12 signálů, že váš sklad potřebuje WMS

Mnoho skladů začíná jednoduše. Zboží se eviduje v podnikovém systému, úkoly se předávají osobně nebo na papíře a zkušení pracovníci přesně vědí, kde se která položka nachází. Takové fungování může být při menším objemu dostačující. Problém nastane, když firma roste:

• přibývají skladové položky,
• zvyšuje se počet objednávek,
• vznikají nové prodejní kanály,
• mění se požadavky zákazníků,
• sklad obsluhuje výrobu nebo více provozů,
• roste tlak na rychlost, přesnost a dohledatelnost.

Procesy, které byly při nižším objemu zvládnutelné, začnou vytvářet chyby, prostoje a dodatečné náklady. Řešením nemusí být okamžité rozšíření skladu ani nákup další automatizační technologie. V mnoha případech je prvním krokem zavedení Warehouse Management System, tedy WMS – systému, který nejen eviduje zásoby, ale řídí provádění skladových operací.

Co je WMS a co ve skladu řídí

WMS je softwarový systém určený k řízení skladových procesů od příjmu zboží přes jeho umístění a doplňování až po vychystávání, kontrolu a expedici.

Na rozdíl od základní skladové evidence může WMS pracovníkům a technologiím přidělovat konkrétní úkoly podle:

• aktuálních objednávek,
• polohy a dostupnosti zásob,
• stanovených priorit,
• skladových pravidel,
• kapacity pracovníků a techniky,
• termínů expedice,
• vlastností a omezení zboží.

WMS tedy neodpovídá pouze na otázku, kolik zboží firma eviduje. Pomáhá rozhodovat také o tom, kde se zboží nachází, kam se má přemístit, kdo má operaci provést a v jakém pořadí. Ne každý sklad však potřebuje stejný rozsah systému. Následujících 12 signálů pomůže posoudit, zda se současný způsob řízení skladu blíží svým limitům.

1. Evidované zásoby neodpovídají skutečnosti

Jedním z nejviditelnějších problémů je rozdíl mezi tím, co ukazuje podnikový systém, a tím, co se fyzicky nachází ve skladu. Rozdíly mohou vznikat při:

• nesprávně zaevidovaném příjmu,
• přesunech bez potvrzení,
• záměně podobných položek,
• neúplném vyskladnění,
• poškození nebo ztrátě zboží,
• opožděném zapisování operací,
• ručním přepisování údajů.

Následky se neomezují pouze na inventuru. Nepřesný stav zásob může vést k přijetí objednávky na zboží, které firma ve skutečnosti nemá, nebo naopak ke zbytečnému doobjednání položek, které jsou pouze uloženy na nesprávném místě.

WMS propojuje fyzický pohyb zboží s digitálním záznamem. Každý příjem, přesun, vychystání nebo odpis se potvrzuje v okamžiku provedení, například pomocí čárového kódu, mobilního terminálu nebo automatizovaného zařízení. Firma tak získává aktuálnější přehled o zásobách i jejich přesné poloze.

2. Zaměstnanci tráví příliš mnoho času hledáním zboží

Pokud skladník musí při každém úkolu přemýšlet, kde by se položka mohla nacházet, skladový proces je závislý na jeho paměti a místní znalosti. Typické projevy zahrnují:

• obcházení několika pozic,
• telefonování kolegům,
• hledání zboží odloženého mimo určenou lokaci,
• nejasné označení přechodných ploch,
• ruční kontrolování několika balení,
• čekání na pracovníka, který „ví, kde to je“.

Čas strávený hledáním nepředstavuje pouze nižší produktivitu. Vytváří také fronty, přerušování práce a riziko, že pracovník vybere nesprávný výrobek nebo šarži. WMS vede pracovníka na konkrétní skladovou pozici a může určit také optimální pořadí jednotlivých zastávek. Při vhodném označení zboží a lokací zároveň ověřuje, zda pracovník manipuluje se správnou položkou.

3. Výkon skladu závisí na několika zkušených lidech

Dlouholetí zaměstnanci často znají sklad lépe než samotná dokumentace. Vědí:

• kde se zboží obvykle nachází,
• které objednávky mají přednost,
• jak obejít nefunkční proces,
• koho kontaktovat při problému,
• které položky se často zaměňují,
• co je třeba připravit pro konkrétního zákazníka.

Takové znalosti jsou cenné, ale zároveň představují provozní riziko. Pokud klíčový pracovník chybí, výkon skladu může výrazně klesnout.

Závislost na jednotlivcích komplikuje také:

• zaškolování nových pracovníků,
• využívání brigádníků během sezóny,
• rozšíření vícesměnného provozu,
• otevření dalšího skladu,
• standardizaci procesů.

WMS převádí část individuálních zkušeností na systémová pravidla. Pracovník dostává jasné zadání a systém ho vede jednotlivými kroky operace. Zkušení skladníci tak nemusí neustále koordinovat práci ostatních a mohou se soustředit na řešení výjimek či zlepšování procesů.

4. Zaškolování nových pracovníků trvá příliš dlouho

Pokud nový pracovník potřebuje několik týdnů, aby se dokázal samostatně orientovat ve skladu, procesy pravděpodobně nejsou dostatečně standardizované. Dlouhé zaškolování bývá problémem zejména v provozech, které:

• rychle rostou,
• pracují ve více směnách,
• čelí sezónním špičkám,
• často využívají agenturní pracovníky,
• mají vysokou fluktuaci,
• obsluhují rozsáhlý nebo členitý sklad.

WMS může pracovníkovi zobrazovat konkrétní pokyny na mobilním terminálu a ověřovat správnost provedení jednotlivých kroků. Nový zaměstnanec tak nemusí znát celý sklad ani si pamatovat všechny procesní výjimky. Systém mu oznámí:

• který úkol má provést,
• kam má jít,
• kterou položku má načíst,
• jaké množství má odebrat,
• kam má zboží přemístit.

To zkracuje čas potřebný k dosažení samostatnosti a zároveň snižuje riziko chyb během prvních dnů práce.

5. Chyby při vychystávání se odhalují až při balení nebo u zákazníka

Nesprávná položka, množství, šarže nebo balení může způsobit:

• opakované vychystávání,
• zpoždění expedice,
• dodatečné náklady na přepravu,
• reklamace,
• vratky,
• pokles důvěry zákazníků.

Pokud se správnost objednávky kontroluje až na konci procesu, chyba už spotřebovala čas pracovníků a mohla zablokovat další operace. WMS může správnost ověřovat průběžně. Při vychystávání zkontroluje například:

• identitu položky,
• požadované množství,
• skladovou pozici,
• šarži nebo sériové číslo,
• datum spotřeby,
• vhodnost manipulační jednotky.

V e-commerce skladu může navíc řídit kusové, dávkové, klastrové nebo vlnové vychystávání podle profilu objednávek. Více o typických slabinách online fulfillmentu najdete v článku 5 nejčastějších chyb v e-commerce logistice a jak se jim vyhnout.

6. Objednávky se vyřizují podle toho, která přišla jako první

Jednoduché pořadí „první přijatá, první zpracovaná“ nemusí odpovídat skutečným obchodním prioritám. Některé objednávky mohou mít:

• dřívější čas odjezdu dopravce,
• garantovaný termín dodání,
• vyšší zákaznickou prioritu,
• specifický způsob balení,
• požadavek na kompletaci z více zón,
• vazbu na výrobní nebo distribuční plán.

Při manuálním řízení musí priority neustále určovat vedoucí směny nebo dispečer. Pokud se situace změní, pracovníci dostávají nové pokyny telefonicky, osobně nebo prostřednictvím tabulek. WMS může objednávky třídit podle nastavených pravidel a vytvářet úkoly tak, aby byly dodrženy obchodní a expediční termíny.

V komplexnějších nebo automatizovaných provozech může tuto schopnost dále rozšířit WES, který dynamicky koordinuje provádění operací a využívání dostupných zdrojů. Rozdíl mezi oběma vrstvami vysvětluje článek Jaký je rozdíl mezi WMS a WES a proč je to dnes ještě důležitější.

7. Sklad nezvládá špičky bez přesčasů a improvizace

Výrazný nárůst objednávek nemusí být neočekávaný. V e-commerce přichází během marketingových kampaní, Black Friday nebo před Vánocemi. V potravinářství jej ovlivňuje sezónnost, počasí, svátky nebo dostupnost čerstvého zboží. Ve výrobě může vzniknout při změně plánu nebo náběhu nové zakázky. Varovným signálem je, pokud každá špička vede k:

• neplánovaným přesčasům,
• ručnímu přerozdělování objednávek,
• blokování expedičních zón,
• chybám při doplňování,
• rostoucímu počtu nedokončených úkolů,
• omezování příjmu zboží.

WMS pomáhá standardizovat práci i při vyšším objemu a umožňuje pružněji zapojit další pracovníky. Samotný systém však nevyřeší každé kapacitní omezení. Pokud je výkon skladu omezen úzkým hrdlem, nedostatečnou kapacitou techniky nebo nesprávným pořadím operací, je třeba se podívat na celý pracovní tok.

Tomuto tématu se podrobněji věnuje článek Výkon skladu: Proč jej nebrzdí technologie, ale řízení.

8. Doplňování vychystávacích pozic se řeší až po jejich vyprázdnění

Pokud se potřeba doplnění odhalí až ve chvíli, kdy skladník při vychystávání nenajde požadované množství, proces se zastaví. Pracovník musí:

1. nahlásit chybějící zboží,
2. počkat na vytvoření úkolu,
3. uvolnit prostor manipulační technice,
4. počkat na doplnění,
5. vrátit se k původní objednávce.

Taková přerušení se při vyšším objemu rychle násobí. WMS může doplňování řídit preventivně podle:

• minimální zásoby na pozici,
• otevřených objednávek,
• očekávané poptávky,
• kapacity vychystávací lokace,
• rozpracovaných vln,
• času potřebného k přesunu.

Doplňování tak může proběhnout dříve, než nedostatek zablokuje vychystávání.

9. Nevíte přesně, kde vznikají prostoje a úzká hrdla

Sklad může denně expedovat požadovaný objem, avšak za cenu:

• přesčasů,
• čekání,
• opakované manipulace,
• nevyváženého rozdělení práce,
• nadměrného využívání některých zón,
• improvizace vedoucích pracovníků.

Bez dat o provádění operací je obtížné rozlišit, zda problém vzniká při příjmu, naskladnění, doplňování, vychystávání, balení nebo expedici. WMS zaznamenává čas a průběh jednotlivých úkolů. Firma může následně sledovat například:

• počet zpracovaných položek,
• čas provedení úkolu,
• množství výjimek,
• vytíženost zón,
• počet neúspěšných pokusů,
• zpožděné objednávky,
• produktivitu podle procesu nebo směny.

Data sama o sobě nezaručí vyšší výkon. Umožní však přesněji identifikovat příčinu problému a ověřit, zda přijatá opatření skutečně přinesla zlepšení.

10. Různé prodejní kanály si navzájem konkurují o stejné zásoby

Firma může z jednoho skladu obsluhovat:

• maloobchodní provozy,
• velkoobchodní zákazníky,
• vlastní e-shop,
• online tržiště,
• osobní odběr,
• výrobu nebo servisní pracoviště.

Každý kanál má odlišný profil objednávek a požadavků. Velkoobchod může pracovat s kartony a paletami, zatímco e-commerce vyžaduje kusové vychystávání velkého množství malých objednávek. Maloobchodní provozy mohou mít pevné závozové termíny a výroba potřebuje materiál v konkrétním čase.

Pokud se zásoby a priority řídí odděleně, vznikají konflikty:

• stejné zboží se rezervuje pro více objednávek,
• urgentní objednávka zablokuje pravidelnou distribuci,
• e-shop nabízí zboží, které již není fyzicky dostupné,
• pracovníci používají stejnou vychystávací strategii pro rozdílné typy objednávek.

WMS může řídit společné zásoby a zároveň podporovat odlišné procesy podle prodejního kanálu, typu zákazníka nebo expediční priority.

Další možnosti optimalizace retailových operací přibližuje článek 4 způsoby, jak zlepšit maloobchodní logistiku.

11. Šarže, expirace nebo sériová čísla se kontrolují manuálně

U čerstvých potravin, farmaceutických výrobků, komponentů nebo regulovaného zboží nestačí znát pouze celkový počet kusů.

Firma potřebuje sledovat také:

• šarži,
• datum výroby,
• datum minimální trvanlivosti nebo spotřeby,
• sériové číslo,
• kvalitativní stav,
• původ zboží,
• vazbu na zákazníka nebo výrobní zakázku.

Manuální kontrola zvyšuje riziko, že bude vyskladněna nesprávná šarže, starší zboží zůstane ve skladu nebo se při reklamaci nepodaří rychle dohledat pohyb konkrétního výrobku. WMS může uplatňovat pravidla FIFO nebo FEFO a automaticky vybírat vhodnou zásobu podle data příjmu nebo expirace.

V případě potřeby stažení výrobku z trhu zároveň umožňuje dohledat:

• kde se dotčená šarže nachází,
• kterými skladovými operacemi prošla,
• komu byla expedována,
• zda se ještě nachází v rozpracovaných objednávkách.

Význam řízení v reálném čase u čerstvých potravin ukazuje také případová studie HORTIM: Komplexní řízení potravinové logistiky a chladicího řetězce.

12. Firma chce automatizovat sklad, ale nemá standardizované procesy

Dopravníky, zakladače, autonomní vozíky nebo pick-by-light systémy mohou zvýšit výkon skladu. Automatizace však nedokáže sama rozhodnout:

• která objednávka má přednost,
• které zásoby je třeba doplnit,
• jakou trasu má zboží absolvovat,
• jak reagovat na nedostatek zásob,
• co udělat při poruše zařízení,
• jak rozdělit práci mezi lidi a technologie.

Pokud jsou procesy před automatizací nejasné nebo nestabilní, nová technologie může pouze urychlit stávající chaos. WMS vytváří procesní a datovou vrstvu, která řídí skladové operace a poskytuje automatizačním technologiím potřebná zadání. V rozsáhlejších automatizovaných provozech může být potřebná také vrstva WES, která koordinuje jednotlivá zařízení, operátory a rozpracované úkoly podle aktuální situace.

Více o této architektuře najdete v článku Řízení automatizovaného skladu a úloha systému WES.

Kolik signálů musí firma splňovat, aby potřebovala WMS?

Neexistuje univerzální počet. Jeden kritický problém může mít větší dopad než pět menších nedostatků. Při rozhodování pomůže posoudit tři oblasti:

Oblast	Kontrolní otázka
Riziko	Způsobuje problém reklamace, prostoje nebo ztráty?
Frekvence	Jde o výjimku nebo každodenní situaci?
Růst	Zhorší se problém při vyšším objemu objednávek?

Pokud se problém opakuje, má měřitelný vliv na provoz a s dalším růstem se bude zhoršovat, je vhodné prověřit, zda jej lze odstranit změnou procesu nebo nasazením WMS.

WMS není pouze pro velké automatizované sklady

WMS se často spojuje s rozsáhlými distribučními centry. Potřebu řízeného skladu však neurčuje pouze jeho plocha nebo počet pracovníků.

I menší sklad může mít vysokou komplexnost, pokud:

• zpracovává velké množství objednávek,
• eviduje tisíce položek,
• pracuje s krátkou expirací,
• obsluhuje více prodejních kanálů,
• potřebuje sériovou nebo šaržovou dohledatelnost,
• zásobuje výrobu,
• pracuje se zbožím vysoké hodnoty.

Naopak velký sklad s jednoduchým sortimentem a nízkým počtem pohybů nemusí potřebovat stejný rozsah funkcí. Rozhodující není velikost budovy, ale složitost procesů, úroveň rizika a požadovaný výkon.

Co si připravit před výběrem WMS

Před porovnáváním dodavatelů a funkcí je třeba zmapovat současné fungování skladu.

Základní přehled by měl zahrnovat:

• typy příjmů a objednávek,
• počet skladových položek,
• denní a špičkový objem pohybů,
• používané manipulační jednotky,
• způsob vychystávání,
• pravidla šarží a expirací,
• stávající ERP a další systémy,
• používanou techniku a automatizaci,
• hlavní problémy a jejich provozní dopad.

Důležité je pojmenovat nejen to, co má nový systém umět, ale především který problém má vyřešit a podle čeho se vyhodnotí úspěch projektu.

Podrobnější doporučení najdete v článku Jak vybrat správný systém WMS a nezbláznit se.

Kdy samotný WMS nemusí stačit

WMS zajišťuje řízení zásob a skladových procesů. V komplexních provozech však může být nutné propojit jej s dalšími vrstvami:

• ERP pro obchodní, finanční a podnikové procesy,
• MES pro řízení výroby,
• TMS pro plánování dopravy,
• WCS pro technické ovládání automatizačních zařízení,
• WES pro dynamickou koordinaci lidí, technologií a úkolů.

Výběr architektury závisí na tom, zda firma potřebuje především přesnější evidenci a standardizované skladové postupy, nebo řízení komplexního toku operací v reálném čase. Proto je vhodné nezačínat seznamem produktů, ale analýzou procesů, datových toků a provozních priorit.

Dobrý WMS nedělá sklad složitějším

Cílem WMS není přidat další administrativu. Dobře navržený systém přenáší rozhodovací pravidla do každodenních operací a poskytuje pracovníkům jednoznačné pokyny. Výsledkem může být:

• přesnější stav zásob,
• méně chyb při vychystávání,
• kratší doba zaškolení,
• lepší využití pracovníků a techniky,
• rychlejší zpracování objednávek,
• vyšší dohledatelnost,
• lepší připravenost na růst a automatizaci.

Přínos však závisí na kvalitě procesní analýzy, nastavení pravidel, integrací a zapojení budoucích uživatelů. Technologie funguje nejlépe tehdy, když podporuje dobře navržený provozní model.

Poznáváte ve svém skladu některé z těchto signálů?

Rozdíly v zásobách, pomalé vychystávání nebo závislost na zkušených pracovnících nemusí být izolovanými problémy. Často jde o projevy toho, že současný způsob řízení již neodpovídá objemu a komplexnosti provozu.

Analýza skladových procesů pomůže identifikovat:

• hlavní zdroje chyb a prostojů,
• úzká hrdla v toku materiálu a objednávek,
• procesy vhodné ke standardizaci nebo automatizaci,
• požadavky na integrace,
• realistické priority zavedení WMS.

Nejčastější dotazy