World Paper Free Day kann jeden Tag gefeiert werden

Machen wir uns öfter einen Papierlosen Tag 

Wisst ihr, wie alt die Idee eines papierlosen Büros ist? Wann sie geboren wurde, ahnt wahrscheinlich überhaupt keiner. Aber wir können uns sicher sein, dass es bereits über 40 Jahre her ist, da das Magazin Business Week die Idee einer Papierlosen Kanzlei schon 1975 publizierte.

Seit mehreren Dekaden bekommen wir Prognosen der Visionäre zu hören, wo Papier keinen Platz mehr haben wird. Bestätigung dieser Aussage präsentierte auch Leiter des amerikanischen Instituts für die Zukunft, Paul Saffo, der anfangs 90-er Jahre erklärte, dass Papier auf dem guten Weg ist, durch andere Medien ausgetauscht zu werden. Bis Ende letzten Jahrhunderts sollten anhand dieser Vorhersage das digitale Papier und der scrollbare Rechner ein Alltag werden.

Das entgegengesetzte Szenario

Die Realität sieht allerdings anders aus. Nicht, dass das traditionelle Papier verschwand, sondern benutzen wir es noch häufiger. Der globale Verbrauch wuchs in den letzten drei Dekaden um die Hälfte und stellt über 400 Millionen Tonnen dar. Die Schätzungen deuten, dass es bis 2025 sogar 500 Millionen Tonnen sein soll.

Das langfristige Wachstum verursachen nicht nur die Emerging Markets, sondern auch die neuen Technologien. Z.B. sogar E-Mails und Internet erhöhten den realen Papierverbrauch. Im Durchschnitt verbraucht ein Mensch im Büro unglaubliche 10 Tausend Papierblatt, erklärt The Paperless Project, wobei über Hälfte davon im Müll noch am selben Tag enden.

Der Hauptgrund dieses massiven Verbrauches ist der Fakt, dass Menschen Papier einfach mögen. Es ist leicht, biegbar und angenehm auf Berührung. Kann einfach angefasst, verlegt, oder zusammengelegt werden. Und trotz aller der technologischen Verbesserungen macht Mehrheit der Menschen immer noch lieber Notizen mit Stift auf Papier, als digital im Tablet oder Smartphone.

Warum sich einzuschränken, 4. November

Anfang November ist der World Paper Free Day, eine Initiative, die Menschen und Firmen dazu inspirieren sollen, wenigstens einen Tag den beliebten Papierverbrauch bis auf Minimum zu reduzieren. Über die Notwendigkeit und Effektivität Dokumente zu drücken, sollten wir uns viel öfter als einmal im Jahr Gedanken zu machen.

Einer der Gründe ist environmental. Papierverbrauch ist nämlich äußerst unökologisch. Für bessere Vorstellung, ein Belgier “liquidiert” im Jahr um die neun, 12 Meter hohe Bäume im Schnitt, ein Österreicher fast sieben, Japaner sechs, Niederländer mehr als fünf, und ein Chinese fast zwei. Dabei absorbiert ein gesunder Baum während seines Lebens fast eine Tonne von Kohlendioxid, und produziert gleichzeitig um 118 Kilos Sauerstoff jedes Jahr.

Die Papierproduktion verbraucht fast die Hälfte (42%) des weltweit geförderten Holzes, und bei Herstellung in der Zellstoff-Papier Branche wird mehr Wasser verbraucht, als in jedem anderen Industriesektor. Falls Papier nicht wiederverwendet wird, endet es in der Abfallanlage, wobei es ein Fünftel bis ein Drittel vom Gesamtabfall bildet.

Ende der Ausreden

Falls Ihnen Altruismus weit entfernt ist, bzw. Sie die Zukunftsrisiken unseres Planeten nicht für begründet halten, kann Sie die ökonomische und effektive Seite der papierlosen Prozesse mehr interessieren. Auch hier gibt es Skepsis, die die Nachteile, oder sogar Nutzlosigkeit der Papiereliminierung hervorrufen.  Hier sind einige davon.

1. Papier werden wir sowieso nicht los, da einige Dokumente mit eigener Hand unterschrieben werden müssen. Es stimmt nicht ganz. Heutzutage können auch kleine Firmen ihren Kunden Verträge, Übergabe- und Lieferscheine, Revisionsprotokolle, oder Serviceangriffe digital unterschreiben lassen. Mehrere Tablet-Modelle können die Unterschrift mit vollen biometrischen Merkmalen anhand vom Stift und Display erfassen, wobei eine Software diese anschließend mit beliebigem Dokument verbindet und mit fernliegendem Server synchronisiert. Falls Dokumente durch eine eigenhändige digitale Unterschrift unterschrieben werden, die im Einklang mit lokaler Legislative über elektronische Unterschrift ist, heißt es, dass sie genauso rechtskräftig sind, wie handgeschriebene Unterschrift auf Papier.
   
   
2. Wir laufen spezielle Businesssphäre, wo Digitalisierungslösungen der Dokumente und Prozesse nicht vorhanden sind. Digitalisierung ist eine der meistsichtbaren Trends der letzten Jahre. Es werden immer neue Lösungen entworfen, wo man es nicht gewohnt ist. Ein gutes Beispiel ist Software für Liegenschaftsverwaltung-Gesellschaften, die Übersicht über Eigentum- und Gebäude-Verwaltung steuert, bzw. Evidenz der Finanzdisziplin, Verwaltung der Jahresabrechnung und Fernmessgeräteabrechnung über mobile Android App anbietet. Alles wird automatisch digital archiviert, zu ausgewählten Dokumenten haben über Webportal sogar die Wohnungseigentümer einen direkten Zugriff. Ähnliche Prozesse-Digitalisierungen gibt es auch in der Herstellungsindustrie, bzw. innerhalb von Smart Logistik. 
   
   

3. Was wenn das System ausfällt und alle digitalen Dokumente verloren gehen, bzw. wir Ziel einer Cyber-Attacke werden? Die Skeptiker einer Digitalisierung fürchten oft, dass bei einem Fehlschlag der Technologien Mitarbeiter, oder das ganze Unternehmen paralysiert bleibt. Bei einer richtigen Archivierung und den Sicherheitsmaßnahmen sind allerdings digitale Dokumente sicherer als auf Papier. Die Mehrheit der Firmen (70%) würde im Katastrophenfall wie Brand, oder Flut durch Papierdokumenten-Verlust innerhalb einigen Wochen ihre Tätigkeit beenden müssen.

Ohne überschätzten Erwartungen

Wenn es Ihnen gelingt, wenigstens teilweise Papier zu eliminieren, benötigt Ihre Firma möglicherweise weniger Platz, wegen kleineren Büro- und Archivierungsräume. Ihre Mitarbeiter gewinnen Zugriff zu Dokumenten von überall, bekommen einen besseren Überblick und Orientierung. Und weil papierlose Prozesse von ihrer Art effektiver sind, machen Sie eine gute Voraussetzung, noch bessere Kundendienste anzubieten.

Auch trotz aller der Vorteile, macht es keinen Sinn hartnäckig an einen absoluten „Papierabbau” zu dringen. Die Welt ist nicht schwarz-weiß und der Weg zu einer effektiveren und  ökologischen Firma nicht radikal sein muss. Allerdings darüber nachzudenken, wo überall Papier nicht notwendig ist und welche Prozesse effektiver zu digitalisieren sein könnten, bedeutet es der Umwelt und eigenem Geschäft mitzuhelfen.

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