Tok dokumentů a automatizace

Automatizovaný workflow propojuje vznik nebo přijetí dokumentu s jeho vyplněním, kontrolou, schválením, podpisem, archivací a předáním údajů do podnikových systémů. Nastavená pravidla určují odpovědnou osobu, další krok i postup při výjimkách.

Dohodnout ukázku   Případové studie

Dokument není pouze soubor. Je součástí celého procesu

Objednávka, žádost, smlouva, souhlas či dodací list neobsahují pouze finální dokument. Spolu s nimi procesem procházejí údaje, přílohy, rozhodnutí, komentáře, podpisy a informace o aktuálním stavu.

Pokud se tyto souvislosti rozdělí mezi e-maily, papírové dokumenty a lokální složky, vznikají rozdílné verze, nejasné odpovědnosti a zpoždění při předávání.

Řízený digitální tok udržuje dokument i jeho kontext v jednom procesu. Pravidla určují, kdo dostane další úlohu, jaké údaje musí zkontrolovat a kam dokument pokračuje po dokončení nebo při vzniku výjimky.

Každý dokument zůstává pod kontrolou během celého procesu

 

beenhere

Jasná zodpovědnost a řešení výjimek

Každý dokument má určený stav, další úlohu a zodpovědnou osobu. Chybějící údaj, zamítnuté schválení nebo jiná výjimka se automaticky směruje ke správnému pracovníkovi.

beenhere

Méně ručního předávání

Po dokončení jednoho kroku dokument automaticky pokračuje na kontrolu, schválení, podpis nebo další zpracování.

beenhere

Úplná historie dokumentu

SIGNATUS zaznamenává jednotlivé kroky, změny a časové údaje. Organizace umí zpětně dohledat, co se s dokumentem stalo a kde se právě nachází.

beenhere

Dokument i data na jednom místě

Spolu s dokumentem procesem procházejí i jeho údaje, přílohy, fotografie, podpisy, komentáře a výsledky kontrol.

Pravidla určí další krok podle dokumentu a jeho údajů

Tok dokumentu nemusí být při každém zpracování stejný. Nastavená pravidla mohou podle typu dokumentu, zákazníka, produktu, hodnoty nebo zadaných údajů určit odpovědnou osobu, požadovanou kontrolu, úroveň schválení i potřebu podpisu. Standardní dokumenty pokračují automaticky. Chybějící údaj, zamítnuté schválení nebo jiná odchylka přesměruje proces k pracovníkovi, který ji může vyřešit.

Dokument projde celým procesem bez ručního předávání

counter_1

Dokument vznikne nebo vstoupí do procesu

Dokument může vytvořit pracovník, zákazník nebo podnikový systém. Může přijít přes webový formulář, mobilní aplikaci, digitální pobočku, API nebo integraci s ERP či CRM.

counter_2

SIGNATUS jej zařadí do správného toku

Podle typu dokumentu, zákazníka, produktu nebo případu systém určí, jaké kroky, kontroly a schválení jsou potřebné.

counter_3

Údaje se doplní a zkontrolují

Pracovník nebo zákazník vyplní požadovaná pole. Data lze načíst z interního systému, vytěžit z příloh nebo zkontrolovat podle nastavených pravidel.

counter_4

Dokument se odešle ke kontrole nebo schválení

Úloha se přidělí konkrétnímu pracovníkovi, týmu nebo nadřízenému. Pokud je zapotřebí více schválení, proces určí jejich pořadí.

counter_5

Zákazník nebo pracovník dokument podepíše

Podpis může proběhnout osobně na pobočce či v terénu nebo na dálku. Podepsaný dokument se zajistí proti neoprávněným změnám.

counter_6

Výsledek obdrží všichni oprávnění účastníci

Dokument lze automaticky odeslat zákazníkovi, partnerovi nebo internímu oddělení. Notifikace potvrdí dokončení požadovaného kroku.

counter_7

Dokument a údaje pokračují do podnikových systémů

Výsledná data lze přes integrační rozhraní předat do ERP, CRM, WMS, HR, HIS, DMS, účetního nebo archivačního systému.

counter_8

Finální dokument se bezpečně uloží

Dokončený dokument spolu s přílohami, podpisy a souvisejícími údaji se uloží do určeného archivu nebo předá do DMS. Oprávnění uživatelé tak pracují s platnou finální verzí.

counter_9

Historie zůstává dohledatelná

Organizace má k dispozici stav dokumentu, provedené kroky, časové údaje i záznamy o schválení a podpisu.

Nastavte workflow podle toho, jak vaše firma skutečně pracuje

wifi

Centrální řízení dokumentů

Dokumenty, přílohy a související údaje zůstávají součástí jednoho případu. Pracovníci nemusí vyhledávat aktuální verzi v e-mailových vláknech nebo sdílených složkách.

edit_square

Automatické přidělování úkolů

Úloha se může přidělit podle typu případu, regionu, pracoviště, produktu, hodnoty objednávky nebo jiného procesního pravidla.

video_camera_front

Vícekolové schvalování

Dokument může projít několika úrovněmi kontroly. Každý schvalovatel obdrží pouze ty dokumenty a informace, které potřebuje.

signature

Paralelní zpracování

Pokud se jednotlivé kontroly navzájem neblokují, mohou probíhat současně. Proces nemusí čekat na dokončení kroků v pevném pořadí.

checklist

Automatické notifikace a připomínky

Automatická upozornění informují účastníky o nové úloze, blížícím se termínu nebo dokumentu čekajícím na podpis.

breaking_news

Řízení výjimek

Neúplný, zamítnutý nebo nestandardní případ se automaticky přesměruje k pracovníkovi, který jej může vyřešit.

devices

Práce online i offline

Terénní pracovníci mohou dokumenty zpracovat i na místech bez stabilního internetového připojení. Po obnovení spojení se data synchronizují s centrálním procesem.

signature

Integrace přes API

Dokumentový tok lze propojit se stávajícími systémy bez potřeby nahradit celou podnikovou infrastrukturu.

Od úvěrové žádosti po dodací list, workflow pro vaše odvětví

account_balance

Bankovnictví a finance

Žádosti, úvěrová dokumentace, smlouvy, kontrola podkladů, schvalování a podepisování

Zjistit více
store

E-commerce a maloobchod

Obchodník otevře zákazníka, představí vhodné produkty, připraví cenovou nabídku nebo objednávku a získá podpis přímo během utkání.

Zjistit více
wind_power

Energetika

Technik má k dispozici pracovní příkaz, údaje odběrného místa i historii zařízení. Zaznamená hodnoty, provedené úkony, použitý materiál a fotografie technického stavu.

Zjistit více
person_add

HR a personální agentury

Onboardingová dokumentace, pracovní smlouvy, souhlasy, potvrzení a interní schvalování

Zjistit více
local_shipping

Doručovací společnosti

Řidič vidí přidělené zastávky, objednávky a pokyny. Při předání upraví skutečné množství, zaznamená vratku nebo odchylku, získá podpis příjemce a odešle výsledek do centrály.

Zjistit více
directions_car

Prodejci automobilů a servisy

Přijímací technik zdokumentuje vozidlo přímo při převzetí. Mechanik doplní provedené práce a zákazník může schválit dodatečnou opravu osobně nebo na dálku.

Zjistit více
cottage

Realitní kanceláře

Makléř připraví dokumenty během obhlídky nebo schůzky, zaznamená stav nemovitosti a vyřídí podpisy bez další návštěvy kanceláře.

Zjistit více
cardiology

Zdravotnická zařízení

Přijímací formuláře, informované souhlasy, dotazníky, žádanky a zdravotnická dokumentace

Zjistit více

Automatizujte procesy, v ktorých rozhodujú dokumenty

Kontrola žádostí

Přijaté podklady se přiřadí ke konkrétní žádosti. Workflow zkontroluje kompletnost dokumentů, přidělí případ pracovníkovi a zajistí jeho další posouzení.

Neúplná žádost se může automaticky vrátit k doplnění, aniž by ji pracovník manuálně přeposílal mezi odděleními.

Zjistit více

Informované souhlasy pacientů

Pacient obdrží správnou verzi souhlasu podle typu výkonu nebo vyšetření. Dokument může projít vysvětlením, vyplněním, podpisem a bezpečným uložením do pacientského systému.

Zjistit více

Reklamace

Reklamační formulář, fotografie, dodací dokument, vyjádření odpovědného pracovníka i výsledek vyřízení zůstávají v jednom případě.

Po přijetí reklamace může SIGNATUS automaticky přidělit úkoly, sledovat termíny a informovat zákazníka o výsledku.

Zjistit více

Onboarding

Osobní údaje, pracovní smlouva, souhlasy, interní směrnice a další dokumenty procházejí koordinovaným procesem mezi kandidátem, HR, nadřízeným a mzdovým oddělením.

Zjistit více

Obchod

Nabídka může pokračovat na interní schválení, následně se změnit na smlouvu a odeslat zákazníkovi k podpisu. Finální údaje se po dokončení vrátí do CRM nebo ERP.

Zjistit více

Doručování

Objednávka přejde z ERP k dispečerovi a řidiči. Při předání lze upravit skutečný stav, zaznamenat platbu, přidat fotografie a získat podpis zákazníka.

Dokument a údaje se následně odešlou zpět do centrály bez čekání na návrat řidiče.

Zjistit více

Rozšiřte automatizovaný tok dokumentů napříč firmou

 

Signatus

local_shipping

Elektronický dodací list

Přenáší tok dokumentů přímo do procesu doručování. Dodací dokument vznikne z údajů objednávky, řidič jej doplní a zákazník podepíše při převzetí.

Zjistit více

Signatus

wifi

Digitální pobočka

Propojuje pracovníka pobočky, klienta a interní oddělení. Dokument lze připravit, zkontrolovat, podepsat a předat do systému během jedné návštěvy.

Zjistit více

Signatus

phone_iphone

Appka pro terénní pracovníky

Umožňuje technikům, kurýrům, obchodníkům a dalším pracovníkům zpracovat dokumenty přímo na místě výkonu práce, online i offline.

Zjistit více

Začněte dokumentem, který dnes nejčastěji čeká

Prvním krokem nemusí být digitalizace všech procesů.

Vyberte dokument, který:

  • přechází rukama více lidí,
  • často čeká na schválení nebo podpis,
  • opakovaně se vrací k doplnění,
  • vyžaduje manuální zadávání stavu,
  • způsobuje zpoždění fakturace,
  • se po dokončení ručně přepisuje do interního systému.

Společně zmapujeme jeho cestu od vzniku až po archivaci. Určíme odpovědnosti, pravidla, výjimky a systémy, se kterými se má tok propojit.

Kontaktujte nás

Rychlejší tok dokumentů zrychluje celý byznys

Kratší doba zpracování

Dokument nečeká na manuální přeposlání mezi lidmi a odděleními. Po dokončení kroku automaticky pokračuje dále.

Méně neúplných případů

Povinná pole, přílohy a podpisy lze zkontrolovat ještě před předáním dokumentu do další fáze.

Nižší administrativní zátěž

Pracovníci nemusí ručně přepisovat stavy do tabulek, posílat připomínky nebo zjišťovat, kde se dokument nachází.

Rychlejší fakturace

Podepsané dodací, servisní nebo přejímací dokumenty se mohou dostat k ekonomickému oddělení okamžitě po dokončení práce.

Případová studie | LUNYS

800 objednávek a 4 000 přepravek každou noc. Bez papírové agendy

Výzva

V bratislavském distribučním centru o rozloze 7 000 m² připraví pracovníci každou noc v průměru 800 objednávek a 4 000 přepravek. Jejich rukama přitom přejde téměř 50 tun ovoce a zeleniny.

Dodací listy, změny v objednávkách i hotovostní platby se původně zaznamenávaly na papíře.

Po návratu řidičů muselo účetní oddělení dokumenty zkontrolovat a údaje ručně přepsat do systému. Tok informací se tak zastavil až do chvíle, kdy se fyzické dokumenty vrátily do centrály.

Řešení

SIGNATUS nahradil papírovou dokumentaci aplikací na tabletech vodičů a propojil ji se dvěma klíčovými systémy – ERP a fiskálním modulem.

Řidič obdrží dokumenty k objednávce přímo do aplikace. Při předání může upravit skutečný stav, zaznamenat změnu množství nebo hotovostní platbu a nechat zákazníka dokument podepsat.

Podepsaný dokument a aktuální údaje následně odešle přímo ekonomickému oddělení.

Výsledek

Informace o doručeném zboží, změnách i platbách jsou v centrálním systému dostupné okamžitě.

Účetní oddělení již nemusí:

  • čekat na návrat řidiče,
  • shromažďovat papírové dodací listy,
  • kontrolovat ručně předané dokumenty,
  • přepisovat údaje do ekonomického systému.

Elektronickou fakturu tak může LUNYS vystavit a odeslat zákazníkovi ještě v den doručení.

Výsledkem je rychlejší fakturační cyklus, menší administrativní zátěž a lepší přehled o každé objednávce od expedice až po zaplacení.

Přečtěte si celou případovou studii

Nejčastější dotazy o toku dokumentů a automatizaci workflowů

 

Tok dokumentů popisuje cestu dokumentu od jeho vytvoření nebo přijetí až po podpis, odeslání a archivaci.

Workflow automatizace určuje pravidla této cesty: kdo dokument zpracuje, jaké kontroly musí absolvovat, kdo jej schválí a co se stane při výjimce.

Například žádosti, smlouvy, objednávky, dodací listy, informované souhlasy, reklamační protokoly, servisní výkazy, personální dokumentaci nebo interní schvalovací formuláře.

Konkrétní proces se nastavuje podle potřeb organizace.

Ne. Tok lze měnit podle typu dokumentu, hodnoty objednávky, pracoviště, produktu, zákazníka nebo zjištěných údajů.

Standardní případy mohou pokračovat automaticky a výjimky se přidělí odpovědnému pracovníkovi.

Ano. Schvalování může probíhat postupně nebo paralelně. Pořadí a oprávnění se nastaví podle interních pravidel organizace.

Workflow může dokument vrátit k opravě, vyžádat doplnění údajů, přidělit jej jinému pracovníkovi nebo proces ukončit. Důvod zamítnutí zůstává zaznamenán.

Ano. Notifikace a připomínky lze použít při přidělení úkolu, čekání na podpis, blížícím se termínu nebo nečinnosti účastníka.

Ano. Dokumenty lze zpracovávat na mobilních zařízeních a podle konkrétního řešení i bez stabilního internetového připojení.

Ano. SIGNATUS lze prostřednictvím dostupných integračních rozhraní propojit s ERP, CRM, WMS, HR, HIS, DMS, účetními a dalšími podnikovými systémy.

Oprávnění uživatelé vidí aktuální stav případu, zodpovědnou osobu a historii provedených kroků. Nemusí stav zjišťovat e-mailem nebo telefonicky.

Ano. Můžete začít například elektronickým schvalováním, podpisem, dokumenty v terénu nebo přenosem výsledků do interního systému. Tok se může rozšiřovat postupně.

Navrhněme workflow pro vaše papírové procesy

Přejdeme si, kde dokument vzniká, kdo jej kontroluje, schvaluje nebo podepisuje a kam se má po dokončení uložit. Navrhneme pravidla, odpovědnosti a integrace, které zajistí jeho plynulé zpracování.

Sjednejte si konzultaci