Kdy budou naše kanceláře konečně bezpapírové
06.06.2016
Systémy pro digitalizaci a management dokumentů patří do první pětky nejpoužívanějších podnikových IT na Slovensku, většina firem je označuje za mimořádně přínosné a více než čtvrtina do těchto řešení plánuje v nejbližších třech až pěti letech investovat.
Průzkum, který udělala agentura GfK ve spolupráci s týdenníkem Trend a IT Asociaciou Slovenska na vzorku 146 respondentů ukázal, že systémy pro digitalizaci a management dokumentů využívá v současnosti 60 % firem. Až 79 % z nich považuje tyto řešení za přínosné a 28 % respondentů uvedlo, že do digitalizace a managementu dokumentů hodlají do pěti let investovat. Na otázky odpověděli hlavně IT manažeři a IT specialisti, ale i ředitelé a majitelé převážně středně velkých (50 až 250 zaměstnanců) a velkých (250 a více zaměstnanců) firem.
Přestože stále více podniků využívá systémy pro správu dokumentů, každý z nás komunikuje emailem nebo přes rozličné chaty a o digitalizaci slyšíme ze všech stran, objem vytisknutého papíru po celém světě neklesá. Naopak, poměrně výrazně roste – od 80. roků se spotřeba papíru globálně zhruba zdvojnásobila.
Myšlenka bezpapírové kanceláře přitom nemá deset ani dvacet let – tento koncept se objevil už před 40 roky. Navzdory tomu průměrný pracovník v kanceláři spotřebuje podle sdružení Paperless Project ročně až 10 tisíc listů papíru. Téměř polovina vytištěných dokumentů skončí ještě v ten samý den v koši. Na výrobu papíru se dnes spotřebovává přes 40 % dřeva, které se celosvětově vytěží na průmyslové účely.
Výsledek není negativní jen pro životní prostředí. Pro firmy je tisk a nakládání s papírem neefektivní a skladování papírových dokumentů i potenciálně rizikové. Zaměstnanec v kanceláři stráví hledáním dokumentů v emailech a v papírových archivech typicky 30 až 40 % pracovní doby. A většina (70 %) firem by v případě katastrofické ztráty papírových záznamů například při požáru nebo záplavě do třech týdnů ukončila činnost.
Proč navzdory všemu mnozí lidé ve firmách nadále upřednostňují papír před digitálním formátem? U někoho je to možná věc zvyku – papír máme zkrátka zažitý, rádi se ho dotýkáme, děláme si na něj poznámky. Ačkoli výzkumy dokazují, že z displeje lidé čtou rychleji a s menším úsilím, při otázce odkud čtou raději, odpoví že z papíru. Hluboko zakořeněné návyky se mění těžko a změny stereotypů chtějí čas.
Obdobně je to s dalšími pomyslnými bariérami. Častým argumentem pro zachování papíru bývá potřeba dokument podepsat a archivovat. Přitom dnes není problém podepisovat dokumenty digitálně na obrazovku tabletu, který dokáže zaznamenat podpis dotykovým perem a v kombinaci se speciálním softwarem spojit podpisový vzor (včetně biometrických prvků) s dokumentem, například se smlouvou. Připomíná to způsob podepisování, na který jsme všichni zvyklí. Všechno je vidět na obrazovce, údaje se dají překontrolovat. Rozdíl je jen v tom, že vlastnoručně nepodepíšeme papír, ale elektronický dokument přímo na obrazovce tabletu.
Digitální podpis otevírá cestu k novým způsobům obsluhy zákazníků i k rychlejším a efektivnějším firemním procesům. Přináší úsporu nákladů na tisk, distribuci či archivaci dokumentů a v neposlední řadě vyšší bezpečnost, jelikož software jako je SIGNATUS dokáže podepsané dokumenty uložit do tabletu, i jejich průběžné zesynchronizování se vzdáleným serverem.
Při zjevných přínosech digitálního zpracování dokumentů v bezpapírových procesech a postupné změně „železných“ návyků se snad papír ve firmách co nejdříve definitivně odebere na zasloužený odpočinek.
MOHLO BY VÁS TAKY ZAJÍMAT:
3 způsoby jak archivovat digitálně podepsané elektronické dokumenty
Co potřebujete vědět o elektronickém podpisu při celosvětovém obchodování
Digitální podpis mění obchodní modely
