Notifikace o dokumentech v IS DOMUS: automatická upozornění pro vlastníky a zástupce

Nastavení notifikací v IsAdminu pro administrátory

Zapnutí 3 typů upozornění

Na portálu poschodech.cz budou aktivní 3 typy upozornění:

• Nový dokument objektu (informace týkající se celého bytového domu).
• Nový dokument uživatele (osobní dokumenty vázané na konkrétní byt/nebytový prostor).
• Nová zásilka pro uživatele (upozornění na odeslané doručenky a hybridní poštu).

 

 

Všechny tři typy upozornění byly nastaveny na zasílání e-mailem i na portál www.poschodech.cz.

 

Jak se notifikace nastavují? (Pro správce v modulu IsAdmin)

Upozornění se nastavují v modulu IsAdmin na kartě Nastavení, v okně Nastavení upozornění. Modul IsAdmin slouží ke konfiguraci parametrů systému DOMUS a je určen správcům systému.

Pravidla nastavení jsou stejná jako u ostatních upozornění. Ve spodní části okna se nastavuje pravidlo zvlášť pro uživatele (vlastníka) a zvlášť pro domovního funkcionáře.

Pokud je pole Aktivní pro uživatele / Aktivní pro funkcionáře nastaveno na:

• Nastaví uživatel/funkcionář na portálu, tak si uživatel/funkcionář na portálu sám zvolí, zda chce tato upozornění dostávat. V pravém horním rohu v části Profil otevře Nastavení upozornění, kde si může vybrat jednu ze třech možností:

• Neupozorňujeme
• Pouze na poschodech.cz
• E-mailem a na poschodech.cz

• Zapnutá upozornění pouze na portálu a Zapnutá upozornění na portálu i zasílání e-mailů. Uživatel/funkcionář na portálu nemá možnost toto nastavení změnit, protože je určeno správcem (v modulu IsAdmin). U upozornění s tímto nastavením se uživateli portálu zobrazuje informace, že upozornění nastavuje správce.

 

Jak to funguje v praxi pro vlastníky a zástupce

Dokument objektu

Pokud je v systému DOMUS přidán jakýkoliv dokument k objektu, bude následující den viditelný na portálu v části Bytový dům – Dokumenty objektu.

Přidaný dokument:

• zobrazí se na portálu následující den,
• musí být zařazen do správné kategorie, která je na portálu viditelná.

Pokud má uživatel aktivované notifikace:

• zobrazí se upozornění (ikona zvonku),
• pokud má aktivované také e-mailové notifikace, obdrží v 7:00 informační e-mail.

Příklad – upozornění na portálu

Příklad - upozornění e-mailem:

Dokument uživatele

Pokud je v systému DOMUS přidán dokument k uživateli, tedy dokument navázaný na variabilní symbol, zobrazí se také mezi dokumenty daného uživatele. Nejčastěji se jedná o externí dokument, který není výstupem systému.

Přidaný dokument:

• zobrazí se na portálu následující den,
• musí být zařazen do správné kategorie, která je na portálu viditelná.

Pokud má uživatel aktivované notifikace:

• zobrazí se upozornění (ikona zvonku),
• pokud má aktivované také e-mailové notifikace, obdrží v 7:00 informační e-mail.

Příklad přiloženého dokumentu v systému DOMUS

Na portálu se následující ráno zobrazí upozornění.

E-mail s informací o přiloženém dokumentu přijde rovněž až následující den.

Přímo v e-mailu lze kliknout na Podrobnosti a uživatel bude přesměrován na portál poschodech.cz, kde si po přihlášení může nový dokument otevřít v části Můj byt – Dokumenty uživatele.

 

Zásilka uživatele

Tato funkce upozorní vlastníka na každou odeslanou zásilku (archiv, tisk, hybridní pošta). Pozor: Upozornění se nevztahuje na běžně zasílané e-maily. Pokud je vytvořena a odeslána zásilka prostřednictvím služeb, jako jsou například hybridní pošta, archiv nebo tisk, dokumenty ze zásilky se uloží do dokumentů uživatele a následující den budou viditelné na portálu.

Pokud má uživatel aktivované notifikace:

• zobrazí se upozornění (ikona zvonku),
• pokud má aktivované také e-mailové notifikace, obdrží v 7:00 informační e-mail,
• pokud je zásilka odeslána formou doručenky a k prostoru je registrováno více e-mailových adres, e-mailovou notifikaci obdrží všichni registrovaní uživatelé, jejichž e-mailová adresa se liší od adresy uživatele, kterému byla doručenka odeslána.

Příklad – upozornění na zásilku

Příklad - upozornění e-mailem: