Personální agentury se díky digitálnímu vlastnoručnímu podpisu zbavují papíru

Pracovníci jedné z největších personálních agentur AGENTURA PLUS v České republice podepisují smlouvy i výplatní pásky na tabletu, díky čemuž firma kompletně digitalizovala celou papírovou agendu.

Víte, kolik listů papíru ve vaší firmě denně vytisknete a následně podepsány založíte do archivu? AGENTURA PLUS, která patří mezi největší personální agentury v České republice, svou spotřebu spočítala. Zaměstnanci centrály a sedmi poboček za měsíc vytlačili zhruba 38 tisíc listů papíru.

Uchazeči o práci, brigádníci i trvalí zaměstnanci, v personálních agenturách každodenně podepisují pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti nebo o provedení práce, i rozličné související dokumenty jako jsou prohlášení na daňové úlevy, prohlášení o hmotné odpovědnosti a výplatní pásky. Výsledkem jsou nejen vysoké náklady na tisk a archivaci, ale i zbytečné prostoje. Tisk, zakládání a dohledávání dokumentů, zabírají pracovníkům na pobočkách značnou část pracovní náplně.

KONEC PAPÍROVÝCH NEEFEKTIVNOSTÍ

AGENTUŘE PLUS se od minulého roku papírový archiv nerozšiřuje. Všechny dokumenty - od smluv až po výplatní pásky - v ní totiž lidé podepisují digitálně prostřednictvím SIGNATUSu. První krok k elektronizaci udělala firma již před mnoha lety, kdy začala využívat ekonomický software společnosti ANASOFT - FINUS. Nezbytnosti vytisknout každý dokument, který je třeba podepsat a archivovat, se však zbavila až loni, když nasadila řešení pro digitální podepisování dokumentů.

Když dnes pobočkový pracovník či pracovnice připraví v systému dokument pro podpis, nespustí se tiskárna, ale jediným kliknutím ho zobrazí na tabletu. Zaměstnanec či uchazeč o práci vidí dokument podobně jako na to byl vždy zvyklý - rozdíl je pouze v tom, že v rukou nedrží papír, ale tablet.

KONEČNÉ OVĚŘENÍ

Software s názvem SIGNATUS, který dokáže spolupracovat s libovolným ekonomickým systémem, následně spojí podpis s dokumentem a odešle ho na server, případně i na zadaný email. Na rozdíl od podepisování na takzvané sign-pady, známé například z bank, se tímto způsobem zamezuje případným sporům, zda pracovník nedal autogram pod něco jiného, než si myslel. S dokumentem podepsaným na tabletu umí pracovat i písmoznalci a je stejně pravomocný, jako kdyby měl papírovou podobu.

Všechny dokumenty související s pracovníkem nebo uchazeči o práci, včetně těch co dotyčný podepíše, se ukládají do jeho složky, odkud se dají elektronicky kdykoliv z libovolné pobočky snadno dohledat. Manažer tak umí z centrály v reálném čase kontrolovat, jak probíhá nábor nových lidí na pobočkách a zda čerstvě nasmlouvaných pracovníci doložili všechny nezbytné certifikáty a oprávnění. Rovněž dokáže při případné kontrole úřadů ihned vyhledat jakékoliv dokumenty, které se týkají zaměstnávání či pronájmu lidí.

NIŽŠÍ NÁKLADY, VYŠŠÍ EFEKTIVITA

Elektronický archiv je užitečný i pro zaměstnance poboček. Ti již nemusí v krabicích či šanony plných papírů pracně a zdlouhavě dohledávat výplatní pásky, pokud řekněme přijde brigádník reklamovat, že ještě nedostal zaplaceno, ani jakékoliv jiné dokumenty, které se týkají jeho působení v agentuře.

Přímé náklady na vytištění jednoho listu papíru pokrytého textem jsou zhruba 1,3 eurocentu, což pro firmu, která měsíčně vytiskne 50 tisíc listů, znamená výdaj téměř 8 tisíc eur ročně. Náklady spojené s využíváním papíru však netvoří pouze cena archů a inkoustu. To co obvykle není vidět, je mrhání času zaměstnanců. Podle sdružení ThePaperless Project se zaměstnanec v kanceláři probírá v papírech průměrně pětinu pracovní doby. Jinými slovy, vyhledáváním informací stráví jeden celý pracovní den v týdnu.
Velkým přínosem pro AGENTURU PLUS je proto i zefektivnění fungování zaměstnanců poboček, které se projeví rychlejším obsloužením najímaných nebo již nasmlouvaných pracovníků. Navíc, digitalizace včetně podepisování, otevírají firmě i nové možnosti, například pro práci v terénu.

V neposlední řadě, management i běžní zaměstnanci mohou být právem hrdí na to, že jejich agentura se stává, obrazně řečeno, zelená.

ZA JEDEN MĚSÍC POUŽÍVÁNÍ OSOBNÍ AGENTURA:

• Ušetřila 38.000 listů papíru
• Se SIGNATUSem podepsala 4.570 dokumentů
• Zaregistrovala 367 nových uchazečů o zaměstnání

MOHLO BY VÁS TAKY ZAJÍMAT:

3 způsoby jak archivovat digitálně podepsané elektronické dokumenty

Co potřebujete vědět o elektronickém podpisu při celosvětovém obchodování

Digitální podpis mění obchodní modely

Digitální vlastnoruční podpis už není jen pro velké

Co dokážete s digitálním podpisem