Společnost LUNYS se zabývá distribucí čerstvého ovoce a zeleniny v rámci celého Slovenska a spolupracuje s předními dodavateli z celé Evropy. Rostoucí objem objednávek odkryl nedostatky v papírové dokumentaci, které společnost vyřešila řešením elektronického podepisování SIGNATUS.
Hlavní cíle projektu
- zjednodušit manipulaci a proces úpravy objednávkové dokumentace,
- vytvořit elektronický přehled o aktivitách, zboží a hotovostních platbách realizovaných mimo distribuční středisko.
Práce s papírovou dokumentací
Na pobočce v Bratislavě, se skladovou kapacitou 7 000 m², pracovníci každou noc připraví v průměru 800 objednávek a doručí 4 000 přepravek pro zákazníky. Což znamená, že rukama pracovníků každou noc projde téměř 50 tun ovoce a zeleniny. Všechny tyto položky ručně evidovaly do papírových dodacích listů.
Takto připravené objednávky byly následně přiděleny řidičům, kteří zabezpečili jejich doručení k zákazníkovi. Řidič při dodávce zboží vždy přecházel objednávku se zákazníkem a veškeré změny v objednávce ručně zaevidoval do papírové dokumentace. Na místě dodávky měl zákazník možnost vyplatit řidiči fakturovanou částku nebo její část. S běžnou přenosnou pokladnou a spoustou papírů bylo riziko nepřehledného zapsání a následného nesprávného vyúčtování, jakož i nedostatečné kontroly objednávky, vysoké. 7 000 m² 800 objednávek manuální změny provedené zákazníky účetní oddělení 4 000 krabic 50 tun ovoce a zeleniny řidič musí připravit papíry.
Komplexní řešení
Aplikace SIGNATUS, nainstalovaná na tabletech, nahradila papírovou dokumentaci. Umožnila řidičům upravovat a podepisovat objednávkové dokumenty bez jakýchkoli omezení přímo na mobilním zařízení. SIGNATUS byl zároveň propojen se dvěma nezávislými systémy, systémem na plánování podnikových zdrojů (ERP) a fiskálním modulem.
Komunikace aplikace SIGNATUS se systémem ERP zajistila okamžitý přesun informací o zboží a jeho aktuálním stavu mimo distribuční středisko. Tyto informace slouží nejen k internímu zpracování v systémech, ale i jako zpětná kontrola zboží po příjezdu šoféra do distribučního střediska. Propojení aplikace SIGNATUS s fiskálním modulem umožnila elektronicky zaznamenat veškeré informace o platbách v hotovosti a aktuálním stavu objednávek v momentě převzetí zboží zákazníkem. Elektronicky podepsané dokumenty o úhradách mohou pracovníci z terénu obratem odeslat ekonomickému oddělení.
Po vyřízení všech objednávek šofér předal kompletní dokumentaci účetnímu oddělení, které tyto informace dodacích listů ručně zadávalo do účetního systému.
Přínosy
SIGNATUS a distribuční společnosti
SIGNATUS pomáhá distribučním společnostem zlepšit klíčové procesy při distribuci zboží. Využitím aplikace a mobilního zařízení získá společnost elektronický přehled o aktivitách a zboží nacházejícím se mimo distribuční středisko.
Řešení bylo propojeno se systémem okamžité fakturace, což vedlo ke zlepšení peněžních toků ve společnosti. Řešení SIGNATUS svojí nezávislou infrastrukturou a bezpapírovým fungováním otevírá nové možnosti pro nastavení distribučních procesů.
Okamžitý přístup ekonomického oddělení k odeslaným informacím urychluje vystavení elektronické faktury a umožňuje její odeslání odběrateli ještě v daný den.
