„Skladníci jsou jako jezdci F1“ Marián Šarišský o řízení skladu a logistice DEDOLES

Skladové provozy v dynamickém odvětví e-commerce čelí mnoha specifickým výzvám, zejména v oblasti optimalizace skladové logistiky, řízení sezónních výkyvů a udržení rovnováhy mezi efektivitou a kvalitou služeb. Sklad společnosti DEDOLES patří mezi ty, které efektivně využívají moderní technologie k řízení skladových a vychystávacích procesů, přičemž integrace WMS systému a neustálá adaptace hrají klíčovou roli.

Na ploše přibližně 3 500 m² s kapacitou zpracovat tisíce objednávek denně je sklad společnosti DEDOLES připraven zvládat vysoké objemy operací. Flexibilní přístup k procesům a důraz na optimalizaci skladových zásob jsou základními principy jeho fungování. Sezónní výkyvy vyžadují přizpůsobení procesů, od reorganizace zásob až po úpravu logistických strategií. Současně je kladen důraz na kvalitu, přičemž chybovost byla minimalizována zavedením systémů dvojité kontroly.

Marián Šarišský, který ve společnosti DEDOLES působí jako operations a logistics manager, vysvětluje v rozhovoru, jak funguje logistika skladu s vysokou obrátkovostí a jak systematické zlepšování, důsledné plánování a využití pokročilých technologií, jako je WMS systém, přispívají k vysoké efektivitě a spokojenosti zákazníků.

Jak byste charakterizoval přístup Dedolesu k logistice?

Často se setkávám s názorem, že logistika je jen o tom, jak přesunout zboží z bodu A do bodu B. Není to však žádná raketová věda, ale má své výzvy, které není radno podceňovat. Podle mě je dobrá logistika zejména o schopnosti najít rovnováhu mezi rychlostí, kvalitou a náklady. V Dedolesu jsme si uvědomili, že právě tato rovnováha je klíčová. Proto se snažíme hledat taková řešení, která fungují efektivně, i když nemáme k dispozici neomezené zdroje.

To, že pracujeme s omezeným rozpočtem, nás nutí být kreativními a hledat způsoby, jak dělat věci lépe a efektivněji. Neznamená to, že si nemůžeme dovolit investovat do technologií, ale spíše se snažíme nejdříve „uklidit doma“. Tedy optimalizovat naše procesy a maximálně využít to, co máme, ještě předtím, než začneme uvažovat o velkých investicích.

Naší strategií je neustálé zlepšování, ať už jde o procesy ve skladu, způsob, jakým vychystáváme objednávky, nebo optimalizaci zásob. Víme, že dokonalost spočívá v detailech. I drobné úpravy, jako například správné rozmístění zboží ve skladu či úprava způsobu balení, mohou přinést značné úspory.

V Dedolesu věříme, že logistika je motorem spokojenosti zákazníka. Pokud dokážeme doručit správný produkt správnému zákazníkovi včas, bez chyb a za rozumné náklady, budujeme důvěru a loajalitu. Proto je naše filozofie jednoduchá: „rychle, kvalitně, levně“. A to vše za podmínek, které jsou reálné a udržitelné. Každý den si klademe otázku: „Jak můžeme být lepší než včera?“

Co je tedy podle vás klíčem k efektivnímu řízení skladu?

Všechno závisí na správném „nastavení“, podobně jako v závodech Formule 1. V této analogii hraje každý detail důležitou roli – od technického vybavení, přes strategii, až po tým, který všechno sladí. V logistice je to stejné. Pokud chcete být úspěšní, potřebujete nejen kvalitní „vozidlo“, tedy technologickou infrastrukturu, ale i tým „mechaniků“, kteří systému rozumí, umí jej přizpůsobit a udržovat v špičkové kondici.

Klíčem je mít dobře nastavené procesy, které jsou flexibilní a přizpůsobitelné. Svět logistiky se mění dynamicky: sezónní výkyvy, neočekávané změny v poptávce či potřeba reagovat na externí faktory nás nutí být vždy o krok napřed. To znamená, že nestačí jen nastavit systém a nechat ho běžet. Musíme jej neustále sledovat, analyzovat a přizpůsobovat aktuální situaci.

Přizpůsobivost je obzvlášť důležitá během sezónních vrcholů. V takových obdobích se sklad stává místem s vysokou koncentrací pohybu a operací. Pokud bychom neměli dobře nastavené priority, například optimalizaci vychystávací zóny nebo reorganizaci zásob podle obrátkovosti, mohlo by dojít k zbytečným ztrátám času, kapacity a nakonec i k nespokojenosti zákazníků.

Flexibilita systému však nestačí, pokud nemáte tým, který je schopný na tyto změny rychle reagovat. Lidé jsou nezbytným faktorem. Skladníci, operátoři i ti, kteří plánují a analyzují, všichni musí rozumět tomu, proč se určité úpravy dělají a jak tyto změny ovlivňují celkovou efektivitu. Jejich schopnost adaptace a spolupráce je stejně důležitá jako jakýkoliv technologický nástroj.

Všechno, co děláme, má společný cíl: být co nejefektivnější a zároveň zajistit vysokou kvalitu a spokojenost zákazníků. Stejně jako v závodech Formule 1 i v logistice platí, že vítězí ten, kdo dokáže sladit všechny faktory do perfektní harmonie: procesy, technologie, lidi a jejich společný výkon.

Můžete objasnit, jak konkrétně pracujete se sezónností ve vašem skladu?

Sezónnost hraje zásadní roli a vyžaduje neustálou adaptabilitu procesů. Například během sezóny, kdy objem objednávek výrazně narůstá, se zaměřujeme na maximalizaci rychlosti a efektivity. Zvyšujeme kapacitu vychystávací zóny, což eliminuje potřebu častějšího doplňování zásob a umožňuje pracovníkům rychlejší přístup ke zboží. Nejžádanější produkty rozmísťujeme rovnoměrně po celé zóně, aby se minimalizovalo přetížení konkrétních částí skladu, což zároveň optimalizuje rozmístění pracovníků podle aktuálních potřeb.

Dále měníme samotný způsob vychystávání. Během sezóny přecházíme na takzvaný „hadičkový režim“, což znamená jednosměrný pohyb v uličkách skladu. Tento režim předchází blokování pracovníků a zbytečnému čekání, čímž zajišťuje hladký průběh operací i při vysokém zatížení.

Mimo sezónu se naše strategie mění. S nižším objemem objednávek se zaměřujeme na optimalizaci každé operace. Nejvíce obrátkové položky přesouváme na co nejdostupnější místa blízko balicích stanic, čímž minimalizujeme počet kroků potřebných k vychystání. Tento přístup nám umožňuje efektivní provoz i při dočasném poklesu počtu pracovníků nebo objednávek.

Přizpůsobujeme také balení objednávek aktuální poptávce. Během sezóny například vyčleňujeme konkrétní balicí stanice pro různé typy objednávek – některé se specializují na prioritní objednávky, jiné na objemné zásilky. Mimo sezónu je však naše balicí infrastruktura univerzálnější, což nám pomáhá co nejefektivněji využívat dostupné zdroje.

Naše práce nikdy nekončí – sezónnost nám určuje rytmus a my musíme být schopni flexibilně reagovat. Díky tomu máme efektivní provoz, který zvládá vysoké zatížení i během vrcholné sezóny, a zároveň funguje úsporně mimo ni.

Takže důležitá je rychlost. Jak se vám ale při této snaze daří dosahovat i vysoké kvality?

Naše chybovost se během většiny roku pohybuje na úrovni 0,0004 %, což je výsledek důslednosti a důrazu na kvalitu. Tento úspěch stojí na jednoduchém, ale efektivním systému dvojí kontroly. Každý produkt, který projde naším skladem, je nejprve zkontrolován při vychystávání. Už v této fázi máme zavedené procesy, které umožňují zachytit případné nesrovnalosti. Následně produkt prochází další kontrolou během balení.

Tento přístup nám poskytuje jistotu, že i když dojde k chybě během vychystávání, máme další příležitost ji odhalit a opravit. Řídíme se jednoduchým pravidlem: chyba, která se zachytí včas, nezpůsobí problémy zákazníkovi. Systém dvojí kontroly není o nedůvěře vůči našim lidem nebo technologiím, ale o zajištění bezchybného servisu.

Důslednost a kvalita jsou pro nás základem. Chápeme, že spokojený zákazník je ten, kdo obdrží přesně to, co si objednal, v očekávané kvalitě a bez komplikací. Proto raději věnujeme více času a úsilí kontrolám, než bychom riskovali zklamání zákazníka. Tento systém nám navíc pomáhá předcházet dodatečným nákladům spojeným s reklamacemi nebo vrácením nesprávně dodaného zboží.

Pro nás kvalita není jen číslo, ale závazek vůči zákazníkům. Proto jsme ji zakotvili do všech našich procesů a neustále hledáme nové způsoby, jak ji dále zlepšovat.

Důslednost a důraz na kvalitu jsou jistě nákladné. Je přesto možné optimalizovat náklady na skladové operace?

Dlouhodobě pracujeme na snižování nákladů, protože víme, že efektivita je základem udržitelného růstu. Daří se nám dosahovat nákladů na úrovni 15 centů za vychystanou položku, což je výsledek dlouhodobého zlepšování procesů a zavádění praktických řešení. Naše strategie je postavena na optimalizaci každého kroku – od plánování přes samotné vychystávání až po balení a expedici.

Každý ušetřený cent je důležitý, protože na konci roku přispívá k významným úsporám. Naše cesta k efektivitě není o snižování nákladů za každou cenu, ale o tom, že každý krok provádíme s maximálním důrazem na přidanou hodnotu.

Jedním z klíčových nástrojů, které využíváme, je defragmentace skladu. Ta nám umožňuje efektivně pracovat se skladovou kapacitou bez nutnosti navyšování prostor, což by znamenalo dodatečné náklady. Například během roku, kdy sklad není plně vytížen, je rozmístění zásob flexibilní a přizpůsobené aktuálním potřebám. V sezóně, kdy objem skladovaných zásob prudce narůstá, dokážeme produkty přeskládat tak, aby se maximálně využil dostupný prostor a zároveň zůstala zachována přehlednost.

Tento přístup nám umožňuje zvládnout sezónní špičky bez nutnosti pronájmu externích skladů nebo investic do rozšíření infrastruktury. Zároveň minimalizujeme zbytečné přesuny zboží a zkracujeme čas, který zaměstnanci tráví hledáním produktů. Celý provoz je organizován tak, aby byl efektivní i při extrémně vysokém zatížení.

Naše filozofie snižování nákladů se ale nezaměřuje pouze na optimalizaci prostoru, ale také na detailní nastavení priorit v rámci všech procesů. Podobně jako v závodech Formule 1 vítězí ten, kdo má nejen nejrychlejší vozidlo, ale i nejlepší strategii pro každou trať. Stejně tak i my přizpůsobujeme priority a procesy aktuálním potřebám, abychom co nejlépe využili dostupné zdroje.

Neustálé změny a přesuny zboží ve skladu se musí někde projevit. Nevznikají tím problémy se skladovými zásobami a inventurou?

Nevznikají, protože i v této oblasti klademe důraz na důslednost a prevenci. Využíváme průběžné inventury a samoopravné mechanismy, které jsou základem naší strategie udržení vysoké kvality skladových zásob. Průběžné inventury nám umožňují pravidelně kontrolovat stav skladu během celého roku, což eliminuje potřebu zdlouhavých a nákladných jednorázových inventur. Tento přístup je efektivní nejen z pohledu času, ale i z hlediska přesnosti – problémy se řeší okamžitě, a ne až při velké inventuře, kdy by mohly způsobit vážné komplikace.

Naše samoopravné mechanismy fungují jako nástroj, který v reálném čase identifikuje a řeší chyby. Například pokud WMS systém zjistí nesprávné množství položek na konkrétní pozici ve skladu, ať už jde o nedostatek nebo přebytek, automaticky vytvoří úkol k nápravě, který je prioritně řešen. Tento proces je rychlý a přesný, což zvyšuje nejen kvalitu zásob, ale i efektivitu celého provozu.

WMS systém je nastaven tak, aby chyby identifikoval dříve, než by mohly ovlivnit objednávky zákazníků. Například pokud zaměstnanec zjistí, že na dané pozici chybí položka, WMS systém tuto situaci zaznamená a okamžitě ji zařadí mezi kontrolní úkoly. Stejně tak funguje i opačný případ, kdy je na pozici více položek, než by mělo být. Tímto způsobem si ve skladu udržujeme neustálý „pořádek“, což zajišťuje hladký a efektivní provoz.

Tato metodika má ještě jeden důležitý přínos – snižuje zatížení týmu. Když se chyby zachytí a opraví včas, zaměstnanci nemusí dodatečně řešit problémy, jako jsou nesprávně vychystané objednávky nebo opětovné balení. Výsledkem je lepší organizace práce a nižší stres na pracovišti.

Průběžné inventury a samoopravné mechanismy tedy nejsou jen o kvalitě zásob, ale také o efektivitě, spokojenosti zákazníků a dlouhodobé udržitelnosti našich logistických procesů. Tento systém se osvědčil jako neocenitelný nástroj v naší každodenní praxi.

Systém řízení procesů je v Dedolesu skutečně komplexní. Jaké nástroje vám umožňují tak detailní optimalizaci?

Máme opravdu flexibilní WMS systém, který nám umožňuje rychlé přizpůsobování procesů podle aktuálních potřeb. Tento systém je nedílnou součástí naší provozní strategie. Díky němu dokážeme rychle reagovat na sezónní výkyvy, změny v poptávce, nebo dokonce na nepředvídatelné situace, jako jsou problémy v dodavatelském řetězci.

Navzdory této komplexnosti provozu – a možná právě díky ní – vždy platí jedno základní pravidlo: nejprve si musíte „uklidit doma“. Předtím, než se pustíte do investic do drahých technologií nebo rozsáhlé automatizace, je nezbytné optimalizovat interní procesy. Technologie sama o sobě nevyřeší problémy způsobené špatně nastavenými procesy. Naopak, pokud tyto problémy přenesete do technologického řešení, výsledek může být ještě horší – technologie pouze znásobí neefektivitu.

V praxi to znamená, že jsme si nejprve podrobně analyzovali každý krok našich procesů, identifikovali slabá místa a navrhli řešení, která nevyžadovala okamžité velké investice. Například jsme zavedli efektivnější postupy vychystávání, optimalizovali rozmístění zásob ve skladu a implementovali pravidelné průběžné inventury. Tyto kroky nám umožnily lépe využít stávající zdroje a připravit pevné základy pro budoucí inovace.

Když máte dobře nastavené procesy, technologie se stává nástrojem, který tyto procesy podporuje a zlepšuje. Pokud však investujete do technologií bez předchozí optimalizace, riskujete, že získáte drahé řešení s minimální přidanou hodnotou. Proto jsme v Dedolesu zvolili opačný přístup: nejprve maximalizujeme to, co máme, a až když dosáhneme limitu našich možností, uvažujeme o dalších investicích.

Tento přístup nám umožnil dosáhnout rychlé návratnosti z každé investice. Zatímco před pěti lety by u nás návratnost nejmodernější technologie byla na úrovni pěti let, dnes by to bylo deset let. To je dáno tím, že jsme se rozhodli investovat spíše do softwarových vylepšení řízení provozu, která měla návratnost vždy do jednoho roku. Tím jsme nezatížili cashflow společnosti a dokázali jsme postupně zdvojnásobit naši efektivitu. Paradoxně se nám tím určitá technologie vzdálila – ale to pouze znamená, že pro nás nebyla tou správnou volbou.

Technologie jsou skvělé nástroje, ale pouze tehdy, když je dokážete správně využít. A k tomu je nutné mít nejprve v pořádku „vlastní domácnost“ – interní procesy, lidi a systémy, které spolupracují jako harmonický celek.

Jaká je filozofie Dedolesu v oblasti neustálého zlepšování?

Jsme sami sobě konkurencí. To není jen fráze, ale filozofie, která nás pohání vpřed. Každý měsíc se díváme na to, čeho jsme dosáhli, a hledáme způsoby, jak být ještě lepší. Neuspokojujeme se s tím, co už funguje. Neustále hledáme prostor ke zlepšení, ať už v malých detailech, nebo v širších procesech.

Neustálé zlepšování je jádrem našeho přístupu. Pro nás to znamená průběžnou analýzu – co funguje, co nefunguje, kde jsou slabá místa a kde můžeme být rychlejší, kvalitnější nebo efektivnější. Když identifikujeme příležitost ke zlepšení, přichází na řadu testování a implementace. Nejde o náhodné zkoušení, ale o postupné a promyšlené kroky, které nám umožňují pokrok bez zbytečných rizik.

Příkladem je optimalizace našich skladových procesů. Když během sezóny dochází k přetížení určité části skladu, nezačínáme hned investicemi do rozšíření. Nejprve se podíváme na to, jak můžeme efektivněji rozložit zboží, změnit pořadí vychystávání nebo zavést nové postupy na minimalizaci časových ztrát. Po sezóně tyto změny vyhodnotíme, analyzujeme, co fungovalo a co lze ještě doladit. Tento cyklus neustálého zlepšování je to, co nás posouvá vpřed.

Tento přístup není jen o technologiích nebo procesech, ale také o lidech. Neustále zapojujeme naše zaměstnance do zlepšování. Skladníci jsou jako „jezdci“ v naší pomyslné Formuli 1 – oni nejlépe vědí, kde procesy drhnou a co by mohlo fungovat lépe. Jejich zpětná vazba je pro nás neocenitelná, protože změny, které implementujeme, musí vyhovovat nejen systému, ale také lidem, kteří s ním pracují. Není náhodou, že se v F1 říká, že jezdec je nejdůležitější a nejpřesnější senzor v autě. Stejně tak je důležité vnímat i zaměstnance skladu.

Na konci dne je pro nás každý malý posun v efektivitě důležitý. I když některé změny přinášejí jen zlomek procenta zlepšení, jejich kombinací může být celkový efekt obrovský. Právě tento přístup nás odlišuje: neustále se porovnáváme s vlastními výsledky a snažíme se je překonat. Protože pokud jsme lepší než včera, už to je vítězství.

Jak byste na závěr shrnul hlavní výzvy a přínosy vašeho přístupu?

Hlavní výzvou je najít rovnováhu mezi efektivitou, kvalitou a náklady – něco, o co se snaží každá logistická operace. V Dedolesu však věříme, že klíčem k úspěchu není jen hledání kompromisů, ale spíše neustálé zlepšování a maximální využití všech dostupných nástrojů. Tento přístup nám umožňuje poskytovat vysokou úroveň služeb za konkurenceschopné náklady, aniž bychom museli dělat ústupky v kvalitě.

Naše filozofie stojí na třech hlavních pilířích: detailním plánování, flexibilním WMS systému a týmové spolupráci.

Detailní plánování nám umožňuje předvídat problémy a připravit se na ně dříve, než nastanou. Například během sezónních špiček analyzujeme historická data, abychom mohli optimalizovat uspořádání skladu, přizpůsobit procesy a zajistit, že zvýšený objem objednávek zvládneme bez zbytečných zdržení nebo stresu.

Flexibilní WMS systém je druhým pilířem. Svět logistiky je dynamický a flexibilita je nezbytná, pokud chceme držet krok s neustále se měnícími podmínkami. Náš WMS systém umožňuje rychlé přizpůsobení procesů – od změny priorit při vychystávání přes reorganizaci skladových zón až po úpravu způsobu vychystávání během sezónních změn.

Tento systém funguje na základě parametrů, které se v průběhu roku mění podle potřeby. Někdy je nutné provést změny doslova ze dne na den – podobně jako v závodech Formule 1, kde tým musí okamžitě reagovat na neočekávané změny, například náhlé ochlazení. Pro nás to může znamenat nečekaný nárůst prodeje produktů mimo jejich hlavní sezónu. Schopnost rychle reagovat nám šetří čas, zdroje a minimalizuje možné ztráty.

Týmová spolupráce je třetím pilířem, který spojuje všechny části systému do funkčního celku. Naši zaměstnanci nejsou pouze vykonavatelé procesů, ale aktivní účastníci jejich tvorby. Skladníci a operátoři mají nejlepší přehled o tom, co funguje a kde jsou slabá místa. Jejich zpětná vazba je pro nás neocenitelná. Tím, že je zapojujeme do procesu zlepšování, nejen zvyšujeme efektivitu, ale také jejich motivaci a angažovanost.

Naším cílem je vždy doručit správný produkt ve správný čas a za konkurenceschopnou cenu. Tento cíl není jen o splnění očekávání, ale také o neustálém posouvání hranic toho, co je v logistice možné dosáhnout. Kvalita a efektivita pro nás tedy nejsou jen cíli – jsou základními hodnotami, které nás vedou v každém kroku naší práce.