Správa dat, dokumentů a digitálního obsah

Centrální správa dat a obsahu propojuje dokumenty, formuláře, šablony a zákaznické údaje s procesy, ve kterých se používají. Nastavená pravidla určují, která verze je platná, kdo k ní má přístup a jak se údaje přenášejí mezi dokumenty a podnikovými systémy.

Dohodnout ukázku   Případové studie

Získejte přehled v dokumentech, datech i digitálním obsahu

Smluvní vzory, formuláře, produktové materiály, ceníky, souhlasy, fotografie a přílohy často vznikají na různých odděleních a zůstávají uloženy v různých systémech, složkách či zařízeních.

Pracovník pak musí zjišťovat:

  • která verze dokumentu je aktuální,
  • jaký formulář má použít,
  • kde najde údaje o klientovi,
  • které přílohy patří ke konkrétnímu případu,
  • kdo může dokument upravit nebo schválit,
  • kam se má finální dokument uložit,
  • které materiály může ukázat zákazníkovi.

Výsledkem je hledání, kopírování, nejednotná komunikace a riziko, že pracovník použije nesprávný nebo zastaralý obsah.

Mějte správná data, dokumenty a obsah v každém kroku procesu

beenhere

Jasná zodpovědnost a řešení výjimek

Formuláře a dokumentové šablony lze spravovat centrálně. Pobočky, terénní pracovníci i partnerská síť tak používají vždy aktuální a schválené materiály.

beenhere

Údaje bez opakovaného přepisování

Informace z CRM, ERP, HR, HIS nebo jiného systému lze automaticky přenést do formulářů a dokumentů a po dokončení procesu předat aktualizované údaje zpět.

beenhere

Dokumenty v kontextu případu

Smlouvy, přílohy, fotografie, podpisy, komentáře a další údaje zůstávají propojeny s konkrétním případem. Organizace zároveň umí zpětně dohledat, kdo s dokumentem pracoval a jak pokračoval jeho proces

beenhere

Obsah podle role a situace

Pracovník vidí pouze dokumenty, produkty a materiály relevantní pro svůj úkol, pracoviště nebo aktuální krok procesu.

Aktuální šablony pro každé pracoviště i proces

Pokud si pobočky, ambulance, servisní střediska nebo realitní kanceláře upravují dokumenty samostatně, postupně vznikají paralelní verze stejného obsahu.

V oběhu mohou zůstat:

  • neaktuální smluvní podmínky,
  • staré ceníky,
  • formuláře s chybějícími poli,
  • dokumenty s nesprávným logem,
  • lokálně upravené texty,
  • neplatné produktové materiály,
  • různé verze stejného souhlasu.

Centrální správa šablon umožňuje dokument upravit a schválit na jednom místě. Aktuální verze se následně zpřístupní určeným pracovníkům, pracovištím nebo procesům. Uživatelé tak dostanou správný obsah pro konkrétní situaci bez hledání, porovnávání a ověřování jednotlivých verzí.

Dokumenty, údaje a historie zůstávají propojeny v každém kroku

counter_1

Dokument vznikne nebo vstoupí do procesu

Dokument může vytvořit pracovník, zákazník nebo podnikový systém. Do procesu vstoupí přes webový formulář, mobilní aplikaci, digitální pobočku, API nebo integraci s ERP či CRM.

counter_2

Zařadí se do správného procesu

Podle typu dokumentu, zákazníka, produktu nebo zadaných údajů se určí potřebné kroky, kontroly a schválení.

counter_3

Údaje se doplní a zkontrolují

Požadovaná pole vyplní pracovník nebo zákazník. Údaje lze načíst z interního systému, vytěžit z příloh nebo ověřit podle nastavených pravidel.

counter_4

Dokument projde kontrolou a schválením

Úloha se přidělí konkrétnímu pracovníkovi, týmu nebo nadřízenému. Pokud je zapotřebí více schválení, proces určí jejich pořadí.

counter_5

5. Dokument podepíše oprávněná osoba

Podpis může proběhnout osobně na pracovišti, v terénu nebo na dálku. Podepsaná verze se zajistí proti neoprávněným změnám.

counter_6

Finální verze se zpřístupní určeným účastníkům

Dokument lze automaticky odeslat zákazníkovi, partnerovi nebo internímu oddělení. Notifikace potvrdí dokončení požadovaného kroku.

counter_7

Dokument a údaje pokračují do podnikových systémů

Výsledná data lze přes integrační rozhraní předat do ERP, CRM, WMS, HR, HIS, DMS nebo účetního systému.

counter_8

Dokument se uloží podle nastavených pravidel

Finální verze se spolu s přílohami a souvisejícími údaji uloží do určeného dokumentového nebo archivního systému.

counter_9

Historie zůstává dohledatelná

Organizace má k dispozici stav dokumentu, provedené kroky, časové údaje i záznamy o jeho kontrole, schválení a podpisu.

Spravujte dokumenty, data i obsah jako součást procesu

contract

Knihovna schválených šablon

Centrálně spravované šablony udržují jednotný formát, obsah i povinné náležitosti. Podle typu procesu se uživateli zpřístupní správná a aktuální verze smlouvy, žádosti, souhlasu, protokolu nebo formuláře.

edit_square

Elektronické formuláře

Dokumenty ve formátu Word nebo PDF lze připravit jako elektronicky vyplnitelné formuláře s textovými, datovými, výběrovými, zaškrtávacími a podpisovými poli.

data_check

Strukturovaná data

Informace nemusí zůstat uzamčeny ve výsledném PDF. Lze je kontrolovat, využívat při rozhodování a směřování procesu nebo předat do dalšího systému.

attach_file

Přílohy a související dokumenty

K procesu lze připojit fotografie, potvrzení, doklady, technické protokoly, dodatky a další podklady. Zůstávají propojeny se zákazníkem, dokumentem a provedenými kroky.

dynamic_feed

Produktový a informační obsah

Pracovníkům lze dle aktuální situace zpřístupnit produktové dokumenty, prezentace, videa, bannery, webový obsah nebo doporučené doplňkové materiály.

productivity

Zákaznické údaje a profily

Kontakty, adresy, produkty, historie komunikace a další relevantní informace lze z integrovaných systémů zobrazit při práci s konkrétním zákazníkem.

groups_3

Role a přístupová oprávnění

Přístup k dokumentům, údajům, obsahu a jednotlivým funkcím se nastavuje podle role uživatele, pracoviště a konkrétního procesu.

checklist

Historie změn a auditní stopa

Systém zaznamenává stav dokumentu, provedené kroky a časové údaje. Organizace tak může zpětně prověřit průběh zpracování i zodpovědnost jednotlivých účastníků.

Spravujte dokumenty a data podle potřeb svého odvětví a procesů

account_balance

Bankovnictví a finance

Smluvní šablony, žádosti, produktové podmínky, sazebníky, identifikační údaje a finanční podklady

Zjistit více
store

E-commerce a maloobchod

Objednávky, faktury, produktové údaje, reklamační formuláře, doklady o platbě a fotografie

Zjistit více
wind_power

Energetika

Smlouvy, ceníky, odběrná místa, technické formuláře, revizní zprávy, údaje měřidel a servisní protokoly

Zjistit více
person_add

HR a personální agentury

Pracovní smlouvy, onboardingové formuláře, souhlasy, interní směrnice, osobní údaje a kvalifikační dokumenty

Zjistit více
local_shipping

Doručovací společnosti

Objednávky, dodací listy, údaje zásilek, fotografie, potvrzení o platbě, vratky a škodní záznamy

Zjistit více
directions_car

Prodejci automobilů a servisy

Produktové materiály, ceníky, objednávky vozidel, servisní zakázky, checklisty a přebírací protokoly

Zjistit více
cottage

Realitní kanceláře

Smluvní šablony, údaje o nemovitostech, fotografie, listy vlastnictví, rezervace a předávací protokoly

Zjistit více
cardiology

Zdravotnická zařízení

Přijímací formuláře, anamnestické dotazníky, informované souhlasy, údaje pacientů a zdravotnické dokumenty

Zjistit více

Propojte správu dat a dokumentů s klíčovými procesy

Kontrola žádostí

Přijaté dokumenty, přílohy a vytěžené údaje zůstávají spojeny s konkrétní žádostí. Pracovník má při rozhodování k dispozici celý případ, nikoli informace rozdělené mezi e-maily a složky.

Zjistit více

Informované souhlasy pacientů

Zdravotnické zařízení může centrálně spravovat šablony souhlasů podle ambulance, výkonu nebo vyšetření. Pacient obdrží správný dokument a finální verze se uloží do jeho elektronického spisu.

Zjistit více

Reklamace

Údaje o zákazníkovi, objednávce, produktu, platbě, fotografie i komunikace zůstávají součástí jednoho reklamačního případu.

Zjistit více

Onboarding

Osobní údaje kandidáta lze použít v pracovní smlouvě, souhlasech, interních formulářích a další onboardingové dokumentaci bez opakovaného zadávání.

Zjistit více

Obchod

Prodejce má k dispozici aktuální produktové materiály, ceníky, smluvní šablony a údaje klienta. Obsah může přímo použít při prezentaci, přípravě nabídky i podpisu smlouvy.

Zjistit více

Doručování

Objednávka, položky, dodací dokument, fotografie, změny, platby a podpis zákazníka zůstávají propojeny v jednom digitálním záznamu.

Zjistit více

Rozšiřte správu dat a obsahu do dalších firemních procesů

Signatus

hub

Workflow automatizace

Řídí, jaký obsah se použije, kdo s ním pracuje, jaké údaje se doplní a kam dokument pokračuje, díky čemuž se šablony a formuláře stávají aktivní součástí procesu.

Zjistit více

Signatus

wifi

Digitální pobočka

Digitální pobočka zpřístupňuje pracovníkům zákaznické údaje, dokumenty, formuláře a materiály na jednom místě bez přepínání mezi aplikacemi.

Zjistit více

Signatus

jamboard_kiosk

Digitální recepce

Propojuje formuláře, dokumenty a údaje návštěvníka nebo pacienta a po vyplnění je automaticky předá do příslušného systému nebo archivu.

Zjistit více

Aktuální data a obsah urychlují změny napříč firmou

Rychlejší zavádění změn

Po úpravě formuláře, šablony nebo materiálu lze schválenou verzi zpřístupnit pobočkám, terénním pracovníkům i digitálním kanálům bez zdlouhavého rozesílání.

Jednotnější komunikace se zákazníky

Pracovníci používají stejné podmínky, ceníky, formuláře a produktové materiály bez ohledu na to, přes který kanál se zákazníkem komunikují.

Jednodušší zapojení nových týmů

Připravené šablony, obsah a přístupová oprávnění usnadňují zapojení nového pracoviště, partnerské sítě nebo skupiny uživatelů.

Méně času potřebného na kontrolu

Finální dokumenty, zdrojové údaje, přílohy a záznamy o provedených krocích zůstávají propojeny a dohledatelné pro další zpracování nebo kontrolu.

Digitalizujte práci s obsahem bez výměny stávajících systémů

Správa dat, dokumentů a obsahu může fungovat jako procesní vrstva nad stávajícími systémy. Údaje se načítají z CRM, ERP, HR, HIS nebo jiného zdroje, použijí se při přípravě a zpracování dokumentu a výsledek se předá zpět do určeného systému nebo archivu. 

Nasazení přitom nemusí zahrnovat celou organizaci najednou. Začít lze konkrétním dokumentem, procesem nebo pracovištěm a rozsah postupně rozšiřovat podle priorit.

Takový přístup umožňuje:

  • zachovat stávající podnikové systémy a zdroje dat,
  • zavádět digitalizaci po jednotlivých procesech,
  • připojovat potřebné integrace postupně,
  • rozšiřovat řešení na další týmy, pracoviště a kanály,
  • přizpůsobit rozsah nasazení reálným potřebám organizace.

Případová studie | UNIMED AMERICANA

Digitální příjem pro 100 000 pacientů bez přesouvání papírů

Výzva

Unimed Americana poskytuje zdravotní péči více než 100 000 pacientům prostřednictvím dvou nemocnic a sítě přes 300 lékařů.

Přijímací formuláře se původně tiskly, vyplňovaly na recepci a po podpisu fyzicky přesouvaly do centrální kanceláře. Tam je pracovníci museli skenovat a manuálně zakládat do elektronické dokumentace.

Každý formulář tak prošel několika administrativními kroky ještě předtím, než se stal dostupnou součástí pacientského spisu.

Řešení

Po nasazení SIGNATUSU se formuláře generují přímo z nemocničního systému a zobrazují na tabletech na recepci.

Pacient zkontroluje své údaje, doplní požadované informace a dokument elektronicky podepíše. Dokončený formulář se automaticky uloží do elektronického spisu a jeho kopie se odešle pacientovi.

Data, dokument a podpis tak zůstávají součástí jednoho digitálního procesu.

Výsledek

Unimed Americana odstranil:

  • fyzické přesouvání přijímacích dokumentů,
  • dodatečné skenování,
  • manuální pojmenovávání a zakládání formulářů,
  • čekání na doručení dokumentace do centrální kanceláře.

Personál získal rychlejší a přehlednější proces. Zdravotnické zařízení snížilo náklady spojené s tiskem a archivací a pacienti vybaví příjem pohodlněji na jednom místě.

Prohlédněte si celou případovou studii

Signatus

„S Anasoftem spolupracujeme více než 5 let na integraci jejich řešení SIGNATUS do našeho portálu pro zpracování elektronických dokumentů. Řešení jsou velmi robustní a splňují nejvyšší bezpečnostní standardy na trhu. Integrace SIGNATUSu je velmi jednoduchá a dá se zvládnout během několika dní. Pokud potřebujete podporu ze strany Anasoftu, vždy vám rádi pomohou.“

Alexandre de Menezes Corigliano, Managing Director
Nexyon

Nejčastější dotazy ohledně správy dat, obsahu a dokumentů

DMS se obvykle zaměřuje na dlouhodobou evidenci, vyhledávání a archivaci velkého množství dokumentů.

SIGNATUS se soustřeďuje na aktivní použití dokumentů, údajů, formulářů a šablon v konkrétních procesech – při jejich vytváření, vyplnění, schválení, podpisu a předání do dalších systémů.

Obě řešení lze podle dostupných rozhraní propojit.

Například dokumentové šablony, formuláře, PDF dokumenty, přílohy, fotografie, zákaznické údaje, produktové materiály, videa, bannery, prezentace nebo obsah používaný v digitální pobočce.

Konkrétní rozsah závisí na zvoleném produktu a procesu.

Ano. Stávající dokument může sloužit jako základ elektronicky vyplnitelné šablony. Lze do něj doplnit datová, výběrová, povinná a podpisová pole.

Ano. Při integraci lze dostupné údaje načíst z CRM, ERP, HR, HIS nebo jiného systému a použít je k předvyplnění dokumentu.

Šablony lze spravovat centrálně a přidělovat podle typu procesu, produktu, pracoviště nebo role. Uživatel tak nemusí vyhledávat aktuální soubor v lokální složce.

Ano. Obsah a funkce lze zpřístupnit podle uživatelské role, oprávnění a konkrétního procesu.

SIGNATUS zaznamenává stav dokumentu a provedené procesní kroky. Konkrétní rozsah historie a uchovávání se nastavuje podle řešení a integrační architektury.

Dokument může zůstat dostupný v SIGNATUSE nebo se přes integraci předat do DMS, elektronického archivu, CRM, ERP, HIS nebo jiného podnikového systému.

Ne. SIGNATUS lze nasadit pouze pro konkrétní dokumenty a procesy. Stávající systémy mohou zůstat hlavním zdrojem nebo cílovým úložištěm dat.

Ano. Doporučuje se začít obsahem s vysokým objemem používání, častými změnami nebo velkým množstvím manuálního přepisování a následně rozsah postupně rozšiřovat.

Dostaňte data a obsah ze složek přímo do procesů

Ukažte nám dokumenty, formuláře a materiály, se kterými dnes pracují vaše týmy. Navrhneme, jak je centrálně spravovat, propojit s dostupnými údaji a zpřístupnit lidem přesně ve chvíli, kdy je potřebují.

Kontaktujte nás