6 nejčastějších znaků jak poznáte, že váš firemní software je již zastaralý

V technologickém světě a obchodě nic nezastarává tak rychle jako software. Zatímco původní systémy, aplikace a technologie, které se stále používají, mohly kdysi být spolehlivými a efektivními nástroji, s časem začínají mít negativní dopady na

• produktivitu,
• bezpečnost
• a celkovou konkurenceschopnost firmy.

Jak zjistíte, kdy je vhodné nahradit starší software? Často to bývá komplikovaný proces, protože si vyžaduje důkladné zhodnocení specifických provozních potřeb a požadavků vaší firmy.

Proto jsme pro vás sestavili 6 nejčastějších znaků, kdy byste měli začít uvažovat o výměně používaného firemního software.

1. NEKOMPATIBILITA S MODERNÍMI SYSTÉMY A APLIKACEMI

Jedním z hlavních důvodů, proč firmy zvažují výměnu staršího software, je jeho nekompatibilita s novými

• systémy,
• platformami,
• aplikacemi
• nebo technologiemi.

Jak technologie postupují, starší software často má problémy s integrací novějších rozhraní a aplikací, což často vede k

• neefektivitě,
• ztrátě produktivity
• a zvýšeným nákladům na jeho podporu.

Pokud vaše firma nemůže implementovat nové technologie a platformy kvůli staršímu software, je čas na změnu. 

Nekompatibilita mezi starším softwarem a novými platformami a nástroji se často projevuje následovně:

a) Nekompatibilita operačního systému

Běžným problémem, se kterým firmy používající starší software čelí, je nekompatibilita s moderními operačními systémy. Tato nekompatibilita může vést k problémům s výkonem, bezpečnostními riziky a bránit v používání novějších, efektivnějších operačních systémů.

b) Nové výzvy integrace cloudových řešení

Protože cloudová řešení se staly v obchodě standardem, starší software, který není určen pro integraci s nimi, může být velkou přítěží. Většina firem již přechází na multicloudovou strategii. Starší software nemusí být kompatibilní s těmito cloudovými službami, čímž se omezuje schopnost vaší firmy využívat výhody cloud computingu, zejména

• • nižší náklady na IT infrastrukturu,
  • dynamická škálovatelnost,
  • nebo lepší spolupráci mezi týmy a ostatními podniky.

c) Kompatibilita s mobilními zařízeními

S neustále rostoucím využíváním mobilních zařízení v pracovním procesu je nezbytné, aby byl váš firemní software kompatibilní s přenosnými zařízeními a platformami více než kdykoli předtím. Narůstající používání smartphonů a tabletů jako koncových zařízení zdůrazňuje potřebu optimalizace software pro mobilní použití. Staršímu software často chybí mobilní kompatibilita, což brání zaměstnancům v přístupu k klíčovým aplikacím a datům v terénu nebo při osobním nebo vzdáleném kontaktu s klienty a partnery.

d) API a integrace aplikací třetích stran

Moderní firmy se spoléhají na bezproblémovou integraci mezi různými softwarovými řešeními a na automatizaci procesů (RPA). Staršímu software však může chybět kompatibilita s moderními API rozhraními (Application Programming Interfaces) nebo nástroji třetích stran, což vede k potřebě nákladných manuálních zásahů, zvyšujíc neefektivitu používání firemního software.

e) Zvýšené náklady na podporu a zbytečné výpadky

Nekompatibilita s moderními systémy často vede k rostoucím nákladům na podporu IT infrastruktury a vyššímu počtu výpadků systémů. Starší software, který není kompatibilní s moderními řešeními, může vyžadovat více zdrojů na jeho údržbu a aktualizaci. Výsledkem mohou být vyšší náklady na IT, méně efektivní systémy a riziko výpadků v kritických chvílích. Pokud vaše firma čelí těmto nebo podobným problémům spojeným s nekompatibilitou s moderními systémy a aplikacemi, je čas zvážit výměnu svého staršího software. Dlouhodobé výhody implementace moderního software, který je kompatibilní s aktuálními technologiemi, platformami a aplikacemi, mohou být významné, zejména pokud jde o zvýšení produktivity, snížení nákladů a zlepšení celkového výkonu firmy.

2. VYSOKÉ NÁKLADY NA ÚDRŽBU A PODPORU IT INFRASTRUKTURY

Starý software často vyžaduje intenzivní podporu a údržbu kvůli

• jeho morálnímu stárnutí,
• nedostatečné podpoře od dodavatelů
• a nekompatibilitě s novějšími technologiemi.

Takto narůstající náklady mohou v souhrnu přesáhnout rozpočet na zavedení nového systému. Když se náklady na podporu a údržbu stanou neudržitelnými, je čas vyměnit původní software.

Náklady spojené s provozem zastaralých systémů:

a) Kustomizace a opravy

Starý software vyžaduje rozsáhlejší úpravy a opravy, aby mohl být nadále využíván v rámci moderní IT infrastruktury. Tyto úpravy mohou být časově náročné a nákladné, což odvádí zdroje od strategičtějších investic a firemních priorit.

b) Kvalifikovaný personál

Jak technologie postupují, je stále složitější najít kvalifikované pracovníky s expertními znalostmi pro údržbu a podporu starších informačních systémů. Tento nedostatek může vést k rostoucím platovým nárokům a vyšším nákladům pro firmy, které se snaží udržet pracovníky schopné spravovat zastaralé systémy.

c) Podpora pro zákazníky

V případech, kdy dodavatelská podpora pro starý software je stále dostupná, může být od firem vyžadován příplatek za rozšířenou podporu. Tyto náklady mohou rychle narůst a stát se neudržitelnými, zejména vzhledem k rapidně klesající návratnosti z údržby zastaralého systému.

d) Inovace

Náklady na údržbu a podporu zastaralého software mohou mít i nepřímé finanční dopady, například na inovace. Zaměřením zdrojů na údržbu zastaralých systémů mohou firmy ztratit příležitost investovat do nových technologií a nástrojů, které zvyšují produktivitu, efektivitu a konkurenceschopnost.

e) Skryté náklady na výpadky a ztrátu dat

U staršího software je pravděpodobnější výpadky nebo selhání kvůli jeho věku a nekompatibilitě s moderními technologiemi. Starý software může být také více náchylný ke ztrátě nebo poškození dat, což obvykle má vážné:

• • finanční,
  • bezpečnostné
  • a reputační dopady.

3. UKONČENÍ PODPORY DODAVATELI

Jak software stárne, dodavatelé přestávají poskytovat podporu a aktualizace. To znamená, že firmy musí řešit údržbu a zabezpečení těchto informačních systémů samy. Takový nedostatek podpory však představuje významná bezpečnostní rizika. Když výrobce nebo dodavatel ukončí podporu pro některé aplikace nebo systémy, je to jasný signál, že je čas přejít na novější software.

Následky používání software bez adekvátní podpory od výrobce nebo dodavatele:

a) Konec životnosti používaného software

Mnoho software nakonec dosáhne konce své životnosti. To znamená, že výrobci nebo dodavatelé již nebudou poskytovat podporu ani aktualizace. Provozování takového software bez podpory vystavuje firmy různým rizikům, včetně bezpečnostních zranitelností a problémů s dodržováním legislativy.

b) Bezpečnostní chyby a závady

Ukončení podpory často znamená, že bezpečnostní záplaty a aktualizace již nejsou k dispozici. Firmy se tak stávají náchylnější k potenciálním kybernetickým útokům. Nepodporovaný software může obsahovat neřešené zranitelnosti, které často slouží jako vstupní brána pro útočníky, zvyšujíc tak riziko kybernetického útoku. Náprava takových útoků často vyžaduje nákladné řešení.

c) Rizika dodržení předpisů

Firmy využívající nepodporovaný software čelí rizikům nesplnění předpisů, protože nemusí být schopny řádně splnit bezpečnostní požadavky stanovené zákony či regulačními orgány. A nedodržení může vést k pokutám, sankcím a poškození dobrého jména firmy.

d) Omezený přístup k novým funkcím a vylepšením

Když dodavatelé přestanou podporovat starší software, firmy ztrácejí přístup k:

• • novým funkcím,
  • aktualizacím,
  • vylepšením a rozšířením,
  • stejně jako opravám chyb,

A to má negativní dopady na produktivitu, efektivitu a celkový provoz firmy. Pokud vaše konkurence implementuje novější, pokročilejší technologie, riskujete, že spoléháním se na nepodporovaný software ztratíte konkurenceschopnost, protože nebudete moci poskytovat služby v takovém rozsahu, kvalitě a rychlosti jako vaše konkurence.

e) Zvýšené celkové náklady na vlastnictví

Ukončená podpora dodavatelů ovlivňuje také zvyšování celkových nákladů na vlastnictví (TCO) staršího softwaru, protože firmy musí investovat do dalších zdrojů a opatření na údržbu a zabezpečení svých systémů. Nepodporovaný software také generuje vyšší náklady, protože firmy se při řešení problémů a udržování stability systému musí spoléhat na konzultanty třetích stran nebo odborné znalosti svých zaměstnanců, kteří s softwarem pracovali.

4. OMEZENÁ ŠKÁLOVATELNOST A FLEXIBILITA

Staršímu softwaru často chybí flexibilita potřebná pro růst s vaší firmou a škálovatelnost, kterou můžete dynamičtěji reagovat na změny na trzích, v obchodních prioritách nebo v chování zákazníků.

Stejně jako se vyvíjí vaše firma, měla by se vyvíjet i vaše softwarová výbava. Pokud vás starý systém omezuje v dalším rozvoji a přizpůsobování se měnícím provozním a obchodním potřebám, je čas se rozhlédnout po agilnějších a škálovatelných řešeních.

Omezená softwarová škálovatelnost a flexibilita často vedou k:

a) Neschopnost podporovat zvýšené pracovní zatížení

Jak vaše firma roste, nevyhnutelně dochází k nárůstu pracovního zatížení, objemu dat a poptávky uživatelů. Starší software má problém zvládat tyto rostoucí požadavky, což vede k omezení výkonu a následným výpadkům systému. Tyto výpadky snižují produktivitu vaší firmy, spokojenost zákazníků a mohou také způsobit závažné systémové selhání v těch nejkritičtějších okamžicích.

b) Neschopnost implementovat nové technologie

Starší software nemusí podporovat integraci nových technologií, jako je umělá inteligence (AI), strojové učení (ML) nebo internet věcí (IoT). Tyto technologie často zvyšují efektivitu a urychlují rozhodování. Spoléháním se na starší software firmy přicházejí o výhody, které přinášejí nové technologie a inovace.

c) Výzvy při přijímání agilních metodik

Moderní postupy vývoje a nasazení softwaru, jako například Agile a DevOps, klade důraz na flexibilitu a spolupráci. Starší software nemusí být kompatibilní s těmito metodikami, což zpomaluje firmy v inovacích a přizpůsobování se měnícím tržním podmínkám a situacím. Proto firmy využívající starší software může mít problém držet krok s konkurencí, která již přešla na agilnější postupy.

d) Omezené možnosti přizpůsobení

Staršímu softwaru často chybí flexibilita pro adaptaci nebo customizaci podle specifických obchodních nebo provozních priorit, protože jsou postaveny na zastaralých architekturách nebo příliš robustních frameworcích.

e) Migrace do cloudu

Moderní cloudová řešení nabízejí významné výhody z hlediska škálovatelnosti, nákladové efektivity a flexibility. Migrace staršího software do cloudu často představuje složitý proces náročný na zdroje, přičemž mnohé starší systémy nejsou navrženy pro multitenant prostředí nebo cloudy. Tímto způsobem firmy přicházejí o výhody, které přinášejí cloudová řešení.

5. NEEFEKTIVNÍ PROCESY A WORKFLOW

Zastaralý software často představuje příčinu neefektivních procesů a workflow, což má značný vliv nejen na produktivitu zaměstnanců, ale také na výkonnost firmy. Pokud dochází k častým výpadkům, překážkám nebo zpožděním v klíčových procesech, je čas zvážit, zda by vám modernější řešení nepomohlo zlepšit efektivitu vašich současných pracovních postupů a zvýšit provozní efektivitu.

U zastaralého softwaru často firmy narazí na následující omezení:

a) Ruční zadávání údajů a vysoká chybovost

Zastaralému softwaru mohou chybět automatizační funkce nebo možnosti integrace s jinými aplikacemi a platformami, což znamená také nadměrné ruční zadávání údajů a zvýšenou šanci chybovosti v datech. Tyto nepřesnosti následně zkreslují informace a mají za následek nesprávná nebo nepřesná rozhodnutí, jakož i plýtvání zdroji a potenciálně také nespokojenost na straně klientů.

b) Omezená spolupráce

Starší software nemusí podporovat moderní nástroje pro spolupráci a komunikaci, což komplikuje týmům a oddělením efektivnější vzájemnou kolaboraci. Pokud se firmy nadále spoléhají na zastaralý software, omezují svou schopnost podporovat spolupráci mezi týmy a přistupovat k inovativnějším pracovním metodám a postupům.

c) Zpožděná odezva a frustrace uživatelů

Zpomalená odezva či zpožděné reakční časy bývají charakteristické pro zastaralé softwarové řešení. Toto nejen frustruje uživatele, ale vede i k častým nežádoucím výpadkům. Výměnou starého softwaru mohou firmy tyto ztráty minimalizovat.

d) Neschopnost využití detailních analýz a statistik

Starší software nemusí mít vestavěné analytické či reportovací funkce, což firmám značně komplikuje získávání přehledů o svých operacích a identifikaci úzkých míst v procesech. Omezený přístup k přesným datům v době analýz a reportů vytvářených v reálném čase limituje firmy a jejich management při rozhodování a optimalizaci procesů.

e) Zvýšené náklady na školení a zaškolení

Starší software může mít strmější křivku zaškolení a nemoderní uživatelské rozhraní, což zvyšuje čas a zdroje potřebné pro školení nových uživatelů. Přechodem na uživatelsky přívětivější a modernější řešení mohou firmy snížit náklady na zaškolení a zkrátit dobu zaučení nových zaměstnanců.

6. BEZPEČNOSTNÍ RIZIKA

Bezpečnost je klíčová pro každou firmu a zastaralá softwarová řešení často představují slabá místa ve firemní IT infrastruktuře. Zastaralé systémy nemusí mít nejnovější bezpečnostní záplaty či funkce, což je činí náchylnějšími k kybernetickým útokům a citlivějšími k neodborné manipulaci. Vypršený software vystavuje vaši firmu zbytečným a nákladným rizikům.

Takto ohrožujete bezpečnost svého byznysu zastaralým softwarem:

a) Neaktuální bezpečnostní záplaty

Starší software často postrádá nejnovější bezpečnostní záplaty, což systémy činí zranitelnými vůči známým zneužitím. Až 60% zneužití údajů spojených se zranitelností vzniklo v případech, kdy byly dostupné záplaty, ale nebyly nasazeny.

b) Nepodporovaný software

Jak již bylo zmíněno, jakmile software dosáhne konce své životnosti, dodavatelé již nemusí poskytovat technickou podporu ani aktualizace, včetně bezpečnostních oprav. Používání nepodporovaného software může vést k neřešeným zranitelnostem a tím automaticky k zvýšenému riziku kybernetických útoků, úniku dat nebo výpadkům softwaru.

c) Nekompatibilita s moderními bezpečnostními nástroji

Starší software nemusí být kompatibilní s moderními bezpečnostními nástroji a osvědčenými postupy, jako je vícefaktorová autentizace, šifrování nebo systémy detekce narušení. Přechodem k modernějším řešením umožníte implementaci silnějších bezpečnostních kontrol a snížíte riziko kybernetických útoků.

d) Zvýšená zranitelnost

Používáním zastaralého software otevíráte dveře do vaší firmy hackerům a zvyšujete tak počet slabých míst, která mohou být zneužita neautorizovaným personálem. Investicemi do moderních softwarových řešení zároveň investujete do bezpečných řešení. Díky tomu snižujete bezpečnostní rizika a finanční náklady spojené s řešením jejich následků.

e) Shoda a regulační rizika

Firmy využívající starší software mohou mít problémy s dodržováním požadavků různých bezpečnostních nařízení, zákonů a norem, jako je například obecné nařízení o ochraně údajů (GDPR). Nerespektování může vést k pokutám, sankcím a poškození reputace vaší firmy.

Klíčem při rozhodování o nákupu a nasazení nového software je najít rovnováhu mezi údržbou existujících systémů a investicemi do nových technologií, které vám a vaší firmě pomohou pracovat efektivněji. Proaktivním řešením problémů s vypršeným nebo expriujícím softwarem zajistíte, aby vaše firma zůstala pružná, bezpečná a konkurenceschopná v rychle se vyvíjejícím technologickém prostředí a na dynamických trzích.

Nejste si jisti, zda je čas vyměnit váš software? Naši odborníci vám rádi poradí. Pokud chcete získat komplexní přehled o stavu vašeho IT a získat přesná doporučení, můžeme pro vás provést IT audit.