Bezpečnost a šifrování dokumentů
Kryptografické mechanismy chrání integritu elektronického dokumentu a umožňují odhalit změnu po podpisu. Řízená oprávnění a auditní stopa zároveň zaznamenávají, kdo s dokumentem pracoval a jakými kroky prošel. Při vlastnoručním digitálním podpisu jsou biometrické údaje kryptograficky chráněny. Je-li třeba prověřit pravost podpisu, může oprávněný expert pomocí Analyzátoru zkoumat jeho statické i dynamické vlastnosti.
Spolu s dokumentem uchovejte i kontext jeho vzniku a podpisu
Při smlouvě, souhlasu, žádosti nebo dodacím protokolu nestačí uchovat pouze výsledný soubor. Pro kontrolu nebo případné dokazování je důležité znát použitou verzi dokumentu, odpovědné osoby, provedené kroky i čas podpisu.
Řízený proces dokumentů proto propojuje šablonu, údaje, schválení, podpis a finální dokument do dohledatelného celku. Firma tak může zpětně prokázat, jak dokument vznikl, kterými kroky prošel a zda zůstal po podpisu nezměněn.
Důvěryhodnost dokumentu se buduje v každém kroku procesu
Digitalizácia
„Při výběru partnera byla rozhodující schopnost prokázat pravost podpisu i při soudním sporu. Mezi řešení, která jsme prověřili, nabízel pouze Signatus nástroje a odbornou podporu pro písmoznalce. To byl jeden z hlavních důvodů, proč jsme si vybrali ANASOFT.“
Ivo Maráček, jednatel
Empiria
SIGNATUS Analyzátor pro odborné ověření podpisu
Analyzátor je určen pro přesnou vizualizaci a porovnání digitálních podpisů. Byl vyvinut ve spolupráci se soudními znalci a pracuje s údaji zachycenými během podepisování. Odborník tak neposuzuje pouze výsledný obrázek podpisu, ale také jeho průběh.
Funkce Analyzátoru
- Komplexní vizualizace jednotlivých tahů a charakteristických znaků podpisu.
- Měření vzdáleností a úhlů v milimetrech a stupních.
Simulace průběhu podpisu ve formě videa. - Překrytí více podpisů pro srovnání podobností a rozdílů.
- Analýza časových intervalů mezi body podpisu.
- Zobrazení skutečné velikosti podpisu a času jeho vytvoření.
- Vyhodnocení polohy na osách X, Y a Z, tlaku, rychlosti, zrychlení, azimutu, elevace a rotace pera podle dostupných dat.
Chraňte dokument ještě před podpisem i po jeho předání
Ochrana dokumentu nezačíná podpisem a nekončí jeho uložením. Bezpečnostní pravidla provázejí celý proces od výběru správné šablony přes kontrolu a podpis až po předání výsledku a jeho pozdější ověření.
Chraňte citlivé dokumenty podle rizik svého odvětví
Bezpečnost dokumentů napříč firemními procesy
Žádost, informovaný souhlas, pracovní smlouva nebo potvrzení o doručení pracují s rozdílnými údaji a přinášejí odlišná rizika. Přístup uživatelů, způsob podpisu a ověření, ochrana integrity, uchovávání i předání dokumentu do dalšího systému se proto nastavují podle jeho citlivosti, průběhu procesu a požadavků organizace.
Kontrola žádostí
Chraňte osobní a finanční podklady, zaznamenejte kontrolu kompletnosti a zajistěte integritu výsledného rozhodnutí nebo smlouvy.
Informované souhlasy pacientů
Uchovejte prokazatelné znění poučení, identitu podepisujícího, čas podpisu a bezpečně předejte dokument do zdravotnického systému.
Reklamace
Propojte reklamační protokol s fotografiemi, vyjádřeními stran, časem a podle konkrétního scénáře i místem pořízení záznamu.
Onboarding
Řiďte přístup k osobním dokumentům, kontrolujte povinné přílohy a bezpečně předejte podepsaný balík do HR systému.
Obchod
Chraňte smlouvy, dodatky a cenové podmínky. Zajistěte víceúrovňové schvalování a dohledatelnou verzi odeslanou zákazníkovi k podpisu.
Doručování
Zaznamenejte stav zásilky při předání, podpis příjemce a fotodokumentaci výjimek. Data lze po práci offline bezpečně synchronizovat s centrálním systémem.
Posílejte ochranu dokumentů bez výměny stávajících systémů
Řešení SIGNATUS nemusí nahrazovat systémy, ve kterých organizace spravuje klienty, zaměstnance, objednávky, podnikový obsah nebo zdravotní dokumentaci. Může je doplnit o řízenou procesní vrstvu pro přípravu, kontrolu, podpis, ochranu integrity a předání dokumentu.
Způsob integrace se navrhuje podle dostupných rozhraní, citlivosti zpracovávaných údajů, uživatelských oprávnění a bezpečnostní architektury organizace. Dokument, jeho metadata a stav procesu se následně předají do systému, ve kterém se dále zpracují nebo archivují.
SIGNATUS lze podle dostupných rozhraní propojit s:
- CRM a obchodními systémy,
- ERP a účetními systémy,
- HR a mzdovými systémy,
- HIS a ambulantními informačními systémy,
WMS a TMS, - DMS a elektronickými archivy,
- ECM platformami pro správu podnikového obsahu,
- CMS platformami pro správu digitálního obsahu.
- vlastními podnikovými aplikacemi a portály.
Nejčastější dotazy o bezpečnosti a šifrování
Biometrické údaje vlastnoručního digitálního podpisu jsou chráněny asymetrickým šifrováním. Ochrana dokumentů při přenosu a uložení se nastavuje podle architektury konkrétního nasazení a bezpečnostních požadavků organizace.
Podepsaný dokument se zajistí digitálním certifikátem a kontrolní hodnotou. Pokud se jeho obsah později změní, kontrola integrity tuto změnu odhalí.
SIGNATUS pracuje s PDF dokumenty. Pro dlouhodobou archivaci se doporučuje vhodný archivní formát, například PDF/A.
Ne. Analyzátor poskytuje vizualizace, měření a biometrické údaje potřebné k odbornému posouzení. Závěr o pravosti podpisu činí oprávněný expert nebo soudní znalec.
Přístup se řídí oprávněními a způsobem správy kryptografických klíčů v konkrétním řešení. Detailní údaje proto nejsou dostupné běžným uživatelům dokumentového procesu.
Vybrané scénáře SIGNATUS podporují práci offline. Dokument a podpis se bezpečně zpracují na zařízení a synchronizují po obnovení spojení. Přesný režim závisí na produktu a implementaci.
Ano. SIGNATUS má vlastní REST rozhraní a podle dostupných rozhraní lze řešení propojit s CRM, ERP, HR, HIS, WMS, DMS a dalšími podnikovými systémy.
Navrhněte ochranu podle rizika vašeho procesu
Ukažte nám dokument, který podepisujete, schvalujete nebo archivujete. Společně prověříme jeho tok, typ údajů, uživatelské role a integrační body a navrhneme ochranu, která podpoří každodenní provoz i případné dokazování.
Kontaktujte nás