12 Anzeichen dafür, dass Ihr Lager ein WMS benötigt

Viele Lager beginnen mit einfachen Abläufen. Waren werden im Unternehmenssystem erfasst, Aufgaben persönlich oder auf Papier weitergegeben, und erfahrene Mitarbeitende wissen genau, wo sich welcher Artikel befindet. Bei kleineren Mengen kann diese Arbeitsweise ausreichen. Probleme entstehen, wenn das Unternehmen wächst:

• die Zahl der Lagerartikel nimmt zu,
• die Zahl der Aufträge steigt,
• neue Vertriebskanäle entstehen,
• die Anforderungen der Kunden ändern sich,
• das Lager versorgt die Produktion oder mehrere Standorte,
• der Druck auf Geschwindigkeit, Genauigkeit und Rückverfolgbarkeit nimmt zu.

Prozesse, die bei geringerem Volumen noch beherrschbar waren, führen zunehmend zu Fehlern, Stillständen und zusätzlichen Kosten. Die Lösung muss nicht in einer sofortigen Erweiterung des Lagers oder dem Kauf weiterer Automatisierungstechnik bestehen. In vielen Fällen ist der erste Schritt die Einführung eines Warehouse Management Systems, kurz WMS – eines Systems, das Bestände nicht nur erfasst, sondern auch die Ausführung der Lagerprozesse steuert.

Was ist ein WMS und was steuert es im Lager?

Ein WMS ist ein Softwaresystem zur Steuerung der Lagerprozesse – vom Wareneingang über Einlagerung und Nachschub bis hin zu Kommissionierung, Kontrolle und Versand.

Im Gegensatz zu einer einfachen Lagerbestandsführung kann ein WMS Mitarbeitenden und Technologien konkrete Aufgaben zuweisen – auf Grundlage von:

• aktuellen Aufträgen,
• Standort und Verfügbarkeit der Bestände,
• festgelegten Prioritäten,
• Lagerregeln,
• Kapazitäten der Mitarbeitenden und Technik,
• Versandterminen,
• Eigenschaften und Einschränkungen der Waren.

Ein WMS beantwortet also nicht nur die Frage, wie viele Waren das Unternehmen im Bestand führt. Es unterstützt auch Entscheidungen darüber, wo sich die Waren befinden, wohin sie bewegt werden sollen, wer den Vorgang ausführen soll und in welcher Reihenfolge. Nicht jedes Lager benötigt jedoch denselben Systemumfang. Die folgenden 12 Anzeichen helfen einzuschätzen, ob die derzeitige Art der Lagersteuerung an ihre Grenzen stößt.

1. Die erfassten Bestände stimmen nicht mit der Realität überein

Eines der sichtbarsten Probleme ist die Differenz zwischen den Angaben im Unternehmenssystem und dem tatsächlichen physischen Bestand im Lager. Abweichungen können entstehen durch:

• einen falsch erfassten Wareneingang,
• nicht bestätigte Umlagerungen,
• die Verwechslung ähnlicher Artikel,
• unvollständige Auslagerungen,
• Beschädigung oder Verlust von Waren,
• eine verspätete Erfassung von Vorgängen,
• die manuelle Übertragung von Daten.

Die Folgen beschränken sich nicht auf die Inventur. Ein ungenauer Lagerbestand kann dazu führen, dass ein Auftrag für Waren angenommen wird, die tatsächlich nicht vorhanden sind, oder umgekehrt Artikel unnötig nachbestellt werden, die lediglich am falschen Ort gelagert sind.

Ein WMS verknüpft die physische Warenbewegung mit dem digitalen Datensatz. Jeder Wareneingang, jede Umlagerung, Kommissionierung oder Ausbuchung wird zum Zeitpunkt der Ausführung bestätigt, beispielsweise per Barcode, mobilem Terminal oder automatisierter Anlage. So erhält das Unternehmen ein aktuelleres Bild seiner Bestände und ihrer genauen Lagerplätze.

2. Mitarbeitende verbringen zu viel Zeit mit der Warensuche

Wenn Mitarbeitende bei jeder Aufgabe überlegen müssen, wo sich ein Artikel befinden könnte, hängt der Lagerprozess von ihrem Gedächtnis und ihrer Ortskenntnis ab. Typische Anzeichen sind:

• das Aufsuchen mehrerer Lagerplätze,
• Anrufe bei Kollegen,
• die Suche nach Waren, die außerhalb des vorgesehenen Lagerplatzes abgestellt wurden,
• unklare Kennzeichnung von Übergangsflächen,
• die manuelle Kontrolle mehrerer Verpackungen,
• das Warten auf die Person, die „weiß, wo es ist“.

Die für die Suche aufgewendete Zeit bedeutet nicht nur geringere Produktivität. Sie führt auch zu Warteschlangen, Arbeitsunterbrechungen und dem Risiko, dass Mitarbeitende das falsche Produkt oder die falsche Charge entnehmen. Das WMS führt die Mitarbeitenden zu einem konkreten Lagerplatz und kann auch die optimale Reihenfolge der einzelnen Stopps festlegen. Bei geeigneter Kennzeichnung der Waren und Lagerplätze überprüft es zugleich, ob der richtige Artikel gehandhabt wird.

3. Die Lagerleistung hängt von wenigen erfahrenen Personen ab

Langjährige Mitarbeitende kennen das Lager oft besser als die Dokumentation selbst. Sie wissen:

• wo sich die Waren gewöhnlich befinden,
• welche Aufträge Vorrang haben,
• wie sich ein nicht funktionierender Prozess umgehen lässt,
• wen sie bei einem Problem kontaktieren müssen,
• welche Artikel häufig verwechselt werden,
• was für einen bestimmten Kunden vorbereitet werden muss.

Dieses Wissen ist wertvoll, stellt jedoch zugleich ein Betriebsrisiko dar. Fehlt eine Schlüsselperson, kann die Lagerleistung deutlich sinken.

Die Abhängigkeit von einzelnen Personen erschwert außerdem:

• die Einarbeitung neuer Mitarbeitender,
• den Einsatz von Aushilfskräften während der Saison,
• die Ausweitung des Mehrschichtbetriebs,
• die Eröffnung eines weiteren Lagers,
• die Standardisierung von Prozessen.

Ein WMS überführt einen Teil der individuellen Erfahrung in systemgestützte Regeln. Mitarbeitende erhalten klare Aufgaben, und das System führt sie durch die einzelnen Schritte des Vorgangs. Erfahrene Lagerkräfte müssen dadurch nicht ständig die Arbeit anderer koordinieren und können sich auf die Behandlung von Ausnahmen oder die Verbesserung von Prozessen konzentrieren.

4. Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender dauert zu lange

Wenn neue Mitarbeitende mehrere Wochen benötigen, um sich selbstständig im Lager zurechtzufinden, sind die Prozesse vermutlich nicht ausreichend standardisiert. Eine lange Einarbeitung ist insbesondere in Betrieben problematisch, die:

• schnell wachsen,
• in mehreren Schichten arbeiten,
• saisonale Spitzen bewältigen müssen,
• häufig Leiharbeitskräfte einsetzen,
• eine hohe Fluktuation aufweisen,
• ein großes oder komplex aufgebautes Lager betreiben.

Das WMS kann konkrete Anweisungen auf einem mobilen Terminal anzeigen und die korrekte Ausführung der einzelnen Schritte prüfen. Neue Mitarbeitende müssen dadurch weder das gesamte Lager kennen noch sich alle Prozessausnahmen merken. Das System teilt ihnen mit:

• welche Aufgabe sie ausführen sollen,
• wohin sie gehen sollen,
• welchen Artikel sie scannen sollen,
• welche Menge sie entnehmen sollen,
• wohin sie die Waren bewegen sollen.

Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zum selbstständigen Arbeiten, und zugleich sinkt das Fehlerrisiko in den ersten Arbeitstagen.

5. Kommissionierfehler werden erst beim Verpacken oder beim Kunden entdeckt

Ein falscher Artikel, eine falsche Menge, Charge oder Verpackung kann Folgendes verursachen:

• erneute Kommissionierung,
• Verzögerungen beim Versand,
• zusätzliche Transportkosten,
• Reklamationen,
• Retouren,
• einen Vertrauensverlust bei den Kunden.

Wird die Richtigkeit des Auftrags erst am Ende des Prozesses geprüft, hat der Fehler bereits Arbeitszeit verbraucht und möglicherweise weitere Vorgänge blockiert. Ein WMS kann die Richtigkeit fortlaufend prüfen. Bei der Kommissionierung kontrolliert es beispielsweise:

• die Artikelidentität,
• die benötigte Menge,
• den Lagerplatz,
• die Charge oder Seriennummer,
• das Verbrauchsdatum,
• die Eignung der Ladeeinheit.

In einem E-Commerce-Lager kann es außerdem je nach Auftragsprofil Einzel-, Batch-, Cluster- oder Wellenkommissionierung steuern. Mehr über typische Schwachstellen im Online-Fulfillment erfahren Sie im Artikel Die 5 häufigsten Fehler in der E-Commerce-Logistik und wie man sie vermeidet.

6. Aufträge werden in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet

Die einfache Reihenfolge „zuerst eingegangen, zuerst bearbeitet“ muss nicht den tatsächlichen Geschäftsprioritäten entsprechen. Einige Aufträge können Folgendes erfordern oder aufweisen:

• eine frühere Abfahrtszeit des Transportdienstleisters,
• einen garantierten Liefertermin,
• eine höhere Kundenpriorität,
• eine besondere Verpackungsart,
• die Anforderung einer Zusammenstellung aus mehreren Zonen,
• eine Verknüpfung mit dem Produktions- oder Distributionsplan.

Bei manueller Steuerung müssen Schichtleitung oder Disposition die Prioritäten fortlaufend festlegen. Ändert sich die Situation, erhalten Mitarbeitende neue Anweisungen telefonisch, persönlich oder über Tabellen. Ein WMS kann Aufträge nach festgelegten Regeln sortieren und Aufgaben so erstellen, dass Geschäfts- und Versandtermine eingehalten werden.

In komplexeren oder automatisierten Betrieben kann ein WES diese Fähigkeit weiter ausbauen, indem es die Ausführung von Vorgängen und den Einsatz verfügbarer Ressourcen dynamisch koordiniert. Den Unterschied zwischen beiden Ebenen erläutert der Artikel Der Unterschied zwischen WMS und WES und warum er heute noch wichtiger ist.

7. Das Lager bewältigt Spitzen nicht ohne Überstunden und Improvisation

Ein deutlicher Anstieg der Auftragszahlen muss nicht unerwartet kommen. Im E-Commerce tritt er während Marketingkampagnen, am Black Friday oder vor Weihnachten auf. In der Lebensmittelbranche wird er durch Saisonalität, Wetter, Feiertage oder die Verfügbarkeit frischer Waren beeinflusst. In der Produktion kann er durch eine Planänderung oder den Anlauf eines neuen Auftrags entstehen. Ein Warnsignal ist, wenn jede Spitze zu Folgendem führt:

• ungeplanten Überstunden,
• einer manuellen Neuverteilung von Aufträgen,
• blockierten Versandzonen,
• Fehlern beim Nachschub,
• einer wachsenden Zahl unerledigter Aufgaben,
• Einschränkungen beim Wareneingang.

Ein WMS hilft, die Arbeit auch bei höherem Volumen zu standardisieren, und ermöglicht es, zusätzliche Mitarbeitende flexibler einzusetzen. Das System allein löst jedoch nicht jede Kapazitätsbeschränkung. Wird die Lagerleistung durch einen Engpass, unzureichende technische Kapazitäten oder eine falsche Reihenfolge der Vorgänge begrenzt, muss der gesamte Arbeitsfluss betrachtet werden.

Ausführlicher behandelt dieses Thema der Artikel Lagerleistung: Warum sie nicht von der Technologie, sondern von der Steuerung gebremst wird.

8. Der Nachschub an den Kommissionierplätzen wird erst nach deren Leerung veranlasst

Wird der Nachschubbedarf erst erkannt, wenn Mitarbeitende bei der Kommissionierung die benötigte Menge nicht vorfinden, kommt der Prozess zum Stillstand. Die betreffende Person muss:

1. die fehlende Ware melden,
2. auf die Erstellung einer Aufgabe warten,
3. Platz für das Flurförderzeug schaffen,
4. auf den Nachschub warten,
5. zum ursprünglichen Auftrag zurückkehren.

Solche Unterbrechungen vervielfachen sich bei höherem Volumen schnell. Ein WMS kann den Nachschub vorausschauend steuern – auf Grundlage von:

• dem Mindestbestand am Lagerplatz,
• offenen Aufträgen,
• der erwarteten Nachfrage,
• der Kapazität des Kommissionierplatzes,
• laufenden Kommissionierwellen,
• der für die Umlagerung benötigten Zeit.

Der Nachschub kann dadurch erfolgen, bevor ein Mangel die Kommissionierung blockiert.

9. Sie wissen nicht genau, wo Stillstände und Engpässe entstehen

Das Lager kann täglich das erforderliche Volumen versenden, jedoch um den Preis von:

• Überstunden,
• Wartezeiten,
• wiederholter Warenbewegung,
• einer unausgewogenen Arbeitsverteilung,
• einer übermäßigen Auslastung bestimmter Zonen,
• Improvisation durch Führungskräfte.

Ohne Daten zur Ausführung der Vorgänge lässt sich nur schwer erkennen, ob das Problem beim Wareneingang, bei der Einlagerung, beim Nachschub, bei der Kommissionierung, beim Verpacken oder beim Versand entsteht. Das WMS erfasst Zeit und Ablauf der einzelnen Aufgaben. Anschließend kann das Unternehmen beispielsweise Folgendes verfolgen:

• die Zahl der bearbeiteten Artikel,
• die Dauer der Aufgabenausführung,
• die Zahl der Ausnahmen,
• die Auslastung der Zonen,
• die Zahl der erfolglosen Versuche,
• verspätete Aufträge,
• die Produktivität nach Prozess oder Schicht.

Daten allein garantieren keine höhere Leistung. Sie ermöglichen jedoch, die Ursache eines Problems genauer zu identifizieren und zu überprüfen, ob die ergriffenen Maßnahmen tatsächlich eine Verbesserung bewirkt haben.

10. Verschiedene Vertriebskanäle konkurrieren um dieselben Bestände

Ein Unternehmen kann von einem Lager aus Folgendes versorgen:

• Einzelhandelsfilialen,
• Großhandelskunden,
• den eigenen Online-Shop,
• Online-Marktplätze,
• Abholkunden,
• Produktions- oder Servicestandorte.

Jeder Kanal weist ein anderes Auftrags- und Anforderungsprofil auf. Der Großhandel kann mit Kartons und Paletten arbeiten, während der E-Commerce die Einzelkommissionierung einer großen Zahl kleiner Aufträge erfordert. Einzelhandelsfilialen können feste Belieferungstermine haben, und die Produktion benötigt Material zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Werden Bestände und Prioritäten getrennt gesteuert, entstehen Konflikte:

• dieselbe Ware wird für mehrere Aufträge reserviert,
• ein dringender Auftrag blockiert die reguläre Distribution,
• der Online-Shop bietet Waren an, die physisch nicht mehr verfügbar sind,
• Mitarbeitende verwenden dieselbe Kommissionierstrategie für unterschiedliche Auftragsarten.

Ein WMS kann gemeinsame Bestände steuern und zugleich unterschiedliche Prozesse je nach Vertriebskanal, Kundentyp oder Versandpriorität unterstützen.

Weitere Möglichkeiten zur Optimierung von Einzelhandelsprozessen beschreibt der Artikel 4 Möglichkeiten zur Verbesserung der Einzelhandelslogistik.

11. Chargen, Verfallsdaten oder Seriennummern werden manuell kontrolliert

Bei frischen Lebensmitteln, pharmazeutischen Produkten, Komponenten oder regulierten Waren reicht es nicht aus, nur die Gesamtstückzahl zu kennen.

Das Unternehmen muss außerdem Folgendes verfolgen:

• die Charge,
• das Herstellungsdatum,
• das Mindesthaltbarkeits- oder Verbrauchsdatum,
• die Seriennummer,
• den Qualitätsstatus,
• die Herkunft der Ware,
• die Zuordnung zum Kunden oder Produktionsauftrag.

Die manuelle Kontrolle erhöht das Risiko, dass die falsche Charge ausgelagert wird, ältere Waren im Lager verbleiben oder sich bei einer Reklamation die Bewegung eines bestimmten Produkts nicht schnell nachvollziehen lässt. Ein WMS kann FIFO- oder FEFO-Regeln anwenden und automatisch den geeigneten Bestand anhand des Eingangs- oder Verfallsdatums auswählen.

Bei einem Produktrückruf ermöglicht es außerdem festzustellen:

• wo sich die betroffene Charge befindet,
• welche Lagerprozesse sie durchlaufen hat,
• an wen sie versandt wurde,
• ob sie sich noch in laufenden Aufträgen befindet.

Die Bedeutung einer Echtzeitsteuerung bei frischen Lebensmitteln zeigt auch die Fallstudie HORTIM: Ganzheitliche Steuerung der Lebensmittellogistik und Kühlkette.

12. Das Unternehmen möchte das Lager automatisieren, verfügt jedoch nicht über standardisierte Prozesse

Fördertechnik, Regalbediengeräte, autonome Flurförderzeuge oder Pick-by-Light-Systeme können die Lagerleistung erhöhen. Die Automatisierung kann jedoch nicht selbst entscheiden:

• welcher Auftrag Vorrang hat,
• welche Bestände nachgefüllt werden müssen,
• welchen Weg die Waren nehmen sollen,
• wie auf Bestandsmangel reagiert werden soll,
• was bei einer Gerätestörung zu tun ist,
• wie die Arbeit zwischen Menschen und Technologien aufgeteilt werden soll.

Sind die Prozesse vor der Automatisierung unklar oder instabil, kann die neue Technologie lediglich das bestehende Chaos beschleunigen. Ein WMS schafft eine Prozess- und Datenebene, die Lagerprozesse steuert und der Automatisierungstechnik die erforderlichen Vorgaben liefert. In größeren automatisierten Betrieben kann zusätzlich eine WES-Ebene erforderlich sein, die einzelne Anlagen, Bediener und laufende Aufgaben anhand der aktuellen Situation koordiniert.

Mehr über diese Architektur erfahren Sie im Artikel Steuerung eines automatisierten Lagers und die Rolle des WES-Systems.

Wie viele Anzeichen muss ein Unternehmen erfüllen, um ein WMS zu benötigen?

Es gibt keine allgemeingültige Zahl. Ein kritisches Problem kann größere Auswirkungen haben als fünf kleinere Mängel. Bei der Entscheidung hilft die Bewertung von drei Bereichen:

Bereich	Kontrollfrage
Risiko	Führt das Problem zu Reklamationen, Stillständen oder Verlusten?
Häufigkeit	Handelt es sich um eine Ausnahme oder eine alltägliche Situation?
Wachstum	Verschärft sich das Problem bei einem höheren Auftragsvolumen?

 

Tritt das Problem wiederholt auf, hat es messbare Auswirkungen auf den Betrieb und wird es sich bei weiterem Wachstum verschärfen, sollte geprüft werden, ob es durch eine Prozessänderung oder die Einführung eines WMS beseitigt werden kann.

Ein WMS ist nicht nur für große automatisierte Lager geeignet

WMS wird häufig mit großen Distributionszentren in Verbindung gebracht. Ob ein gesteuertes Lager erforderlich ist, hängt jedoch nicht nur von seiner Fläche oder der Zahl der Mitarbeitenden ab.

Auch ein kleineres Lager kann hochkomplex sein, wenn es:

• eine große Zahl von Aufträgen bearbeitet,
• Tausende Artikel führt,
• mit kurzen Haltbarkeitsfristen arbeitet,
• mehrere Vertriebskanäle bedient,
• die Rückverfolgbarkeit von Seriennummern oder Chargen benötigt,
• die Produktion versorgt,
• Waren mit hohem Wert lagert.

Umgekehrt benötigt ein großes Lager mit einfachem Sortiment und wenigen Bewegungen möglicherweise nicht denselben Funktionsumfang. Entscheidend sind nicht die Größe des Gebäudes, sondern die Komplexität der Prozesse, das Risikoniveau und die erforderliche Leistung.

Was Sie vor der Auswahl eines WMS vorbereiten sollten

Vor dem Vergleich von Anbietern und Funktionen muss die derzeitige Funktionsweise des Lagers erfasst werden.

Die grundlegende Übersicht sollte Folgendes umfassen:

• Arten von Wareneingängen und Aufträgen,
• die Zahl der Lagerartikel,
• das tägliche und maximale Bewegungsvolumen,
• die verwendeten Ladeeinheiten,
• die Kommissioniermethode,
• Chargen- und Verfallsregeln,
• das bestehende ERP und weitere Systeme,
• die eingesetzte Technik und Automatisierung,
• die wichtigsten Probleme und ihre betrieblichen Auswirkungen.

Es ist wichtig, nicht nur zu benennen, was das neue System leisten soll, sondern vor allem, welches Problem es lösen soll und anhand welcher Kriterien der Projekterfolg bewertet wird.

Ausführlichere Empfehlungen finden Sie im Artikel Das richtige WMS-System auswählen, ohne dabei verrückt zu werden.

Wann ein WMS allein möglicherweise nicht ausreicht

Ein WMS übernimmt die Bestandsführung und die Steuerung der Lagerprozesse. In komplexen Betrieben kann jedoch eine Anbindung an weitere Ebenen erforderlich sein:

• ERP für Geschäfts-, Finanz- und Unternehmensprozesse,
• MES für die Produktionssteuerung,
• TMS für die Transportplanung,
• WCS für die technische Steuerung von Automatisierungsanlagen,
• WES für die dynamische Koordination von Menschen, Technologien und Aufgaben.

Die Wahl der Architektur hängt davon ab, ob das Unternehmen in erster Linie eine genauere Bestandsführung und standardisierte Lagerabläufe oder die Steuerung eines komplexen Vorgangsflusses in Echtzeit benötigt. Daher sollte nicht mit einer Produktliste begonnen werden, sondern mit einer Analyse der Prozesse, Datenflüsse und betrieblichen Prioritäten.

Ein gutes WMS macht das Lager nicht komplizierter

Ziel eines WMS ist es nicht, zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu schaffen. Ein gut konzipiertes System überführt Entscheidungsregeln in die täglichen Abläufe und gibt den Mitarbeitenden eindeutige Anweisungen. Das Ergebnis kann sein:

• genauere Bestandsdaten,
• weniger Kommissionierfehler,
• eine kürzere Einarbeitungszeit,
• eine bessere Auslastung von Mitarbeitenden und Technik,
• eine schnellere Auftragsbearbeitung,
• eine höhere Rückverfolgbarkeit,
• eine bessere Vorbereitung auf Wachstum und Automatisierung.

Der Nutzen hängt jedoch von der Qualität der Prozessanalyse, der Konfiguration der Regeln, den Integrationen und der Einbindung der künftigen Nutzer ab. Technologie funktioniert am besten, wenn sie ein gut konzipiertes Betriebsmodell unterstützt.

Erkennen Sie einige dieser Anzeichen in Ihrem Lager wieder?

Bestandsabweichungen, langsame Kommissionierung oder die Abhängigkeit von erfahrenen Mitarbeitenden müssen keine isolierten Probleme sein. Häufig sind sie Anzeichen dafür, dass die derzeitige Art der Steuerung dem Volumen und der Komplexität des Betriebs nicht mehr entspricht.

Eine Analyse der Lagerprozesse hilft dabei, Folgendes zu identifizieren:

• die wichtigsten Ursachen für Fehler und Stillstände,
• Engpässe im Material- und Auftragsfluss,
• Prozesse, die sich für Standardisierung oder Automatisierung eignen,
• Integrationsanforderungen,
• realistische Prioritäten für die Einführung eines WMS.

Häufig gestellte Fragen