So wählen Sie die wichtigsten Funktionen für maßgeschneiderte Software aus

Zu Beginn soll eine neue Unternehmenssoftware oft ein einziges konkretes Problem lösen. Nach und nach kommen jedoch Anforderungen an Reporting, eine mobile App, einen internen Chat, Dutzende Exporte und spezifische Bedürfnisse einzelner Abteilungen hinzu. Das Budget wächst, der Termin verschiebt sich und das ursprüngliche Projektziel geht verloren.

Diese Entwicklung lässt sich vermeiden, wenn das Unternehmen bereits vor Beginn der Implementierung zwischen Funktionen unterscheidet, ohne die das System seinen Zweck nicht erfüllt, und solchen, die später problemlos ergänzt werden können.

Bei der Entwicklung maßgeschneiderter Software sollten Sie daher Funktionen bevorzugen, die:

• ein konkretes betriebliches Problem lösen,
• den Hauptprozess unterstützen,
• regelmäßig genutzt werden,
• messbare Einsparungen bringen oder das Risiko verringern,
• für eine sichere und zuverlässige Nutzung des Systems unerlässlich sind.

Zusätzliche Funktionen können je nach Nutzen und Aufwand in weitere Phasen aufgenommen werden.

Warum mehr Funktionen nicht bessere Software bedeuten

Individualisierte Software, auch als maßgeschneiderte Software bezeichnet, wird entsprechend den konkreten Prozessen und Bedürfnissen eines Unternehmens entwickelt. Ihr Vorteil besteht darin, dass Sie sich nicht an eine universelle Lösung anpassen müssen. Diese Flexibilität kann jedoch zu der falschen Vorstellung führen, dass alles in das System aufgenommen werden müsse, was dem Unternehmen irgendwann einmal nützlich sein könnte.

Jede neue Funktion beeinflusst dabei:

• den Umfang der Analyse und Konzeption,
• die für die Entwicklung benötigte Zeit,
• Tests und Bereitstellung,
• den Projektpreis,
• die Komplexität der Nutzung,
• die Kosten für künftige Wartung und Änderungen.

Ziel ist daher nicht, möglichst viele Funktionen zu entwickeln. Ziel ist es, eine Lösung zu schaffen, die ein konkretes Problem des Unternehmens möglichst effektiv beseitigt. Wenn Sie noch überlegen, ob eine Standard- oder eine individualisierte Lösung für Sie besser geeignet ist, hilft Ihnen der Artikel Wann und warum individualisierte Software Standardlösungen vorzuziehen ist.

Vorsicht vor einer unkontrollierten Ausweitung des Projekts

Während der Entwicklung entstehen ganz natürlich neue Ideen. Problematisch wird es, wenn sie hinzugefügt werden, ohne ihre Auswirkungen auf Ziel, Budget und Zeitplan zu bewerten. Dieses Phänomen wird als Scope Creep bezeichnet, also als unkontrollierte Ausweitung des ursprünglichen Projektumfangs.

Oft beginnt es ganz unauffällig:

„Wenn wir das System schon entwickeln, könnten wir doch noch diese eine Funktion hinzufügen.“

Eine einzige Anforderung kann jedoch weitere Teile des Systems, Benutzerberechtigungen, das Datenmodell, Integrationen und auch die Tests beeinflussen. Das Ergebnis kann nicht nur ein höherer Preis sein, sondern auch eine kompliziertere Lösung, in der sich die Benutzer schlechter zurechtfinden. Wie sich die Grenzen des Projekts unter Kontrolle halten lassen, erläutern wir ausführlicher im Artikel So vermeiden Sie unnötige Komplikationen bei einem maßgeschneiderten Softwareprojekt.

Beginnen Sie mit dem Problem, nicht mit einer Funktionsliste

Einer der häufigsten Fehler besteht darin, Anforderungen als fertige technische Lösungen zu formulieren.

Ein Unternehmen sagt zum Beispiel:

• wir brauchen ein Dashboard,
• wir möchten mobile Benachrichtigungen,
• wir brauchen einen internen Chat,
• wir möchten Exporte in mehrere Formate.

Der Anbieter muss jedoch in erster Linie verstehen, warum Sie die jeweilige Funktion benötigen.

Angeforderte Funktion	Tatsächlicher Bedarf
Grafisches Dashboard	Offene Aufträge schnell erkennen
Mobile Benachrichtigungen	Vertriebsmitarbeiter über neue Aufgaben informieren
Export nach PDF und XLSX	Der Buchhaltung regelmäßig einen Bericht senden
Interner Chat	Die Genehmigung von Bestellungen beschleunigen

 

Wenn das Entwicklungsteam das Problem kennt, kann es eine einfachere oder effektivere Lösung vorschlagen, als das Unternehmen ursprünglich vorgesehen hatte.

Stellen Sie sich daher bei jeder vorgeschlagenen Funktion drei Fragen:

1. Welches Problem möchten wir damit lösen?
2. Wem hilft sie und wie oft wird sie genutzt?
3. Lässt sich das gleiche Ergebnis einfacher erreichen?

Weitere praktische Empfehlungen finden Sie im Artikel Wie Sie einer IT-Fachkraft Ihre geschäftlichen Anforderungen ohne IT-Jargon beschreiben.

Fünf Kriterien zur Festlegung der Priorität

Über jede Funktion sollte anhand derselben Kriterien entschieden werden. So stützt sich die Diskussion nicht nur auf persönliche Vorlieben oder darauf, wer seine Anforderung am lautesten durchsetzt.

1. Hängt sie mit dem Hauptziel des Projekts zusammen?

Wenn das Ziel darin besteht, die Bearbeitung von Bestellungen zu verkürzen, haben Funktionen Priorität, die diesen Prozess unmittelbar beschleunigen. Ergänzungen ohne klaren Einfluss auf die Bestellungen können warten.

2. Wie oft wird sie genutzt?

Eine Funktion, die täglich von zehn Mitarbeitern genutzt wird, hat in der Regel einen höheren Wert als eine Funktion, die eine Person nur mehrmals im Jahr verwendet.

3. Welchen Nutzen bringt sie?

Der Nutzen kann verschiedene Formen annehmen:

• Zeitersparnis,
• Verringerung der Fehlerquote,
• Wegfall der manuellen Datenübertragung,
• schnellere Kundenbetreuung,
• bessere Verfügbarkeit von Informationen,
• Erfüllung einer gesetzlichen oder sicherheitsbezogenen Anforderung.

4. Was geschieht, wenn wir die Funktion verschieben?

Einige Funktionen sind für den Betrieb des Systems unerlässlich. Andere können vorübergehend ohne größere Auswirkungen durch ein bestehendes Verfahren ersetzt werden.

5. Wie hoch ist der Umsetzungsaufwand?

Eine Funktion kann einfach erscheinen, aber eine komplexe Datenverknüpfung, die Änderung mehrerer Prozesse oder einen Eingriff in bestehende Systeme erfordern.

Die höchste Priorität haben in der Regel Anforderungen mit hohem Nutzen und angemessenem Aufwand.

Teilen Sie die Funktionen in vier Gruppen ein

Eine einfache Einteilung in „notwendig“ und „wünschenswert“ reicht oft nicht aus. Praktischer ist es, mit vier Kategorien zu arbeiten.

Kategorie	Entscheidungsfrage
Muss enthalten sein	Fällt der Hauptprozess ohne sie aus?
Sollte enthalten sein	Führt ihr Fehlen zu einer wesentlichen Einschränkung?
Kann enthalten sein	Erhöht sie den Komfort, ohne das Ergebnis zu blockieren?
Vorerst nicht	Ist ihr Nutzen unklar oder betrifft sie einen Randfall?

 

Muss enthalten sein

Ohne diese Funktion erfüllt das System seinen Hauptzweck nicht, ist nicht sicher oder kann in der Praxis nicht genutzt werden.

Beispiele:

• Erfassung und Bearbeitung von Bestellungen,
• Zugriffsberechtigungen,
• notwendige Integration in das Buchhaltungssystem,
• gesetzlich vorgeschriebene Datenverarbeitung.

Sollte enthalten sein

Die Funktion bietet einen erheblichen Mehrwert, das System kann jedoch für begrenzte Zeit auch ohne sie genutzt werden. Dabei kann es sich beispielsweise um die Automatisierung einer Tätigkeit handeln, die in der ersten Phase noch manuell ausgeführt werden kann.

Kann enthalten sein

Die Funktion erhöht den Komfort oder erweitert die Möglichkeiten des Systems, hat jedoch keinen wesentlichen Einfluss auf seinen Hauptnutzen.

Vorerst nicht

Das bedeutet nicht, dass die Anforderung endgültig abgelehnt wird. Das Unternehmen hat lediglich bewusst entschieden, sie nicht in die aktuelle Phase aufzunehmen. Eine solche Entscheidung hilft, Budget und Termin zu schützen und gleichzeitig Raum für die künftige Weiterentwicklung zu lassen.

Was die erste nutzbare Version enthalten sollte

Bei Unternehmenssoftware wird häufig der Begriff MVP verwendet, also die erste Version mit dem kleinsten Umfang, die bereits einen Mehrwert bietet und in der Praxis überprüft werden kann. Ein MVP bedeutet jedoch keine minderwertige oder provisorische Lösung. Auch die erste Version muss sicher, zuverlässig und in realen Prozessen nutzbar sein.

Sie sollte insbesondere Folgendes enthalten:

• den zentralen Unternehmensprozess, den die Software unterstützen soll,
• die notwendigen Benutzerrollen und Berechtigungen,
• die erforderlichen Daten und deren Migration,
• kritische Integrationen,
• Sicherheits- und gesetzliche Anforderungen,
• die grundlegende Verwaltung und Unterstützung des Systems.

Ein Serviceunternehmen muss beispielsweise in der ersten Phase kein umfangreiches Management-Reporting, kein Kundenportal und keine mobile App entwickeln. Zunächst kann es eine zentrale Auftragserfassung, die Zuweisung der Aufträge an Techniker und die Statusverfolgung einführen. Sobald das Team das System nutzt, erhält das Unternehmen reale Daten und Rückmeldungen. Weitere Investitionen kann es dann in Funktionen lenken, deren Nutzen nachweisbar ist.

Vergessen Sie Integrationen und weniger sichtbare Anforderungen nicht

Bei der Priorisierung konzentrieren sich Unternehmen häufig nur auf das, was der Benutzer auf dem Bildschirm sieht. Für den Betrieb des Systems können jedoch auch technische und betriebliche Anforderungen entscheidend sein.

Dazu gehören beispielsweise:

• die Anbindung an ein Buchhaltungs- oder Lagersystem,
• die Migration bestehender Daten,
• Datensicherung,
• ein Audit-Trail,
• Sicherheitsberechtigungen,
• Verfügbarkeit und Leistung des Systems,
• von Geschäftspartnern oder gesetzlich vorgeschriebene Exporte.

Wenn die neue Software mit bestehenden Anwendungen kommunizieren soll, müssen die Verfügbarkeit von Daten, Schnittstellen und technischer Dokumentation rechtzeitig geprüft werden. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie im Artikel Was bedeutet die Integration von Software und Systemen eigentlich?.

Wie Sie das Team einbeziehen, ohne die Kontrolle über das Projekt zu verlieren

Menschen, die täglich mit den Prozessen arbeiten, kennen deren Schwachstellen oft am besten.

Sie können Folgendes erkennen:

• wiederkehrende manuelle Tätigkeiten,
• unnötige erneute Dateneingabe,
• häufige Fehler,
• fehlende Informationen,
• Tabellen und Umgehungslösungen, die außerhalb der offiziellen Systeme erstellt wurden.

Ihre Erfahrungen sind bei der Konzeption der Software wichtig. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Anforderung automatisch in die Entwicklung aufgenommen werden muss.

Ein bewährtes Vorgehen umfasst:

1. kurze Gespräche mit Vertretern der einzelnen Rollen,
2. die gemeinsame Benennung der Probleme,
3. die Erfassung der Anforderungen in einer einheitlichen Liste,
4. die Bewertung nach zuvor vereinbarten Kriterien,
5. die endgültige Entscheidung der verantwortlichen Person.

Das Unternehmen sollte einen Projektverantwortlichen bestimmen, der das geschäftliche Ziel versteht und befugt ist, über Prioritäten zu entscheiden. Ohne klare Verantwortung kann das Projekt zu einem Kompromiss zwischen den Anforderungen einzelner Abteilungen werden.

Wie eine Priorisierungstabelle aussehen kann

Zu Beginn reicht eine einfache Tabelle in Excel oder Google Sheets aus.

Anforderung	Nutzen	Phase
Zentrale Auftragserfassung	Weniger Fehler und schnellerer Überblick	1
Automatische Grundlagen für die Rechnungsstellung	Einsparung manueller Arbeit	1
Management-Dashboard	Schnellere Erstellung von Berichten	2
Mobile App	Mehr Arbeitskomfort im Außendienst	2
Interner Chat	Durch das derzeitige Tool ersetzbar	Nicht aufnehmen

Halten Sie zugleich für jede Anforderung Folgendes fest:

• das Problem, das sie löst,
• die Benutzer, die sie benötigen,
• die Nutzungshäufigkeit,
• die erwartete Einsparung oder den erwarteten Nutzen,
• die Auswirkungen ihrer Verschiebung.

Eine auf diese Weise vorbereitete Liste ist eine bessere Grundlage für das Gespräch mit einem Analysten oder Anbieter als ein umfangreicher Funktionskatalog ohne Erläuterung ihrer Bedeutung.

Anforderungen können sich ändern, aber Änderungen brauchen Regeln

Es ist unrealistisch zu erwarten, dass während der Entwicklung kein neuer Bedarf entsteht. Das Unternehmen kann neue Informationen erhalten, einen Prozess ändern oder eine Situation erkennen, die zu Beginn noch nicht sichtbar war.

Jede neue Anforderung sollte jedoch denselben Entscheidungsprozess durchlaufen:

• Welches Problem löst sie?
• Ist sie für die aktuelle Phase unerlässlich?
• Welche Auswirkungen hat sie auf Preis und Termin?
• Beeinflusst sie bereits konzipierte Teile des Systems?
• Was muss verschoben werden, wenn wir sie jetzt aufnehmen?

Die Entscheidung, eine neue Funktion hinzuzufügen, ist nicht nur eine Entscheidung über die Funktion. Sie ist eine Entscheidung über eine Änderung des Projektumfangs. Wird die Änderung überstürzt oder ohne Rücksicht auf die Systemarchitektur umgesetzt, kann sie zudem technische Schulden verursachen. Diese zeigen sich später in komplizierteren Anpassungen, aufwendigerer Wartung oder einem höheren Fehlerrisiko.

Checkliste vor dem Gespräch mit dem Anbieter

Vor der ersten Beratung müssen Sie keine fertige technische Spezifikation haben. Sie sollten jedoch die grundlegenden Fragen beantworten können.

Bereich	Was Sie vorbereiten sollten
Ziel	Was soll die Software verbessern?
Probleme	Wo entstehen Fehler, Verzögerungen oder Handarbeit?
Benutzer	Wer nutzt das System wie oft?
Systeme	Welche Systeme müssen angebunden werden?
Prioritäten	Was braucht die erste Version zwingend?
Rahmenbedingungen	Wie groß sind Zeit- und Budgetrahmen?

 

Eine ausführlichere Softwareanalyse hilft anschließend dabei, Prozesse abzubilden, Annahmen zu überprüfen, Risiken zu benennen und einen realistischen Lösungsumfang vorzubereiten.

Ein guter Umfang entsteht nicht durch Streichen, sondern durch die richtige Reihenfolge

Die Priorisierung von Funktionen bedeutet nicht, dass das Unternehmen auf seine langfristigen Ambitionen verzichten muss.

Sie bedeutet, die richtige Reihenfolge festzulegen:

1. zuerst das Hauptproblem lösen,
2. die Lösung im realen Betrieb überprüfen,
3. Rückmeldungen von den Benutzern einholen,
4. weitere Funktionen entsprechend ihrem nachgewiesenen Nutzen ergänzen.

Auch eine einfache erste Version kann deutlich sparen, wenn sie zu den Unternehmensprozessen passt. Ein System mit selten genutzten Funktionen kann dagegen teuer, kompliziert und unpraktisch sein. Gute Software beginnt nicht mit vielen Funktionen, sondern mit einem klaren Ziel und dem Verständnis des tatsächlichen Bedarfs.

Häufig gestellte Fragen