Od kandidáta k zamestnancovi. Digitálne a automaticky
Všetky náborové a onboardingové papierové formality vybavíte a podpíšete bez jediného hárku papiera. Zrýchlite prijímanie nových kolegov, odstráňte manuálne prepisovanie údajov a ponúknite novým zamestnancom plynulý digitálny onboarding.
Nábor, ktorý nenecháva nikoho čakať
So SIGNATUSOM môžu uchádzači aj noví zamestnanci bezpečne podpisovať pracovné zmluvy, dohody aj celé onboardingové balíky kedykoľvek a odkiaľkoľvek, cez smartfón, počítač alebo tablet priamo v kancelárii. Automatizovaný obeh dokumentov skracuje cestu od pracovnej ponuky po prvý deň, odbremeňuje HR tím od administratívy a vytvára profesionálny prvý dojem ešte pred nástupom.
Digitalizovaný onboarding urýchľuje nástup a odbremeňuje HR
Dokumenty pripravené, vyplnené a podpísané elektronicky skracujú cestu od výberu kandidáta po jeho prvý pracovný deň. HR tím získava menej administratívy, presnejšie údaje a okamžitý prehľad o stave každého nástupu. Kandidát tak absolvuje jednoduchší proces a môže sa skôr sústrediť na svoju novú úlohu.
PDF v e-maile ešte nie je digitálny HR proces
Ak údaje stále ručne prepisujete, podpisy kontrolujete jednotlivo a dokumenty ukladáte do rôznych priečinkov, papier ste iba nahradili digitálnymi súbormi.
Skutočná digitalizácia integruje
- zber údajov,
- generovanie dokumentov,
- schvaľovanie,
- podpis
- aj archiváciu
do jedného bezpečného workflow. HR tak získava úplný prehľad, menej chýb a proces, ktorý jednoducho zvládne aj hromadný či vzdialený nábor.
Digitálny životný cyklus agendy nového zamestnanca
Prehľad digitalizovaných dokumentov podľa fáz
Predzmluvná agenda
- Akceptačný list
- Súhlas so spracovaním osobných údajov (GDPR kandidáta)
- Dotazník uchádzača o zamestnanie a osobný dotazník
- Vyhlásenie o mlčanlivosti (NDA) pred nástupom
Vznik pracovného pomeru (Nástupná agenda)
- Pracovná zmluva (s dohodnutou skúšobnou dobou)
- Dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (DoVP, DoPČ, DoBPŠ)
- Platový výmer / Mzdový dekret
- Popis pracovnej činnosti (Job Description)
- Vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane a daňového bonusu
Povinné preškolenia, bezpečnosť a majetok
- Protokol o absolvovaní školenia BOZP a PO
- Dohoda o hmotnej zodpovednosti (pokladňa, sklad, majetok)
- Protokol o prevzatí zverených predmetov (notebook, mobil, služobné vozidlo, prístupové karty)
- Súhlas s internými smernicami a Pracovným poriadkom
Funkcionality navrhnuté pre každodenné náborové a onboardingové procesy
Jednoduchý onboarding naprieč odvetviami
Rozšírte onboarding o ďalšie digitálne procesy
Začnite tam, kde vás papierovanie brzdí najviac
Digitalizácia HR nemusí znamenať výmenu existujúcich systémov ani náročný projekt. Začnite pracovnými zmluvami, onboardingovými balíkmi alebo hromadným náborom a postupne zapojte ďalšie agendy. SIGNATUS sa prispôsobí vašim procesom a možno ho prepojiť s HR a mzdovými systémami, ktoré už používate.
Merateľne efektívnejšie HR a rýchlejší nábor
Prípadová štúdia | AGENTURA PLUS
Rýchlejší nábor na siedmich pobočkách bez stohov tlačených dokumentov
Výzva
AGENTURA PLUS spracovávala na siedmich pobočkách viac ako 38 000 hárkov papiera mesačne. Každý uchádzač podpisoval v priemere sedem typov dokumentov v dvoch vyhotoveniach. Tlač, presúvanie a archivácia dokumentov spomaľovali odbavenie uchádzačov a zvyšovali administratívnu záťaž pracovníkov agentúry.
Riešenie
SIGNATUS sa prepojil s mzdovým systémom FINUS. Pripravené dokumenty sa zobrazia priamo na tablete, kde ich uchádzač skontroluje a podpíše bez tlače. Podpísaná dokumentácia a údaje následne smerujú priamo do mzdovej evidencie.
Výsledok
Uchádzači vybavia všetky dokumenty počas jednej návštevy. Pracovníci agentúry získajú podpísané podklady okamžite, bez ručného prenášania dokumentov medzi pobočkami a mzdovým oddelením. Výsledkom je rýchlejšie odbavenie, menej administratívy a výrazne nižšia spotreba papiera aj nároky na fyzickú archiváciu.
Signatus
„„SIGNATUS je pre nás tým správnym riešením pre elektronizáciu dokumentov a to najmä preto, že ponúka flexibilitu či už v implementácii alebo v samotnom využití vlastností produktu. Denne podpisujeme množstvo dokumentov a prostredníctvom SIGNATUSU sme uchádzačom o zamestnanie ukázali nový spôsob podpisovania, ktorý je výhodný nielen pre nás, ale aj pre nich.““
Ing. Marian Hnidka, Riaditeľ
Agentura Plus
Najčastejšie otázky pri digitalizácii HR agendy
Áno, dokumenty podpísané cez SIGNATUS využívajú pokročilý elektronický podpis (AdES) alebo biometrický dynamický podpis v plnom súlade s nariadením eIDAS (č. 910/2014), Zákonníkom práce a Občianskym zákonníkom. Každý podpísaný dokument obsahuje kryptografickú časovú pečiatku a podrobný auditný log (audit trail), ktorý v prípade kontroly alebo právneho sporu poskytuje vyššiu úroveň dôkaznej istoty než klasický papierový podpis.
Pre prípad osobného onboardingu (napr. vo výrobe, logistike či na predajniach) využívate firemný tablet (iOS, Android alebo Windows) s aplikáciou SIGNATUS, kde zamestnanec dokumenty podpíše vlastnoručne digitálnym perom/prstom. Ak ide o vzdialený nástup, zamestnanec nemusí nič inštalovať, dokumenty si otvorí a podpíše cez bezpečný odkaz priamo v prehliadači akéhokoľvek bežného smartfónu pomocou overenia cez SMS OTP kód.
Systém nepovoľuje čiastočné alebo neúplné vybavenie balíka. SIGNATUS vedie užívateľa prostredníctvom riadeného toku krok za krokom. Automaticky kontroluje povinné polia, prečítanie príloh a nedovolí proces onboardingového balíka dokončiť ani odoslať, kým nie je každý vyžadovaný dokument v balíku (zmluva, BOZP, NDA, vyhlásenie k dani) overený a podpísaný.
Nie. SIGNATUS funguje ako modulárny motor pre elektronický podpis, ktorý sa cez otvorené API rozhranie jednoducho prepojí s vaším súčasným HR systémom. Všetky dáta a vygenerované dokumenty tak prúdia priamo z vášho systému a po podpísaní sa automaticky vracajú do osobnej zložky zamestnanca bez nutnosti manuálneho prenášania či prepisovania.
Všetky podpísané dokumenty sú okamžite uzamknuté proti dodatočným zmenám a šifrované. Ukladajú sa priamo do vášho interného digitálneho archívu alebo HRIS v súlade so striktnými pravidlami GDPR. Vďaka metadátam (dátum podpisu, typ dokumentu) dokážete nastaviť automatické retence a skartačné lehoty (napr. uchovávanie zmlúv po dobu trvania PP + desiatky rokov pre dôchodkové účely), čím odpadá fyzická správa archívov.
Štandardná implementácia prebieha v ráde týždňov. Vďaka intuitívnemu rozhraniu nevyžaduje SIGNATUS od HR pracovníkov žiadne technické znalosti – práca s ním je rovnako jednoduchá ako odoslanie e-mailu. V rámci nasadenia od nás získate kompletné zaškolenie HR tímu a pripravené šablóny pre najčastejšie HR úkony.
Áno, hromadný onboarding je jednou z hlavných predností SIGNATUS riešenia. Systém dokáže vygenerovať a odoslať zmluvné balíky desiatkam či stovkám uchádzačov naraz. V kombinácii s offline režimom na tabletoch dokážete na náborovom dni obslúžiť stovky kandidátov bez výpadkov aj v mieste s nestabilným internetovým pripojením.
Dohodnúť ukážku riešenia v HR
Dohodnite si demoprezentáciu HR procesov a zistite, ako urýchliť nábor a onboarding.
Kontaktujte nás
