Elektronický podpis a schvalování
SIGNATUS propojuje přípravu dokumentu, interní kontrolu, víceúrovňové schvalování a elektronický podpis do jednoho řízeného procesu. Dokument automaticky postupuje mezi určenými osobami podle nastavených pravidel. Systém zaznamenává jednotlivé kroky a po dokončení předá dokument do archivu nebo propojeného podnikového systému.
Elektronický podpis uzavírá řízený schvalovací proces
Před podpisem dokument obvykle prochází kontrolou, připomínkováním a schválením jedné nebo více osob. Pokud tyto kroky probíhají prostřednictvím e-mailů a příloh, snadno vznikají rozdílné verze a ztrácí se přehled o dalším postupu.
Digitální workflow propojuje jednotlivé kroky do definované posloupnosti. Pravidla určují účastníky, jejich pořadí, oprávnění i podmínky pokračování. Každý pracuje s aktuální verzí dokumentu a stav procesu se zaznamenává od prvního schválení až po elektronický podpis a archivaci.
Jeden proces od kontroly po finální dokument
Každá změna spustí potřebný schvalovací krok
Dokument, jeho přílohy, připomínky a přijatá rozhodnutí zůstávají součástí jednoho procesu. Systém rozlišuje aktuální verzi, uchovává historii změn a eviduje, kdo dokument zkontroloval, schválil nebo vrátil k doplnění.
Pokud se změní cena, příloha nebo smluvní podmínka, nastavená pravidla mohou dokument automaticky vrátit odpovědné osobě k opětovné kontrole. Po schválení pokračuje k podpisu a následně do archivu nebo navazujícího podnikového systému.
Jako dokument přechází od vytvoření po uzavření procesu
Způsoby podepisování a pravidla schvalovacího procesu
Stejný princip pro různé dokumenty a procesy
Elektronický podpis zapadne do celého životního cyklu případu
Kontrola žádostí
Po kontrole úplnosti a přidělení odpovědné osobě může schválená žádost plynule pokračovat vytvořením a podpisem smlouvy nebo rozhodnutí.
Informované souhlasy pacientů
Pacient si přečte poučení, doplní povinné údaje a podepíše souhlas na místě nebo v připraveném vzdáleném procesu. Personál vidí, zda je dokumentace dokončena.
Reklamace
Záznam o neshodě může projít kontrolou odpovědného pracovníka, schválením způsobu vyřízení a potvrzením klienta nebo partnera.
Onboarding
Pracovní smlouva, dohody, směrnice a předávací protokoly se spojí do jednoho balíčku s určenými schvalovateli a podepisujícími.
Obchod
Cenová nabídka, smlouva nebo dodatek projde interní kontrolou a následně se odešle klientovi k podpisu bez fyzického přesouvání dokumentu.
Doručování
Příjemce potvrdí převzetí na mobilním zařízení. Při odchylce může workflow vyžádat dodatečný záznam, kontrolu nebo schválení.
Rozšiřte své digitální procesy o další produkty
Auditní stopa a ochrana dokumentu během celého procesu
Při podepisování nestačí evidovat pouze dokončený dokument. Auditní stopa zaznamenává průběh zpracování, změny stavů, schválení i podpisové kroky, takže lze zpětně dohledat, jak proces probíhal.
Role a oprávnění řídí přístup k dokumentům, šifrování chrání podpisové údaje a mechanismy kontroly integrity umožňují odhalit dodatečné změny. Podporovány jsou dokumenty ve formátu PDF, přičemž pro dlouhodobou archivaci lze použít formát PDF/A.
Způsob podpisu a ověření se volí podle typu dokumentu, úrovně rizika, interních pravidel a platných právních požadavků.
Zrychlete schvalování bez ztráty kontroly
Méně ručních předání
Dokument se přesouvá mezi účastníky podle workflowu namísto přeposílání příloh a ručního přidělování úkolů.
Méně otázek na stav
Odpovědné osoby vidí, na koho proces čeká a který krok již byl dokončen.
Méně opakovaného zadávání
Údaje dostupné v podnikovém systému lze použít při vytvoření dokumentu a výsledek po dokončení předat zpět.
Konzistentní postup
Šablony, role a pravidla pomáhají uplatnit stejný schvalovací a podpisový proces v různých týmech, pobočkách a regionech.
Začněte jedním procesem a postupně rozšiřujte digitalizaci
Elektronické podepisování a schvalování není třeba zavádět plošně. Začít lze procesem, ve kterém dnes vzniká nejvíce čekání, manuálního předávání nebo neúplných schválení. Může se jednat o smlouvu, žádost, informovaný souhlas, pracovní dokument, dodací list či servisní protokol.
Po ověření prvního workflowu lze nastavená pravidla rozšířit o další schvalovatele, podpisové scénáře, typy dokumentů, týmy a integrace. Propojení se stávajícími CRM, ERP, DMS, HR nebo jinými systémy umožňuje doplnit řízené schvalování a podepisování bez potřeby nahradit používané technologie.
Případová studie | Porsche Finance Group Slovakia
8 kroků, 2 propojené systémy, 0 dodatečných aplikací
Výzva
Společnost již využívala podepisování smluv o financování na tabletech v partnerské síti prodejců. Po odchodu klienta z prodejny však během životního cyklu smlouvy vznikaly dodatky, změny a další dokumenty vyžadující nový podpis.
Klient proto musel opět navštívit pobočku nebo dokumenty vytisknout, podepsat a poslat poštou. Zaměstnanci následně čekali na jejich doručení, manipulovali s papírovou dokumentací a ručně kontrolovali její uložení do interních systémů.
Řešení
SIGNATUS rozšířil podepisování na tabletech o vzdálený digitální proces. Klient obdrží personalizovaný e-mail s jedním odkazem, přes který otevře všechny dokumenty určené k přečtení nebo podpisu.
Dokumenty podepíše na mobilu, tabletu nebo počítači po ověření jednorázovým SMS kódem. Celý proces probíhá v internetovém prohlížeči, takže klient potřebuje 0 dodatečných aplikací nebo doplňků.
SIGNATUS spojil celý podpisový proces do 8 navazujících kroků – od kontaktování klienta a přípravy dokumentů přes jejich kontrolu a podpis až po uložení a doručení finální dokumentace.
Řešení je zároveň propojeno se 2 interními systémy. Podepsané dokumenty se automaticky ukládají do DMS a informace o provedených změnách se evidují v systému pro správu smluv.
Výsledek
Klienti mohou podepisovat smlouvy, dodatky a další dokumenty na dálku bez opakované návštěvy pobočky nebo posílání papíru poštou.
Podepsaná dokumentace se automaticky uloží do DMS a údaje o změnách se zapíší do interního systému. Zaměstnanci tak nemusí čekat na návrat papírových dokumentů ani je manuálně přenášet mezi systémy.
Společnost pokryla celý životní cyklus smlouvy elektronickým podepisováním bez potřeby papírového dokumentu. Výsledkem je rychlejší podpisový proces, méně administrativy a pohodlnější zkušenost pro klienta.
Signatus
„Implementace tohoto řešení pro vzdálené podepisování nám kromě jednoznačných benefitů pro naše zákazníky výborně zapadla i do plánů společnosti na přechod na bezpapírovou kancelář. Aktuálně máme pokryt celý životní cyklus smlouvy možností podpisu dokumentů elektronicky bez potřeby použití papírového dokumentu, což nás velmi těší.“
Jakub Stankovský, Vedoucí oddělení Administrativy smluv
Porsche Finance Group Slovakia
Časté dotazy o elektronickém podpisu a schvalování
Ano. Workflow lze nastavit tak, aby dokument nejprve zkontrolovali nebo schválili určené osoby a teprve poté pokračoval k podpisu internímu nebo externímu účastníkovi.
Ano. SIGNATUS podporuje vícekolové procesy. Konkrétní pořadí, role a podmínky se nastaví podle typu dokumentu a pravidel organizace.
Ano. Podmíněná logika může určit další krok podle údajů a pravidel, například podle typu případu, hodnoty, produktu, pracoviště nebo odchylky od standardního postupu.
Ano. SIGNATUS podporuje vzdálené podpisové scénáře i podpis přes SMS. Vhodná metoda se zvolí podle dokumentu a požadované úrovně ověření.
Ano. Podpis na místě lze zařadit do procesu v digitální pobočce, na recepci nebo v aplikaci pro terénní pracovníky na podporovaném zařízení.
Proces může odesílat automatické upozornění a připomínky. Odpovědná osoba zároveň vidí aktuální stav a může zjistit, na který krok se čeká.
Ano. SIGNATUS může komunikovat s více systémy a předávat mezi nimi data, dokumenty a stavy procesu podle dostupných integračních rozhraní.
Ano. Auditní stopa poskytuje přehled o krocích provedených během zpracování dokumentu a pomáhá při dohledání průběhu konkrétního případu.
Vhodnost podpisového scénáře závisí na typu dokumentu, požadované úrovni ověření, interních pravidel a právních požadavků. Při návrhu procesu se proto volí konkrétní metoda pro daný případ.
Ne. Začít můžete jedním často používaným dokumentem a po ověření výsledku řešení rozšířit na další agendy, týmy nebo pobočky.
Navrhněme elektronické schvalování pro váš proces
Projdeme si typ dokumentu, zapojené osoby, pořadí schvalování, vhodný způsob podpisu i propojení s používanými systémy. Navrhneme postup, který bude odpovídat vašim interním pravidlům a požadavkům.
Kontaktujte nás