Realitné kancelárie
Obchod nesmie čakať na papier
Skráťte cestu od dohody k dokončenému obchodu. Makléri vybavia zmluvy a protokoly pri klientovi aj na diaľku, strávia menej času administratívou a kancelária získa kontrolu nad dokumentáciou celého tímu.
Čo spomaľuje obchod v nehnuteľnostiach?
Pri jednom obchode vzniká viac dokumentov, verzií a podpisov. Maklér ich rieši v kancelárii aj v teréne, zmluvné strany sa nachádzajú na rôznych miestach a finálne dokumenty často zostávajú roztrúsené v e-mailoch a priečinkoch.
Podpis závisí od osobného stretnutia
Koordinácia termínu predávajúceho, kupujúceho a makléra môže zdržovať rezerváciu alebo uzatvorenie dohody aj vtedy, keď sú podmienky už dohodnuté.
Maklér pracuje s papiermi v teréne
Dokumenty sa tlačia vopred. Ak treba údaj doplniť alebo opraviť, proces sa často dokončuje až po návrate do kancelárie.
Rovnaké údaje sa prepisujú viackrát
Meno klienta, údaje o nehnuteľnosti a dohodnuté podmienky sa opakujú v sprostredkovateľskej zmluve, rezervácii, nájomnej zmluve aj protokoloch.
Nie je jasné, kto už dokument podpísal
Kancelária musí telefonicky alebo e-mailom zisťovať, ktorá strana dokument dostala, kto ho už podpísal a čo ešte chýba.
Makléri používajú rôzne verzie dokumentov
Šablóny uložené v osobných priečinkoch zvyšujú riziko, že sa použije stará, neúplná alebo neschválená verzia.
Dokumentácia zostáva u jednotlivých maklérov
Finálne zmluvy a prílohy môžu zostať v notebooku, e-mailovej schránke alebo osobnom priečinku namiesto centrálneho archívu kancelárie.
Od dohody k obchodu bez prestojov
Transakcie pre nehnuteľnostiach často nezdržuje rozhodovanie klienta, ale chýbajúci údaj, čakajúci podpis alebo nesprávna verzia dokumentu. SIGNATUS riadi celý obeh dokumentácie, upozorňuje na nedokončené kroky a ukazuje tímu aktuálny stav procesu. Rezervácia, prenájom či odovzdanie tak môžu pokračovať bez zdĺhavého telefonovania, posielania príloh a dohľadávania dokumentov.
Viac maklérov nemusí znamenať viac administratívy
Keď každý maklér používa vlastné šablóny, priečinky a spôsob evidencie, rast kancelárie prináša aj rastúcu prevádzkovú záťaž. Digitálny workflow zavádza jednotné pravidlá pre celý tím. Kancelária centrálne spravuje aktuálne dokumenty, povinné kroky aj spôsob archivácie, zatiaľ čo makléri sa môžu sústrediť na klientov a nové obchody.
Papierové procesy, ktoré môžete digitalizovať ako prvé
Začať môžete dokumentom, pri ktorom dnes najviac času zaberá príprava, cestovanie za podpisom, kontrola údajov alebo archivácia.
Jeden digitálny proces pre makléra, klienta aj kanceláriu
SIGNATUS integruje formuláre, schvaľovanie, podpisovanie a archiváciu do procesu, ktorý funguje v kancelárii, v teréne aj na diaľku.
Automatizujte schvaľovanie zmlúv a dokumentov pre plynulejší priebeh transakcií
Optimalizujte správu dokumentov a zmlúv naprieč realitnými kanceláriami
Signatus ponúka riešenie pre realitné kancelárie, ktoré potrebujú efektívnu správu dokumentov a zmlúv naprieč viacerými lokalitami a oddeleniami. Automatizáciou workflowov a integráciou viackolového podpisovania umožníte rýchle a bezpečné spracovanie zmlúv.
Centralizovaná správa dokumentov nielen zrýchli celý proces, ale aj zlepší kontrolu nad dokumentáciou a zníži administratívne zaťaženie. Pokročilá analytika a reporting vám umožnia získať detailné prehľady o výkonnosti obchodov, čo posilní transparentnosť a riadenie rizík.
Ako digitálny proces funguje?
Dokumenty, ktoré môžete digitalizovať
SIGNATUS možno nasadiť na jednotlivé dokumenty alebo na celý proces od zberu údajov až po podpis a archiváciu.
Sprostredkovateľská zmluva Súhlas so zaradením nehnuteľnosti do ponuky Záznam z obhliadky Preberací protokol k dokumentom Rezervačná zmluva Dohoda zmluvných strán Schvaľovanie návrhu kúpnej zmluvy Potvrdenie o prevzatí dokumentov Nájomná zmluva Rezervácia nájmu Dodatok k nájomnej zmluve Ukončenie nájomnej zmluvy Odovzdávací protokol Preberací protokol Zoznam vybavenia Potvrdenie o prevzatí kľúčov Mandátna alebo partnerská zmluva Schválenie provízie HR dokumenty maklérov Interné protokoly
V akých procesoch máte najviac papiera?
Prejdite si najčastejšie situácie a označte procesy, ktoré dnes vyžadujú tlač, ďalšie osobné stretnutie, skenovanie alebo manuálne prepisovanie údajov.
- Maklér tlačí sprostredkovateľskú zmluvu pred stretnutím.
- Klient kvôli podpisu cestuje do kancelárie.
- Rovnaké údaje sa prepisujú do viacerých dokumentov.
- Makléri používajú vlastné kópie a verzie šablón.
- Nie je okamžite vidieť, kto už dokument podpísal.
- Podpísané dokumenty sa skenujú a manuálne pomenúvajú.
- Finálne zmluvy zostávajú v e-mailoch alebo notebookoch maklérov.
- Stavy meračov, fotografie a podpisy sa pri odovzdaní evidujú oddelene.
- Pri slabom internetovom pripojení sa proces vracia k papieru.
- Kompletnú dokumentáciu k nehnuteľnosti nemožno rýchlo dohľadať.
Produkty, ktoré viete využiť
Automatizujte realitné procesy a zlepšenite zákaznícku starostlivosť
Najčastejšie otázky pri digitalizácii papierovej agendy pri nehnuteľnostiach
Vhodný spôsob podpisu závisí od typu dokumentu, jeho účelu a aktuálnych právnych požiadaviek. SIGNATUS umožňuje nastaviť rôzne spôsoby schvaľovania a podpisovania. Pri dokumentoch určených pre kataster alebo iný osobitný právny proces treba zvoliť formu zodpovedajúcu konkrétnym požiadavkám.
Nie nevyhnutne. SIGNATUS možno nasadiť ako samostatné riešenie alebo ho prepojiť s existujúcim CRM, archívom či ďalšími systémami kancelárie.
Áno. Dokument možno odoslať viacerým účastníkom súčasne alebo v určenom poradí. Kancelária pritom vidí stav jednotlivých krokov.
Vybrané procesy možno spracovať v offline režime a synchronizovať po opätovnom pripojení zariadenia.
Proces možno nastaviť tak, aby dokument pred podpisom prešiel kontrolou. Ak sa údaje zmenia, pripraví sa aktualizovaná verzia a proces pokračuje podľa nastavených pravidiel.
Po dokončení procesu možno finálny dokument odoslať oprávneným účastníkom a zároveň ho uložiť do archívu kancelárie.
Áno. Najjednoduchšie je začať frekventovaným procesom, napríklad sprostredkovateľskou zmluvou alebo odovzdávacím protokolom, a ďalšie dokumenty pridávať postupne.
Dĺžka nasadenia závisí od zložitosti dokumentu, počtu krokov, požadovaných integrácií a spôsobu podpisovania. Po úvodnej analýze je možné pripraviť konkrétny rozsah a harmonogram.
Začnite s dokumentami, ktoré vás zdržiavajú najviac
Nemusíte meniť všetky systémy a procesy naraz. Vyberte zmluvu alebo protokol, ktorý dnes vyžaduje tlač, cestovanie, skenovanie či opakované prepisovanie údajov. Ukážeme vám, ako ho pripraviť, schváliť, podpísať a archivovať elektronicky.
Požiadať o ukážku
