Elektronický podpis a schvaľovanie
SIGNATUS prepája prípravu dokumentu, internú kontrolu, viacúrovňové schvaľovanie a elektronický podpis do jedného riadeného procesu. Dokument automaticky postupuje medzi určenými osobami podľa nastavených pravidiel. Systém zaznamenáva jednotlivé kroky a po dokončení odovzdá dokument do archívu alebo prepojeného podnikového systému.
Elektronický podpis uzatvára riadený schvaľovací proces
Pred podpisom dokument zvyčajne prechádza kontrolou, pripomienkovaním a schválením jednej alebo viacerých osôb. Ak tieto kroky prebiehajú prostredníctvom e-mailov a príloh, ľahko vznikajú rozdielne verzie a stráca sa prehľad o ďalšom postupe.
Digitálny workflow prepája jednotlivé kroky do definovanej postupnosti. Pravidlá určujú účastníkov, ich poradie, oprávnenia aj podmienky pokračovania. Každý pracuje s aktuálnou verziou dokumentu a stav procesu sa zaznamenáva od prvého schválenia až po elektronický podpis a archiváciu.
Jeden proces od kontroly po finálny dokument
Každá zmena spustí potrebný schvaľovací krok
Dokument, jeho prílohy, pripomienky a prijaté rozhodnutia zostávajú súčasťou jedného procesu. Systém rozlišuje aktuálnu verziu, uchováva históriu zmien a eviduje, kto dokument skontroloval, schválil alebo vrátil na doplnenie.
Ak sa zmení cena, príloha alebo zmluvná podmienka, nastavené pravidlá môžu dokument automaticky vrátiť zodpovednej osobe na opätovnú kontrolu. Po schválení pokračuje na podpis a následne do archívu alebo nadväzujúceho podnikového systému.
Ako dokument prechádza od vytvorenia po uzavretie procesu
Spôsoby podpisovania a pravidlá schvaľovacieho procesu
Rovnaký princíp pre rôzne dokumenty a procesy
Elektronický podpis zapadne do celého životného cyklu prípadu
Kontrola žiadostí
Po kontrole úplnosti a pridelení zodpovednej osobe môže schválená žiadosť plynulo pokračovať vytvorením a podpisom zmluvy alebo rozhodnutia.
Informované súhlasy pacientov
Pacient si prečíta poučenie, doplní povinné údaje a podpíše súhlas na mieste alebo v pripravenom vzdialenom procese. Personál vidí, či je dokumentácia dokončená.
Reklamácie
Záznam o nezhode môže prejsť kontrolou zodpovedného pracovníka, schválením spôsobu vybavenia a potvrdením klienta alebo partnera.
Onboarding
Pracovná zmluva, dohody, smernice a preberacie protokoly sa spoja do jedného balíka s určenými schvaľovateľmi a podpisujúcimi.
Obchod
Cenová ponuka, zmluva alebo dodatok prejde internou kontrolou a následne sa odošle klientovi na podpis bez fyzického presúvania dokumentu.
Doručovanie
Príjemca potvrdí prevzatie na mobilnom zariadení. Pri odchýlke môže workflow vyžiadať dodatočný záznam, kontrolu alebo schválenie.
Rozšírte svoje digitálne procesy o ďalšie produkty
Auditná stopa a ochrana dokumentu počas celého procesu
Pri podpisovaní nestačí evidovať iba dokončený dokument. Auditná stopa zaznamenáva priebeh spracovania, zmeny stavov, schválenia aj podpisové kroky, takže možno spätne dohľadať, ako proces prebiehal.
Roly a oprávnenia riadia prístup k dokumentom, šifrovanie chráni podpisové údaje a mechanizmy kontroly integrity umožňujú odhaliť dodatočné zmeny. Podporované sú dokumenty vo formáte PDF, pričom na dlhodobú archiváciu možno použiť formát PDF/A.
Spôsob podpisu a overenia sa volí podľa typu dokumentu, úrovne rizika, interných pravidiel a platných právnych požiadaviek.
Zrýchlite schvaľovanie bez straty kontroly
Menej ručných odovzdaní
Dokument sa presúva medzi účastníkmi podľa workflowu namiesto preposielania príloh a ručného prideľovania úloh.
Menej otázok na stav
Zodpovedné osoby vidia, na koho proces čaká a ktorý krok už bol dokončený.
Menej opakovaného zadávania
Údaje dostupné v podnikovom systéme možno použiť pri vytvorení dokumentu a výsledok po dokončení odovzdať späť.
Konzistentný postup
Šablóny, roly a pravidlá pomáhajú uplatniť rovnaký schvaľovací a podpisový proces v rôznych tímoch, pobočkách a regiónoch.
Začnite jedným procesom a postupne rozširujte digitalizáciu
Elektronické podpisovanie a schvaľovanie netreba zavádzať plošne. Začať možno procesom, v ktorom dnes vzniká najviac čakania, manuálneho odovzdávania alebo neúplných schválení. Môže ísť o zmluvu, žiadosť, informovaný súhlas, pracovný dokument, dodací list či servisný protokol.
Po overení prvého workflowu možno nastavené pravidlá rozšíriť o ďalších schvaľovateľov, podpisové scenáre, typy dokumentov, tímy a integrácie. Prepojenie s existujúcimi CRM, ERP, DMS, HR alebo inými systémami umožňuje doplniť riadené schvaľovanie a podpisovanie bez potreby nahradiť používané technológie.
Prípadová štúdia | Porsche Finance Group Slovakia
8 krokov, 2 prepojené systémy, 0 dodatočných aplikácií
Výzva
Spoločnosť už využívala podpisovanie zmlúv o financovaní na tabletoch v partnerskej sieti predajcov. Po odchode klienta z predajne však počas životného cyklu zmluvy vznikali dodatky, zmeny a ďalšie dokumenty vyžadujúce nový podpis.
Klient preto musel opäť navštíviť pobočku alebo dokumenty vytlačiť, podpísať a poslať poštou. Zamestnanci následne čakali na ich doručenie, manipulovali s papierovou dokumentáciou a ručne kontrolovali jej uloženie do interných systémov.
Riešenie
SIGNATUS rozšíril podpisovanie na tabletoch o vzdialený digitálny proces. Klient dostane personalizovaný e-mail s jedným odkazom, cez ktorý otvorí všetky dokumenty určené na prečítanie alebo podpis.
Dokumenty podpíše na mobile, tablete alebo počítači po overení jednorazovým SMS kódom. Celý proces prebieha v internetovom prehliadači, takže klient potrebuje 0 dodatočných aplikácií alebo doplnkov.
SIGNATUS spojil celý podpisový proces do 8 nadväzujúcich krokov – od kontaktovania klienta a prípravy dokumentov cez ich kontrolu a podpis až po uloženie a doručenie finálnej dokumentácie.
Riešenie je zároveň prepojené s 2 internými systémami. Podpísané dokumenty sa automaticky ukladajú do DMS a informácie o vykonaných zmenách sa evidujú v systéme na správu zmlúv.
Výsledok
Klienti môžu podpisovať zmluvy, dodatky a ďalšie dokumenty na diaľku bez opakovanej návštevy pobočky alebo posielania papiera poštou.
Podpísaná dokumentácia sa automaticky uloží do DMS a údaje o zmenách sa zapíšu do interného systému. Zamestnanci tak nemusia čakať na návrat papierových dokumentov ani ich manuálne prenášať medzi systémami.
Spoločnosť pokryla celý životný cyklus zmluvy elektronickým podpisovaním bez potreby papierového dokumentu. Výsledkom je rýchlejší podpisový proces, menej administratívy a pohodlnejšia skúsenosť pre klienta.
Signatus
„Implementácia tohto riešenia pre vzdialené podpisovanie nám okrem jednoznačných benefitov pre našich zákazníkov, výborne zapadla aj do plánov spoločnosti na prechod na bezpapierovú kanceláriu. Aktuálne máme pokrytý celý životný cyklus zmluvy možnosťou podpisu dokumentov elektronicky bez potreby použitia papierového dokumentu, čo nás veľmi teší.“
Jakub Stankovský, Vedúci oddelenia Administratívy zmlúv
Porsche Finance Group Slovakia
Časté otázky o elektronickom podpise a schvaľovaní
Áno. Workflow možno nastaviť tak, aby dokument najskôr skontrolovali alebo schválili určené osoby a až potom pokračoval na podpis internému alebo externému účastníkovi.
Áno. SIGNATUS podporuje viackolové procesy. Konkrétne poradie, roly a podmienky sa nastavia podľa typu dokumentu a pravidiel organizácie.
Áno. Podmienená logika môže určiť ďalší krok podľa údajov a pravidiel, napríklad podľa typu prípadu, hodnoty, produktu, pracoviska alebo odchýlky od štandardného postupu.
Áno. SIGNATUS podporuje vzdialené podpisové scenáre aj podpis cez SMS. Vhodná metóda sa zvolí podľa dokumentu a požadovanej úrovne overenia.
Áno. Podpis na mieste možno zaradiť do procesu v digitálnej pobočke, na recepcii alebo v aplikácii pre terénnych pracovníkov na podporovanom zariadení.
Proces môže odosielať automatické upozornenia a pripomienky. Zodpovedná osoba zároveň vidí aktuálny stav a môže zistiť, na ktorý krok sa čaká.
Áno. SIGNATUS môže komunikovať s viacerými systémami a odovzdávať medzi nimi údaje, dokumenty a stavy procesu podľa dostupných integračných rozhraní.
Áno. Auditná stopa poskytuje prehľad o krokoch vykonaných počas spracovania dokumentu a pomáha pri dohľadaní priebehu konkrétneho prípadu.
Vhodnosť podpisového scenára závisí od typu dokumentu, požadovanej úrovne overenia, interných pravidiel a právnych požiadaviek. Pri návrhu procesu sa preto volí konkrétna metóda pre daný prípad.
Nie. Začať môžete jedným často používaným dokumentom a po overení výsledku riešenie rozšíriť na ďalšie agendy, tímy alebo pobočky.
Navrhnime elektronické schvaľovanie pre váš proces
Prejdeme si typ dokumentu, zapojené osoby, poradie schvaľovania, vhodný spôsob podpisu aj prepojenie s používanými systémami. Navrhneme postup, ktorý bude zodpovedať vašim interným pravidlám a požiadavkám.
Kontaktujte nás