6 najčastejších znakov ako spoznáte, že váš firemný softvér je už zastaralý

Vo svete technológii a biznisu nezastaráva nič tak rýchlo ako softvér. Zatiaľ čo pôvodné systémy, aplikácie a technológie, ktoré sa stále používajú, mohli byť kedysi spoľahlivými a efektívnymi nástrojmi, s postupom času začínajú mať negatívne dopady na

• produktivitu,
• bezpečnosť
• a celkovú konkurencieschopnosť firmy.

Ako zistíte, kedy je už vhodné nahradiť starší softvér? Často to býva komplikovaný proces, nakoľko si vyžaduje dôkladné zhodnotenie špecifických prevádzkových potrieb a nárokov vašej firmy.

Aj preto sme dali dohromady 6 najčastejších znakov, kedy by ste už mali začať uvažovať nad výmenou používaného firemného softvéru.

1. NEKOMPATIBILITA S MODERNÝMI SYSTÉMAMI A APLIKÁCIAMI

Jedným z hlavných dôvodov, prečo firmy zvažujú nahradenie staršieho softvéru, je jeho nekompatibilita s novými

• systémami,
• platformami,
• aplikáciami
• alebo technológiami.

Ako sa technológie vyvíjajú, starší softvér máva zväčša problémy s integráciou na novšie rozhrania a aplikácie, čo má zväčša za následok

• neefektívnosť,
• stratu produktivity
• a zvýšené náklady na jeho podporu.

Ak vaša firma nedokáže nasadzovať nové technológie a platformy kvôli staršiemu softvéru, je najvyšší čas na výmenu. 

Nekompatibilita medzi starším softvérom a novými platformami a nástrojmi sa najčastejšie prejavuje nasledovnými spôsobmi:

a) Nekompatibilita operačného systému

Bežným problémom, ktorému čelia firmy používajúce starší softvér, je nekompatibilita s modernými operačnými systémami. Táto nekompatibilita môže viesť k problémom s výkonom, bezpečnostným zraniteľnostiam a brániť používaniu novších, efektívnejších operačných systémov.

b) Nové výzvy integrácie cloudových riešení

Keďže sa cloudové riešenia už stali v biznise štandardom, starší softvér, ktorý nie je určený na integráciu s nimi môže byť veľkou príťažou. Väčšina firiem už prechádza na multicloudovú stratégiu. Starší softvér nemusí byť kompatibilný s týmito cloudovými službami, čím sa obmedzuje schopnosť vašej firmy využívať výhody cloud computingu, predovšetkým

• • nižšie náklady na IT infraštruktúru,
  • dynamická škálovateľnosť,
  • či lepšia spolupráca medzi tímami a inými podnikmi.

c) Kompatibilita s mobilnými zariadeniami

S neustálym nárastom mobilných zariadení na pracoviskách je nevyhnutné, aby bol aj váš firemný softvér kompatibilný s prenosnými zariadeniami a platformami než kedykoľvek predtým. Narastajúce používanie smartfónov a tabletov ako koncových zariadení zdôrazňuje potrebu optimalizácie softvérov pre mobilné použitie. Staršiemu softvéru často chýba mobilná kompatibilita, čo bráni zamestnancom v prístupe ku kritickým aplikáciám a údajom v teréne, či pri osobnom alebo vzdialenom kontakte so zákazníkmi a partnermi.

d) API a integrácia aplikácií tretích strán

Moderné firmy sa spoliehajú na bezproblémovú integráciu medzi rôznymi softvérovými riešeniami a na automatizáciu procesov (RPA). Staršiemu softvéru však môže chýbať kompatibilita s modernými rozhraniami API (Application Programming Interfaces) alebo nástrojmi tretích strán, čo má za následok potrebu nákladnách manuálych zásahov, čím sa zvyšuje aj neefektívnosť použitia firemného softvéru.

e) Zvýšené náklady na podporu a zbytočné prestoje

Nekompatibilita s modernými systémami vedie častokrát k stúpajúcim nákladom na podporu IT infraštruktúry a vyššiemu počtu výpadkov systémov. Starší softvér, ktorý nie je kompatibilný s modernou infraštruktúrou, si vyžaduje častejšiu údržbu a viac technických zásahov, čím sa zvyšujú náklady za prevádzku a taktiež hrozí pokles produktivity.

2. VYSOKÉ NÁKLADY NA ÚDRŽBU A PODPORU IT INFRAŠTRUKTÚRY

Starší softvér často vyžaduje rozsiahlejšiu podporu a údržbu kvôli

• svojmu morálnemu opotrebeniu,
• nedostatočnej podpore od dodávateľov
• a nekompatibilite s novšími technológiami.

Tieto náklady môžu kumulatívne nárasť a dokonca prevýšiť rozpočet na implementáciu nového systému. Keď sa náklady na podporu a údržbu stanú neudržateľnými, je čas na výmenu pôvodného softvéru.

Toto sú náklady, ktoré vznikajú v dôsledku prevádzky zastaraných systémov:

a) Customizácia a opravy

Starší softvér si vyžaduje rozsiahlejšie personalizáciu a opravy, aby mohol byť naďalej využívaný v rámci modernej IT infraštruktúry. Tieto úpravy môžu byť časovo náročné a nákladné a ukrajujú zdroje od strategickejších investícií a firemných priorít.

b) Kvalifikovaný personál

Ako sa technológie vyvíjajú, býva čoraz náročnejšie nájsť kvalifikovaných pracovníkov s odbornými znalosťami na údržbu a podporu starších informačných systémov. Tento nedostatok môže viesť k rastúcim platovým požiadavkám a zvýšeným nákladom pre firmy, ktoré sa snažia udržať zamestnancov schopných starať sa o zastarané systémy.

c) Zákaznícka podpora

V prípadoch, keď je podpora dodávateľov stále dostupná pre starší softvér, sa môže od firiem vyžadovať, aby zaplatili príplatok za rozšírenú podporu. Tieto náklady sa môžu rýchlo stať neudržateľnými, najmä ak vezmeme do úvahy prudko klesajúcu návratnosť na údržbu zastaraného systému.

d) Inovácie

Náklady na údržbu a podporu zastaraného softvéru môžu mať aj nepriame finančné dôsledky ako napríklad náklady na inovácie. Vyčlenením zdrojov na údržbu a podporu zastaraných systémov môžu firmy prísť o príležitosti investovať do nových technológií a nástrojov, ktoré zlepšujú produktivitu, efektivitu a konkurencieschopnosť.

e) Skryté náklady na prestoje a stratu dát

Pri starších softvéroch je pravdepodobnejšie, že dôjde k zlyhaniam alebo výpadkom systémov v dôsledku ich veku a nekompatibility s modernými technológiami. Starší softvér môže byť navyše náchylnejší na stratu alebo poškodenie dát, čo máva zväčša vážne

• • finančné,
  • bezpečnostné
  • a reputačné následky.

3. ukončenie PODPORY DODÁVATEĽOV

Ako softvér starne, dodávatelia prestávajú poskytovať podporu a aktualizácie. To znamená, že firmy riešia údržbu a bezpečnosť týchto informačných systémov vo vlastnej réžii. Takáto absencia podpory však predstavuje významné bezpečnostné riziká. Keď výrobca alebo dodávateľ prestane podporovať niektorú z aplikácií alebo systémov, je to jasný signál, že je čas prejsť na novší softvér.

Toto sú následky používania softvéru bez adekvátnej podpory od výrobcu alebo dodávateľa:

a) Koniec životnosti používaného softvéru

Mnoho používaných softvérových produktov nakoniec dosiahne koniec svojej životnosti. To znamená, že výrobcovia alebo dodávatelia už nebudú ďalej poskytovať podporu ani aktualizácie. Prevádzka takéhoto softvéru bez podpory vystavuje firmy množstvu rizík, vrátane bezpečnostných zraniteľností a problémov s dodržiavaním legislatívnych regulácií.

b) Bezpečnostné chyby a závady

Ukončenie podpory  často znamená aj to, že bezpečnostné záplaty (patching) a aktualizácie už nie sú k dispozícii. Firmy sa tak stávajú náchylnejšie potenciálnym kybernetickým útokom. Nepodporovaný softvér môže obsahovať neošetrené zraniteľnosti, ktoré často slúžia ako vstupná brána pre útočníkov. Tým sa zväčšuje pravdepodobnosť, že sa firma stane obeťou kyberútoku. A odstránenie následkov takéhoto útoku si často vyžadujú nákladné reparácie.

c) Riziká dodržiavania predpisov

Firmy používajúce nepodporovaný softvér čelia rizikám nedodržiavania predpisov, pretože nemusia byť schopné adekvátne splniť bezpečnostné požiadavky nariadené zákonmi alebo regulačnými orgánmi. A nedodržanie vedie k pokutám, sankciám a poškodzovaniu dobrého mena firmy.

d) Obmedzený prístup k novým funkciám a vylepšeniam

Keď dodávatelia prestanú podporovať starší softvér, firmy strácajú prístup k

• • novým funkciám,
  • aktualizáciám,
  • vylepšeniam a rozšíreniam,
  • ako aj opravám chýb,

a to má negatívne dopady na produktivitu, efektivitu a celkovú prevádzku firmy. Ak vaša konkurencia implementuje novšie, pokročilejšie technológie, riskujete, že spoliehaním sa na nepodporovaný softvér stratíte konkurencieschopnosť, lebo nebudete môcť poskytovať služby v takom rozsahu, kvalite a rýchlosti ako vaša konkurencia.

e) Zvýšené celkové náklady na vlastníctvo

Ukončená podpora dodávateľov má dopad aj na zvýšenie celkových nákladov na vlastníctvo (TCO) staršieho softvéru, pretože firmy musia investovať do dodatočných zdrojov a opatrení na údržbu a zabezpečenie svojich systémov. Nepodporovaný softvér tiež generuje vyššie náklady, nakoľko firmy sa pri riešení problémov a udržiavaní stability systému musia spoliehať na konzultantov tretích strán alebo odborné znalosti svojich zamestnancov, ktorí so softvérom pracovali.

4. obmedzená ŠKÁLOVATEĽNOSŤ A FLEXIBILITA

Staršiemu softvéru často chýba flexibilita potrebná na rast s vašou firmou a škálovateľnosť, ktorou dokážete dynamickejšie reagovať na zmeny na trhoch, v obchodných prioritách alebo v správaní zákazníkov.

Rovnako ako sa vyvíja vaša firma, tak by sa mala vyvíjať aj vaša softvérová výbava. Ak vás starý systém obmedzuje v ďalšom rozmachu a prispôsobovaní sa meniacim prevádzkovým a obchodným potrebám, je čas obzerať sa po agilnejších a škálovateľných riešeniach.

Obmedzená softvérová škálovateľnosť a flexibilita majú najčastejšie za následok:

a) Neschopnosť podporovať zvýšené pracovné zaťaženie

Ako vaša firma rastia, nevyhnutne prichádza aj k nárastu pracovného zaťaženia, objemu údajov a dopytu používateľov. Starší softvér má problém zvládať tieto rastúce nároky, čo spôsobuje obmedzenie výkonu a následné zlyhania systému. Tieto výpadky znižujú produktivitu vašej firmy, spokojnosť zákazníkov, ale prispievajú aj k nemalým systémovým zlyhaniam v tých najnevhodnejších, kritických, momentoch.

b) Neschopnosť implementovať nové technológie

Starší softvér už nemusí podporovať integráciu nových technológií, ako je umelá inteligencia (AI), strojové učenie (ML) alebo internet vecí (IoT). Tieto technológie väčšinou zlepšujú efektivitu a urýchľujú rozhodovanie. Spoliehaním sa na starší softvér prichádzajú firmy o výhody, ktoré prinášajú nové technológie a inovácie.

c) Výzvy pri prijímaní agilných metodík

Moderné postupy vývoja a nasadzovania softvérov, ako napríklad Agile a DevOps, kladú dôraz na flexibilitu a spoluprácu. Starší softvér nemusí byť kompatibilný s týmito metodikami, čo spomaľuje firmy v inovovaní a prispôsobovaní sa meniacim trhovým podmienkam a okolnostiam. Preto firmy používajúce starší softvér môžu mať problém udržať krok s konkurenciou, ktorá už prešla na agilnejšie postupy.

d) Obmedzené možnosti prispôsobenia

Staršiemu softvéru často chýba flexibilita pre adaptáciu alebo customizáciu na špecifické obchodné alebo prevádzkové priority, pretože sú postavené na zastaraných architektúrach alebo príliš robustných frameworkoch.

e) Migrácia do cloudu

Moderné cloudové riešenia ponúkajú významné výhody z hľadiska škálovateľnosti, nákladovej efektívnosti a flexibility. Migrácia staršieho softvéru do cloudu zväčša predstavuje zložitý proces náročný na zdroje, pričom mnohé staršie systémy nie sú ani navrhnuté pre multitenant prostredia alebo cloudy. Tým sa firmy oberajú o výhody, ktoré prinášajú cloudové riešenia.

5. NEEFEKTÍVNE PROCESY A WORKFLOWY

Zastaraný softvér býva tiež príčinou neefektívnych procesov a workflowov, čo má zásadný dopad nielen na produktivitu zamestnancov, ale aj výkon firmy. Ak dochádza k častým prestojom, prekážkam alebo oneskoreniam v kritických procesoch, je čas zvážiť, či by vám modernejšie riešenie nepomohlo zlepšiť efektívnosť vašich súčasných pracovných postupov a zvýšiť prevádzkovú efektivitu.

Pri zastaraných softvéroch mávajú firmy najčastejšie problémy s týmito obmedzeniami:

a) Manuálne zadávanie údajov a vysoká chybovosť

Zastaranému softvéru môžu chýbať automatizačné funkcie alebo možnosti integrácie s inými aplikáciami a platformami, čo znamená aj nadmerné manuálne zadávanie údajov a zvýšenú šancu chybovosti v dátach. Tieto nepresnosti následne skresľujú informácie a majú za následok nesprávne alebo nepresné rozhodnutia, ako aj plytvanie zdrojmi a potenciálne aj nespokojnosť na strane klientov.

b) Limitujúca spolupráca

Starší softvér nemusí podporovať moderné nástroje na spoluprácu a komunikáciu, čo sťažuje pracovným tímom a oddeleniam efektívnejšiu vzájomnú kolaboráciu. Ak sa preto budú firmy naďalej spoliehať na zastaraný softvér, limitujú svoju schopnosť podporovať spoluprácu medzi tímami ako aj pristupovať k inovatívnejším pracovným metódam a postupom.

c) Oneskorená odozva a frustrácia používateľov

Spomalená odozva, či oneskorené reakčné časy bývajú znakom zastaraných softvérových riešení. To frustruje nielen používateľov, ale vedie aj k častým neželaným prestojom. Výmenou staršieho softvéru môžu firmy tieto straty minimalizovať.

d) Neschopnosť využívať detailné analýzy a štatistiky

Starší softvér nemusí mať vstavané analytické alebo reportingové funkcie, čo firmám výrazne sťažuje získavanie adekvátnych prehľadov o ich operáciách, ako aj identifikovanie úzkych hrdiel v procesoch. Obmedzený spôsob k presným dátam v dobe analýz a reportingov vyhotovovaných v reálnom čase limituje firmy a ich manažment v prijímaní včasných a správných rozhodnutí ako aj v schopnosti cielene a efektívne optimalizovať svoje procesy.

e) Zvýšené náklady na školenie a zácvik

Starší softvér môže mať strmšiu nábehovú krivku zaškolenia ako aj nemoderné používateľské rozhrania, čo zvyšuje čas a zdroje potrebné na školenie nových užívateľov. Prechodom na užívateľsky prívetivejšie a modernejšie riešenia môžu firmy znížiť náklady na zácvik a ako aj skrátiť onboarding nových zamestnancov.

6. BEZPEČNOSTNÉ RIZIKÁ

Bezpečnosť je rozhodujúca pre každú firmu a zastarané softvérové riešenia často predstavujú zraniteľné miesta vo firemnej IT infraštruktúre. Zastarané systémy nemusia mať najnovšie bezpečnostné záplaty (patche) alebo funkcie, vďaka čomu sú náchylnejšie na kybernetické útoky ako aj citlivejšie na neodbornú manipuláciu. Expirovaný softvér vystavuje vašu firmu zbytočnému a drahému riziku.

TTakto ohrozujete bezpečnosť svojho biznisu zastaraným softvérom:

a) Neaktuálne bezpečnostné záplaty

Staršiemu softvéru často chýbajú najnovšie bezpečnostné záplaty (patche), vďaka čomu sú systémy zraniteľné voči známym zneužitiam. Až 60% zneužití údajov spojených so zraniteľnosťou vzniklo v prípadoch, kedy boli dostupné patche len neboli nasadené.

b) Nepodporovaný softvér

Ako už bolo spomenuté, akonáhle dosiahne softvérové riešenie koniec svojej životnosti, dodávatelia už nemusia poskytovať technickú podporu, ani aktualizácie vrátane bezpečnostných opráv. Práca s nepodporovaným softvérom môže viesť k neriešeným zraniteľnostiam a tým pádom automaticky zvýšenému riziku kybernetických útokov, úniku dát alebo výpadkom softvéru.

c) Nekompatibilita s modernými bezpečnostnými nástrojmi

Starší softvér nemusí byť kompatibilný s modernými bezpečnostnými nástrojmi a osvedčenými postupmi, ako je viacfaktorová autentifikácia (MFA), šifrovanie alebo systémy detekcie narušenia. Prechodom na modernejšie riešenie uľahčíte zavádzanie silnejších bezpečnostných kontrol a znížite riziko kybernetických útokov.

d) Zvýšená zraniteľnosť

Používaním zastaraného softvéru nechaváte pootvorené dvere do vašej firmy pre hackerov a zvyšujete tak počet zraniteľných miest, ktoré môžu byť zneužité neautorizovaným personálom. Investíciami do moderných softvérových riešení investujete zároveň aj do bezpečných riešení. Vďaka tomu znižujete bezpečnostné riziká a finančné náklady spojené s odstraňovaním ich dôsledkov.

e) Súlad a regulačné riziká

Firmy používajúce starší softvér môžu mať problémy s plnením požiadaviek rôznych bezpečnostných nariadení, zákonov a noriem, ako je napríklad všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR). Nedodržanie môže viesť k pokutám, sankciám a poškodeniu reputácie vašej firmy.

Kľúčom pri rozhodovaní o zaobstaraní a nasadení nového softvéru je nájsť rovnováhu medzi údržbou existujúcich systémov a investíciami do nových technológií, ktoré vám a vašej firme pomôžu fungovať efektívnejšie. Proaktívnym riešením problémov s expirovaným alebo expirujúcim softvérom môžete zaistiť, aby vaša firma zostala agilná, bezpečná a konkurencieschopná aj v prudko sa vyvíjajúcom technologickom prostredí a na dynamických trhoch.

Nie ste si istý, či je čas vymeniť váš softvér? Naši odborníci vám ochotne poradia. Ak by ste chceli získať komplexný prehľad o stave vášho IT a získať presné odporúčania, môžu u vás vykonať IT audit.