Od kandidáta k zaměstnanci. Digitální a automaticky
Všechny náborové a onboardingové papírové formality vyřídíte a podepíšete bez jediného archu papíru. Zrychlete přijímání nových kolegů, odstraňte manuální přepisování údajů a nabídněte novým zaměstnancům plynulý digitální onboarding.
Nábor, který nenechává nikoho čekat
Se SIGNATUSEM mohou uchazeči i noví zaměstnanci bezpečně podepisovat pracovní smlouvy, dohody i celé onboardingové balíky kdykoli a odkudkoli, přes chytrý telefon, počítač nebo tablet přímo v kanceláři. Automatizovaný oběh dokumentů zkracuje cestu od pracovní nabídky po první den, odlehčuje HR tým od administrativy a vytváří profesionální první dojem ještě před nástupem.
Digitalizovaný onboarding urychluje nástup a odlehčuje HR
Dokumenty připravené, vyplněné a podepsané elektronicky zkracují cestu od výběru kandidáta po jeho první pracovní den. HR tým získává méně administrativy, přesnější údaje a okamžitý přehled o stavu každého nástupu. Kandidát tak absolvuje jednodušší proces a může se spíše soustředit na svůj nový úkol.
PDF v e-mailu ještě není digitální HR proces
Pokud data stále ručně přepisujete, podpisy kontrolujete jednotlivě a dokumenty ukládáte do různých složek, papír jste pouze nahradili digitálními soubory.
Skutečná digitalizace integruje
- sběr dat,
- generování dokumentů,
- schvalování,
- podpis
- i archivaci
do jednoho bezpečného workflow. HR tak získává úplný přehled, méně chyb a proces, který snadno zvládne i hromadný či vzdálený nábor.
Digitální životní cyklus agendy nového zaměstnance
Přehled digitalizovaných dokumentů podle fází
Předsmluvní agenda
- Akceptační dopis
- Souhlas se zpracováním osobních údajů (GDPR kandidáta)
- Dotazník uchazeče o zaměstnání a osobní dotazník
- Prohlášení o mlčenlivosti (NDA) před nástupem
Vznik pracovního poměru (Nástupná agenda)
- Pracovní smlouva (s dohodnutou zkušební dobou)
- Dohody o pracích prováděných mimo pracovní poměr (DoVP, DoPČ, DoBPŠ)
- Platový výměr / Mzdový dekret
- Popis pracovní činnosti (Job Description)
- Prohlášení k uplatnění nezdanitelné části základu daně a daňového bonusu
Povinná proškolení, bezpečnost a majetek
- Protokol o absolvování školení BOZP a PO
- Dohoda o hmotné odpovědnosti (pokladna, sklad, majetek)
- Protokol o převzetí svěřených předmětů (notebook, mobil, služební vozidlo, přístupové karty)
- Souhlas s interními směrnicemi a Pracovním řádem
Funkcionality navržené pro každodenní náborové a onboardingové procesy
Jednoduchý onboarding napříč odvětvími
Rozšiřte onboarding o další digitální procesy
Začněte tam, kde vás papírování brzdí nejvíc
Digitalizace HR nemusí znamenat výměnu stávajících systémů ani náročný projekt. Začněte pracovními smlouvami, onboardingovými balíky nebo hromadným náborem a postupně zapojte další agendy. SIGNATUS se přizpůsobí vašim procesům a lze jej propojit s HR a mzdovými systémy, které již používáte.
Měřitelně efektivnější HR a rychlejší nábor
Případová studie | AGENTURA PLUS
Rychlejší nábor na sedmi pobočkách bez stohů tištěných dokumentů
Výzva
AGENTURA PLUS zpracovávala na sedmi pobočkách více než 38 000 archů papíru měsíčně. Každý uchazeč podepisoval v průměru sedm typů dokumentů ve dvou vyhotoveních. Tisk, přesouvání a archivace dokumentů zpomalovaly odbavení uchazečů a zvyšovaly administrativní zátěž pracovníků agentury.
Řešení
SIGNATUS se propojil se mzdovým systémem FINUS. Připravené dokumenty se zobrazí přímo na tabletu, kde je uchazeč zkontroluje a podepíše bez tisku. Podepsaná dokumentace a údaje následně směřují přímo do mzdové evidence.
Výsledek
Uchazeči vyřídí všechny dokumenty během jedné návštěvy. Pracovníci agentury získají podepsané podklady okamžitě, bez ručního přenášení dokumentů mezi pobočkami a mzdovým oddělením. Výsledkem je rychlejší odbavení, méně administrativy a výrazně nižší spotřeba papíru i nároky na fyzickou archivaci.
Signatus
„SIGNATUS je pro nás tím správným řešením pro elektronizaci dokumentů a to zejména proto, že nabízí flexibilitu ať už v implementaci nebo v samotném využití vlastností produktu. Denně podepisujeme množství dokumentů a prostřednictvím SIGNATUSU jsme uchazečům o zaměstnání ukázali nový způsob podepisování, který je výhodný nejen pro nás, ale i pro ně.“
Ing. Marian Hnidka, Ředitel
Agentura Plus
Nejčastější dotazy při digitalizaci HR agendy
Ano, dokumenty podepsané přes SIGNATUS využívají pokročilý elektronický podpis (AdES) nebo biometrický dynamický podpis v plném souladu s nařízením eIDAS (č. 910/2014), Zákoníkem práce a Občanským zákoníkem. Každý podepsaný dokument obsahuje kryptografické časové razítko a podrobný auditní log (audit trail), který v případě kontroly nebo právního sporu poskytuje vyšší úroveň důkazní jistoty než klasický papírový podpis.
Pro případ osobního onboardingu (např. ve výrobě, logistice či na prodejnách) využíváte firemní tablet (iOS, Android nebo Windows) s aplikací SIGNATUS, kde zaměstnanec dokumenty podepíše vlastnoručně digitálním perem/prstem. Pokud jde o vzdálený nástup, zaměstnanec nemusí nic instalovat, dokumenty si otevře a podepíše přes bezpečný odkaz přímo v prohlížeči jakéhokoli běžného chytrého telefonu pomocí ověření přes SMS OTP kód.
Systém nepovoluje částečné nebo neúplné vybavení balíku. SIGNATUS vede uživatele prostřednictvím řízeného toku krok za krokem. Automaticky kontroluje povinná pole, přečtení příloh a nedovolí proces onboardingového balíku dokončit ani odeslat, dokud není každý vyžadovaný dokument v balíku (smlouva, BOZP, NDA, daňové prohlášení) ověřen a podepsán.
Ne. SIGNATUS funguje jako modulární motor pro elektronický podpis, který se přes otevřené API rozhraní snadno propojí s vaším současným HR systémem. Veškerá data a vygenerované dokumenty tak proudí přímo z vašeho systému a po podepsání se automaticky vracejí do osobní složky zaměstnance bez nutnosti manuálního přenášení či přepisování.
Všechny podepsané dokumenty jsou okamžitě uzamčeny proti dodatečným změnám a šifrovány. Ukládají se přímo do vašeho interního digitálního archivu nebo HRIS v souladu se striktními pravidly GDPR. Díky metadatům (datum podpisu, typ dokumentu) dokážete nastavit automatické retence a skartační lhůty (např. uchovávání smluv po dobu trvání PP + desítky let pro důchodové účely), čímž odpadá fyzická správa archivů.
Standardní implementace probíhá v řádu týdnů. Díky intuitivnímu rozhraní nevyžaduje SIGNATUS od HR pracovníků žádné technické znalosti – práce s ním je stejně jednoduchá jako odeslání e-mailu. V rámci nasazení od nás získáte kompletní zaškolení HR týmu a připravené šablony pro nejčastější HR úkony.
Ano, hromadný onboarding je jednou z hlavních předností SIGNATUS řešení. Systém dokáže vygenerovat a odeslat smluvní balíky desítkám či stovkám uchazečů najednou. V kombinaci s offline režimem na tabletech dokážete na náborovém dni obsloužit stovky kandidátů bez výpadků i v místě s nestabilním internetovým připojením.
Dohodnout ukázku řešení v HR
Sjednejte si demoprezentaci HR procesů a zjistěte, jak urychlit nábor a onboarding.
Kontaktujte nás
