Digitální vlastnoruční podpis je dnes již dostupný všem

Kompletní digitalizace firemní dokumentace včetně podepisování zrychluje procesy, šetří náklady a má potenciál změnit celé obchodní modely, ale před jejím nasazením musí firmy vyřešit otázku, jak budou digitálně podepsané elektronické dokumenty archivovat.

Pokud alespoň občas navštěvujete pobočku banky nebo operátora, určitě jste se už podepisovali na malý sign-pad, který slouží k zaznamenávání podpisového vzoru při uzavírání smluv, případně na ověřování podpisu při potvrzování transakcí. Je přirozené, že technologie pro digitální podepisování začaly jako první používat velké společnosti. Jelikož zpracovávají velké objemy papírových dokumentů, dávala digitalizace vzhledem k počátečním investicím největší smysl právě jim.

Dnes je ovšem technologie digitálního podpisu nejenže cenově dostupnější než v minulosti, ale poskytuje i širší možnosti využití. Nejde už jen o lepší bezpečnost či vyšší komfort pro klienty, které v první fázi rozšiřování digitálního podepisování přesvědčily banky a telco operátory. Menší a středně velké firmy láká tato technologie hlavně příslibem zrychlení a zefektivnění procesů, ale i úspory nákladů.

Tablet místo sign-padu

Například Agentura Plus, která zajišťuje zejména personální leasing a pracovníky pro dočasnou výpomoc, zpracovává měsíčně desítky tisíc listů papíru. Lidé na centrále a sedmi pobočkách po celé zemi podepisují pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti nebo o provedení práce, i rozličné související dokumenty, jako jsou prohlášení na daňové úlevy, prohlášení o hmotné odpovědnosti a výplatní pásky.

V minulosti museli zaměstnanci agentury všechny podepsané dokumenty vytisknout a uskladnit v papírové podobě, s čímž přirozeně souviselo nejen množství nákladů na tisk a archivaci, ale i zbytečných prostojů. Tisk, zakládání a případné dohledávání dokumentů zabíralo pracovníkům na pobočkách značnou část pracovní náplně. Od minulého roku se již agentuře papírový archiv nerozšířil. Všechny papíry – od smluv až po výplatní pásky – totiž lidé podepisují elektronicky.

Agentura Plus přitom na svých pobočkách nevyužívá specializované jednoúčelové sign-pady, ale obyčejné tablety, které dokážou zaznamenávat podpis dotykovým perem na obrazovku. Speciální software - SIGNATUS přitom zajišťuje, aby byl každý dokument podepsaný, ať už se jedná o smlouvu, výplatní pásku nebo jiný dokument. Pracovník agentury má všechno před sebou, údaje si může překontrolovat, čímž se zamezuje případným sporům, že podepsal něco jiného, než si myslel. Připomíná to způsob podepisování, na který jsme byli vždy zvyklí. Rozdíl je pouze v tom, že vlastnoručně nepodepisuje papír, ale elektronický dokument přímo na obrazovce tabletu.

Rychlejší obchodování

Jiný příklad, kdy je využití digitálního vlastnoručního podpisu přínosné, je obchodování v terénu. Obchodník typicky navštíví zákazníka, odprezentuje mu produkty či služby a ujasní si jeho představy, aby mu mohl následně poslat na míru ušitou nabídku. Pokud klient souhlasí, je třeba se mu nadále věnovat a získat od něj objednávku nebo podpis smlouvy. Teprve potom následuje fakturace. To vše obvykle trvá několik dní, v horším případě i týdnů, během kterých roste riziko, že zákazník svůj záměr přehodnotí, případně přijme nabídku od konkurence.

Digitální podpis umožňuje celý akviziční proces urychlit. V ideálním případě obchodník přímo na setkání doladí nabídku v tabletu, doplní potřebné údaje a dá zákazníkovi objednávku či smlouvu ihned podepsat. Podepsaný dokument poté může z tabletu okamžitě odejít do centrály, kde se spustí návazné procesy – ať už vystavení faktury, aktivace služby nebo například objednání zboží ze skladu.

Podobné přínosy může mít digitální vlastnoruční podpis pro servisní firmu, například pro poskytovatele údržby a revizi výtahů nebo pro přepravní společnost, která rozváží materiál například na stavby.

Digitální podepisování tak otevírá firmám dveře ke zcela novým konceptům prodeje či obsluhy zákazníků, při kterých se klientský pracovník může pohybovat po prodejně, nebo dokonce po nákupním centru či po náměstí s tabletem v ruce a aktivně oslovovat zákazníky. Na tabletu jim může ihned na místě odprezentovat nabídku a následně s nimi uzavřít i smlouvu v elektronické podobě.

Co dělat s digitálními dokumenty

Přirozeným výsledkem digitálního podpisu je omezení papírových dokumentů, ale současně nárůst množství elektronických dokumentů. Přirozeně proto vyvstává otázka: „Jak budeme hromady elektronických dokumentů zpracovávat a archivovat?“

Se dočtete v našem blogu