Pandemie COVID-19 zvýrazňuje význam digitalizace papírových procesů. Společnosti v různých odvětvích musely za krátký čas měnit své obchodní postupy v důsledku omezujících opatření. Omezení osobního kontaktu ve velmi krátké době znefunkčnilo procesy, které vyžadují fyzickou interakci s klienty.
Technologie elektronického podpisu dokáže transformovat způsob, jakým firmy obsluhují své klienty a nabízí jim pohodlnější a efektivnější digitální interakci. Digitalizace papírových procesů umožňuje společnostem a institucím uzavírat smluvní vztahy bez potřeby fyzického setkání zúčastněných stran. Zároveň má takový podpis i svá technologická a právní omezení, která ovlivňují implementaci i samotné používání podpisového řešení.
Digitalizace je nezbytná
Drtivá většina společností si uvědomuje hodnotu digitalizace obchodních procesů a digitální transformaci vnímají jako nástroj pro maximalizaci prodeje, efektivity a produktivity. Současná světová pandemie udělala z trendového tématu dlouhodobou firemní strategii.
Papírové administrativní procesy navyšují režijní náklady, které se vážou k podpůrným procesům poskytovaných služeb. Kromě očividných nákladů na kancelářský papír je třeba vzít v úvahu i čas zaměstnanců strávený při manuálním vyplňování, tisknutí, podepisování a skenování dokumentů. Pokud se tyto procesy automatizují, náklady na implementaci, zaučení zaměstnanců a přijetí řešení elektronického podpisu jsou ve srovnání s náklady papírových procesů minimální. Pokud má společnost v oběhu velký objem fyzických dokumentů, je poměrně častým jevem jejich ztráta nebo poškození. Interní procesy běžně vyžadují podpis více osob v různých lokalitách. V takových případech elektronický podpis eliminuje přepravu originálů podepsaných dokumentů zásilkovou službou. Při podpisu elektronického dokumentu zaniká vytváření a distribuce kopií. Jedním z největších nedostatků manuálních procesů je lidská chyba, která se odhalí až při zpracování podepsané dokumentace. Elektronické podepisování ve výsledku vede ke korektně vyplněné dokumentaci a automatizaci souvisejících procesů.
Právní závaznost elektronického podpisu
Pravidla, kterými se řídí používání elektronického podpisu v Evropské unii, stanovuje nařízení číslo 910/2014, známé pod zkratkou eIDAS - Služby elektronické identifikace, autentifikace a důvěryhodnosti.
Nařízení eIDAS stanovuje rámec a reguluje služby elektronické identifikace a důvěryhodnost elektronických transakcí v Evropské unii. Reguluje elektronické podpisy, elektronické transakce a poskytuje bezpečný způsob podnikání, například při elektronickém převodu finančních prostředků nebo transakcích s veřejnými službami. Nařízení eIDAS definuje standardy, které udělují elektronickým podpisům, kvalifikovaným digitálním certifikátům, elektronickým a časovým razítkům stejné právní postavení jako jejich ekvivalenty realizované na papíře. Od členských států Evropské unie se vyžaduje, aby právně uznávaly elektronické podpisy, které splňují normy eIDAS.
Na základě povahy použití je při elektronickém podepisování nutné zkoumat i příslušná pravidla a nařízení v závislosti na geografické jurisdikci. Ve specifických případech stanovuje národní legislativa výjimky, kdy je podpis dokumentů upřednostněn ve fyzické papírové formě kvůli přidruženým administrativním úkonům.
Není podpis jako podpis
Podle nařízení eIDAS nemůže být podpis odmítnut jako důkaz v právním řízení jen proto, že je v elektronické formě. Toto nařízení však definuje i tři úrovně elektronického podpisu a účel jejich použití.
Jednoduchý elektronický podpis je ve své podstatě vykonání určité akce, která reprezentuje autorizaci procesu. Jde o vlastnoruční vložení objektu do dokumentu v různých formátech (obrázek podpisu, jméno napsané na klávesnici, podpis prstem na dotykové obrazovce), nebo vykonání určité akce (označení checkboxu, stisknutí tlačítka „podepsat“). Signatář takovým elektronickým podpisem poskytuje souhlas s předmětem dokumentu. Technologie jednoduchého elektronického podpisu však neposkytuje možnost identifikovat osobu, která dokument podepsala.
Pokročilý elektronický podpis je v hierarchii definované nařízením eIDAS o stupeň výše a musí splňovat sérii technických a právních požadavků. Podpis musí obsahovat jedinečné a nepřenosné identifikační informace, které ho spojují se signatářem. Jde například o data z průběhu vlastnoručního elektronického podpisu, nebo identifikace zařízení. Při vlastnoručním podpisu elektronickým perem je navíc možné zachytit sérii statických a dynamických charakteristik, které poskytují data pro zkoumání pravosti podpisu forenzními experty. Pokročilý elektronický podpis je možné se signatářem spojit i zpětně. Signatář musí mít při pokročilém elektronickém podpisu výhradní kontrolu nad údaji použitými k podpisu dokumentu. Integrita podepsaného dokumentu musí být zachována a všechny případné změny jsou nutně zaznamenávány. Pokud byly údaje v dokumentu po podpisu pozměněny, podpis je označen jako neplatný. Zachování integrity dokumentu po jeho podpisu definují standardy XAdES, CAdES, nebo PAdES (XML, CMS, nebo PDF pokročilý elektronický podpis).
Kvalifikovaný elektronický podpis jednoznačně spojuje subjekt a autorizaci dokumentu na základě digitálního certifikátu. Použití takového podpisu je vyžadováno při některých úkonech v rámci elektronické komunikace s veřejnými institucemi a orgány. Kvalifikovaný podpis zajišťuje autenticitu podpisu, identifikaci signatáře, integritu dokumentu a právní nepopiratelnost vyhotovení elektronického podpisu. Rozdíl oproti pokročilému elektronickému podpisu je v použití jedinečného klíče a kvalifikovaného certifikátu vydaného akreditovanou certifikační autoritou. Příkladem pro kvalifikovaný elektronický podpis je čip na občanském průkazu. Spolu s certifikátem je v čipu uložena i dvojice kryptografických klíčů.
Digitalizace a COVID-19
Restriktivní opatření v souvislosti s pandemií ve velmi krátkém čase téměř znemožnila osobní setkání s klienty. Podepisování dokumentů na dálku se stává klíčovým faktorem při vynuceném přechodu na digitální prodejní kanály. Pro minimalizaci rizik je třeba znát omezení, která se na elektronické podepisování vztahují.
Nabídka řešení pro elektronické podepisování je poměrně široká, ale ne všechny platformy jsou vhodné pro specifické případy použití. Mezi faktory, které je třeba zvážit při výběru vhodného řešení, patří objem podepisovaných dokumentů v rámci společnosti. Rozsah implementačního procesu se liší při podepisování dokumentů v rámci podnikové sítě a mimo ni. Druh podepisovaných dokumentů a lokální legislativa, která upravuje uzavírání příslušných smluvních vztahů, může zúžit možnosti výběru podpisového řešení. Pokud má být řešení použito pro styk s klientem, je třeba posoudit konkrétní možnosti personalizace (vizuální stránka, workflow).
Jednoduchý elektronický podpis je možné začít používat téměř okamžitě a bez rozsáhlého implementačního procesu. Představuje souhlas s obsahem, ale podpis není možné výhradně spojit se signatářem. Není možné zaručit, že dokument po podpisu nebyl upraven. Právní závaznost takového řešení elektronického podpisu je limitována.
Nařízení eIDAS EU stanovuje, že kvalifikovaný elektronický podpis má vždy stejný právní účinek jako vlastnoruční podpis na papíře, ale zároveň si vyžaduje soulad s přísnými technickými normami a může se používat až po ověření totožnosti signatáře nezávislou certifikační autoritou.
Pokročilý elektronický podpis je právně závazný a implementace takového řešení je rychlejší a jednodušší. Rozdíl oproti kvalifikovanému elektronickému podpisu vzniká při identifikaci signatáře. Pokud byly spolu s daty elektronického podpisu navíc zaznamenány biometrické údaje, v případě soudního sporu ho prověřují ti samí experti z oblasti grafologie, kteří zkoumají podpisy na papírových dokumentech. Závisí to však na zařízení, na kterém byl podpis vyhotoven, resp. na zaznamenaných doplňujících datech, které pomáhají spojit osobu s konkrétním podpisem (například rychlost tahu, přítlak při podepisování, sklon elektronického pera na dotykové obrazovce).
Základem digitalizace je zjednodušení procesů, zkvalitnění poskytovaných služeb a eliminace manuálních chyb zaměstnanců. Společnosti, které se aktuální situaci přizpůsobují příliš pomalu, mohou čelit finančním problémům způsobeným těžkopádnými, časově náročnými manuálními procesy. Elektronické podpisy jsou jedním z nejjednodušších nástrojů, které pomáhají urychlit digitální transformaci společnosti.
