Popredný poskytovateľ estetických a zdravotníckych pomôcok s distribuovanými predajnými, doručovacími a školiacimi tímami po celom Spojenom kráľovstve.
Výzva
Spoločnosť BTL Aesthetics UK spracovávala veľké množstvo dokumentov v rámci procesov predaja, dodávok a školení. Tieto dokumenty boli tradične papierové alebo rozptýlené vo viacerých systémoch, čo viedlo k neefektívnosti:
- Tlačené objednávkové formuláre a manuálna príprava dokumentov
- Nekonzistentný vzhľad a branding dokumentov
- Papieriky prepravované kuriérmi a obchodními zástupcami
- Oneskorený prehľad o aktivitách v teréne pre centrálu
- Časovo náročné osobné zhromažďovanie podpisov
S rastom podniku sa muselo spracovanie dokumentov stať plne digitálnym, profesionálnym a flexibilným, bez nútenia ďalších návštev zákazníkov.
Riešenie
Spolu so spoločnosťou BTL Aesthetics UK sme implementovali Signatus ako centrálnu platformu pre vytváranie, podpisovanie a spracovanie digitálnych dokumentov – v teréne, v kancelárii aj na diaľku.
Signatus pokrýva celý životný cyklus dokumentov:
- Dokumenty sa vytvárajú elektronicky zo štruktúrovaných údajov
- Profesionálne navrhnuté digitálne dokumenty nahrádzajú papierové formuláre
- Katalóg produktov s obrázkami podporuje obchodné stretnutia so zákazníkmi
- Podpisy je možné zachytiť na mieste alebo na diaľku prostredníctvom e-mailu
- Podpísané dokumenty sa spracúvajú okamžite v centrále
- Riešenie funguje online aj offline na tabletoch
Obchodné tímy môžu finalizovať dohody počas stretnutí – alebo nechať finálne detaily, podpisy a administratívu dokončiť na diaľku po návšteve.
Skrátenie času stráveného prípravou a administratívou dokumentov
Zníženie následných kontrol a prepracovaní vďaka jedinému a konzistentnému zdroju dokumentov a údajov
Prehľad o predajných, dodacích a školiacich aktivitách pre manažment v reálnom čase
Čo sa zmenilo
- Dokumenty sa vytvárajú elektronicky, nie tlačia ani skenujú
- Konzistentný, profesionálny dokument
- Údaje zadané raz sa opätovne používajú v rôznych dokumentoch
- Integrovaný katalóg produktov s obrázkami
- Profesionálnejšie a pútavejšie stretnutia so zákazníkmi
- Podpisy zhromaždené na mieste alebo na diaľku prostredníctvom e-mailu
- Menej návštev zákazníkov potrebných len na zhromaždenie podpisov
- Významná úspora času pre obchodné a administratívne tímy
- Obchodníci môžu po stretnutiach doladiť detaily a uzavrieť dohody na diaľku
- Podpísané objednávky a dokumenty sú okamžite k dispozícii v ústredí
- Upozornenia v reálnom čase pre kľúčových zainteresovaných strán
- Úplný prehľad o predajných, dodacích a školiacich aktivitách
- Prístup založený na rolách zabezpečuje, že každý používateľ vidí iba to, čo potrebuje
- Centrálne a bezpečné úložisko dokumentov
Výsledky
Nový pracovný postup priniesol hmatateľné obchodné výhody:
Konkrétny príklad:
Generálny riaditeľ je po každej podpísanej objednávke okamžite informovaný, čo poskytuje dohľad nad predajnou aktivitou v teréne v reálnom čase.
Záver
Digitalizáciou nielen podpisov, ale celého pracovného postupu s dokumentmi, spoločnosť Signatus pomohla spoločnosti BTL Aesthetics UK prepojiť terénne tímy, zákazníkov a centrálu v reálnom čase.
Dokumenty sa vytvárajú digitálne, profesionálne prezentujú, podpisujú na mieste alebo na diaľku a okamžite spracovávajú – to všetko v rámci jedného prepojeného systému.
Signatus
„Signatus nám pomohol zjednodušiť spôsob, akým sa spracúvajú dokumenty v rámci predaja, dodávok a školení. Dokumenty sa teraz vytvárajú digitálne v konzistentnom, profesionálnom formáte a je možné ich podpisovať buď na mieste, alebo na diaľku, čo eliminovalo množstvo zbytočnej administratívy. Podpísané dokumenty sú v kancelárii okamžite k dispozícii, čo nám poskytuje oveľa lepší prehľad o dianí v teréne. Znížilo sa množstvo následných kontrol, obmedzili sa dodatočné návštevy len na zhromažďovanie podpisov a každodenné spracovanie dokumentov sa stalo jednoduchším a efektívnejším.“
Marek Kelnar, Office Manager
BTL Aesthetics UK
