Webové formuláře

Webové formuláře zajišťují strukturovaný sběr žádostí, registrací, dotazníků, souhlasů či reklamací. Kontrolují povinné údaje, přizpůsobují obsah předchozím odpovědím a předávají výsledek do navazujícího workflowu nebo podnikového systému.

Dohodnout ukázku   Případové studie

Formulář má proces začít, ne vytvořit další práci

Běžný online formulář odešle odpovědi do e-mailu nebo tabulky. Zaměstnanec je následně kontroluje, přepisuje, vyžaduje chybějící podklady a manuálně zakládá další úkoly. Procesní webový formulář propojuje sběr dat s navazujícím workflowem. Nastavená pravidla vyhodnotí odpovědi, určí další krok, vytvoří potřebný dokument, přidělí žádost odpovědné osobě nebo vyžádají podpis. Získané údaje lze zároveň předat do CRM, ERP, HR či zdravotnického systému.

Údaje připravené ke zpracování již při odeslání

beenhere

Klient vidí pouze relevantní dotazy

Formulář se přizpůsobuje předchozím odpovědím. Uživatel nevyplňuje pole, která se jeho situace netýkají.

beenhere

Povinné údaje zůstanou vyplněny

Kontroly polí pomáhají zachytit chybějící odpovědi nebo nesprávný formát dat ještě před odesláním.

beenhere

Známé údaje se nežádají znovu

Informace dostupné v interním systému lze předvyplnit. Klient je pouze zkontroluje, případně aktualizuje.

beenhere

Další krok se spustí automaticky

Odeslání formuláře může založit případ, vytvořit dokument, odeslat notifikaci, zahájit schvalování nebo vyžádat podpis.

Dynamický formulář zobrazí pouze relevantní dotazy

Dlouhý univerzální formulář zatěžuje každého klienta dotazy určenými pro všechny možné situace. Podmíněná logika umožňuje rozdělit složitý proces na srozumitelné kroky a zobrazovat pouze údaje potřebné pro konkrétní případ. Klient se ve formuláři jednoduše orientuje a organizace získává přesnější vstupy bez dodatečného telefonování, e-mailů a opakovaného doplňování.

Od vyplnění formuláře po dokončení procesu

counter_1

Formulář zpřístupníte klientovi nebo pracovníkovi

Uživatel jej otevře na webu, v klientském portálu, přes bezpečný odkaz, QR kód nebo jako součást digitální pobočky či recepce.

counter_2

Formulář se přizpůsobí konkrétní situaci

Na základě typu požadavku a zadaných odpovědí zobrazí relevantní otázky, vysvětlení a požadované přílohy.

counter_3

Údaje se zkontrolují před odesláním

Povinná pole, formátové kontroly a nastavená pravidla pomáhají zajistit úplnost vstupů ještě před založením případu.

counter_4

Vznikne dokument nebo úkol

Z odpovědí se může připravit žádost, smlouva, souhlas, reklamační protokol nebo jiný dokument. Případ se přidělí správnému týmu podle nastavených pravidel.

counter_5

Následuje schválení nebo podpis

Dokument může pokračovat na interní kontrolu, víceúrovňové schvalování nebo elektronický podpis klienta, zaměstnance či dalších oprávněných osob.

counter_6

Výsledek se uloží do systému

Strukturované údaje, přílohy a finální dokument se přenesou do CRM, ERP, HR, DMS, HIS nebo jiného navazujícího systému.

Formulář, který údaje nejen sbírá, ale také zpracuje

account_tree

Podmíněné otázky a větvení

Další pole, sekce nebo kroky se zobrazí podle předchozích odpovědí, typu klienta nebo zvoleného produktu.

edit_square

Povinná pole a validace

Formulář zkontroluje vyplnění povinných údajů a může ověřovat požadovaný formát data, čísla, identifikátoru nebo kontaktního údaje.

motion_photos_auto

Automatické předvyplnění

Známé údaje zákazníka, zaměstnance, pacienta, objednávky nebo případu lze načíst z interního systému.

playlist_add_check

Strukturované odpovědi

Použít lze textová a číselná pole, data, výběr možností, zaškrtávací pole, seznamy nebo podpisová pole.

checklist

Výpočty a scoring

Odpovědím lze přiřadit hodnoty a podle nastavených pravidel vypočítat skóre, kategorii nebo doporučený další postup.

attach_file

Přílohy a fotografie

Uživatel může podle konkrétního procesu doplnit požadované dokumenty, fotografie nebo další podklady k případu.

description

Generování dokumentů

Z vyplněných údajů může automaticky vzniknout žádost, smlouva, souhlas, protokol nebo dokument připravený ke schválení a podpis.

signature

Elektronické podepisování

Formulář lze zakončit podpisem na místě nebo vzdáleným podpisovým procesem podle typu dokumentu a požadované úrovně ověření.

sms

Automatické notifikace

Klient i odpovědní pracovníci mohou obdržet potvrzení, upozornění na další krok nebo připomínku nedokončeného procesu.

groups_3

Role a oprávnění

Jednotlivé části formuláře mohou vyplňovat nebo kontrolovat rozdílné osoby podle své role v procesu.

flag

Auditní stopa

Systém eviduje postup zpracování, provedené kroky, změny, schválení a podpisy pro jednodušší kontroly a dohledání případu.

category

Branding a jazykové verze

Vzhled formuláře lze přizpůsobit identitě organizace a připravit jej ve více jazykových verzích.

Webové formuláře přizpůsobené procesům vašeho odvětví

account_balance

Bankovnictví a finance

Klient vyplní žádost, doplní identifikační a finanční údaje a přiloží požadované podklady. Systém zkontroluje úplnost, vybere další postup a odešle případ k automatizovanému nebo odbornému posouzení.

Zjistit více
store

E-commerce a maloobchod

Zákazník odešle požadavek bez návštěvy prodejny. Formulář dle typu případu vyžádá údaje o objednávce, důvod požadavku, položky a potřebné přílohy.

Zjistit více
wind_power

Energetika

Zákazník nebo technik vyplní formulář pro konkrétní odběrné místo, zařízení nebo službu. Známé údaje lze načíst ze systému a výsledek přiřadit ke stávajícímu případu.

Zjistit více
person_add

HR a personální agentury

Kandidát nebo nový zaměstnanec zadá osobní a kontaktní údaje pouze jednou. Ty se následně použijí v dotaznících, pracovních dokumentech i onboardingových úkolech.

Zjistit více
local_shipping

Doručovací společnosti

Pracovník nebo zákazník zaznamená odchylku při doručení a přiřadí ji ke konkrétní zásilce. Formulář vyžádá pouze informace potřebné pro daný typ události.

Zjistit více
directions_car

Prodejci automobilů a servisy

Zákazník môže odoslať údaje ešte pred návštevou a prijímací technik ich pri vozidle iba skontroluje a doplní.

Zjistit více
cottage

Realitní kanceláře

Zájemce, vlastník nebo nájemce zadá potřebné údaje před schůzkou. Makléř z nich může připravit příslušný dokument a pokračovat kontrolou nebo podepisováním.

Zjistit více
cardiology

Zdravotnická zařízení

Pacient může vyplnit administrativní část před návštěvou. Podmíněné otázky zobrazí doplňující pole podle jeho odpovědí a odbornou část následně zkontroluje nebo doplní personál.

Zjistit více

Webové formuláře jako vstup do vašich procesů

Kontrola žádostí

Získejte od klienta všechny potřebné údaje, přílohy a potvrzení ještě před odesláním žádosti. Formulář může zkontrolovat povinná pole, vyžádat chybějící podklady a připravit případ na další posouzení nebo schválení.

Zjistit více

Informované souhlasy pacientů

Sbírejte údaje potřebné pro přípravu souhlasu, zobrazte uživateli relevantní informace a plynule navažte na elektronický podpis. Vyplněný a podepsaný dokument se následně může automaticky uložit do příslušného systému nebo spisu.

Zjistit více

Reklamace

Veďte zákazníka krok za krokem podle typu reklamace a zobrazte mu pouze dotazy a přílohy, které jsou pro jeho případ relevantní. Po odeslání může formulář automaticky založit reklamační případ a přiřadit jej zodpovědnému týmu.

Zjistit více

Onboarding

Získejte údaje klienta, pacienta nebo zaměstnance pouze jednou a dále je využívejte v dokumentech, schvalování, podepisování i navazujících úkolech. Snižujete tak potřebu opakovaného vyplňování a manuálního přepisování údajů.

Zjistit více

Obchod

Získejte vstupní údaje o zákazníkovi a jeho požadavku a automaticky z nich připravte další krok obchodního procesu. Může vzniknout nabídka, smlouva, objednávka nebo úkol pro obchodníka, která následně pokračuje schválením či podpisem.

Zjistit více

Doručování

Zaznamenejte odchylku, poškození, převzetí zásilky nebo jinou událost přímo při doručení. Formulář může vyžádat fotografie, podpis, doplňující údaje a následně je přiřadit ke konkrétní zásilce nebo předat do dalšího zpracování.

Zjistit více

Propojte webové formuláře s dalšími digitálními procesy

Signatus

hub

Workflow automatizace

Řídí pořadí úkolů, podmínky, role, upozornění a předání výsledku mezi interními i externími účastníky.

Zjistit více

Signatus

local_shipping

Elektronický dodací list

Spojuje dokumentaci zásilky, potvrzení převzetí, záznam odchylek a návrat výsledku do ERP nebo WMS.

Zjistit více

Signatus

wifi

Digitální pobočka

Umožní pracovníkovi obsloužit klienta, připravit dokument a dokončit podpis přímo v pobočkovém procesu.

Zjistit více

Signatus

jamboard_kiosk

Digitální recepce

Zpřístupní formuláře, souhlasy a podepisování návštěvníkům, pacientům nebo klientům při příchodu na pracoviště.

Zjistit více

Signatus

phone_iphone

Appka pro terénní pracovníky

Přenese dokumenty, kontrolní kroky a podpis k zákazníkovi, vozidlu, zásilce, nemovitosti nebo zařízení.

Zjistit více

Signatus

search

Analyzátor

Umožňuje soudním znalcům detailně vizualizovat, měřit a porovnávat biometrické údaje podpisů při ověřování jejich pravosti.

Zjistit více

Samoobsluha bez dodatečné zátěže pro back office

Webové formuláře zpřístupní služby zákazníkům, uchazečům, pacientům i partnerům bez časového omezení. Samoobsluha však neznamená ztrátu kontroly. Pravidla formuláře určují, které údaje se vyžadují, kdo případ převezme, jaká kontrola následuje a co se stane po schválení. Firma tak může zpracovat více požadavků bez úměrného růstu administrativy.

Stejný proces napříč všemi zákaznickými kanály

Stejný formulář nebo datový model lze využít na webu, v klientském portálu, digitální pobočce, na recepci i v mobilním zařízení pracovníka. Klient může proces začít doma a dokončit jej s pracovníkem. Zadané údaje zůstávají součástí jednoho záznamu bez ohledu na to, přes který kanál byly doplněny.

Případová studie | UNIMED AMERICANA

Digitální příjem pacientů v organizaci se 100 000 pacienty

Výzva

Unimed Americana provozuje 2 nemocnice, spolupracuje s více než 300 lékaři a poskytuje služby pro více než 100 000 pacientů. Přijímací formuláře se navzdory moderní zdravotnické infrastruktuře tiskly, vyplňovaly na recepci a fyzicky přenášely do centrální kanceláře pro skenování a archivaci. Proces byl časově náročný, zvyšoval provozní náklady a vytvářel riziko ztráty nebo nesprávného zařazení dokumentů.

Řešení

Digitální recepce propojila nemocniční systém s tablety na pracovištích příjmu. Formuláře se generují z aktuálních údajů a pacienti si je přímo na tabletu zkontrolují, doplní a podepíší pomocí pera S Pen. Podepsaný dokument se automaticky uloží do elektronického archivu a jeho kopie se odešle pacientovi e-mailem. Odpadá tak tisk, fyzické přenášení i následné skenování formulářů.

Výsledek

Unimed odstranil tisk, fyzický transport a dodatečné skenování přijímacích formulářů. Personál získal rychlejší a spolehlivější proces bez ztracených dokumentů a pacienti modernější průběh přijetí.

Řešení zároveň zůstalo propojeno s nemocničními informačními systémy a vytvořilo základ pro další rozšiřování digitálních pacientských procesů.

Prohlédněte si celou případovou studii

Signatus

„S ANASOFTem spolupracujeme více než 5 let na integraci jejich řešení SIGNATUS do našeho portálu pro zpracování elektronických dokumentů. Řešení jsou velmi robustní a splňují nejvyšší bezpečnostní standardy na trhu. Integrace SIGNATUSu je velmi jednoduchá a dá se zvládnout během několika dní. Pokud potřebujete podporu ze strany Anasoftu, vždy vám rádi pomohou.“

Alexandre de Menezes Corigliano, Managing Director
Nexyon

Časté dotazy o webových formulářích

Ano. Stávající Word, PDF nebo papírové formuláře lze použít jako východisko pro elektronicky vyplnitelnou verzi.

Ano. Podmíněná logika může zobrazovat nebo skrývat dotazy, sekce a další kroky podle předchozích odpovědí.

Ano. Jsou-li údaje dostupné v interním systému nebo známém případě, lze je přenést do formuláře pro kontrolu nebo doplnění.

Podle nastaveného procesu lze vyžádat příslušné dokumenty, fotografie a další podklady potřebné ke zpracování případu.

Ano. Údaje z formuláře lze přenést do zvolené šablony a vytvořit žádost, smlouvu, souhlas, protokol nebo jiný dokument.

Ano. Po vyplnění může následovat podpis na zařízení nebo vzdálený podpisový proces podle požadavků dokumentu.

Ano. Odeslaný formulář lze podle údajů a pravidel automaticky přidělit konkrétní osobě, týmu nebo víceúrovňovému schvalování.

Samotný webový formulář zpravidla vyžaduje připojení. SIGNATUS však podporuje také mobilní a vybrané offline procesy, které lze použít tam, kde stabilní připojení není dostupné.

Ano. SIGNATUS lze podle dostupných rozhraní integrovat s CRM, ERP, HR, DMS, HIS a dalšími podnikovými systémy.

Ne. Začít můžete jedním často používaným formulářem a po ověření procesu řešení rozšířit na další agendy a oddělení.

Připravme webové formuláře pro vaše procesy

Projdeme si údaje, které potřebujete sbírat, pravidla validace, podmíněné dotazy, navazující schvalování i propojení s používanými systémy. Navrhneme formulář, který odpovídá vašemu procesu a po odeslání automaticky spustí potřebný další krok.

Kontaktujte nás