FIFO nebo FEFO: jaký způsob vyskladňování potřebuje váš sklad?

V praxi však bývá správné vyskladňování složitější, zejména když sklad pracuje s desítkami šarží, různou zbývající trvanlivostí, více zákazníky a rychle se měnícími objednávkami. Ve skladu se nacházejí dvě palety stejného výrobku. První dorazila v pondělí a datum spotřeby má za tři týdny. Druhá byla přijata až ve středu, ale její datum spotřeby je už za deset dní.

Kterou paletu vyskladníte jako první?

Pokud se sklad řídí principem FIFO, vybere starší zásobu podle data příjmu. Pokud používá FEFO, přednost dostane zboží s kratší zbývající dobou použitelnosti.

U zboží bez významného omezení trvanlivosti může být FIFO zcela dostačující. U čerstvých potravin, nápojů, surovin nebo jiného sortimentu s datem spotřeby však může nesprávně nastavená rotace vést ke zbytečným odpisům, reklamacím nebo k expedici zásob, které zákazník již nechce převzít.

Rozdíl mezi FIFO a FEFO představuje rozhodnutí, které ovlivňuje kvalitu zásob, skladové ztráty i schopnost dodávat objednávky podle požadavků odběratelů.

Co znamená FIFO

FIFO je zkratka z anglického First In, First Out. První dovnitř, první ven. Princip je jednoduchý: zásoba, která byla do skladu přijata nejdříve, by měla být jako první také vyskladněna.

Pokud sklad přijme:

• v pondělí 100 kartonů,
• ve středu dalších 100 kartonů,
• v pátek dalších 100 kartonů,

při FIFO se nejdříve spotřebuje pondělní zásoba. FIFO pomáhá zajistit přirozenou rotaci zásob a zabránit tomu, aby starší položky zůstávaly dlouhodobě zapomenuté ve skladu.

Kdy je FIFO vhodné

FIFO dává smysl zejména u sortimentu, kde datum příjmu přibližně odpovídá pořadí, v jakém by se mělo zboží spotřebovat nebo expedovat. Typicky může jít o:

• obalové materiály,
• trvanlivý sortiment,
• nápoje nebo výrobky s dlouhou a relativně homogenní trvanlivostí,
• komponenty bez významné expirace,
• zásoby, u nichž se šarže přijímají v chronologickém pořadí výroby.

Ani v těchto případech však FIFO nemusí být univerzálním pravidlem. Pokud nověji přijatá zásoba expiruje dříve než starší, mechanické dodržování FIFO může vést k nesprávnému rozhodnutí. A právě zde nastupuje FEFO.

Co znamená FEFO

FEFO znamená First Expired, First Out. Jako první se vyskladňuje zásoba, která má nejbližší datum expirace nebo konec použitelnosti. Datum příjmu přestává být hlavním rozhodovacím kritériem. Pokud jsou ve skladu dvě šarže stejného výrobku:

Šarže	Příjem	Expirace
A	2. března	28. března
B	5. března	20. března

Při FIFO se jako první vybere šarže A, protože dorazila dříve. Při FEFO dostane přednost šarže B, protože jí zbývá méně času do expirace. Pro logistiku čerstvých potravin je právě tento rozdíl zásadní.

FIFO, nebo FEFO? Rozhoduje charakter zásob

Ani jedna strategie není automaticky „lepší“. Správná volba závisí na sortimentu a podmínkách provozu.

Situace	Vhodnější princip
Zboží bez expirace	FIFO
Stejná trvanlivost všech šarží	FIFO
Různá data expirace	FEFO
Čerstvé a rychle se kazící potraviny	FEFO
Zákazníci vyžadují minimální zbývající trvanlivost	FEFO

 

V jednom skladu přitom nemusí všechny položky používat stejné pravidlo. Distributor potravin může například pro obalový materiál používat FIFO, pro trvanlivé výrobky FEFO s mírnějšími pravidly a pro čerstvý sortiment FEFO kombinované s dalšími omezeními.

Současné řízení skladu proto není o výběru jednoho pravidla pro celý provoz. Jde o schopnost nastavit správnou strategii pro konkrétní skupinu produktů, šarži, zákazníka nebo objednávku.

Proč je FEFO u potravin složitější, než se zdá

Na papíře vypadá FEFO jednoduše: Vyberte zásobu, která expiruje jako první. V reálném provozu však sklad často nemůže rozhodovat pouze podle jednoho data. Distribuční sklad může zásobovat:

• maloobchodní řetězce,
• menší prodejny,
• gastroprovozy,
• velkoobchodní odběratele,
• vlastní síť prodejen.

Každý odběratel proto může mít jiné požadavky na zbývající dobu trvanlivosti při dodání. Šarže s nejbližší expirací tak může být vhodná pro místního zákazníka s dodáním následující den, ale již nemusí splňovat požadavky řetězce, který při příjmu vyžaduje delší minimální zbývající trvanlivost.

Správné pravidlo proto může v praxi vypadat například takto: Z dostupných zásob vyber šarži s nejbližší expirací, která zároveň splňuje minimální požadovanou zbývající trvanlivost konkrétního zákazníka. A to už není jednoduché řazení zásob podle data.

Co všechno může ovlivnit rozhodnutí o vyskladnění

U potravin a nápojů může systém při výběru zásoby zohledňovat několik parametrů současně:

• datum expirace,
• datum výroby,
• šarži,
• datum příjmu,
• kvalitativní stav,
• skladovací zónu,
• teplotní režim,
• minimální zbývající trvanlivost,
• požadavky zákazníka,
• typ objednávky,
• obchodní prioritu,
• dostupnost celé objednávky.

Výsledná strategie vyskladňování se tedy může lišit nejen mezi produkty, ale také mezi dvěma objednávkami stejného výrobku.

Proč účetní rotace zásob nestačí

ERP nebo účetní systém může správně evidovat, že firma má na skladě například 2 400 kusů výrobku. Z pohledu fyzického skladu je však potřeba vědět mnohem více:

• Ve kterých lokacích se jednotlivé kusy nacházejí?
• Ze kterých šarží pocházejí?
• Jaká mají data expirace?
• Které zásoby jsou blokované?
• Které jsou již rezervovány pro objednávku?
• Které splňují požadavky konkrétního zákazníka?
• Kterou manipulační jednotku má skladník fyzicky vyzvednout?

Účetní evidence odpovídá především na otázku kolik zásob máme. Řízení skladu musí odpovídat také na otázku které konkrétní zásoby máme použít nyní. Právě proto samotná správnost stavu zásob v ERP ještě nezaručuje správnou rotaci zásob ve fyzickém skladu.

Pokud firma řeší, zda jí při rostoucích procesech stále postačuje základní evidence, nebo již potřebuje samostatné řízení skladových operací, přirozeným dalším krokem je také téma jak vybrat správný WMS systém.

FIFO uvedené ve směrnici ještě neznamená FIFO ve skladu

Firma může mít pravidlo „vyskladňujeme podle FIFO“ uvedené v pracovním postupu. Otázkou však zůstává, zda se toto pravidlo dodržuje při každé fyzické manipulaci. Pokud skladník vybírá zásobu podle vlastní zkušenosti nebo podle toho, která paleta je nejblíže, výsledkem může být zcela jiná rotace.

Problém vzniká zejména tehdy, když:

• stejný výrobek leží na více pozicích,
• sklad má rezervní a vychystávací zóny,
• nové palety jsou fyzicky dostupnější než starší,
• část zásob se nachází v dočasných lokacích,
• expedice pracuje pod časovým tlakem,
• skladník nevidí datum expirace všech dostupných šarží.

V manuálně řízeném skladu tedy FIFO nebo FEFO často funguje jako doporučení. V řízeném skladu se může stát systémovým pravidlem.

Jak WMS mění FIFO a FEFO na proveditelné pravidlo

WMS zná identitu zásoby, její lokaci a parametry potřebné k rozhodnutí o vyskladnění. Při příjmu zboží lze evidovat například:

• produkt,
• množství,
• šarže,
• datum výroby,
• expirace,
• logistická jednotka,
• kvalitativní stav.

Když následně přijde objednávka, systém nepošle skladníkovi pouze informaci: Vychystejte 20 kartonů produktu X. Může mu určit konkrétní zásobu a lokaci, které odpovídají nastavené strategii. Skladník dostane pokyn například: 20 kartonů ze šarže B z pozice C-04-02. Naskenováním pozice a manipulační jednotky systém zároveň ověří, zda pracovník vybral správnou zásobu.

Právě takto funguje také EMANS WMS, který umožňuje řídit zásoby, alokace, skladové pohyby, vychystávání a expedici podle definovaných strategií včetně FIFO a FEFO.

WMS tak převádí pravidlo z interního předpisu na konkrétní rozhodnutí prováděné při každé skladové operaci.

WMS nemusí používat stejnou strategii pro vše

V potravinářském provozu může být vhodné nastavit pravidla na několika úrovních. Například:

Čerstvé mléčné výrobky
FEFO + minimální zbývající trvanlivost podle zákazníka.

Trvanlivé nápoje
FEFO nebo FIFO podle typu výrobku a obchodních pravidel.

Obalový materiál
FIFO.

Výrobní surovina
FEFO + vazba na konkrétní výrobní dávku nebo kvalitativní stav.

Blokovaná šarže
Nesmí být alokována bez ohledu na datum příjmu či expirace.

Právě možnost kombinovat pravidla představuje rozdíl mezi jednoduchou evidencí a skutečným řízením zásob.

Co když nejstarší šarže není na nejlepším místě?

Zde vzniká další praktický konflikt. FEFO může přikazovat vychystat konkrétní starší šarži. Z pohledu produktivity skladu se však může nacházet:

• na vzdálenější pozici,
• v rezervním skladu,
• za jinou manipulační jednotkou,
• v zóně, kde právě pracuje jiný operátor.

Naopak novější zásoba může být přímo ve vychystávací pozici. Pokud sklad vždy upřednostní nejkratší trasu, může porušit rotaci zásob. Pokud vždy striktně ignoruje provozní efektivitu, může zbytečně prodlužovat vychystávání. Pokročilé řízení skladu proto pracuje s prioritami. U čerstvého zboží může mít expirace přednost před vzdáleností. U zboží s dlouhou trvanlivostí může systém připustit větší flexibilitu.

I proto se současné WMS posouvají od pasivní evidence k aktivnímu řízení práce skladu. Tento posun patří mezi širší změny v trendech v logistice ovlivňujících efektivitu skladů a dodavatelských řetězců.

FEFO začíná již při příjmu a naskladnění

Správné vyskladnění nelze oddělit od ostatních skladových procesů. Pokud se při příjmu nezaeviduje správná šarže nebo expirace, FEFO nemá podle čeho rozhodovat. Pokud se zásoba uloží na nesprávnou lokaci bez potvrzení, systém ji sice může vybrat, ale pracovník ji fyzicky nenajde.

Pokud se starší zásoba nachází na nevhodné pozici, může být nutné ji přesunout dříve, než začne brzdit expedici. Řízená rotace proto zahrnuje celý tok:

1. příjem,
2. identifikaci šarže,
3. kontrolu data,
4. naskladnění,
5. rezervaci zásoby,
6. doplňování vychystávacích pozic,
7. vychystávání,
8. kontrolu,
9. expedici.

WMS propojuje tyto kroky tak, aby pravidlo rotace neexistovalo pouze na konci procesu.

U čerstvých potravin rozhoduje čas

Čím kratší je použitelnost výrobku, tím menší prostor má sklad pro chybu. U pomalu obrátkového trvanlivého sortimentu může nesprávné otočení dvou šarží zůstat dlouho bez viditelného následku.

U čerstvého ovoce, zeleniny, mléčných výrobků, masa, pekařských výrobků nebo jiného rychloobrátkového sortimentu však může několikahodinové nebo jednodenní zpoždění znamenat rozdíl mezi:

• prodejnou zásobou,
• zásobou s omezenými možnostmi expedice,
• a odpisem.

Potravinová logistika proto potřebuje kombinovat rychlost, přesnost a kvalitu zásob. Dobrým příkladem je řízení potravinové logistiky a chladicího řetězce ve společnosti HORTIM, kde systém WMS podporuje naskladňování a vychystávání čerstvého ovoce a zeleniny v reálném čase a koordinuje rozdílné skladové procesy mezi několika zónami. V podobných provozech je rotace zásob součástí širšího řízení toku zboží, skladovacích podmínek a aktuálních obchodních priorit.

FEFO pomáhá snižovat odpisy, ale samo o sobě je nevyřeší

I dokonale dodržované FEFO může mít problém, pokud firma drží nesprávné množství zásob. Představte si, že sklad má 20 palet výrobku, jehož průměrný odbyt odpovídá pouze deseti paletám do konce jeho použitelnosti. WMS může vybírat zásoby ve správném pořadí, ale matematiku nezmění.

Proto je třeba FEFO kombinovat s dalšími informacemi:

• aktuální zásobou,
• obrátkovostí,
• přicházejícími objednávkami,
• plánovaným příjmem,
• zbývající trvanlivostí,
• prodejními prioritami.

Pokročilé řízení zásob umožňuje identifikovat zásoby, které se blíží ke kritickému bodu, ještě předtím, než se stanou neprodejnými. Firma pak může reagovat například:

• změnou alokace,
• přesunem mezi pobočkami,
• prioritním vyskladněním vhodným zákazníkům,
• změnou nákupního nebo výrobního plánu.

FEFO je tedy důležité pravidlo. Největší efekt však přináší jako součást širšího řízení zásob.

Co při reklamaci nebo stažení šarže

Potravinářská logistika potřebuje vědět nejen to, co se má expedovat, ale také co již bylo expedováno. Pokud firma identifikuje problém konkrétní šarže, potřebuje rychle zjistit:

• kolik zásoby zůstává ve skladu,
• na kterých pozicích se nachází,
• zda je součástí rozpracovaných objednávek,
• komu již byla expedována.

Šaržová evidence ve WMS vytváří digitální stopu jednotlivých pohybů a pomáhá izolovat konkrétní zásoby, aniž by firma musela preventivně blokovat celý sortiment.

Sledovatelnost proto není oddělenou funkcí od FIFO a FEFO. Obě vycházejí ze stejného předpokladu. Systém musí umět jednoznačně identifikovat konkrétní zásobu a její stav.

Kdy už nestačí Excel, ERP nebo zkušenost skladníka

V menším provozu může pracovník znát jednotlivé zásoby a šarže téměř zpaměti. S rostoucím objemem se však počet rozhodnutí násobí. Každý den může sklad řešit:

• stovky produktů,
• více šarží jednoho SKU,
• nové příjmy,
• různé expirace,
• desítky požadavků zákazníků,
• rezervace,
• blokované zásoby,
• několik skladových zón.

V takovém prostředí již není realistické očekávat, že člověk při každém vychystání manuálně porovná všechny možné kombinace. Typickými varovnými signály jsou:

• starší šarže pravidelně zůstávají ve skladu,
• expirace se kontrolují ručně,
• pracovníci si vybírají zásobu podle dostupnosti,
• požadavky zákazníků na trvanlivost se kontrolují až při expedici,
• při reklamaci trvá dlouho dohledat pohyb šarže,
• systémový stav a fyzická realita se rozcházejí.

Pokud se podobné problémy opakují, firma již nepotřebuje pouze lepší evidenci. Potřebuje řízení fyzických skladových procesů. V této fázi je vhodné začít procesní analýzou a teprve následně porovnávat konkrétní funkce a dodavatele. Praktická kritéria najdete také v článku Jak vybrat správný WMS systém a nezbláznit se.

Pět otázek, podle kterých nastavíte správnou rotaci zásob

Před zavedením FIFO nebo FEFO do WMS nestačí vybrat název strategie. Potřebujete definovat konkrétní obchodní pravidla.

1. Má produkt omezenou použitelnost?

Pokud ano, datum expirace by mělo být jedním z hlavních parametrů při alokaci zásob.

2. Mají všichni zákazníci stejné požadavky?

Pokud ne, systém musí umět zohlednit minimální akceptovanou zbývající trvanlivost podle odběratele nebo segmentu.

3. Mohou se jednotlivé šarže kvalitativně lišit?

Zásoba může být uvolněná, blokovaná, v kontrole kvality nebo určená pouze pro konkrétní použití.

4. Které kritérium má přednost?

Co je důležitější: expirace, termín zákazníka, vzdálenost, celá paleta nebo obchodní priorita? Bez jasného pořadí pravidel může vzniknout konflikt.

5. Co se stane při výjimce?

WMS musí umět reagovat také tehdy, když ideální zásoba není dostupná. Má vybrat další vhodnou šarži? Má vyžadovat schválení? Má objednávku pozastavit? Právě řešení výjimek odlišuje teoretickou skladovou strategii od provozně použitelného procesu.

FIFO a FEFO nejsou cílem. Cílem je správná zásoba pro správnou objednávku

Diskuse o FIFO a FEFO se může snadno změnit v otázku: Který princip je lepší?

V reálné logistice však jde o jinou otázku: Jak zajistit, aby byla pro každou objednávku vybrána zásoba, která splňuje požadavky na kvalitu a zároveň minimalizuje riziko budoucích ztrát?

Někdy bude odpovědí FIFO. U čerstvých potravin často FEFO.

A ve složitém distribučním centru to může být parametrizovaná kombinace FEFO, pravidel zákazníků, obchodních priorit a skladových omezení. Současný WMS umožňuje převést tato pravidla z dokumentace přímo do každodenního rozhodování skladu.

Pracovník tak nemusí při každém pohybu rozhodovat, kterou šarži vybrat. Systém ho naviguje k zásobě, která odpovídá aktuální strategii, a zároveň kontroluje správnost provedení.

Zjistěte, jak nastavit pravidla vyskladňování pro váš sortiment

Ve skladu s různými šaržemi a daty expirace často nestačí zavést jedno univerzální pravidlo FIFO nebo FEFO. Správná strategie závisí na:

• charakteru sortimentu,
• obrátkovosti zásob,
• požadavcích zákazníků,
• skladovacích podmínkách,
• způsobu vychystávání,
• výrobních a distribučních procesech.

EMANS WMS umožňuje řídit zásoby, jejich alokaci, vychystávání a expedici podle definovaných skladových a obchodních pravidel včetně FIFO a FEFO.

Nejčastější dotazy