Vytěžování dat z dokumentů

Vytěžování rozpozná typ přijatého dokumentu a pomocí OCR, případně ICR, převede požadované údaje z PDF souborů, skenů a fotografií do strukturované podoby. Nastavená pravidla je zkontrolují a připraví na další krok workflowu nebo přenos do interního systému. Pracovníci tak nemusí otevírat manuálně každý dokument a přepisovat jeho obsah do formulářů. Kontrolují zejména nečitelné, neúplné nebo neshodné údaje, které vyžadují jejich rozhodnutí.

Dohodnout ukázku   Případové studie

Digitální dokument ještě neznamená zpracovatelná data

Žádosti, výpisy, smlouvy, formuláře a potvrzení mohou přicházet elektronicky jako PDF soubory, skeny nebo fotografie. Informace v nich však zůstávají nestrukturované a bez dalšího zpracování je nelze automaticky kontrolovat, porovnávat ani předat do interního systému.

Vytěžování rozpozná typ dokumentu, převede požadovaná pole do strukturované podoby a prověří je podle nastavených pravidel. Nejisté, neúplné nebo neshodné hodnoty označí ke kontrole, zatímco ověřená data mohou pokračovat přímo do workflowu.

Transformujte přijaté dokumenty na data připravená k použití

beenhere

Méně manuálního přepisování

Požadovaná pole se převedou do strukturované podoby a mohou pokračovat do dalšího systému bez opakovaného zadávání.

beenhere

Chybějící podklady se odhalí včas

Nastavená pravidla prověří, zda doručená sada obsahuje požadované dokumenty a zda jsou vhodná pro další zpracování.

beenhere

Pracovníci řeší zejména výjimky

Rutinní dokumenty se zpracují podle pravidel. Pracovníci prověřují zejména nečitelné, chybějící nebo neshodné údaje a situace vyžadující odborné rozhodnutí.

beenhere

Data pokračují do dalšího kroku

Vytěžené údaje mohou předvyplnit formulář, spustit schválení, ovlivnit směrování procesu nebo založit záznam v interním systému.

OCR přečte obsah. Workflow rozhodne, co se s daty stane dál

OCR převede text z PDF souboru, skenu nebo fotografie do strojově zpracovatelné podoby. Aby však data mohla vstoupit do firemního procesu, je třeba rozpoznat typ dokumentu, přiřadit hodnoty ke správným polím a prověřit je podle nastavených pravidel.

Na základě výsledku může workflow dokument automaticky posunout dále, vyžádat chybějící podklad, přidělit kontrolu správnému týmu nebo zobrazit nejisté údaje pracovníkovi. Ověřená data se následně předají do systému, ve kterém se dále používají.

Přeneste zkontrolované údaje z dokumentů do interních systémů

counter_1

Dokument vstoupí do procesu

Klient, partner nebo pracovník nahraje PDF soubor, skeny či fotografii přes formulář, portál nebo aplikaci. Dokument může přijít iz integrovaného podnikového systému.

counter_2

Rozpozná se typ dokumentu

Dokument se zařadí do příslušné kategorie, například jako doklad totožnosti, výpis, potvrzení, formulář, žádost nebo protokol.

counter_3

OCR a ICR převedou text do zpracovatelné podoby

OCR zpracuje tištěný text. U vhodných typů dokumentů lze pomocí ICR rozpoznat i rukou dopsané údaje.

counter_4

Požadované hodnoty se přemění na data

Jména, identifikátory, data, adresy, částky, položky a další požadované hodnoty se vytěží do strukturované podoby určené pro konkrétní proces.

counter_5

Pravidla zkontrolují výsledek

Vytěžené údaje se porovnají mezi dokumenty, s formulářem nebo s informacemi dostupnými v interním systému. Nejisté, chybějící nebo neshodné hodnoty se označí ke kontrole.

counter_6

Data se předají do cílového systému

Zpracované údaje se přes dostupné integrace přenesou do CRM, ERP, HR, HIS, DMS, ECM, scoringového nebo schvalovacího systému. Mohou také pokračovat do dalšího kroku řízeného workflow.

Přizpůsobte vytěžování typům dokumentů a pravidlům procesu

contract

Kategorizace dokumentů

Systém rozpozná typ přijaté přílohy a přiřadí ji ke správné části procesu nebo požadované sadě dokumentů.

edit_square

OCR pro tištěný text

Text z PDF souborů, skenů a fotografií se převede do strojově zpracovatelné podoby.

data_check

ICR pro rukou psané údaje

U vhodných typů dokumentů lze zpracovat i rukou dopsaná pole ve formulářích a potvrzeních.

attach_file

Výběr a vytížení klíčových polí

Pro každý typ dokumentu se určí hodnoty potřebné pro rozhodnutí, kontrolu nebo zápis do interního systému.

dynamic_feed

Kontrola úplnosti dokumentace

Pravidla prověří, zda byla doručena požadovaná sada dokumentů a zda nechybí povinná příloha.

productivity

Validace mezi zdroji

Vytěžené údaje lze porovnat mezi dokumenty, s elektronickým formulářem nebo s informacemi dostupnými v interním systému.

groups_3

Řízení výjimek

Nečitelné, chybějící nebo neshodné hodnoty se spolu s původním dokumentem předají pracovníkovi k prověření.

checklist

Odovzdanie cez integračné rozhrania

Vytížené údaje a dokumenty lze bez manuálního přepisování předat do CRM, ERP, HR, HIS, DMS, ECM nebo dalšího navazujícího systému.

Získejte využitelná data z dokumentů typických pro vaše odvětví

account_balance

Bankovnictví a finance

Doklady totožnosti, bankovní výpisy, potvrzení o příjmu, daňová přiznání, finanční výkazy a majetkové podklady

Zjistit více
store

E-commerce a maloobchod

Objednávky, faktury, reklamační formuláře, potvrzení o platbě, vratky a sériová čísla produktů

Zjistit více
wind_power

Energetika

Žádosti, odběrná místa, smlouvy, předávací protokoly, servisní záznamy, revizní zprávy a údaje měřidel

Zjistit více
person_add

HR a personální agentury

Občanské průkazy, pracovní povolení, potvrzení, údaje pro HR nebo mzdový systém

Zjistit více
local_shipping

Doručovací společnosti

Dodací listy, potvrzení o doručení, škodní zápisy, záznamy o vratkách, položky zásilky a údaje o platbě

Zjistit více
directions_car

Prodejci automobilů a servisy

Technické doklady, servisní listy, protokoly, fakturační údaje, záznamy o vozidle a výbavě

Zjistit více
cottage

Realitní kanceláře

Listy vlastnictví, výpisy z katastru, znalecké posudky, rezervační dokumenty a údaje o nemovitosti

Zjistit více
cardiology

Zdravotnická zařízení

Žádanky, přijímací formuláře, anamnestické dotazníky, informované souhlasy a údaje pacienta

Zjistit více

Vytěžená data pokračují přímo do klíčových procesů

Kontrola žádostí

SIGNATUS rozpozná přijaté přílohy, zkontroluje kompletnost sady a vytěží údaje potřebné k posouzení žádosti nebo scoring.

Zjistit více

Informované souhlasy pacientů

Údaje z přijímacích a anamnestických formulářů lze přenést do souhlasu a pacientského systému bez opakovaného přepisování.

Zjistit více

Reklamace

Údaje o objednávce, zásilce, poškozených položkách a platbě zůstanou propojeny s fotografiemi, protokolem a rozhodnutím o vybavení.

Zjistit více

Onboarding

Osobní a identifikační údaje z dokladů lze použít při přípravě pracovní dokumentace a zápisu do HR nebo mzdového systému.

Zjistit více

Obchod

Údaje o zákazníkovi, firmě, produktu, ceně a smlouvě lze použít při kontrole, vytvoření dokumentů, schvalování i fakturaci.

Zjistit více

Doručování

Položky, množství, odchylky a potvrzení z dodacích dokumentů lze předat do ERP nebo WMS bez čekání na návrat papírových dokladů.

Zjistit více

Využijte vytížené údaje k automatizaci dalších kroků

Vytížením údajů se zpracování dokumentu nekončí. Workflow určuje, které dokumenty se očekávají, jaké hodnoty je třeba získat, podle čeho se mají zkontrolovat a co se má stát na základě výsledku.

Ověřené údaje mohou automaticky pokračovat dále. Nejisté, chybějící nebo neshodné hodnoty se předají pracovníkovi ke kontrole.

Vytěžený údaj tak může okamžitě ovlivnit další postup:

  • přidělit případ správnému týmu,
  • vyžádat chybějící dokument,
  • vypočítat kategorii nebo skóre,
  • předvyplnit smlouvu,
  • spustit schválení,
  • založit záznam v podnikovém systému.

Zjistit více o workflow automatizaci

Automatizujte rutinní zpracování a soustřeďte manuální kontrolu na výjimky

Kvalita vytěžených údajů závisí na typu dokumentu, jeho čitelnosti, kvalitě vstupu a nastavených pravidlech. Ty proto určují, které výsledky mohou pokračovat automaticky a které vyžadují kontrolu pracovníka.

Nejisté hodnoty, chybějící pole nebo zjištěné rozpory se zobrazí spolu s původním dokumentem. Pracovník může výsledek potvrdit, opravit nebo rozhodnout o dalším postupu.

Běžné dokumenty tak projdou procesem bez zbytečného manuálního zásahu, zatímco odborná kontrola zůstává zachována při citlivých a nestandardních rozhodnutích.

Odbřemeňte administrativní týmy od rutinního zpracování dokumentů

Jedno získání údajů

Vytěžené informace lze dále použít ve formuláři, smlouvě, rozhodnutí i interním systému bez opakovaného zadávání.

Méně chyb a dřívější odhalení problémů

Automatické zpracování snižuje riziko překlepů a zároveň zachytí chybějící či nečitelné podklady již při přijetí.

Více času na odborné rozhodnutí

Pracovníci se nemusí věnovat každému standardnímu případu a mohou se soustředit zejména na neshody a výjimky.

Konzistentní pravidla zpracování

Požadavky na pole, přílohy a kontroly se nastavují centrálně a uplatňují napříč týmy a pobočkami.

Ověřte vytěžování na reálných dokumentech a rozšiřujte jej postupně

Pilotní nasazení se může zaměřit na typ dokumentu, který dnes vytváří největší administrativní zátěž, například doklad totožnosti, výpis, potvrzení, objednávku nebo formulář.

Nejprve se určí pole, která pracovníci ručně přepisují, pravidla potřebná pro jejich kontrolu a systém, do kterého mají výsledná data směřovat. Na vzorku reálných dokumentů se následně ověří kvalita vytěžování i způsob zpracování nejistých hodnot a výjimek.

Po ověření lze stejný princip rozšířit na další typy dokumentů, oddělení a workflow bez výměny používaných podnikových systémů.

Případová studie | Cetelem

O 60% kratší zpracování a 1,6 milionu ušetřených stran papíru

Výzva

Při nákupu na splátky musel zákazník vyřídit úvěrové formality na speciálně určeném místě. Papírová dokumentace prodlužovala celý nákupní proces.

Obchodní partneři po prodeji čekali na uvolnění finančních prostředků čtyři až pět dní.

Řešení

Cetelem nasadil elektronický proces eSign založený na technologii SIGNATUS.

Prodejce může na mobilním zařízení zpracovat žádost, připravit úvěrovou smlouvu a nechat ji zákazníkovi podepsat přímo v prodejně. Podepsaný dokument se uzamkne proti dalším změnám a elektronicky se odešle klientovi i do centrální databáze.

Výsledek

Celková digitalizace procesu zkrátila dobu zpracování o 60 % a umožnila vyřídit úvěr během minut namísto hodin.

Čas uvolnění finančních prostředků se zkrátil:

z 5 dnů na 1 den

Cetelem zároveň uvádí:

  • 25 % úsporu operativních nákladů,
  • více než 1,6 milionu ušetřených stran papíru,
  • 91 % zákazníků, kteří preferují elektronický podpis.

Přečtěte si celou případovou studii

Signatus

„Každý rok Cetelem schválí tisíce smluv, včetně několika povinných příloh, které musí být vytištěny ve více kopiích. Signatus nám nabídl kompletní řešení digitalizace dokumentů, které je jednou z klíčových priorit BNP Paribas Personal Finance Group.“

Aleš Kos, člen správní rady a ředitel přímého prodeje
Cetelem Slovensko

Nejčastější dotazy o vytěžování dat z dokumentů

Konkrétní rozsah se nastavuje podle procesu. Může se jednat o PDF soubory, skeny a fotografie identifikačních dokladů, formulářů, potvrzení, výpisů, finančních výkazů a dalších příloh.

Ano, při vhodném scénáři lze použít OCR pro tištěný text a ICR pro rukou psané údaje. Výsledek závisí na typu dokumentu, jeho čitelnosti a kvalitě vstupu.

Ne vždy. Údaje z různých formulářů, potvrzení a příloh lze převést do strukturované podoby bez vytváření pevné šablony pro každý dokument. Konkrétní nastavení se ověřuje na reálných vzorcích.

Nejistý, nečitelný nebo neshodný údaj se může posunout pracovníkovi ke kontrole spolu s původním dokumentem. Proces tak kombinuje automatizaci standardních případů s lidským rozhodováním při výjimkách.

Ano. Workflow může porovnat vytěžené hodnoty mezi přílohami, formulářem a údaji dostupnými v interním systému a označit zjištěný nesoulad.

Ano. Povinné dokumenty lze definovat podle typu žádosti nebo případu. Neúplná sada se může zastavit a pokračovat až po doplnění.

Data lze podle dostupných rozhraní předat do CRM, ERP, HR, HIS, DMS, scoringového nebo schvalovacího systému. Mohou také zůstat součástí případu v SIGNATUS.

Ano. Doporučuje se začít dokumentem s vysokým objemem nebo velkým množstvím ručního přepisování, ověřit kvalitu na reálných vzorcích a následně rozsah rozšiřovat.

Způsob zpracování, přístupy, uložení a integrace se navrhují podle typu údajů, interních bezpečnostních pravidel a platných právních požadavků organizace.

Ukažte nám dokument, ze kterého dnes údaje přepisujete ručně

Určíme pole potřebná pro váš proces, navrhneme kontroly a ukážeme, jak lze vytížená data předat přímo do workflowu a systémů, ve kterých s nimi dále pracujete.

Kontaktujte nás