Jak řídit expirace a minimalizovat odpisy potravin pomocí WMS

Pokud sklad tyto informace nevyužívá přímo při příjmu, naskladnění a vychystávání, může držet dostatek zásob, a přesto odepisovat zboží, které zůstalo ve skladu příliš dlouho. WMS umožňuje pracovat s trvanlivostí jako s aktivním parametrem řízení zásob, nejen jako s údajem v evidenci.

Skladování a logistika čerstvých potravin pracují s časem jinak než sklad nepotravinového sortimentu. Každý den, který zásoba stráví ve skladu, může snižovat její obchodní využitelnost.

U některých produktů jde o měsíce. U čerstvého ovoce, zeleniny, mléčných výrobků, masa nebo chlazených produktů může být rozhodujících několik dní či hodin. Proto vzniká zásadní rozdíl mezi dvěma otázkami: Kolik zásob je ve skladu? a Kolik z těchto zásob je ještě možné reálně prodat a expedovat konkrétním zákazníkům? Právě druhá otázka je při řízení potravinového skladu podstatnější.

Expirace není jen datum na etiketě

Při řízení potravin je třeba rozlišovat minimálně mezi dvěma typy dat.

Označení	Co vyjadřuje
Datum spotřeby	Souvisí s bezpečností potraviny
Datum minimální trvanlivosti	Souvisí především se zachováním kvality

 

Evropská legislativa u balených potravin rozlišuje mezi označením „use by“ a „best before“, tedy mezi datem spotřeby a datem minimální trvanlivosti. Evropská komise zároveň upozorňuje, že správná práce s označováním datem má význam i při předcházení potravinovému odpadu.  Z pohledu skladu však samotné datum nestačí. Je třeba vědět také:

• ke které šarži patří,
• kde se daná šarže nachází,
• kolik kusů z ní zbývá,
• které zakázky ji mohou použít,
• jakou minimální zbývající trvanlivost požaduje odběratel,
• a zda existuje starší zásoba, kterou je třeba expedovat dříve.

To už není obyčejná evidence. Je to řízení zásob podle času.

Proč může sklad odepisovat potraviny i při správném stavu zásob

Problém nemusí vzniknout proto, že firma nakoupila příliš mnoho. Odpis může vzniknout i ve skladu, který má zdánlivě správně nastavenou zásobu. Typický scénář vypadá takto:

1. ve skladu se nacházejí dvě šarže stejného produktu,
2. novější šarže je uložena na snáze dostupné pozici,
3. skladník při vychystávání použije novější zásobu,
4. starší šarže zůstává ve skladu,
5. situace se zopakuje u dalších objednávek,
6. starší zásobě zůstane příliš krátká trvanlivost pro další expedici.

Účetně může být zásoba po celou dobu správná. Provozně však vzniká odpis. Právě proto u potravin nestačí sledovat pouze množství. Je nutná viditelnost na úrovni šarže, lokace a zbývající trvanlivosti.

FEFO: nevychystává se nejstarší příjem, ale nejbližší expirace

U zásob s omezenou trvanlivostí je jedním ze základních principů FEFO – First Expired, First Out. Zboží s nejbližším relevantním datem expirace nebo trvanlivosti má být vyskladněno před zásobou, která má delší zbývající životnost. Tím se liší od FIFO (First In, First Out).

Metoda	Rozhodující parametr	Typické použití
FIFO	Čas příjmu	Stabilní sortiment bez významného rozdílu v expiraci
FEFO	Datum expirace/trvanlivosti	Potraviny, farmacie a časově citlivý sortiment

 

Dvě palety stejného jogurtu totiž nemusejí mít stejnou trvanlivost podle toho, která přišla do skladu jako první. Novější dodávka může obsahovat šarži s kratší dobou spotřeby. Proto se u časově citlivé zásoby nemá rozhodovat pouze podle data příjmu. WMS může porovnávat konkrétní šarže a při vytváření úkolu určit, ze které zásoby se má zboží vychystat.

FEFO však funguje pouze tehdy, když sklad zná správná data

Pravidlo „nejbližší expirace jde první“ zní jednoduše. V praxi však vyžaduje, aby byly údaje zachyceny už při příjmu. Pro každou relevantní jednotku nebo šarži může být nutné evidovat:

• číslo šarže,
• datum výroby,
• datum spotřeby,
• minimální trvanlivost,
• množství,
• dodavatele,
• skladovací zónu,
• případně další parametry kvality.

Pokud se tyto údaje zapisují ručně nebo existují pouze na papírových dokumentech, FEFO zůstává závislé na pozornosti pracovníků. U desítek šarží může tento model fungovat. U tisíců položek a vysokého denního obratu už vzniká prostor pro chyby. WMS proto přenáší výběr správné šarže ze zkušenosti skladníka do systémového pravidla.

Řízení expirace začíná už při příjmu

Minimalizace odpisů nezačíná při expedici. Začíná u brány skladu. Při příjmu může vzniknout zásadní otázka: Má dodaná šarže dostatečnou zbývající trvanlivost na to, aby ji firma dokázala prodat?

Pokud dodavatel přiveze produkt s nepřiměřeně krátkou zbývající životností, sklad může zboží sice fyzicky přijmout, ale problém se pouze přesune do budoucnosti. WMS může při příjmu pracovat s pravidly jako:

• minimální počet dní do data spotřeby,
• minimální zbývající trvanlivost v procentech,
• různé limity podle produktu,
• různé limity podle dodavatele,
• kontrola povinných údajů šarže.

Pokud podmínka není splněna, systém může zásobu:

• označit ke kontrole,
• zablokovat,
• přesměrovat do karanténní zóny,
• nebo vyvolat rozhodnutí odpovědného pracovníka.

Tím se riziko zachytí ještě předtím, než se problematická zásoba smísí s běžným skladem.

Ne každý zákazník akceptuje stejnou zbývající trvanlivost

Zde se řízení potravinových zásob komplikuje. Produkt může být z pohledu zákonného data stále zcela v pořádku, ale pro konkrétního odběratele už nemusí být obchodně použitelný. Maloobchodní síť může například požadovat, aby při dodání zbývalo určité minimum trvanlivosti. Jiný odběratel může akceptovat kratší interval. Gastronomický provoz může mít odlišná pravidla.

Výsledkem je, že stejná šarže může být:

Situace	Stav zásoby
Objednávka zákazníka A	Vhodná k expedici
Objednávka zákazníka B	Příliš krátká zbývající trvanlivost
Interní prodejní kanál	Stále použitelná
Pozdější expedice	Riziková

 

Jednoduché FEFO proto nemusí stačit. Je třeba FEFO kombinované s obchodními pravidly zákazníka.

WMS musí vědět, komu lze konkrétní šarži expedovat

Pokročilejší řízení zásob proto nevybírá pouze šarži s nejbližší expirací. Zároveň kontroluje, zda daná zásoba splňuje podmínky konkrétní objednávky. Při vytváření skladového úkolu může systém vyhodnocovat:

1. produkt,
2. požadované množství,
3. dostupné šarže,
4. data expirace,
5. minimální trvanlivost zákazníka,
6. stav zásoby,
7. lokaci,
8. další logistické priority.

Teprve potom určí, ze které skladové pozice se má zboží vychystat. Výsledkem je přesnější rotace zásob, aniž by skladník musel ručně porovnávat data jednotlivých palet.

Expirace by měla ovlivňovat i naskladnění

Správné FEFO se neřeší pouze při výdeji. Záleží také na tom, kam se zásoba uloží.

Pokud se položka s krátkou zbývající trvanlivostí uloží do:

• vzdálené lokace,
• rezervního skladu,
• hůře dostupné pozice,
• nebo za novější zásobu,

zvyšuje se riziko, že bude při dalším vychystávání přehlédnuta. WMS může pravidla naskladnění kombinovat podle:

• obrátkovosti,
• expirace,
• typu produktu,
• skladovací teploty,
• požadované dostupnosti,
• rozměrů a hmotnosti.

Tím se FEFO mění z pravidla expedice na princip řízení celého životního cyklu zásoby ve skladu.

Kritické zásoby je třeba identifikovat dříve, než expirují

Pokud se problém objeví až v den expirace, možnosti reakce jsou minimální. Mnohem větší hodnotu má vědět:

• co expiruje za 30 dní,
• co za 14 dní,
• co za 7 dní,
• která zásoba nemá očekávanou spotřebu,
• a kterých položek je vzhledem ke zbývající trvanlivosti příliš mnoho.

WMS proto může zásoby segmentovat podle časových pásem.

Zbývající trvanlivost	Možná priorita
Dlouhá	Standardní režim
Zkracující se	Zvýšená priorita FEFO
Kritická	Aktivní řešení zásoby
Nevyhovující	Blokování nebo kontrola

 

Konkrétní hranice se přirozeně liší podle sortimentu. Podstatné je, že problém je identifikován před vznikem odpisu.

Z dat o expiraci může vzniknout obchodní rozhodnutí

Informace o kritické zásobě není užitečná pouze pro sklad. Může ovlivnit také:

• nákup,
• prodej,
• tvorbu cen,
• promo aktivity,
• přesun zásob,
• komunikaci s odběratelem.

Pokud systém ukáže, že určitá šarže má vysokou zásobu a rychle se zkracující trvanlivost, firma může reagovat ještě v době, kdy má produkt obchodní hodnotu. Například:

• zastaví další nákup,
• přesune zásobu do lokality s vyšší spotřebou,
• upřednostní ji u vhodných objednávek,
• vytvoří cenovou akci,
• nebo ji přesune do jiného prodejního kanálu.

WMS tak nemusí samotný obchodní krok provést. Poskytuje však informace a provozní možnosti, aby rozhodnutí nepřišlo pozdě.

Odpis je často důsledkem problému, který vznikl mnohem dříve

Zboží se může odepsat dnes, ale příčina mohla vzniknout před několika týdny. Například:

nadměrný nákup → nevhodné zaskladnění → novější šarže se vychystávala dříve → starší zásoba ztratila odbyt → zbývající trvanlivost klesla pod limit zákazníků → odpis.

Takový proces ukazuje, proč expirace nelze řešit pouze reportem „co dnes končí“. Důležitá je schopnost zpětně zjistit:

• kdy byla zásoba přijata,
• kde byla skladována,
• jak často byla přesouvána,
• proč nebyla vychystána,
• které objednávky použily jinou šarži,
• a kdy se stala obchodně nevyužitelnou.

Tak vznikají data pro další zlepšování nákupu i skladových pravidel.

Odpisy nelze řešit pouze pomocí FEFO

FEFO je důležitý nástroj, ale samo o sobě nedokáže vyřešit nadměrné zásoby. Pokud firma nakoupí trojnásobek množství, které dokáže během trvanlivosti prodat, správné pořadí vyskladňování problém pouze zmírní. Minimalizace odpisů proto vyžaduje kombinaci více oblastí:

Oblast	Co je třeba řídit
Nákup	Přiměřené množství zásob
Příjem	Kvalita a zbývající trvanlivost
Sklad	Lokace, šarže a podmínky
Vychystávání	FEFO a zákaznická pravidla
Prodej	Využití rizikové zásoby
Analytika	Budoucí riziko odpisů

 

I proto se moderní WMS posouvají od pasivní skladové evidence k aktivní orchestraci zásob a skladových operací v reálném čase, což patří mezi výrazné trendy logistiky.

U čerstvých potravin rozhodují hodiny i manipulační podmínky

U čerstvého sortimentu je expirace pouze jednou částí problému. Stejně důležité mohou být:

• skladovací teplota,
• chladicí zóny,
• čas strávený mimo požadovanou teplotu,
• rychlost příjmu a expedice,
• manipulace,
• kontrola kvality.

Zásoba může mít dostatečně vzdálené datum spotřeby, ale nesprávná manipulace může výrazně ovlivnit její použitelnost. Proto u logistiky čerstvých potravin nestačí izolované pravidlo FEFO. Skladové procesy musejí být sladěny s celým chladicím a distribučním tokem.

V distribučním centru HORTIM proto řízení potravinové logistiky zahrnuje příjem, kontrolu kvality, naskladnění, skladování, vychystávání i expedici v rámci jednoho řízeného provozu. ANASOFT u této realizace uvádí zpracování přibližně 3 000 druhů čerstvých potravin a expedici ovoce a zeleniny v objemu až 28 000 přepravek denně.

Šarže je důležitá i po expedici

Přesná evidence šarží nemá význam pouze pro minimalizaci odpisů. Je nezbytná také pro sledovatelnost. Při reklamaci, zjištění problému s kvalitou nebo stažení výrobku je třeba vědět:

• která šarže je dotčena,
• kde se její zásoba aktuálně nachází,
• kdy byla přijata,
• od kterého dodavatele pochází,
• komu už byla expedována,
• kolik jí zbývá ve skladu.

Bez podrobné evidence může firma při problému blokovat nebo stahovat větší množství zásob, než je skutečně nutné. WMS umožňuje vázat fyzický pohyb zboží na konkrétní šarže, takže historie nekončí u souhrnného čísla skladové karty.

Fyzická zásoba a prodejní zásoba nejsou totéž

Potravinový sklad může mít fyzicky 500 kusů produktu. To však automaticky neznamená, že všech 500 kusů lze prodat. Část může být:

• po datu spotřeby,
• příliš blízko expiraci,
• blokována kontrolou kvality,
• rezervována,
• poškozena,
• nebo nevhodná pro konkrétního zákazníka.

Pro plánování je proto třeba rozlišovat mezi: fyzicky přítomnou zásobou a zásobou reálně dostupnou pro splnění konkrétní objednávky. Právě tato druhá hodnota je pro logistiku a zákaznický servis rozhodující.

U více skladů může rozhodovat i přesun zásoby

Časově citlivá zásoba nemusí být ohrožena proto, že o produkt není zájem. Může být jen na nesprávném místě. Sklad A má přebytek produktu s blížící se expirací. Sklad B má stejný produkt téměř vyprodaný. Bez společné viditelnosti mohou vzniknout dvě paralelní situace:

• první provoz zboží odepíše,
• druhý vytvoří novou objednávku dodavateli.

Při centralizovaném pohledu na zásoby lze místo toho vyhodnotit přeskladnění. Takové rozhodování je dalším příkladem toho, proč se WMS u větších provozů neposuzuje pouze podle schopnosti „evidovat sklad“. Důležitá je schopnost aktivně pracovat se zásobou během její zbývající životnosti.

Potravinový odpad má i ekonomický rozměr

Odpis potraviny neznamená pouze ztrátu pořizovací ceny. Před vyřazením už zásoba mohla vytvořit náklady na:

• dopravu,
• příjem,
• kontrolu,
• skladování,
• chlazení,
• manipulaci,
• přeskladnění,
• inventuru,
• likvidaci.

Čím později se riziko expirace identifikuje, tím více nákladů už bylo do produktu vloženo. Evropská komise uvádí, že podle její studie bylo přibližně 10 % potravinového odpadu v dodavatelském řetězci EU spojeno s označováním potravin datem. Jde o širší problém zahrnující i porozumění označením „datum spotřeby“ a „minimální trvanlivost“, nejen skladové procesy, ale údaj ukazuje, že čas a správná práce s daty mají při předcházení odpadu význam.

Co sledovat při řízení expirací

Samotná hodnota odpisů je zpožděný ukazatel. Říká, co už firma ztratila. Pro aktivní řízení je užitečné sledovat také ukazatele, které problém signalizují dříve. Například:

Ukazatel	Co může odhalit
Zásoba podle zbývající trvanlivosti	Budoucí riziko expirace
Hodnota kritické zásoby	Finanční riziko
Průměrné stáří zásoby	Rychlost rotace
Výjimky FEFO	Nesprávné vyskladňování
Odpis podle SKU	Problematický sortiment
Odpis podle dodavatele	Problémy při příjmu nebo s trvanlivostí
Odpis podle lokality	Nevyvážené zásoby

 

Teprve tyto údaje umožňují hledat příčinu, nejen evidovat následek.

Pět otázek, které odhalí slabiny řízení expirací

1. Eviduje sklad expiraci na úrovni konkrétní šarže?

Pokud ne, automatické FEFO je výrazně omezené.

2. Kontroluje se zbývající trvanlivost už při příjmu?

Pokud ne, problematická zásoba může vstoupit do skladu bez upozornění.

3. Umí systém zohlednit podmínky konkrétního zákazníka?

Pokud ne, FEFO může vybrat šarži, kterou odběratel už neakceptuje.

4. Je riziková zásoba viditelná před expirací?

Pokud se řeší pouze produkty, které expirují dnes nebo zítra, prostor pro obchodní reakci je malý.

5. Lze dohledat, proč určitá šarže zůstala ve skladu?

Bez této informace se stejný problém může opakovat.

Kdy už Excel nebo základní skladová evidence nestačí

U malého sortimentu může zkušený skladník řídit expirace ručně. S růstem provozu však přibývají kombinace:

• SKU,
• šarží,
• lokací,
• zákaznických pravidel,
• skladovacích zón,
• objednávek,
• dat.

Pokud má například jedna položka pět šarží a odběratelé používají tři různé limity zbývající trvanlivosti, rozhodnutí o správném výdeji už není jednoduché FIFO. U tisíců SKU se z toho stává provozní problém, který je třeba vyhodnocovat při každém skladovém úkolu. V tomto bodě přináší WMS hodnotu právě tím, že pravidla aplikuje automaticky a konzistentně.

WMS nemusí pouze evidovat expiraci. Může podle ní řídit sklad

Rozdíl mezi jednoduchou evidencí a řízením je zásadní. Evidenční systém oznámí: Šarže 123 expiruje za sedm dní. Řídicí systém může tuto informaci použít při rozhodování: Šarže 123 má prioritu u nejbližších vhodných objednávek, nesmí však být použita pro zákazníky požadující minimálně deset dní zbývající trvanlivosti.

To je podstata pokročilého WMS. Údaj není pouze uložen. Ovlivňuje další skladovou operaci. EMANS WMS pracuje s řízením zásob, skladových lokací a expedice v reálném čase a podporuje také vychystávací principy včetně FEFO.

Cílem není dostat čerstvé zboží ze skladu za každou cenu

Minimalizace odpisů nesmí znamenat expedování zásoby, která už nesplňuje kvalitativní, bezpečnostní nebo zákaznické podmínky. Správné řízení proto kombinuje:

1. kontrolu při příjmu,
2. přesnou evidenci šarží,
3. vhodné zaskladnění,
4. FEFO,
5. pravidla minimální zbývající trvanlivosti,
6. průběžné sledování rizikových zásob,
7. sledovatelnost,
8. analýzu příčin odpisů.

WMS poskytuje systémovou vrstvu, která tato pravidla dokáže uplatňovat při každodenním toku zásob. Cílem není expedovat nejstarší produkt. Cílem je expedovat správnou šarži ve správný čas správnému odběrateli.

Od evidence expirace k aktivnímu řízení zásob

U časově citlivého sortimentu se hodnota zásoby mění každým dnem. Proto nestačí vědět, co už expirovalo. Důležitější je vědět, co se k expiraci blíží a zda existuje dostatek času na reakci. WMS může propojit data, šarže, lokace, objednávky a pravidla zákazníků tak, aby se zbývající trvanlivost stala součástí každodenního rozhodování skladu. Výsledkem není pouze přesnější FEFO. Jde o lepší kontrolu nad tím:

• které zásoby se mají expedovat,
• které je třeba přesunout,
• které vyžadují obchodní reakci,
• a u kterých už je třeba zabránit dalšímu nákupu.

Odpisu je nejlepší předejít ještě předtím, než se zásoba stane problémem

V potravinové logistice nelze čas zastavit. Lze však lépe rozhodovat o tom, která zásoba se má kdy a kam přesunout. Prvním krokem je proto zmapovat:

• jak se dnes evidují šarže a expirace,
• jak se vybírá zásoba k vychystání,
• zda existují pravidla minimální trvanlivosti,
• kdy se firma dozví o rizikové zásobě,
• a z jakých příčin dnes vznikají odpisy.

U čerstvých potravin však samotná evidence data nestačí. Hodnota vzniká tehdy, když systém dokáže toto datum převést na správné rozhodnutí při příjmu, zaskladnění, vychystávání a expedici.

Nejčastější dotazy