So beschleunigen Sie die Dokumentenfreigabe, damit sie den Geschäftsbetrieb nicht ausbremst

Niemand hat etwas falsch gemacht. Dennoch steht der Prozess still. Bei einem einzelnen Dokument kann es sich um einige Stunden oder Tage handeln. Wenn ein Unternehmen jedoch auf diese Weise Hunderte von Verträgen, Bestellungen, Angeboten, internen Anträgen oder Personaldokumenten bearbeitet, wird das Warten auf die Genehmigung zu einer echten Geschäftsbremse.

Das Problem ist dabei oft nicht die Unterschrift selbst. Es ist der gesamte Prozess davor und danach: wer das Dokument genehmigen soll → in welcher Reihenfolge → wer die Aufgabe bereits abgeschlossen hat → wer als Nächstes an der Reihe ist → was bei Abwesenheit geschieht → wer eine Erinnerung senden soll → was nach der Unterzeichnung folgt

Wenn diese Regeln nur in E-Mails, Tabellen oder den Köpfen der Mitarbeitenden existieren, kann selbst eine relativ einfache Genehmigung zu einem administrativen Engpass werden.

Genehmigung ist nicht nur Verwaltung

Der Genehmigungsprozess wird häufig als nebensächliche administrative Tätigkeit wahrgenommen. Tatsächlich kann er sich direkt auswirken auf:

• den Abschluss eines Geschäftsvertrags,
• die Annahme eines Angebots,
• den Arbeitsbeginn eines neuen Mitarbeitenden,
• den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen,
• die Genehmigung einer Bestellung,
• die Kundenaktivierung,
• die Projektumsetzung,
• die Rechnungsstellung,
• Lieferantenbeziehungen.

Ein Dokument kann in 15 Minuten vorbereitet sein, danach aber weitere drei Tage auf eine Reihe von Genehmigungen warten. Für ein Unternehmen ist daher nicht nur die Zeit für die Erstellung des Dokuments, sondern vor allem die Zeit von seiner Erstellung bis zur endgültigen Entscheidung oder Unterschrift.

Wenn sich Dokumente zudem in verschiedenen E-Mails und Ablagen befinden, entsteht ein umfassenderes Problem hinsichtlich ihrer Auffindbarkeit und Verwaltung.

Vier Situationen, die Genehmigungen am häufigsten verlangsamen

1. Der Prozess wartet auf eine bestimmte Führungskraft

Eine der häufigsten Situationen: Nur eine bestimmte Person kann das Dokument genehmigen. Diese Person ist jedoch:

• auf Geschäftsreise,
• in Besprechungen,
• im Urlaub,
• außer Haus,
• oder hat die E-Mail einfach übersehen.

Der Prozess kommt zum Stillstand. Das Problem muss nicht darin liegen, dass die Führungskraft keine Entscheidung treffen will. Die Information hat sie schlicht nicht zum richtigen Zeitpunkt erreicht, oder die Genehmigung erfordert Schritte, die nur in einer bestimmten Umgebung ausgeführt werden können.

Ein gut eingerichteter Genehmigungs-Workflow muss daher klar definieren:

• wer genehmigt,
• in welcher Reihenfolge,
• innerhalb welcher Frist,
• wer die genehmigende Person vertreten kann,
• was bei einer Verzögerung geschieht.

2. Die Unterzeichnung erfordert physische Anwesenheit

Das Dokument ist genehmigt, wartet aber noch auf die Unterschrift. Wenn Unterzeichnen bedeutet:

ausdrucken → unterschreiben → scannen → versenden → Original ablegen,

bleibt der Prozess vom physischen Transport des Dokuments und von der Verfügbarkeit einer bestimmten Person abhängig. Das erschwert insbesondere:

• hybrides und ortsunabhängiges Arbeiten,
• Unterzeichnungen zwischen Niederlassungen,
• die Kommunikation mit Kunden außerhalb des Unternehmenssitzes,
• die Zusammenarbeit mit externen Partnern,
• Prozesse mit mehreren Unterzeichnenden.

Elektronisches Unterzeichnen kann die räumliche Distanz aus dem Prozess entfernen. Eine elektronische Signatur allein macht jedoch noch nicht automatisch den gesamten Prozess digital. Der größte Nutzen entsteht, wenn die Unterschrift ein natürlicher Bestandteil des Genehmigungs-Workflows.

3. Der Genehmigungsablauf ist komplex, wird aber manuell gesteuert

Manche Dokumente müssen von einer Person genehmigt werden. Andere erfordern möglicherweise:

Abteilungsleitung → Finanzen → Rechtsabteilung → CFO → Geschäftsführung

Bei Bestellungen mit höherem Wert kann eine weitere Stufe hinzukommen. Bei bestimmten Kundentypen kann eine rechtliche Prüfung erforderlich sein. Bei einem ausländischen Vertrag kann eine weitere Abteilung hinzukommen. So entsteht ein regelbasierter Genehmigungsablauf. Sind diese Regeln jedoch nicht Bestandteil des Systems, muss ein Mensch sie steuern.

Das bedeutet:

• den Dokumenttyp prüfen,
• entscheiden, an wen es gesendet wird,
• die Reihenfolge der Genehmigungen verfolgen,
• Antworten prüfen,
• die nächste Version senden,
• den endgültigen Status erfassen.

Je komplexer der Prozess ist, desto größer ist das Risiko, dass das Dokument:

• bei der falschen Person landet,
• eine verpflichtende Genehmigung überspringt,
• zwischen zwei Schritten liegen bleibt,
• oder die falsche Version bearbeitet wird.

4. Niemand erinnert daran, dass das Dokument feststeckt

Manuelle Genehmigung hat noch ein weiteres Problem: Sie hängt vom menschlichen Gedächtnis ab. Der Vertrieb muss daran denken, dass vor zwei Tagen ein Vertrag versandt wurde. Die Personalabteilung muss prüfen, ob der Kandidat die Dokumente unterschrieben hat. Die Verwaltung muss bei der Führungskraft nachhaken. Sind mehrere Prozesse offen, entsteht eine eigene administrative Aufgabe:

Kontrolle → Erinnerung → weitere Kontrolle → weitere Erinnerung

Benachrichtigungen und Eskalationen können einen Teil dieser Arbeit automatisieren.

Manuelle versus gesteuerte Genehmigung

Bereich	Manueller Genehmigungsprozess	Gesteuerter digitaler Workflow
Festlegung der genehmigenden Person	Mitarbeitende müssen wissen, an wen sie das Dokument senden sollen	Die genehmigende Person kann durch eine Regel bestimmt werden
Reihenfolge	Wird manuell geprüft	Der Workflow steuert die Reihenfolge der Schritte
Prozessstatus	Wird per E-Mail oder über Kollegen ermittelt	Der aktuelle Status wird erfasst
Abwesenheit	Der Prozess kann zum Stillstand kommen	Vertretung oder Eskalation kann eingerichtet werden
Erinnerungen	Werden manuell versendet	Können automatisch ausgelöst werden
Unterschrift	Papier, Scan oder separates Tool	Kann Bestandteil des Workflows
Historie	Wird nachträglich rekonstruiert	Einzelne Schritte können erfasst werden
Nächster Schritt	Muss von einer Person ausgelöst werden	Kann automatisch folgen

Der größte Vorteil der Automatisierung ist daher nicht nur eine „schnellere Unterschrift“. Es ist die Beseitigung unproduktiver Wartezeit zwischen den einzelnen Schritten.

Wann ein Genehmigungsablauf für E-Mail zu komplex wird

Nicht jeder Prozess benötigt einen ausgefeilten Workflow. Wenn eine Führungskraft monatlich einen Antrag genehmigt, kann E-Mail völlig ausreichen. Die Situation ändert sich, wenn die Anzahl der folgenden Elemente steigt:

• Dokumente,
• genehmigende Personen,
• Bedingungen,
• Organisationseinheiten,
• Ausnahmen,
• erforderliche Unterschriften.

Tabelle: Wie die Komplexität der Genehmigung zunimmt

Situation	Geringe Komplexität	Höhere Komplexität
Anzahl der genehmigenden Personen	1	Mehrere Personen oder Abteilungen
Reihenfolge	Spielt keine Rolle	Genau definierte Abfolge
Regeln	Für alle Fälle gleich	Hängen von Wert, Typ oder Abteilung ab
Ausnahmen	Selten	Üblicher Bestandteil des Prozesses
Unterzeichnende	Eine Person	Mehrere interne und externe Parteien
Volumen	Einige Dokumente	Dutzende bis Tausende
Fristen	Nicht kritisch	Wirken sich auf Kunden oder Geschäft aus
Reporting	Nicht erforderlich	Das Management benötigt einen Überblick

 

Je mehr Felder in der rechten Spalte zutreffen, desto weniger geeignet ist es, den Prozess ausschließlich per E-Mail zu steuern.

Genehmigung und Unterschrift sind nicht dasselbe

Diese Schritte werden häufig verwechselt. Genehmigung bedeutet eine interne Entscheidung, dass das Dokument oder die Transaktion fortgesetzt werden kann. Unterschrift kann eine formelle Bestätigung durch eine bestimmte Person oder die Parteien darstellen.

Ein typischer Prozess kann daher so aussehen: Vertragserstellung → Prüfung durch den Vertrieb → Genehmigung durch die Führungskraft → Prüfung durch die Rechtsabteilung → interne Unterschrift → Unterschrift des Kunden → Archivierung

Wenn ein Unternehmen nur den letzten Schritt, also die Unterschrift selbst, digitalisiert, kann ein großer Teil der Wartezeit weiterhin davor liegen. Daher ist es sinnvoller, den gesamten Lebenszyklus des Dokuments zu betrachten. Ein ähnliches Prinzip gilt beispielsweise für HR-Prozesse. Ein Arbeitsvertrag kann vor der Unterschrift des Kandidaten mehrere interne Schritte durchlaufen.

Automatische Benachrichtigung versus automatisierter Prozess

Auch diese Begriffe sind nicht identisch. Benachrichtigung: „Sie haben ein Dokument zur Genehmigung.“

Automatisierter Workflow:

1. das System ermittelt die richtige genehmigende Person,
2. erstellt eine Aufgabe für sie,
3. informiert sie,
4. zeichnet ihre Entscheidung auf,
5. sendet bei einer Verzögerung eine Erinnerung,
6. leitet das Dokument nach der Genehmigung weiter,
7. startet nach dem letzten Schritt die Unterzeichnung oder einen weiteren Prozess.

Eine Benachrichtigung ist somit nur ein Bestandteil der Automatisierung. Fügt ein Unternehmen einem chaotischen Prozess Hinweise hinzu, kann lediglich ein chaotischer Prozess mit mehr E-Mails.

Wie ein effektiver Genehmigungs-Workflow funktionieren sollte

1. Der Prozess hat einen klaren Anfang

Es muss eindeutig sein, was den Workflow auslöst. Zum Beispiel:

• Erstellung eines Vertrags,
• Eingang einer Bestellung,
• Einreichung eines Antrags,
• Überschreitung eines Wertlimits.

2. Regeln bestimmen den nächsten Schritt

Nicht jedes Dokument muss denselben Weg nehmen. Zum Beispiel:

Bestellung bis 5.000 € → Führungskraft

5.000–20.000 € → Führungskraft + Finanzen

über 20.000 € → Führungskraft + Finanzen + Geschäftsleitung

Dadurch werden unnötige Genehmigungen einfacher Fälle vermieden.

3. Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen

Es muss klar sein, wer gerade handeln muss. Nicht: „Wir warten auf Finanzen.“

Sondern: „Das Dokument ist seit 10:34 Uhr einer bestimmten Genehmigungsrolle zugewiesen.“

4. Das Warten hat ein Zeitlimit

Der Workflow sollte normales Warten von einer Verzögerung unterscheiden können. Nach Überschreiten des Limits kann Folgendes geschehen:

• eine Erinnerung,
• eine Eskalation,
• Weiterleitung an eine Vertretung.

5. Die Unterzeichnung schließt sich nahtlos an die Genehmigung an

Nach der letzten internen Genehmigung sollten Mitarbeitende das Dokument nicht manuell herunterladen und zur Unterschrift senden müssen. Der Unterzeichnungsschritt kann eine natürliche Fortsetzung des Workflows sein.

6. Der Prozess endet nach der Unterzeichnung nicht, wenn ein weiterer Schritt folgen soll

Ein unterzeichneter Vertrag kann benötigt werden für:

• die Aktivierung einer Dienstleistung,
• Onboarding,
• eine Bestellung,
• die Rechnungsstellung,
• die Archivierung,
• ein weiteres Unternehmenssystem.

Das zeigt sich gut beim Kunden-Onboarding, bei dem die Unterzeichnung des Dokuments nur eine Phase eines umfassenderen Prozesses darstellt.

Welche Prozesse eignen sich für die Automatisierung

Prozess	Typisches Problem	Was mit einem Workflow gesteuert werden kann
Geschäftsverträge	Warten auf die Führungskraft, rechtliche Prüfung und Unterschrift des Kunden	Reihenfolge der Genehmigungen, Unterschrift, Benachrichtigungen
Angebote	Unklare Rabattgrenzen	Genehmigung nach Wert oder Marge
Einkaufsanforderungen	Viele genehmigende Personen	Regeln nach Betrag, Abteilung oder Kategorie
HR-Dokumente	Genehmigung der Bedingungen und Unterschrift des Kandidaten	Interne Genehmigung und Unterzeichnungsprozess
Interne Richtlinien	Mehrere prüfende Personen	Abfolge von Prüfung und Genehmigung
Lieferantenverträge	Finanzen, Rechtsabteilung, Geschäftsleitung, externe Partei	Mehrstufiger Genehmigungs-Workflow
Kundenformulare	Warten auf Bestätigung oder Unterschrift	Digitaler Ablauf zwischen Unternehmen und Kunde

 

Bei diesen Prozessen sollte nicht nur das fertige Dokument, sondern auch der Status der einzelnen Schritte verfolgt werden. Wenn ein Unternehmen regelmäßig Fragen wie „Ist es unterschrieben?“ oder „Wo steckt das Dokument fest?“ klären muss, liegt das Problem bereits in der Transparenz des Workflows.

Kurze Checkliste: Verlangsamt die Genehmigung Ihr Geschäft?

Frage	JA / NEIN
Warten Dokumente regelmäßig auf eine bestimmte Führungskraft oder unterzeichnende Person?	JA / NEIN
Erfordert das Unterzeichnen persönliche Anwesenheit, Drucken oder Scannen?	JA / NEIN
Müssen Mitarbeitende manuell entscheiden, an wen das Dokument zur weiteren Genehmigung gesendet wird?	JA / NEIN
Ändert sich der Genehmigungsprozess je nach Wert, Dokumenttyp oder Abteilung?	JA / NEIN
Müssen Mitarbeitende bei genehmigenden oder unterzeichnenden Personen manuell nachhaken?	JA / NEIN
Kommt es vor, dass ein Dokument mehrere Tage wartet, ohne dass es jemand bemerkt?	JA / NEIN
Ist nicht immer klar, wer den nächsten Schritt ausführen soll?	JA / NEIN
Müssen Mitarbeitende nach der Unterzeichnung weitere administrative Schritte manuell anstoßen?	JA / NEIN

 

Auswertung

Anzahl der JA-Antworten	Was zu erwägen ist
0–2	Der aktuelle Prozess ist wahrscheinlich gut zu bewältigen. Verbesserungspotenzial liegt möglicherweise vor allem in klareren Regeln oder Vertretungsregelungen.
3–5	Es ist sinnvoll, den Genehmigungsablauf abzubilden und Schritte zu identifizieren, die sich für automatische Benachrichtigungen, Routing oder elektronisches Unterzeichnen eignen.
6 oder mehr	Die Genehmigung stellt wahrscheinlich einen systemischen Engpass dar. Es empfiehlt sich, den gesamten Workflow von der Dokumenterstellung über die Genehmigung bis zur Unterzeichnung und anschließenden Bearbeitung zu prüfen.

Die Checkliste dient als Orientierungshilfe. Das Ergebnis allein bestimmt nicht, ob das Unternehmen ein neues System, eine Integration oder lediglich eine Änderung des bestehenden Prozesses benötigt.

Wie sich messen lässt, ob die Genehmigung tatsächlich schneller ist

„Weniger E-Mails“ sind ein erfreuliches Ergebnis, aber keine ausreichende Kennzahl. Besser ist es, Folgendes zu messen:

• durchschnittliche Zeit von der Dokumenterstellung bis zur Genehmigung,
• durchschnittliche Dauer eines Genehmigungsschritts,
• Zeit von der Genehmigung bis zur Unterschrift,
• Gesamtzeit von der Erstellung bis zum Abschluss des Prozesses,
• Anzahl überfälliger Prozesse,
• Anzahl manueller Nachfragen,
• Anzahl der zur Korrektur zurückgesandten Dokumente,
• Anzahl der Fälle, in denen die Abwesenheit einer bestimmten Person den Prozess angehalten hat,
• Anteil der Prozesse, die ohne manuellen Eingriff eines Administrators abgeschlossen wurden.

Eine der wichtigsten Kennzahlen lautet: Wie viel der gesamten Prozesszeit entfällt auf tatsächliche Arbeit und wie viel nur auf Warten? Wenn die Genehmigung selbst zwei Minuten dauert, das Dokument aber zwei Tage darauf wartet, liegt das größte Optimierungspotenzial genau zwischen den Schritten.

Ein schnellerer Prozess bedeutet nicht weniger Kontrolle

Die Automatisierung von Genehmigungen soll notwendige Kontrollmechanismen nicht beseitigen. Ziel ist es, Schritte ohne Entscheidungswert zu entfernen:

• manuelles Weiterleiten von Dokumenten,
• Ermitteln der richtigen genehmigenden Person,
• Prüfen von Posteingängen,
• wiederholtes Nachhaken,
• physisches Weitertragen eines Dokuments,
• manuelles Auslösen des nächsten Schritts.

Die Entscheidung selbst verbleibt weiterhin bei der berechtigten Person. Der Unterschied besteht darin, dass das Dokument automatisch, in der richtigen Reihenfolge und mit klarem Kontext bei ihr ankommt.

Lassen Sie nicht zu, dass ein Dokument Ihr Geschäft ausbremst

Wenn das Geschäft vereinbart, der Antrag vorbereitet oder das Stellenangebot genehmigt ist, sollten nicht allein deshalb weitere Wartetage entstehen, weil das Dokument zwischen Posteingängen, Büros und unterzeichnenden Personen unterwegs ist. Durch die Verknüpfung von Genehmigungsregeln, elektronischem Unterzeichnen, automatischen Benachrichtigungen und anschließenden Schritten lässt sich ein Prozess schaffen, der nicht jedes Mal stoppt, wenn eine Person nicht am Schreibtisch ist.