Spoločnosť LUNYS sa zaoberá distribúciou čerstvého ovocia a zeleniny v rámci celého Slovenska a spolupracuje s poprednými dodávateľmi z celej Európy. Rastúci objem objednávok odkryl nedostatky v papierovej dokumentácii, ktoré spoločnosť vyriešila riešením elektronického podpisovania SIGNATUS.
Hlavné ciele projektu
- zjednodušiť manipuláciu a proces úpravy objednávkovej dokumentácie,
- vytvoriť elektronický prehľad o aktivitách, tovare a hotovostných platbách realizovaných mimo distribučného strediska.
Práca s papierovou dokumentáciou
Na pobočke v Bratislave, so skladovou kapacitou 7 000 m², pracovníci každú noc pripravia v priemere 800 objednávok a doručia 4 000 prepraviek pre zákazníkov. Čo znamená, že rukami pracovníkov každú noc prejde takmer 50 ton ovocia a zeleniny. Všetky tieto položky ručne evidovali do papierových dodacích listov.
Takto pripravené objednávky boli následne pridelené šoférom, ktorí zabezpečili ich doručenie k zákazníkovi. Šofér pri dodávke tovaru vždy prechádzal objednávku so zákazníkom a všetky zmeny v objednávke ručne zaevidoval do papierovej dokumentácie. Na mieste dodávky mal zákazník možnosť vyplatiť šoférovi fakturovanú sumu alebo jej časť. S bežnou prenosnou pokladňou a hŕbou papierov bolo riziko neprehľadného zapísania a následného nesprávneho vyúčtovania, ako i nedostatočnej kontroly objednávky, vysoké. 7 000 m² 800 objednávok manuálne zmeny vykonané zákazníkmi učtovné oddelenie 4 000 krabíc 50 ton ovocia a zeleniny vodič musí pripraviť papiere.
Komplexné riešenie
Aplikácia SIGNATUS, nainštalovaná na tabletoch, nahradila papierovú dokumentáciu. Umožnila šoférom upravovať a podpisovať objednávkové dokumenty bez akýchkoľvek obmedzení priamo na mobilnom zariadení. SIGNATUS bol zároveň prepojený s dvoma nezávislými systémami, systémom na plánovanie podnikových zdrojov (ERP) a fiškálnym modulom.
Komunikácia aplikácie SIGNATUS so systémom ERP zabezpečila okamžitý presun informácií o tovare a jeho aktuálnom stave mimo distribučného strediska. Tieto informácie slúžia nielen na interné spracovanie v systémoch, ale aj ako spätná kontrola tovaru po príjazde šoféra do distribučného strediska. Prepojenie aplikácie SIGNATUS s fiškálnym modulom umožnila elektronicky zaznamenať všetky informácie o platbách v hotovosti a aktuálnom stave objednávok v momente prevzatia tovaru zákazníkom. Elektronicky podpísané dokumenty o úhradách môžu pracovníci z terénu obratom odoslať ekonomickému oddeleniu.
Po vybavení všetkých objednávok šofér odovzdal kompletnú dokumentáciu účtovnému oddeleniu, ktoré tieto informácie dodacích listov ručne zadávalo do účtovného systému.
Prínosy
SIGNATUS a distribučné spoločnosti
SIGNATUS pomáha distribučným spoločnostiam zlepšiť kľúčové procesy pri distribúcii tovaru. Využitím aplikácie a mobilného zariadenia získa spoločnosť elektronický prehľad o aktivitách a tovare nachádzajúcom sa mimo distribučného strediska.
Riešenie bolo prepojené so systémom okamžitej fakturácie, čo viedlo k zlepšeniu peňažných tokov v spoločnosti. Riešenie SIGNATUS svojou nezávislou infraštruktúrou a bezpapierovým fungovaním otvára nové možnosti pre nastavenie distribučných procesov.
Okamžitý prístup ekonomického oddelenia k odoslaným informáciám urýchľuje vystavenie elektronickej faktúry a umožňuje jej odoslanie odberateľovi ešte v daný deň.
