Hľadať

Vyhľadávanie

Zákaznícka zóna



Registrácia
Zabudli ste heslo?

Spravujte nehnuteľnosti online. Zásielky dokážete doručovať aj bez tlače a pošty.

09.04.2020

DOMUS Správa onlineModerné nároky na správu priestorov

Správcovia budov riešia dnes a denne otázky, ako si splniť svoje povinnosti a ostať v ťažkých chvíľach v kontakte s domácnosťami, za ktorých bezpečie a komfort sú zodpovední. 

Opatrenia súvisiace s bojom proti koronavírusovej pandémii ešte sprísňujú nároky, ktoré majú na správu budov ich obyvatelia. Nutnosťou je dezinfekcia, bezkontaktná údržba a hlavne vzdialená komunikácia. Pri pravidelnej korešpondencii je nesmierne významné dbať na spoľahlivosť a bezpečnosť výmeny zásielok. 

Správa na diaľku

Softvér pre správu priestorov DOMUS predstavuje komplexné riešenie pri správe bytových a nebytových priestorov a pri výrobe tepla. Jeho výhody využívajú správcovia pri správe viac ako 750 tisíc priestorov na Slovensku a v Českej republike. DOMUS ponúka ideálne riešenie práce so zásielkami v elektronickej podobe. Pre správcu budovy tak vzniká záruka, že jeho pošta neskončí v nesprávnych rukách, pretože má prehľadnú evidenciu spravovaných zásielok pod palcom.

Komunikácia s vlastníkmi spravovaných jednotiek je šitá na mieru podľa toho, ako si to želajú. Okrem elektronickej pošty je možné nastaviť systém informovania fyzickou tlačou u zákazníkov doma, alebo ak na doručení fyzických papierových dokumentov trvajú, systém dokáže prehľadne spravovať aj poštové doručovanie zásielok.

Šetrí priestor i prírodu

Systém pre správu budov vie ušetriť taktiež náklady na archiváciu dokumentov. Množstvo potvrdení či ďalších dokumentov nemusí správca budovy, rovnako ako majiteľ nehnuteľnosti odkladať vo fyzickej forme. Ekologicky aj priestorovo šetrné je riešenie elektronickej správy príloh a archivácie elektronických verzií zaslaných dokumentov, scanov, či iných dokladov.  

Doručovanie v informačnom softvéri DOMUS pomocou funkčnosti „Zásielky“

Praktické ukážky použitia správy online v DOMUSe

Samotní vlastníci dnes vyžadujú administratívne úkony „bez papiera“. Oveľa ľahšie sa im pracuje s dokumentmi v elektronickej podobe. Funkčnosť Zásielky, ktorá je integrovaná v informačnom softvéri DOMUS, rieši práve takéto doručovanie a následnú evidenciu. Vďaka tejto funkcionalite je vždy zrejmé kedy, komu a akou formou odišla faktúra, zálohový predpis alebo vyúčtovanie.

Doručovanie sa najčastejšie vykonáva:

  1. Tlačou – vlastníci obdržia vytlačené dokumenty či už cez hybridnú poštu, tlačou na vlastných tlačiarňach a následným podaním na pošte, alebo roznesením cez zástupcov či vlastnými pracovníkmi. Neprihliada sa na to, či na vlastníka máme email alebo nie.
  2. Tlačou a navyše emailom – vlastníci dostanú vytlačené dokumenty a duplicitne aj emailom.
  3. Podľa nastavenie adresáta – vlastníci dostávajú dokumenty, buď v tlačenej forme alebo poštou alebo emailom, podľa toho ako požiadali správcu. 

Doručovanie podľa nastavenia adresáta - emailom

Táto forma doručovania je najprogresívnejšou a najvýhodnejšou formou doručovania. Príprava na doručovanie mailom pozostáva v informačnom systéme DOMUS z troch krokov.

1. krok – označenie vlastníkov

Označenie vlastníkov, ktorí žiadajú doručovanie emailom, sa urobí priamo na užívateľovi. Je potrebné vyplniť email a označiť, že takýto email sa môže použiť pre doručovanie.

2. krok – príprava výstupov

V rámci jednej zásielky je možné doručiť viacero príloh. Pri predpise sa väčšinou zasiela len jeden dokument. Naproti tomu k vyúčtovaniu sa prikladajú ďalšie výstupy, ako je napr. správa o činnosti správcu, fond opráv alebo prílohy od externých dodávateľov. Tento krok je možné si predstaviť ako vkladanie listov do obálky.

Ako prvý je výstup, ktorý má adresáta. To znamená ročné vyúčtovanie alebo predpis. Tu je zvolená zostava Ročné vyúčtovanie:

Zostava Ročné vyúčtovanie DOMUS X

Po načítaní sa vyberie príkaz „Vytvor zásielky“ buď v ľavom paneli, alebo v záložke Záznam. Obe možnosti zobrazia nasledujúce okno:

Vytvorenie zásielky v DOMUS X

V hornom riadku sa zobrazilo vyúčtovanie pre 46 užívateľov a z toho piatim je možné vyúčtovanie doručiť emailom. To znamená, že systém vygeneruje 5 emailov a 41 zásielok pošle na hybridnú poštu.

Hybridná pošta je služba, kedy systém odošle vytvorené PDF hybridnému operátorovi, ten ich zaobálkuje a podá na pošte.

Tento krok je možné opakovať ľubovoľný počet krát:

  • Ďalším výstupom, ktorý má adresáta – napríklad vyúčtovanie ďalšieho domu. V tomto prípade vzrastie počet zásielok v dávke. Pokiaľ už v pripravenej dávke existuje adresát, tak sa nevytvára nová zásielka (obálka), ale sa vloží k existujúcej. Typicky, keď má niekto byt a garáž alebo má viacero bytov.
  • Prílohami k prvému výstupu. Výstupy je možné tlačiť za užívateľa alebo celý dom. Systém ich automaticky pridelí k zásielke (obálke) podľa variabilného symbolu alebo domu, v ktorom sa adresát nachádza.

3. krok – externé prílohy a odoslanie zásielky

V poslednom kroku je možné priložiť prípadné externé prílohy a odoslať dávku. Takto vyzerá okno Zásielky v záložke Systém:

Priloženie externých príloh v DOMUS X

Externé prílohy je možné prikladať:

  • Podľa variabilného symbolu, čísla objektu alebo čísla vchodu – Typicky rozúčtovanie od externého rozúčtovateľa tepla. V takomto prípade sa prikladá každý súbor iba k variabilnému symbolu, ktorý musí byť v názve súboru. V prípade priradenia podľa čísla objektu alebo vchodu sa prikladá príloha všetkým adresátom v objekte alebo vo vchode.
  • Externé prílohy všetkým adresátom v dávke – napríklad firemný časopis. 

Následne sa už len odosiela dávka, v rámci ktorej sa vykoná:

  • Odoslanie emailov
  • Vytlačenie alebo odoslanie na hybridnú poštu:

Hybridná pošta – systém odošle vytvorené PDF hybridnému operátorovi, ten ich zaobálkuje a podá na pošte.

Tlač – systém pošle vytvorené PDF na predvolenú tlačiareň v systéme. Systém bude odosielať zásielky v poradí, ako je nastavené v dávke s tým, že dokumenty pre jeden variabilný symbol (jednu obálku) sa vytlačia vždy za sebou.

Archivácia – odoslané zásielky sa archivujú k variabilnému symbolu ako uložené dokumenty. Vždy sa vie, čo a akým spôsobom sa zasielalo.