AGENTURA PLUS patrí medzi najstabilnejšie personálne agentúry v Českej republike.
Nadmerná spotreba papiera, vysoké náklady na tlač a zdĺhavý proces archivácie dokumentov zaberal pracovníkom na pobočkách veľa času. Agentúra sa rozhodla proces optimalizovať využitím riešenia na elektronické podpisovanie dokumentov.
Požiadavky na riešenie elektronického podpisovania
- plynulé prepojenie s aktuálnym ERP systémom FINUS
- zaistenie bezpečnej archivácie podpísaných dokumentov
- zjednodušenie manipulácie s podpísanými dokumentami
- podpisovanie dokumentu priamo na mobilnom zariadení
Kompletná elektronizácia v jednom riešení
AGENTURA PLUS si spočítala svoju spotrebu papiera. Zamestnanci centrály a siedmych pobočiek za mesiac vytlačili zhruba 38 tisíc listov papiera. Priemerne jeden zamestnaný uchádzač podpisuje až 7 typov dokumentov v 2 vyhotoveniach.
Softvérové riešenie je zároveň prepojené s ekonomickým systémom FINUS, ktorý agentúra používa na evidenciu miezd.
Keď dnes pobočkový pracovník či pracovníčka pripraví v systéme FINUS dokument na podpis, nespustí tlačiareň, ale jediným kliknutím ho zobrazí na tablete. Zamestnanec či uchádzač o prácu vidí dokument tak, ako na to bol vždy zvyknutý – rozdiel je iba v tom, že v rukách nedrží papier, ale tablet. Môže si ho preštudovať
a následne vyjadriť súhlas priamo na mobilnom zariadení (tablete). Po podpísaní pracovník agentúry dokument archivuje a zasiela na e-mailovú adresu uchádzača. Takto vyhotovený dokument je právoplatný a bezpečne uzamknutý na ďalšie spracovanie.
Nevyhnutnosti vytlačiť každý dokument, ktorý treba podpísať a archivovať, sa agentúra zbavila nasadením SIGNATUSU – riešenia pre digitálne podpisovanie dokumentov.
SIGNATUS a personálne agentúry
Pracovníci personálnej agentúry denne spracúvajú množstvo podpisovej dokumentácie – počnúc pracovnou zmluvou a končiac výplatnou páskou. So SIGNATUSOM vie pracovník presne určiť koľko dokumentov má uchádzač ešte podpísať a či je dokumentácia kompletná alebo nie.
SIGNATUS v personálnej agentúre digitalizoval a zrýchlil proces uzatvorenia zmluvy s potenciálnym uchádzačom, zjednodušil interné spracovávanie dokumentácie a odstránil geografické limity v podpisovaní.
Výsledky
(za mesiac používania)
ušetrených listov papiera
dokumentov podpísaných so SIGNATUSOM
zaregistrovaných nových uchádzačov o zamestnanie
Signatus
„SIGNATUS je pre nás tým správnym riešením pre elektronizáciu dokumentov a to najmä preto, že ponúka flexibilitu či už v implementácii alebo v samotnom využití vlastností produktu. Denne podpisujeme množstvo dokumentov a prostredníctvom SIGNATUSU sme uchádzačom o zamestnanie ukázali nový spôsob podpisovania, ktorý je výhodný nielen pre nás, ale aj pre nich.“
Ing. Marian Hnidka, Riaditeľ
Agentura Plus
