FIFO oder FEFO: Welche Methode zur Warenentnahme benötigt Ihr Lager?

In der Praxis ist die korrekte Auslagerung jedoch komplizierter, insbesondere wenn das Lager mit Dutzenden Chargen, unterschiedlicher Resthaltbarkeit, mehreren Kunden und sich schnell ändernden Bestellungen arbeitet. Im Lager befinden sich zwei Paletten desselben Produkts. Die erste kam am Montag an und ist noch drei Wochen haltbar. Die zweite wurde erst am Mittwoch angenommen, ihr Verbrauchsdatum liegt jedoch bereits in zehn Tagen.

Welche Palette lagern Sie zuerst aus?

Wenn das Lager nach dem Prinzip FIFO arbeitet, wählt es den älteren Bestand anhand des Eingangsdatums aus. Verwendet es FEFO, erhält die Ware mit der kürzeren Resthaltbarkeit Vorrang.

Bei Waren ohne wesentliche Haltbarkeitsbeschränkung kann FIFO völlig ausreichend sein. Bei frischen Lebensmitteln, Getränken, Rohstoffen oder anderen Sortimenten mit Verbrauchsdatum kann eine falsch eingestellte Rotation jedoch zu unnötigen Abschreibungen, Reklamationen oder zum Versand von Beständen führen, die der Kunde nicht mehr annehmen möchte.

Die Entscheidung zwischen FIFO und FEFO beeinflusst die Bestandsqualität, Lagerverluste und auch die Fähigkeit, Bestellungen gemäß den Anforderungen der Abnehmer zu liefern.

Was bedeutet FIFO

FIFO ist die englische Abkürzung für First In, First Out. Zuerst hinein, zuerst hinaus. Das Prinzip ist einfach: Der Bestand, der zuerst im Lager eingegangen ist, sollte auch zuerst ausgelagert werden.

Wenn das Lager Folgendes annimmt:

• am Montag 100 Kartons,
• am Mittwoch weitere 100 Kartons,
• am Freitag weitere 100 Kartons,

wird bei FIFO zuerst der am Montag eingegangene Bestand verbraucht. FIFO hilft, eine natürliche Bestandsrotation sicherzustellen und zu verhindern, dass ältere Artikel langfristig im Lager vergessen werden.

Wann ist FIFO geeignet

FIFO ist vor allem bei Sortimenten sinnvoll, bei denen das Eingangsdatum ungefähr der Reihenfolge entspricht, in der die Waren verbraucht oder versandt werden sollten. Typische Beispiele sind:

• Verpackungsmaterialien,
• lang haltbare Sortimente,
• Getränke oder Produkte mit langer und relativ homogener Haltbarkeit,
• Komponenten ohne relevantes Verfallsdatum,
• Bestände, bei denen die Chargen in chronologischer Produktionsreihenfolge eingehen.

Auch in diesen Fällen muss FIFO jedoch keine universelle Regel sein. Wenn ein später eingegangener Bestand früher verfällt als ein älterer, kann die mechanische Einhaltung von FIFO zu einer falschen Entscheidung führen. Genau hier kommt FEFO ins Spiel.

Was bedeutet FEFO

FEFO bedeutet First Expired, First Out. Zuerst wird der Bestand ausgelagert, dessen Verfallsdatum oder Ende der Verwendbarkeit am nächsten liegt. Das Eingangsdatum ist nicht mehr das wichtigste Entscheidungskriterium. Befinden sich im Lager zwei Chargen desselben Produkts:

Charge	Eingang	Verfallsdatum
A	2. März	28. März
B	5. März	20. März

Bei FIFO wird zuerst Charge A ausgewählt, weil sie früher eingegangen ist. Bei FEFO erhält Charge B Vorrang, weil bis zu ihrem Verfall weniger Zeit verbleibt. Für die Logistik frischer Lebensmittel ist genau dieser Unterschied entscheidend.

FIFO oder FEFO? Entscheidend ist die Art der Bestände

Keine der beiden Strategien ist automatisch „besser“. Die richtige Wahl hängt vom Sortiment und von den Betriebsbedingungen ab.

Situation	Geeigneteres Prinzip
Ware ohne Verfallsdatum	FIFO
Gleiche Haltbarkeit aller Chargen	FIFO
Unterschiedliche Verfallsdaten	FEFO
Frische und leicht verderbliche Lebensmittel	FEFO
Kunden verlangen eine Mindestresthaltbarkeit	FEFO

 

In einem Lager müssen dabei nicht alle Artikel dieselbe Regel verwenden. Ein Lebensmitteldistributor kann beispielsweise für Verpackungsmaterial FIFO, für haltbare Produkte FEFO mit weniger strengen Regeln und für Frischwaren FEFO in Kombination mit weiteren Einschränkungen verwenden.

Bei der modernen Lagersteuerung geht es daher nicht darum, eine einzige Regel für den gesamten Betrieb auszuwählen. Es geht um die Fähigkeit, für eine konkrete Produktgruppe, Charge, einen Kunden oder eine Bestellung die richtige Strategie festzulegen.

Warum FEFO bei Lebensmitteln komplizierter ist, als es scheint

Auf dem Papier sieht FEFO einfach aus: Wählen Sie den Bestand aus, der zuerst verfällt. Im realen Betrieb kann das Lager jedoch häufig nicht nur anhand eines einzigen Datums entscheiden. Ein Distributionslager kann Folgendes beliefern:

• Einzelhandelsketten,
• kleinere Geschäfte,
• Gastronomiebetriebe,
• Großhandelskunden,
• ein eigenes Filialnetz.

Jeder Abnehmer kann daher andere Anforderungen an die Resthaltbarkeit bei der Lieferung haben. Eine Charge mit dem nächstliegenden Verfallsdatum kann für einen lokalen Kunden mit Lieferung am nächsten Tag geeignet sein, erfüllt jedoch möglicherweise nicht mehr die Anforderungen einer Kette, die bei der Annahme eine längere Mindestresthaltbarkeit verlangt.

Die richtige Regel kann in der Praxis daher beispielsweise so aussehen: Wählen Sie aus den verfügbaren Beständen die Charge mit dem nächstliegenden Verfallsdatum aus, die zugleich die geforderte Mindestresthaltbarkeit des konkreten Kunden erfüllt. Das ist dann keine einfache Sortierung der Bestände nach Datum mehr.

Was die Entscheidung über die Auslagerung beeinflussen kann

Bei Lebensmitteln und Getränken kann das System bei der Auswahl des Bestands mehrere Parameter gleichzeitig berücksichtigen:

• Verfallsdatum,
• Produktionsdatum,
• Charge,
• Eingangsdatum,
• Qualitätsstatus,
• Lagerzone,
• Temperaturbereich,
• Mindestresthaltbarkeit,
• Kundenanforderungen,
• Bestellart,
• geschäftliche Priorität,
• Verfügbarkeit der gesamten Bestellung.

Die daraus resultierende Auslagerungsstrategie kann sich daher nicht nur zwischen Produkten, sondern auch zwischen zwei Bestellungen desselben Produkts unterscheiden.

Warum die buchhalterische Bestandsrotation nicht ausreicht

Ein ERP- oder Buchhaltungssystem kann korrekt erfassen, dass das Unternehmen beispielsweise 2.400 Stück eines Produkts auf Lager hat. Aus Sicht des physischen Lagers muss jedoch deutlich mehr bekannt sein:

• An welchen Lagerplätzen befinden sich die einzelnen Stücke?
• Aus welchen Chargen stammen sie?
• Welche Verfallsdaten haben sie?
• Welche Bestände sind gesperrt?
• Welche sind bereits für eine Bestellung reserviert?
• Welche erfüllen die Anforderungen eines konkreten Kunden?
• Welche Ladeeinheit muss der Lagermitarbeiter physisch entnehmen?

Die Buchhaltung beantwortet vor allem die Frage, wie viel Bestand wir haben. Die Lagersteuerung muss auch die Frage beantworten, welche konkreten Bestände wir jetzt verwenden sollen. Deshalb garantiert die bloße Richtigkeit des Bestands im ERP noch keine korrekte Bestandsrotation im physischen Lager.

Wenn ein Unternehmen prüft, ob die grundlegende Erfassung bei wachsenden Prozessen noch ausreicht oder ob es bereits eine eigenständige Steuerung der Lagerabläufe benötigt, ist ein naheliegender nächster Schritt auch das Thema, wie man das richtige WMS-System auswählt.

FIFO in einer Richtlinie bedeutet noch nicht FIFO im Lager

Ein Unternehmen kann die Regel „Wir lagern nach FIFO aus“ in einer Arbeitsanweisung festhalten. Es bleibt jedoch die Frage, ob diese Regel bei jeder physischen Handhabung eingehalten wird. Wenn der Lagermitarbeiter den Bestand nach eigener Erfahrung oder danach auswählt, welche Palette am nächsten steht, kann das Ergebnis eine völlig andere Rotation sein.

Das Problem entsteht vor allem dann, wenn:

• dasselbe Produkt an mehreren Lagerplätzen liegt,
• das Lager Reserve- und Kommissionierzonen hat,
• neue Paletten physisch leichter zugänglich sind als ältere,
• sich ein Teil der Bestände an temporären Lagerplätzen befindet,
• der Versand unter Zeitdruck arbeitet,
• der Lagermitarbeiter die Verfallsdaten aller verfügbaren Chargen nicht sieht.

In einem manuell gesteuerten Lager funktionieren FIFO oder FEFO daher häufig nur als Empfehlung. In einem gesteuerten Lager können sie zur Systemregel werden.

Wie ein WMS FIFO und FEFO in eine umsetzbare Regel verwandelt

Das WMS kennt die Identität des Bestands, seinen Lagerplatz und die für die Auslagerungsentscheidung erforderlichen Parameter. Beim Wareneingang können beispielsweise folgende Daten erfasst werden:

• Produkt,
• Menge,
• Charge,
• Produktionsdatum,
• Verfallsdatum,
• Logistikeinheit,
• Qualitätsstatus.

Wenn anschließend eine Bestellung eingeht, sendet das System dem Lagermitarbeiter nicht nur die Information: Kommissionieren Sie 20 Kartons des Produkts X. Es kann ihm den konkreten Bestand und Lagerplatz vorgeben, die der eingestellten Strategie entsprechen. Der Lagermitarbeiter erhält zum Beispiel die Anweisung: 20 Kartons aus Charge B vom Lagerplatz C-04-02. Durch das Scannen des Lagerplatzes und der Ladeeinheit prüft das System zugleich, ob der Mitarbeiter den richtigen Bestand ausgewählt hat.

Genau so funktioniert auch EMANS WMS, mit dem Bestände, Allokationen, Lagerbewegungen, Kommissionierung und Versand nach definierten Strategien einschließlich FIFO und FEFO gesteuert werden können.

So verwandelt das WMS eine interne Vorschrift in eine konkrete Entscheidung, die bei jedem Lagervorgang umgesetzt wird.

Ein WMS muss nicht für alles dieselbe Strategie verwenden

In einem Lebensmittelbetrieb kann es sinnvoll sein, Regeln auf mehreren Ebenen festzulegen. Zum Beispiel:

Frische Milchprodukte
FEFO + Mindestresthaltbarkeit je Kunde.

Haltbare Getränke
FEFO oder FIFO je nach Produkttyp und Geschäftsregeln.

Verpackungsmaterial
FIFO.

Produktionsrohstoff
FEFO + Verknüpfung mit einer konkreten Produktionscharge oder einem Qualitätsstatus.

Gesperrte Charge
Sie darf unabhängig vom Eingangs- oder Verfallsdatum nicht zugewiesen werden.

Gerade die Möglichkeit, Regeln zu kombinieren, macht den Unterschied zwischen einer einfachen Erfassung und einer tatsächlichen Bestandssteuerung aus.

Was, wenn sich die älteste Charge nicht am günstigsten Lagerplatz befindet?

Hier entsteht ein weiterer praktischer Konflikt. FEFO kann vorschreiben, eine konkrete ältere Charge zu kommissionieren. Aus Sicht der Lagerproduktivität kann sie sich jedoch befinden:

• an einem weiter entfernten Lagerplatz,
• im Reservelager,
• hinter einer anderen Ladeeinheit,
• in einer Zone, in der gerade ein anderer Mitarbeiter arbeitet.

Umgekehrt kann sich ein jüngerer Bestand direkt am Kommissionierplatz befinden. Wenn das Lager immer den kürzesten Weg bevorzugt, kann es gegen die Bestandsrotation verstoßen. Wenn es die betriebliche Effizienz stets strikt ignoriert, kann es die Kommissionierung unnötig verlängern. Eine fortschrittliche Lagersteuerung arbeitet daher mit Prioritäten. Bei Frischwaren kann das Verfallsdatum Vorrang vor der Entfernung haben. Bei Waren mit langer Haltbarkeit kann das System mehr Flexibilität zulassen.

Auch deshalb entwickeln sich moderne WMS von der passiven Erfassung hin zur aktiven Steuerung der Lagerarbeit. Dieser Wandel gehört zu den umfassenderen Veränderungen bei den Logistiktrends, die die Effizienz von Lagern und Lieferketten beeinflussen.

FEFO beginnt bereits beim Wareneingang und bei der Einlagerung

Die richtige Auslagerung lässt sich nicht von den übrigen Lagerprozessen trennen. Wenn beim Wareneingang nicht die richtige Charge oder das Verfallsdatum erfasst wird, fehlt FEFO die Entscheidungsgrundlage. Wird der Bestand ohne Bestätigung an einem falschen Lagerplatz abgelegt, kann das System ihn zwar auswählen, der Mitarbeiter findet ihn jedoch physisch nicht.

Befindet sich ein älterer Bestand an einem ungeeigneten Lagerplatz, kann es erforderlich sein, ihn umzulagern, bevor er den Versand behindert. Eine gesteuerte Rotation umfasst daher den gesamten Ablauf:

1. Wareneingang,
2. Chargenidentifikation,
3. Datumskontrolle,
4. Einlagerung,
5. Bestandsreservierung,
6. Auffüllen der Kommissionierplätze,
7. Kommissionierung,
8. Kontrolle,
9. Versand.

Das WMS verbindet diese Schritte so, dass die Rotationsregel nicht erst am Ende des Prozesses greift.

Bei frischen Lebensmitteln entscheidet die Zeit

Je kürzer die Verwendbarkeit eines Produkts ist, desto kleiner ist der Spielraum für Fehler im Lager. Bei langsam umschlagenden, haltbaren Sortimenten kann eine falsche Reihenfolge zweier Chargen lange ohne sichtbare Folgen bleiben.

Bei frischem Obst, Gemüse, Milchprodukten, Fleisch, Backwaren oder anderen schnell umschlagenden Sortimenten kann eine Verzögerung von einigen Stunden oder einem Tag jedoch den Unterschied bedeuten zwischen:

• verkaufsfähigem Bestand,
• Bestand mit eingeschränkten Versandmöglichkeiten,
• und einer Abschreibung.

Die Lebensmittellogistik muss daher Geschwindigkeit, Genauigkeit und Bestandsqualität miteinander verbinden. Ein gutes Beispiel ist die Steuerung der Lebensmittellogistik und Kühlkette bei HORTIM, wo das WMS die Einlagerung und Kommissionierung von frischem Obst und Gemüse in Echtzeit unterstützt und unterschiedliche Lagerprozesse zwischen mehreren Zonen koordiniert. In ähnlichen Betrieben ist die Bestandsrotation Teil einer umfassenderen Steuerung des Warenflusses, der Lagerbedingungen und der aktuellen geschäftlichen Prioritäten.

FEFO hilft, Abschreibungen zu reduzieren, löst sie aber nicht allein

Auch perfekt eingehaltenes FEFO kann zum Problem werden, wenn ein Unternehmen die falsche Menge auf Lager hält. Stellen Sie sich vor, das Lager verfügt über 20 Paletten eines Produkts, dessen durchschnittlicher Absatz bis zum Ende seiner Verwendbarkeit nur zehn Paletten beträgt. Das WMS kann die Bestände in der richtigen Reihenfolge auswählen, aber die Mathematik ändert es nicht.

Deshalb muss FEFO mit weiteren Informationen kombiniert werden:

• aktuellem Bestand,
• Umschlagshäufigkeit,
• eingehenden Bestellungen,
• geplantem Wareneingang,
• Resthaltbarkeit,
• Verkaufsprioritäten.

Eine fortschrittliche Bestandssteuerung ermöglicht es, Bestände zu identifizieren, die sich einem kritischen Punkt nähern, noch bevor sie unverkäuflich werden. Das Unternehmen kann dann zum Beispiel:

• die Allokation ändern,
• Bestände zwischen Niederlassungen umlagern,
• geeignete Kunden bei der Auslagerung priorisieren,
• den Einkaufs- oder Produktionsplan ändern.

FEFO ist somit eine wichtige Regel. Die größte Wirkung entfaltet sie jedoch als Teil einer umfassenderen Bestandssteuerung.

Was ist bei einer Reklamation oder einem Chargenrückruf zu tun?

Die Lebensmittellogistik muss nicht nur wissen, was versandt werden soll, sondern auch, was bereits versandt wurde. Wenn ein Unternehmen ein Problem mit einer konkreten Charge feststellt, muss es schnell ermitteln:

• wie viel Bestand im Lager verbleibt,
• an welchen Lagerplätzen er sich befindet,
• ob er Teil laufender Bestellungen ist,
• an wen er bereits versandt wurde.

Die Chargenverfolgung im WMS erzeugt eine digitale Spur der einzelnen Bewegungen und hilft, konkrete Bestände zu isolieren, ohne dass das Unternehmen vorsorglich das gesamte Sortiment sperren muss.

Rückverfolgbarkeit ist daher keine von FIFO und FEFO getrennte Funktion. Beide beruhen auf derselben Voraussetzung. Das System muss einen konkreten Bestand und seinen Status eindeutig identifizieren können.

Wann Excel, ERP oder die Erfahrung des Lagermitarbeiters nicht mehr ausreichen

In einem kleineren Betrieb kann ein Mitarbeiter die einzelnen Bestände und Chargen nahezu auswendig kennen. Mit wachsendem Volumen vervielfacht sich jedoch die Zahl der Entscheidungen. Jeden Tag kann das Lager Folgendes bewältigen müssen:

• Hunderte Produkte,
• mehrere Chargen einer SKU,
• neue Wareneingänge,
• unterschiedliche Verfallsdaten,
• Dutzende Kundenanforderungen,
• Reservierungen,
• gesperrte Bestände,
• mehrere Lagerzonen.

In einem solchen Umfeld ist es nicht mehr realistisch zu erwarten, dass ein Mensch bei jeder Kommissionierung alle möglichen Kombinationen manuell vergleicht. Typische Warnsignale sind:

• ältere Chargen verbleiben regelmäßig im Lager,
• Verfallsdaten werden manuell kontrolliert,
• Mitarbeiter wählen den Bestand nach Verfügbarkeit aus,
• Kundenanforderungen an die Haltbarkeit werden erst beim Versand geprüft,
• bei einer Reklamation dauert es lange, die Bewegung einer Charge nachzuverfolgen,
• Systembestand und physische Realität weichen voneinander ab.

Wenn sich ähnliche Probleme wiederholen, benötigt das Unternehmen nicht nur eine bessere Erfassung. Es braucht die Steuerung der physischen Lagerprozesse. In dieser Phase ist es sinnvoll, mit einer Prozessanalyse zu beginnen und erst danach konkrete Funktionen und Anbieter zu vergleichen. Praktische Kriterien finden Sie auch im Artikel Wie man das richtige WMS-System auswählt, ohne den Verstand zu verlieren.

Fünf Fragen, mit denen Sie die richtige Bestandsrotation festlegen

Vor der Einführung von FIFO oder FEFO im WMS reicht es nicht, den Namen der Strategie auszuwählen. Sie müssen konkrete Geschäftsregeln definieren.

1. Hat das Produkt eine begrenzte Verwendbarkeit?

Wenn ja, sollte das Verfallsdatum einer der wichtigsten Parameter bei der Bestandsallokation sein.

2. Haben alle Kunden dieselben Anforderungen?

Wenn nicht, muss das System die akzeptierte Mindestresthaltbarkeit nach Abnehmer oder Segment berücksichtigen können.

3. Können sich einzelne Chargen qualitativ unterscheiden?

Ein Bestand kann freigegeben, gesperrt, in der Qualitätsprüfung oder nur für eine konkrete Verwendung vorgesehen sein.

4. Welches Kriterium hat Vorrang?

Was ist wichtiger: Verfallsdatum, Kundentermin, Entfernung, eine vollständige Palette oder die geschäftliche Priorität? Ohne eine klare Rangfolge der Regeln kann ein Konflikt entstehen.

5. Was geschieht bei einer Ausnahme?

Das WMS muss auch dann reagieren können, wenn der ideale Bestand nicht verfügbar ist. Soll es die nächste geeignete Charge auswählen? Soll es eine Genehmigung verlangen? Soll es die Bestellung anhalten? Gerade die Behandlung von Ausnahmen unterscheidet eine theoretische Lagerstrategie von einem betrieblich nutzbaren Prozess.

FIFO und FEFO sind nicht das Ziel. Das Ziel ist der richtige Bestand für die richtige Bestellung

Die Diskussion über FIFO und FEFO kann leicht in die Frage münden: Welches Prinzip ist besser?

In der realen Logistik geht es jedoch um eine andere Frage: Wie lässt sich sicherstellen, dass für jede Bestellung ein Bestand ausgewählt wird, der die Qualitätsanforderungen erfüllt und zugleich das Risiko künftiger Verluste minimiert?

Manchmal lautet die Antwort FIFO. Bei frischen Lebensmitteln häufig FEFO.

Und in einem komplexen Distributionszentrum kann es sich um eine parametrisierte Kombination aus FEFO, Kundenregeln, geschäftlichen Prioritäten und Lagerbeschränkungen handeln. Ein modernes WMS ermöglicht es, diese Regeln aus der Dokumentation direkt in die täglichen Entscheidungen des Lagers zu überführen.

Der Mitarbeiter muss dann nicht bei jeder Bewegung entscheiden, welche Charge auszuwählen ist. Das System führt ihn zu dem Bestand, der der aktuellen Strategie entspricht, und kontrolliert zugleich die korrekte Ausführung.

Erfahren Sie, wie Sie die Auslagerungsregeln für Ihr Sortiment festlegen

In einem Lager mit verschiedenen Chargen und Verfallsdaten reicht es häufig nicht aus, eine einzige universelle FIFO- oder FEFO-Regel einzuführen. Die richtige Strategie hängt von folgenden Faktoren ab:

• der Art des Sortiments,
• der Umschlagshäufigkeit der Bestände,
• den Kundenanforderungen,
• den Lagerbedingungen,
• der Art der Kommissionierung,
• den Produktions- und Distributionsprozessen.

EMANS WMS ermöglicht es, Bestände sowie deren Allokation, Kommissionierung und Versand nach definierten Lager- und Geschäftsregeln einschließlich FIFO und FEFO zu steuern.

Häufig gestellte Fragen