Datové schránky

Od 1. ledna 2023 se dle novely zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů mění pravidla pro používání datových schránek. Součástí novely je rozšíření povinného okruhu uživatelů a nově musí mít zřízenu datovou schránku i právnické osoby a všichni podnikatelé, kteří dosud tuto povinnost neměli.

Tato změna se výrazně dotýká i SVJ a ukládá jim tak povinnost komunikovat pomocí datové schránky s orgány veřejné moci.

SVJ, která datovou schránku dosud nevyužívají, bude zřízena automaticky. Oznámení o zřízení a přihlašovací údaje budou doručeny do poštovní schránky. Zřízení datové schránky je zdarma.

DATOVÉ SCHRÁNKY VE FINUSU

Správa datových schránek byla integrována přímo do informačního softwaru. 

Významným benefitem obsluhy datových schránek přímo ze systému je funkce archivu. Stažená datová zpráva prostřednictvím FINUSU zůstává ve zvoleném uložišti neomezenou dobu.

nastavení služby DATOVÉ SCHRÁNKY

NASTAVENÍ IS ADMIN

Službu Dátové schránky je potřebné aktivovat v modulu IsAdmin včetně nastavení cesty na server pro ukládání příloh.

Do vytvořeného adresáře je potřebné zkopírovat adresář openSSL, který se nachází v adresáři ..Domus/!Pbdll.

Pro hromadné nastavení přístupů do datových schránek přibyla v modulu IsAdmin ikona Správa DS. Pomocí této evidence lze rozšířit přístup do konkrétní datové schránky více uživatelům hromadně.

NASTAVENÍ FINUS

V modulu FINUS je potřebné v rámci nastavení příslušného subjektu přidat ID datové schránky. 

ID datové schránky lze vepsat přímo do okna či doplnit proklikem do okna datových schránek, kde lze vyhledávat z veřejného adresáře registrovaných datových schránek. 

Po přiřazení ID datové schránky v nastavení subjektu je možné zadat přístup do této schránky přihlášenému uživateli. Toto nastavení se provádí pomocí nastavení uživatelského konta v pravém horním rohu. Do nastavení přibyla ikona Propojení datových schránek.

V okně Propojení datových schránek je nutné přidání nového záznamu s výběrem příslušné datové schránky, vyplněním přihlašovacího jména a hesla daného uživatele, kterému byl přidělen přístup do datové schránky. Pokud jsou údaje zadány v pořádku, vedle přihlašovacích údajů se zobrazí zelený signalizační znak.

PRÁCE S DATOVÝMI SCHRÁNKAMI

Po přidělení příslušných přístupů do datových schránek je možné přistoupit k samotné práci z datovými zprávami. Přístup do evidence datových schránek se nachází ve spodní liště modulu. Evidence je přístupná ze všech modulů softwaru stejným způsobem. Na stavové liště se zobrazuje počet nepřečtených zpráv v datové schránce. 

• dvojitým kliknutím dojde k otevření okna datových schránek
• přidržením kurzoru nad polem se zobrazí rychlý náhled nepřečtených zpráv

Dvojklik na ikonu DS na stavové liště  otevře okno se všem datovými schránkami, do nichž má přihlášený uživatel přístup. Okno je rozděleno do 3 částí:

• horní část zobrazuje seznam zpráv
• spodní levá část obsahuje detail zprávy
• spodní pravá částo zobrazuje přílohu, kterou lze dvojklikem přímo otevřít  

Aktualizace datových zpráv probíhá automaticky ve 20 minutových intervaltech. Mimo interval se dají použít tlačítka:

Tlačítko "Synchronizovat účty" vloží hlavičku zprávy bez příloh.

Tlačítko "Stáhnout kompletní zprávy" vloží zprávy i s přílohami.

ODPOVĚĎ NA DATOVOU ZPRÁVU

Na doručenou datovou zprávu je možné reagovat přímou odpovědí. Postavením myši na konkrétní zprávu a stiskem pravého tlačítka myši je možno vyvolat proklik na přímou odpověď.

Zobrazí se okno odpovědi. V němž je možné editovat předmět a konkrétní text odpovědi. Je umožněno i vložení příloh. Text odpovědi bude do datové schránky příjemce odeslán jako samostný soubor ve formátu pdf. V evidenci odeslaný datových zpráv bude u záznamu přiložen pdf soubor odpovědi a odeslané přílohy. 

OZNAČOVÁNÍ DATOVÝCH ZPRÁV

Postavením myši na záznam v horní části okna a stiskem pravého tlačítka je možné datové zprávy označovat jako "přečtené" či "nepřečtené

EDITACE DETAILU DATOVÉ ZPRÁVY

Do datové zprávy je možné zapisovat libovolnou poznámku. Zároveň je umožněno editovat stav dané zprávy, např. podle toho komu je určena k řešení.

odesílání datovou schránkou z finusu

Z celého informačního softwaru je umožněno zasílat datové zprávy včetně přiložených dokumentů. Proto, aby došlo k pohodlnému odeslání, je potřebné doplnit ID datových schránek příjemců do příslušných adresářů. 

ADRESÁŘ FIREM

ADRESÁŘ KONTAKTNÍ OSOBY

Odeslání datové zprávy je umožněno přímo z libovolného tiskového výstupu nebo pomocí zásilek.

ODESÍLÁNÍ Z VÝSTUPU

ODESÍLÁNÍ POMOCÍ ZÁSILEK

přeposlání datové zprávy na e-mail

Přijaté datové zprávy je možné přeposílat na e-mail. Přeposílání na e-mail se spouští nad označenými zprávami přes pravý klik.

Operace je přístupná jen nad konkrétní datovou schránkou. Pokud je k přeposlání označeno více zpráv, každá je odeslána v samostatném e-mailu. 

Po spuštění operace přeposlání se vygeneruje okno s informací, jaké zprávy budou odeslány. 

V záložce Zpráva je zobrazeno znění e-mailu.

Příjemci jsou zobrazeni na záložce Domovní funkcionáři. Výběr je umožněn z připraveného seznamu aktivních funkcionářů. Uživatel pomocí zaškrtávacího pole vybere komu chce zprávu přeposlat. 

V záložce Soubory je viditelný seznam přiložených souborů, které je možné kliknutím otevřít. 

V celkovém přehledu přijatých datových zpráv je v poli "Přeposlaná" viditelné, které zprávy byly přeposlány. Pokud uživatel přidrží kurzor myši na daném zatržítku, zobrazí se log s údajem kdy a komu byla daná zpráva přeposlána. 

NASTAVENÍ PŘEPOSÍLÁNÍ E-MAILŮ

• Přeposílání (odesílání) e-mailů se řídí nastavením SMTP serveru v modulu ISAdmin.
• Přeposlané (odeslané) e-maily se uchovávají v Historii odeslaným e-mailů v modulu ISAdmin.
• Přeposlané (odeslané) e-maily zůstávají v adresáři odeslaných e-mailů ve schránce odesílatele. 

Vyzkoušejte službu Datové schránky zdarma do 30. 6. 2023. 

Následně bude služba zpoplatněna částkou 25 Kč bez DPH / datová schránka / měsíc.