer Prototyp entstehen, mit dem sich die Nutzung des künftigen Systems noch vor seiner Programmierung simulieren lässt. Der Nutzer kann beispielsweise versuchen:

• eine Bestellung anzulegen,
• einen Kunden zu suchen,
• eine Anfrage zu genehmigen,
• einen Fehler zu beheben,
• einen konkreten Arbeitsprozess abzuschließen.

Das Team erhält so nicht Feedback zu einer abstrakten Anforderungsliste, sondern zu etwas, das dem künftigen System bereits ähnelt.

5. Nutzertests

Der Prototyp sollte von den Personen getestet werden, die tatsächlich mit dem fertigen System arbeiten werden. Statt zu fragen: „Gefällt Ihnen dieser Bildschirm?“ ist es hilfreicher, eine konkrete Aufgabe zu stellen: „Eine neue Bestellung eines bestehenden Kunden ist eingegangen. Versuchen Sie, sie zu erfassen und zur Bearbeitung weiterzuleiten.“ Beobachtet wird, ob der Nutzer:

• weiß, wo er beginnen soll,
• die verfügbaren Möglichkeiten versteht,
• die benötigten Informationen findet,
• Fehler macht,
• die Aufgabe ohne Hilfe abschließt.

Ein im Prototyp entdecktes Problem kann noch angepasst werden, bevor es Teil der implementierten Lösung wird.

Wie nutzerfreundliche Unternehmenssoftware aussieht

Es gibt nicht die eine Oberfläche, die für alle richtig wäre. Gute UX folgt jedoch in der Regel einigen grundlegenden Prinzipien.

Sie zeigt Informationen entsprechend Aufgabe und Rolle

Ein Lagermitarbeiter benötigt auf seinem Arbeitsbildschirm keine vollständige Finanzanalyse. Ein Manager wiederum muss nicht jede einzelne Lagerbewegung verfolgen. Die Oberfläche soll dem Nutzer vorrangig das zeigen, was er für seine Arbeit und seine Entscheidungen benötigt.

Sie reduziert wiederkehrende manuelle Arbeit

Wenn das System eine bestimmte Information bereits kennt, sollte es den Nutzer nicht ohne Grund zwingen, sie erneut einzugeben. Daten können beispielsweise:

• automatisch ergänzt,
• aus einem anderen System übernommen,
• je nach Kontext vorausgefüllt,
• zur Bestätigung angeboten werden.

Sie beugt Fehlern vor

Eine gute Oberfläche lässt den Nutzer nicht erst einen Fehler machen und teilt ihm anschließend mit, dass etwas nicht funktioniert. Sie kann ihm im Voraus zeigen:

• welche Daten fehlen,
• welches Format erwartet wird,
• welche Folgen der Vorgang haben wird,
• welche Optionen in der jeweiligen Situation keinen Sinn ergeben.

Sie verwendet die Sprache des Nutzers

Die Bezeichnungen von Funktionen und Feldern sollten der Terminologie entsprechen, die die Menschen bei ihrer Arbeit verwenden. Die interne technische Struktur der Anwendung muss nicht den Wortschatz der Benutzeroberfläche bestimmen.

Sie berücksichtigt die Umgebung

Eine im Büro auf einem großen Monitor verwendete Oberfläche kann mehr Daten enthalten als eine mobile Anwendung, die im Außendienst genutzt wird. Ebenso müssen bei der Gestaltung Lesbarkeit, Kontrast, Tastaturbedienung, Größe aktiver Elemente, Fehlerzustände und weitere Aspekte der Barrierefreiheit berücksichtigt werden. Benutzerfreundlichkeit entsteht im Kontext der tatsächlichen Arbeit.

Woran Sie erkennen, dass die UX eines bestehenden Systems nicht gut funktioniert

Problematische UX muss sich nicht als eindeutiger Systemfehler zeigen. Häufiger verrät sie sich durch das Verhalten der Nutzer.

Nutzer schaffen sich eigene Umgehungslösungen

Excel, Notizblöcke, eigene Listen oder parallele Aufzeichnungen entstehen häufig deshalb, weil der Nutzer im System nicht auf einfache Weise tun kann, was er benötigt.

Alltägliche Aufgaben führen zu wiederholten Fragen

Wenn der Support oder erfahrene Kollegen immer wieder dieselben Fragen beantworten, sollte geprüft werden, ob sich das Problem nicht direkt durch die Gestaltung der Oberfläche lösen lässt.

Routineaufgaben verursachen Fehler

Wiederkehrende Fehler an derselben Stelle können darauf hindeuten, dass Formulierung, Reihenfolge der Schritte oder Systemfeedback nicht ausreichend verständlich sind.

Neue Mitarbeitende lernen das System, nicht ihre Arbeit

Ein komplexer Prozess kann selbstverständlich eine Schulung erfordern. Wenn jedoch ein großer Teil der Schulung darin besteht zu erklären, wo sich Funktionen befinden und wie Besonderheiten der Oberfläche umgangen werden, gibt es Potenzial zur Verbesserung der UX.

Ein Teil des Systems wird praktisch nicht genutzt

Eine Funktion kann technisch funktionieren, doch wenn sie für den tatsächlichen Arbeitsablauf zu kompliziert oder unnatürlich ist, finden die Nutzer einen anderen Weg.

Wie sich messen lässt, ob sich die UX tatsächlich verbessert hat

Die Benutzerfreundlichkeit muss nicht nur nach Gefühl bewertet werden. Vor und nach einer Änderung können konkrete Kennzahlen verfolgt werden.

Kennzahl	Was sie aufdecken kann
Zeit bis zum Abschluss der Aufgabe	Unnötig komplizierte Schritte
Fehlerquote	Unklare oder riskante Teile des Prozesses
Erfolgsquote der Aufgabe	Ob der Nutzer den Prozess abschließen kann
Supportanfragen	Stellen, die Nutzer nicht verstehen
Einarbeitungszeit	Schwierigkeit, sich mit dem System vertraut zu machen

 

Wichtig ist, Aufgaben zu messen, die für das Unternehmen tatsächlich relevant sind. Bei einem Bestellsystem kann die Bearbeitungszeit einer Bestellung wichtig sein. Bei internen Genehmigungen die Anzahl zurückgesendeter Anfragen. Bei einem Kundenportal der Anteil der Aufgaben, die ein Kunde ohne Kontaktaufnahme mit dem Support abschließt. UX wird so mit der konkreten Prozessleistung verknüpft.

Die häufigsten Fehler bei der Gestaltung von UX/UI

Zuerst entwickeln wir die Funktionen, um das Design kümmern wir uns später

Wenn die technische Architektur den Nutzerfluss bereits vorgegeben hat, kann eine spätere Änderung der Oberfläche schwieriger sein, als wenn das Szenario vor der Implementierung überprüft worden wäre.

Wir kopieren das alte System

Bei einer Modernisierung kann es verlockend sein, die bestehenden Bildschirme einfach in eine neue Technologie zu übertragen. Dadurch können jedoch auch alte ineffiziente Prozesse in das neue System übernommen werden.

Die Oberfläche wird nur von der Unternehmensleitung oder dem Projektteam entworfen

Manager, Analyst und Endnutzer betrachten den Prozess aus unterschiedlichen Perspektiven. Ein Entwurf ohne Nutzer kann aus Projektsicht logisch, im täglichen Betrieb jedoch unpraktisch sein.

UX wird mit Grafikdesign verwechselt

Eine neue Farbgestaltung oder modernere Symbole lösen keinen schlechten Arbeitsablauf. Wenn der Nutzer weiterhin sieben unnötige Schritte ausführt, bleibt auch die optisch ansprechendere Version ein Problem mit sieben Schritten.

Die Tests beginnen erst nach Abschluss der Entwicklung

Je später das Unternehmen feststellt, dass der Arbeitsablauf den Nutzern nicht entspricht, desto mehr weitere Teile des Systems können bereits auf dieser Entscheidung aufbauen.

1. Deshalb ist Prototyping eine Möglichkeit, unnötige Komplexität bereits vor der Implementierung zu reduzieren. Ein ähnliches Prinzip behandeln wir auch im Artikel darüber, wie sich eine unnötige Verkomplizierung eines maßgeschneiderten Softwareprojekts vermeiden lässt.

Gutes Design bedeutet nicht mehr Design. Es bedeutet weniger Nacharbeit

UX/UI-Design bei maßgeschneiderter Software hat nicht das Ziel, möglichst viele Bildschirme oder eine möglichst eindrucksvolle Oberfläche zu schaffen. Seine Aufgabe besteht darin zu überprüfen, ob das entworfene System:

• den tatsächlichen Arbeitsprozess unterstützt,
• dem Nutzer die erforderlichen Informationen bereitstellt,
• keine unnötige manuelle Arbeit erfordert,
• dabei hilft, Fehler zu vermeiden,
• für unterschiedliche Nutzerrollen funktioniert,
• und sich sinnvoll gemeinsam mit dem Unternehmen weiterentwickeln lässt.

Genau deshalb lohnt es sich, UX noch vor der Programmierung zu behandeln. Je früher das Unternehmen überprüft, wie die Menschen mit dem System arbeiten sollen, desto früher kann es eine falsche Annahme, einen unnötigen Schritt oder eine fehlende Information erkennen. Das Ergebnis ist nicht nur angenehmere Software. Es ist ein System, das besser an die Arbeit angepasst ist, die es unterstützen soll.

Haben Sie ein System, das die Menschen anders nutzen, als Sie geplant haben?

Umgehungslösungen in Excel, wiederholte Fragen, fehlerhafte Dateneingaben oder komplizierte tägliche Aufgaben können eine gemeinsame Ursache haben: Die Software entspricht nicht mehr der Art und Weise, wie das Unternehmen tatsächlich arbeitet.

Bei der Gestaltung von maßgeschneiderter Software ist es daher sinnvoll, zunächst Arbeitsszenarien, Nutzerrollen und Prozesse abzubilden und erst anschließend zu entscheiden, welche Funktionen und Oberflächen erstellt werden müssen. ANASOFT bietet auch , die dabei helfen, geschäftliche Anforderungen in einen Entwurf der künftigen Lösung zu überführen.

Häufig gestellte Fragen