Přední dodavatel estetických a zdravotnických prostředků s distribuovanými prodejními, distribučními a školicími týmy po celém Spojeném království.
Výzva
Společnost BTL Aesthetics UK zpracovávala velké množství dokumentů v rámci prodejních, dodacích a školicích procesů. Tyto dokumenty byly tradičně papírové nebo rozptýlené v různých systémech, což vedlo k neefektivnosti:
- Tištěné objednávkové formuláře a ruční příprava dokumentů
- Nekonzistentní vzhled a branding dokumentů
- Přeprava dokumentů kurýry a obchodními zástupci
- Zpožděná viditelnost centrály v terénních aktivitách
- Časově náročné osobní shromažďování podpisů
S růstem firmy se muselo zpracování dokumentů stát plně digitálním, profesionálním a flexibilním, bez nutnosti dalších návštěv zákazníků.
Řešení
Spolu se společností BTL Aesthetics UK jsme implementovali Signatus jako centrální platformu pro tvorbu, podepisování a zpracování digitálních dokumentů – v terénu, v kanceláři i na dálku.
Signatus pokrývá celý životní cyklus dokumentů:
- Dokumenty jsou vytvářeny elektronicky ze strukturovaných dat
- Profesionálně navržené digitální dokumenty nahrazují papírové formuláře
- Katalog produktů s obrázky podporuje prodejní schůzky se zákazníky
- Podpisy lze zachytit na místě nebo vzdáleně e-mailem
- Podepsané dokumenty jsou zpracovány okamžitě v centrále
- Řešení funguje online i offline na tabletech
Obchodní týmy mohou finalizovat dohody během schůzek – nebo nechat finální detaily, podpisy a administrativu vyřídit na dálku po návštěvě.
Zkrácení času stráveného přípravou a administrací dokumentů
Snížení počtu následných kontrol a přepracování díky jedinému a konzistentnímu zdroji dokumentů a dat
Přehled o prodejních, dodacích a školicích aktivitách pro management v reálném čase
Co se změnilo
- Dokumenty jsou vytvářeny elektronicky, nikoli tištěny ani skenovány
- Konzistentní a profesionální dokumenty
- Data zadaná jednou se opakovaně používají v různých dokumentech
- Integrovaný katalog produktů s obrázky
- Profesionálnější a poutavější setkání se zákazníky
- Podpisy shromažďované na místě nebo na dálku e-mailem
- Méně návštěv zákazníků potřebných pouze k shromažďování podpisů
- Významná úspora času pro obchodní a administrativní týmy
- Obchodníci mohou po schůzkách doladit detaily a na dálku uzavřít dohody
- Podepsané objednávky a dokumenty jsou okamžitě k dispozici v ústředí
- Upozornění v reálném čase pro klíčové zainteresované strany
- Plný přehled o prodejních, dodacích a školicích aktivitách
- Přístup založený na rolích zajišťuje, že každý uživatel vidí pouze to, co potřebuje
- Centrální a bezpečné úložiště dokumentů
Výsledky
Nový pracovní postup přinesl hmatatelné obchodní výhody:
Konkrétní příklad:
Generální ředitel je po každé podepsané objednávce okamžitě informován, což mu umožňuje dohled nad prodejní aktivitou v terénu v reálném čase.
Závěr
Digitalizací nejen podpisů, ale celého pracovního postupu s dokumenty pomohla společnost Signatus společnosti BTL Aesthetics UK propojit terénní týmy, zákazníky a centrálu v reálném čase.
Dokumenty jsou vytvářeny digitálně, profesionálně prezentovány, podepisovány na místě nebo na dálku a okamžitě zpracovávány – to vše v rámci jednoho propojeného systému.
Signatus
„Signatus nám pomohl zjednodušit způsob, jakým se dokumenty nakládají v rámci prodeje, dodávek a školení. Dokumenty se nyní vytvářejí digitálně v konzistentním, profesionálním formátu a lze je podepsat buď na místě, nebo na dálku, což eliminovalo spoustu zbytečné administrativy. Podepsané dokumenty jsou v kanceláři k dispozici okamžitě, což nám dává mnohem lepší přehled o tom, co se děje v terénu. Snížilo se množství následných kontrol, omezilo se množství dodatečných návštěv jen za účelem sběru podpisů a každodenní zpracování dokumentů bylo jednodušší a efektivnější.“
Marek Kelnar, Office Manager
BTL Aesthetics UK
